FAQ – najczęściej zadawane pytania o projektach dofinansowanych UE i innych

Przeczytaj o najczęstszych wątpliwościach dotyczących dofinansowania UE i nie tylko. Dowiedz się, co i jak, jeśli dopiero raczkujesz w dofinansowaniach albo najzwyczajniej w świecie chcesz się dowiedzieć czegoś więcej!

Od czego zacząć?

Od budowy procesu – najpierw przejrzyj na nowo plan i zobacz czy zrealizujesz wszystko. Potem pomyśl, co musisz zrobić, aby to zrealizować dzieląc to na zamówienia w postaci umów zleceń, dostawy i usługi jak również umowy o pracę. Resztę dowiesz się w artykule „10 kroków sprawnego rozliczenia projektu”.

Kiedy mogę dostać pierwszą zaliczkę?

Zapewne po podpisaniu umowy, weksla i złożeniu wniosku o płatność właśnie zaliczkową. Czas jest różny i zależy od instytucji. Przyjmij z dużym prawdopodobieństwem, że otrzymasz ją w ciągu 2 miesięcy od złożenia wniosku. Jeśli chcesz poznać różnice w ocenie wniosków w dwóch największych instytucjach, zerknij do artykułu „PARP czy NCBR? Różnice w rozliczaniu w poszczególnych instytucjach a wpływ na realizację projektu UE”.

Jakie dokumenty są wymagane do wniosku o płatność?

Dokumenty zależą od tego, czy rozliczasz się z kontrahentem czy pracownikiem na podstawie umowy o pracę czy zlecenie, umowy z wykonawcą. Zerknij do artykułu „Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków w Projektach UE z naszym komentarzem”, aby dowiedzieć się więcej.

Co to jest koszt kwalifikowany?

To koszt, np. faktura, lista płac, na podstawie której obliczą i dadzą nam dofinansowanie. Warunki, jakie musi spełniać koszt kwalifikowalny opisany jest w artykule „Kwalifikowalność kosztu”.

Czy wynagrodzenia to też koszt kwalifikowany?

Po pierwsze musimy je mieć ujęte w budżecie projektu czy harmonogramie rzeczowo-finansowym (tak nazywa to PARP). Jeśli tak, to wynagrodzenie w danej postaci (umowa o pracę czy zlecenie) może być uznane za kwalifikowalny koszt w projekcie. Zerknij po więcej informacji na temat form zatrudnienia w artykule „Wybór pracownika a forma zatrudnienia” lub poczytaj z czego się ono się składa w artykule „Części składowe wynagrodzenia” (nadgodziny nie będą kwalifikowalne!). Zerknij również na koszty całkowite związane z zatrudnieniem – „Koszty całkowite a forma zatrudnienia – umowa o pracę czy zlecenie?”.

Z jaką datą może być pierwsza faktura kosztowa?

To zależy od zapisów konkursu, w którym Twój wniosek o dofinansowanie startował. Najbezpieczniej jest, aby moment pierwszego zobowiązania w projekcie był najwcześniej w dniu po złożeniu wniosku o dofinansowanie albo od dnia rozpoczęcia projektu (wymienionym we wniosku). Pamiętaj później o jej odpowiednim opisaniu!

Czym jest i kiedy mogę złożyć wniosek o zaliczkę?

Zaliczka to przelew jakiegoś % dofinansowania dokonany przed zapłatą za koszty kwalifikowalne. O pierwszą zwykle musisz zawnioskować, tzn. złożyć wniosek o płatność najlepiej w pierwszym dniu realizacji projektu. W tym celu wchodzisz do systemu SL2014 używając np. profilu zaufanego. Zerknij do artykułu „Wniosek o płatność”.

Co musi zawierać opis realizacji projektu?

Zależy od zapisów instrukcji wypełniania wniosku przy danym konkursie. Zwykle zawiera sekwencję działań, jakie trzeba wykonać, żeby zrealizować cel projektu.

Gdzie mogę znaleźć informacje o dostępnych dofinansowaniach?

Najlepiej obserwować stronę rządową o funduszach europejskich. Tam jest możliwość przefiltrowania aktualnych lub planowanych naborów projektów w danej dziedzinie.

Co musi zawierać wniosek o dofinansowanie?

Zależy to od zapisów konkursu, jednak zwykle zawiera co najmniej: tytuł, cel, problem, jaki rozwiązuje, opis działań, budżet, osoby realizujące projekt, okres jego realizacji, wskaźniki, odniesienie do polityk horyzontalnych. Możliwe, że będzie zawierał projekcję przychodów, jeśli wynikiem projektu ma być coś do spieniężenia.

Czy leasing też może być kosztem kwalifikowanym?

Zależy od zapisów konkursu, np. przewodnika kwalifikowalności. Wytyczne kwalifikowalności kosztów (główny dokument rządowy) pozwalają na taki koszt, ale wysokość możliwa do dofinansowania to rata kapitałowa, odsetki i inne opłaty już nie. O leasingu przeczytasz w artykule „Leasing w projektach dofinansowanych NCBR, PARP”.

Co to jest baza personelu?

To baza, gdzie wprowadza się pracowników projektu (ludzi na umowę o pracę i zwykle też na umowę zlecenie). Dane tam zawarte obejmują nie tylko imię, nazwisko, ale również pesel, stanowisko, okres angażu i forma zatrudnienia. W tej bazie trzeba wprowadzać czas pracy od danej godziny do danej, np. 8:00-16:00 przy pełnym etacie. Możesz przekazać pracownikom do wypełniania karty czasu pracy, by bazę wypełniało się łatwiej.

Czym jest baza konkurencyjności?

To rządowa strona dostępna pod tym adresem. Tutaj musisz wprowadzać ogłoszenia dla zamówień o szacowanej wartości powyżej 50 tys. zł netto. Więcej na temat zamówień znajdziesz w serii artykułów „Zamówienia w projekcie UE”.

W jaki sposób należy rozliczyć projekt?

Trudno opisać to w jednym zdaniu, bo rozliczanie jest szerokim pojęciem. Ujmę to tak – zapoznaj się z dokumentami wymienionymi w umowie o dofinansowanie i potem spróbuj realizować te zapisy w realu. Najprościej wejdź na artykuł „5 kroków do prawidłowego i skutecznego rozliczania projektów UE” i poczytaj od czego zacząć, by urzędnik nie miał wątpliwości, że wszystko jest ok. Albo ucz się na błędach innych.

Czym jest system SL2014?

To system ogólnopolski, gdzie wprowadza się wnioski o płatność, dokumenty, personel i co ważniejsze – to tu będziesz korespondował z urzędnikiem.

Kiedy i jak należy złożyć ofertę w  bazie konkurencyjności?

Najprościej mówiąc – gdy wartość szacowana zamówienia jest powyżej 50 tys. zł netto. Zerknij do artykułu „Zamówienia w projekcie UE”, by dowiedzieć się więcej jak prawidłowo wykonać np. szacowanie.

Jakie dokumenty są wymagane w przypadku kontroli?

W zasadzie wszystkie, które przygotowujesz do wniosku o płatność, jednak oryginalne plus dokumenty dot. praw do nieruchomości, z których korzystasz, dowody na stosowanie polityk horyzontalnych wg zapisów wniosku o dofinansowanie i inne. Więcej w artykule o dokumentach do weryfikacji.

Czym jest ulga B+R?

Ulga ta jest prawem do wrzucenia do deklaracji podatkowej CIT (lub PIT) podwójnie liczonych kosztów prac B+R. Czyli np. mam koszty B+R 50 tys. zł to kosztów faktycznie wrzucam 100 tys. zł. Nie wszystkie koszty B+R mogą zostać uznane przez urząd skarbowy.

Jaki jest termin składania wniosków?

Wnioski o płatność powinny być składane częściej lub raz na 3 miesiące. Wszystko zależy jaka jest potrzeba jego złożenia. O wniosku o płatność przeczytasz w artykule „Wniosek o płatność”.

W jaki sposób należy rozliczyć projekt?

Najprościej przeczytaj artykuł ze wskazówkami „10 kroków sprawnego rozliczenia projektu” 😊 proces ten jest przez nas przetestowany.

Jak sprawnie można monitorować wydatki w ramach projektu?

Warto prowadzić ewidencję kosztów i to przez jedną osobę (gdy jest ich więcej, możliwe, że ktoś na kogoś zwali, jeśli czegoś nie ma 😉). Wtedy łatwiej o informacje na bieżąco. Mogą być w tym pomocne tabele przestawne lub inne rozwiązania excelowe. Wskazówki jak w ogóle rozliczać projekt z naciskiem na monitorowanie wydatków znajdziesz w artykule „Monitorowanie płynności finansowej”.

Czym jest postępowanie ofertowe?

To trochę jak proces zamówienia a raczej jej dokumentacja. W projekcie UE nie możesz od tak zamówić czegokolwiek, musisz analizować zamówienie pod kilkoma względami (umowę zlecenie również!). Po więcej informacji zerknij do artykułu „Zamówienia w projekcie UE”.

Czym się różni koszt bezpośredni a koszt pośredni?

Koszt bezpośredni to jest taki koszt, który jest niezbędny do wykonania tych prac, które w widoczny sposób przyczyniają się do realizacji celu projektu. Czyli cel: wprowadzenie na rynek oprogramowania XXX maksymalnie do końca 2023 roku; koszt bezpośredni: wypłata programisty, który tworzy to oprogramowanie. Koszt pośredni to np. biuro, gdzie ten programista siedzi czy koszt księgowości, która księguje wypłatę tego programisty. Te ostatnie trudno przyczepić do bezpośredniego związku z projektem, stąd nazwane są jako pośrednie. O kosztach pośrednich poczytasz w artykule „Koszty pośrednie w projekcie”.  A w ogóle o kosztach kwalifikowalnych znajdziesz informacje w artykule „Kwalifikowalność kosztu”.