Jak ustawić sobie rozliczanie projektu, by nie zajmowało to zbyt wiele czasu? Oto 10 prostych kroków.
Dzielenie się wiedzą na ten temat wpadło mi do głowy dosyć dawno. Do tej pory nie chciało wyjść w określonej formie, ale jednak! Proszę bardzo! W kilku krokach podpowiem, jak robię to ja przy dużej ilości projektów do ogarnięcia. Niezależnie od tego, czy sam prowadzisz rozliczenia, czy masz do tego pracowników, czy może jesteś Project Managerem i ta część spędza Ci sen z powiek. Ten artykuł ułatwi Ci rozliczanie i pozwoli mieć informacje finansowe o stanie realizacji projektu w każdej chwili.
Krok 1 – Przeczytaj wniosek o dofinansowanie i budżet (harmonogram rzeczowo-finansowy)
Jeśli czytasz pierwszy raz, niewiele z niego zapamiętasz. Jednak uwierz mi, że zaprocentuje to w późniejszym zrozumieniu istoty tego, co jest robione i próbie rozliczenia dotacji. Z tego wynikać może dużo innych kwestii. Przykład to chociażby w jaki sposób ustalać przedmiot zamówienia. Drugi to jak rozmawiać o samych zamówieniach, jeśli badasz grunt pod jedno konkretne. Innymi słowy, warto przeczytać, bo mózg jest w stanie odtworzyć pewne szczegóły i zapalić lampkę, że coś takiego było, gdy zajdzie potrzeba.
Co do budżetu, nikt nie ma wątpliwości, że trzeba wiedzieć co się kupuje, kiedy i jak wygląda sprawa personelu.
Krok 2 – Stwórz sobie wykres Gantta z kosztami
To najprostsze narzędzie do tego, by wiedzieć, kiedy i co mam zamówić, oraz kogo i do czego mam zatrudnić. Dzielę koszty (pozycja po pozycji) na lata i miesiące, np. brygadzista, programista, konstruktor itp. Stricte tak, jak mam w budżecie. Jeśli mam pozycję całościową wynagrodzenia, to zostawiam to tak lub dzielę dalej (bo może jest taka potrzeba). Ustalam z wniosku kto i od kiedy jest zatrudniony i na jaką umowę, co i kiedy mam zamawiać i w jakich odstępach, czy może sukcesywnie co miesiąc albo na raz.
Mam więc rozdzieloną kwotę w każdej pozycji na miesiące. Na tej podstawie w każdej chwili wiemy, że np. za dwa miesiące musimy mieć dostawę sprzętu A. A więc skoro kosztować będzie 150 tys. zł to musimy powiesić zapytanie odpowiednio wcześniej na bazie. Po co? Tylko, żeby zdążyć z dostawą (zwłaszcza w dzisiejszych czasach, kiedy są ciągłe opóźnienia np. COVID-19 albo wojna na Ukrainie). To również dobre narzędzie do planowania płynności finansowej i w ogóle rozliczeniu dotacji, ale to temat na inny artykuł 😊
Krok 3 – Przeanalizuj, kiedy co ma być kupione oraz kto i kiedy ma być zatrudniony
To wynika z samego wykresu Gantta. Może się zdarzyć, że akurat tam nie będzie to określone dokładnie w czasie. Dlatego dowiedz się od Project Managera albo tego, kto pisał projekt, kiedy co ma być. Naszykuj sobie co w pierwszej kolejności musi być zrobione. Np. zatrudniam za miesiąc programistę, a więc muszę puścić ogłoszenie (chyba że kogoś mam już na oku), robię rekrutację i podpisuję umowę. Może to trochę zająć. Analogicznie zamówienie na dostawy czy usługi. Niech komóreczki zapełnione kwotą te pierwsze w danej pozycji budżetu będą triggerami do tego, by m.in. miesiąc wcześniej odpowiednio zareagować. Późniejszymi triggerami może być np. wypowiedzenie umowy z pracownikiem czy konieczność domówienia czegoś niezbędnego w projekcie.
Krok 4 – Przygotuj sobie wzory dokumentów
Tu chyba tłumaczyć nie trzeba. Bez wzorów zbyt wiele nie zdziałasz. Chyba że masz już stare wypracowane, których możesz użyć? Sprawdź, czy zapisy w nich są odpowiednie do czasu i charakteru projektu. Np. czy w umowach o pracę nie trzeba wpisać nic o prawach autorskich dla celów niższego podatku. To ułatwi szybsze rozliczenie projektu.
Krok 5 – Wprowadź dane dot. budżetu i poszczególnych pozycji do narzędzia typu Excel
Excel jako narzędzie – jakkolwiek bym na niego klęła – jest niezastąpiony. Wszystkie raporty z kwotami raczej przedstawiane są w Excelu lub później można podpiąć go jako załącznik. Załóżmy, że używam formuł. Cokolwiek zmienię w jednym miejscu, mogę mieć aktualny stan wydatkowania środków jeszcze przed pokazaniem tego w raporcie/wniosku o płatność. Po prostu wiem, ile, na co poszło, a to kluczowe, by móc odpowiednio wcześniej np. zawnioskować o zmianę czy powiadomić o zmianie, która nie wymaga zgody. Analogicznie działam symulując wykorzystanie środków, żeby na maxa wykorzystać środki z dotacji.
Krok 6 – Zbieraj podpisane dokumenty na bieżąco, w tym umowy, zamówienia, faktury, listy płac, rachunki i wprowadzaj je do Excela
Niestety ta część jest mozolna, ale niezmiernie ważna, bez której nasze Excele nie mają sensu. Zbieram, zbieram i jeszcze raz zbieram. To klucz do ujęcia wszystkiego w rozliczeniu projektu. Wszystko wprowadzam do arkusza tak jak opisałam to w kroku 5. Bez tego ani rusz. Zwróć uwagę, że nawet system SL2014 pozwala wprowadzać dane z Excela. Zakłamanie danych w postaci braku dokumentu czy po prostu innej kwoty dofinansowania może trochę kosztować… Pamiętaj, że w momencie składania wniosku o płatność czy raportu dane masz w jednym pliku! Wtedy uśmiech na twarzy, że zajmie to chwilę jest bezcenny!
Krok 7 – Każdy dokument opisuj i przesyłaj do księgowości w celu wysłania dokumentu PK lub dekretacji
Jeśli zależy Ci na tym, żeby wszystko szło gładko z księgowością zrób jedną rzecz. Umówcie się, że za każdym razem, kiedy jedno z was dostanie dokument projektowy poinformujecie siebie nawzajem, ile, na co ma iść. To ważne z punktu widzenia podatkowego. Poza tym, czy chce Ci się przeglądać ewidencję kosztów projektowych z ksiąg i pokazywać tu błąd, tam błąd? Przy takim odbijaniu pałeczki nie wróżę dobrych relacji z księgowością 😉. Jednak na kontroli ma się zgadzać i to akurat na 100% sprawdzą.
Krok 8 – Sprawdzaj na bieżąco wg checklisty czego brakuje przy dokumentach
Przygotuj sobie checklistę do rozliczenia dotacji lub jego części (lub skorzystaj z mojej). Zerknij, czy jest wszystko. Jeśli nie, odpowiednio zadziałaj. Możesz oczywiście zrobić to później, ale czy chce Ci się dwa razy robić to samo? Przecież jak dostaniesz uwagi od opiekuna po 2 miesiącach to musisz na nowo wszystko przeczytać i przeanalizować. Zastanów się, czy będziesz mieć na to czas. Fajnie jest domykać tematy i do nich nie wracać.
Krok 9 – Sprawdź czy potrzebujesz danych merytorycznych do raportu/wniosku o płatność
To dane o tym, co było zrobione, czy są problemy i jaki jest plan działania. Nie wszystkie instytucje tego wymagają, ale system SL2014 wymusza konieczność ich wpisania, stąd warto mieć jakiekolwiek dane na ten temat.
Krok 10 – Masz już wszystkie dane do rozliczenia 😊 Możesz raportować wykorzystanie środków 😊
Brawo! Masz już komplet danych! Teraz wklej dane do arkusza excelowego odpowiedniego dla Twojego projektu, posumuj, powpisuj je i… Voilà! Wniosek gotowy 😊
Koniecznie przeczytaj także:
Jeśli jednak jesteś start-upem i zastanawiasz się, jakie są pułapki, zerknij na artykuł „6 pułapek dofinansowań dla start-upów”. Albo zobacz po prostu jakie są ogólnie obowiązki przy realizacji projektu dofinansowanego z funduszy strukturalnych.
