W realizacji projektu dofinansowanego ze środków UE (i nie tylko) często zapominamy o opisach dokumentów źródłowych. Jednak usystematyzowanie pewnych działań powoduje, że spędzamy mniej czasu na biurokracji.
Jeśli firma realizuje zakup w ramach w zasadzie jakiegokolwiek projektu, nie tylko unijnego, to oprócz dekretacji oraz zatwierdzenia zgodności formalno-rachunkowej i merytorycznej powinniśmy pamiętać o właściwym oznaczeniu dokumentów – czyli skutecznym ich opisaniu.
Opis faktury dotyczącej kosztów realizowanego projektu unijnego powinien zawierać co najmniej:
- tytuł projektu,
- numer umowy / decyzji o dofinansowanie w ramach programu unijnego czy dofinansowanego,
- numer dokumentu wraz z jego numerem księgowym,
- kategorię kosztu zgodnie z zatwierdzonym biznesplanem/harmonogramem rzeczowo-finansowym, wyodrębniając czy jest to wydatek dotyczący np.:
- Badań Przemysłowych/ Prac Rozwojowych / Prac przedwdrożeniowych (przy projektach B+R), zadanie 1/2/3 itd.
- Rodzaju kosztów: Koszty operacyjne / Usługi Zewnętrzne
- Dokładna nazwa kosztu z biznesplanu: „ Wykonanie badań merytorycznych XXX” czy też „Materiał zużywalny do ……………….”
- Rozbicie kosztu na kwotę kwalifikowalną (zalecamy wpisywać kwotę dofinansowania i wkładu własnego),
- informację o poprawności formalno-rachunkowej i merytorycznej.
Wskazówka. Ponadto na górze opisu warto jest zawrzeć loga właściwe dla projektu. O tym jakie loga są odpowiednie zależy od specyfiki projektu i możemy sprawdzić to w umowie o dofinansowanie czy odpowiednich podręcznikach. (logo Funduszy Europejskich, logo RP, logo UE, logo Instytucji Zarządzającej [NCBR, PARP] itd.)
