Dotacja czy dofinansowanie często używane zamiennie oznacza po prostu kasę na dany projekt. Myślisz, że pierwsze koty za płoty, bo Twój projekt wisi na liście rankingowej. Podpisujesz umowę z PARP czy NCBR, ale co dalej? Wiele zależy od podmiotu, z którym ją podpisujesz. Niby Instytucja Zarządzająca jest jedna, ale poszczególne instytucje mają pewne pole manewru co do kształtu umowy czy zapisów konkursu. Czyli decydują co do ostatecznego sposobu rozliczenia. W tym artykule przybliżę Ci czym różni się rozliczanie w dwóch największych instytucjach jak również wspomnę o niektórych odpowiednikach dotacji regionalnych. Opowiem też, jakie to ma znaczenie dla projektu. Przyjrzyjmy się temu z kilku aspektów finansowych:
- Częstotliwość składania wniosków o płatność
- Szybkość weryfikacji wniosku o płatność przez opiekuna
- Zakres weryfikacji wniosku o płatność przez opiekuna lub podmioty uprawnione
- Warunki wypłaty zaliczki, w tym kwestia weksla
- Możliwość wnioskowania o zmiany
- Oceniający postępy prac merytorycznych
Czy powyższe aspekty wpływają na merytorykę? Oceńcie sami.
Narodowe Centrum Badań i Rozwoju (NCBR)
Tutaj projekty dofinansowywane są przeróżne, ale co do zasady opierają się na badaniach i pracach rozwojowych, przedwdrożeniowych. Bez podstawowych, które obsługuje Narodowe Centrum Nauki – bliźniak NCBR sprzed lat. Ich specyfika oznacza w dużej mierze ogromne nakłady na pracę pracowników czy zakup środków trwałych. Oczywiście w zależności od ich wartości, programu czy formy prawnej beneficjenta. Ponadto oznacza też nakłady na materiały czy dodatkowe prace wykonywane na zlecenie. Ponadto są tam również projekty miękkie, ale nie o nich tu mowa.
Ad. 1 Częstotliwość składania wniosków o płatność
Najczęściej w umowie nie rzadziej niż raz na 3 miesiące a w praktyce zdecydowanie częściej.
Przykład 1: trzeba rozliczyć całą zaliczkę w 180 dni, a więc wniosek 1 o zaliczkę złożony 01.01.2022 r., otrzymujemy zaliczkę 31.01.2022 r., potem wniosek kolejny składamy 01.04.2022 r. i jeszcze kolejny 01.07.2022 r., ale za chwilę musimy złożyć jeszcze jeden, bo od 31.01.2022 r. mija 180 dni pod koniec lipca 2022 r.
Przykład 2: aby wnioskować o kolejną zaliczkę trzeba rozliczyć poprzednie w wysokości minimum 70%, a więc wnioskujemy o zaliczkę zgodnie z wytycznymi 300 000,00 zł 01.01.2022 r. (więcej nie możemy), a w miesiąc wydajemy już 250 000,00 zł dofinansowania więc podążając datami z pierwszego przykładu – otrzymując zaliczkę 31.01.2022 r. szybko w lutym składam wniosek z rozliczeniem 70% tej zaliczki i od razu składam kolejny wniosek o następną zaliczkę.
Ad. 2 Szybkość weryfikacji wniosku o płatność przez opiekuna
Najpierw trzeba uświadomić sobie, że wniosek sprawdza kilka osób. Opiekun zweryfikować może spójność danych we wniosku ze sobą, ale dokumentów jako tako nie widzi, bo ich się nie przedstawia bez informacji o próbie (o tym w kolejnym punkcie). W umowie ma on na sprawdzenie wniosku o płatność 21 dni, natomiast w NCBR przyjmuje się, że na rozpatrzenie wniosku o zaliczkę ma ok. 3-7 dni, jednak praktyka pokazuje różnie. Należy dodać około tygodnia na wpisanie się w kalendarz zleceń BGK. Realnie czas na otrzymanie płatności od momentu złożenia wniosku o zaliczkę to ok. 15-30 dni. W przypadku refundacji czas wydłuża się ze względu na weryfikację i ewentualne wyjaśnianie, co może potrwać kolejny miesiąc.
Ad. 3 Zakres weryfikacji wniosku o płatność przez opiekuna lub podmioty uprawnione
Opiekun jako tako nie sprawdza dokumentów. Ma za zadanie wyznaczyć ich próbę na podstawie metodyki przyjętej w NCBR. Zwykle to kilka pozycji z zestawienia dokumentów z wniosku (z każdej z kategorii kosztów o określonym % wartości z całości kategorii we wniosku o płatność). Weryfikacja odbywa się więc na kilku dokumentach a reszta pozostaje niezweryfikowana do czasu np. kontroli projektu na miejscu przez jakikolwiek podmiot do tego upoważniony. Jakie widzę w tym ryzyko? Niesprawdzenie dokumentacji od A do Z na etapie weryfikacji wniosku (czyli wniosek w ocenie – jeszcze niezatwierdzony) nie pozwala na skorygowanie błędów na bieżąco przez np. opiekuna.
Takie podejście nie pozwala uniknąć ewentualnych nieprawidłowości, które mogą zostać wykryte gdzieś w przyszłości, które wtedy pociągną za sobą konieczność zwrotu dofinansowania i odsetek w odpowiedniej wysokości. Oznacza to ryzyko wykorzystania niecałości dofinansowania z umowy a jeszcze do tego odsetki. Gdyby można było poprawiać coś na etapie wniosku w ocenie, to zgodnie z Wytycznymi o korektach i nieprawidłowościach, można by wykorzystać tę kwotę pomniejszenia jeszcze na coś innego. Jest to traktowane jako oszczędność. Wtedy jest szansa na wykorzystanie dofinansowania w całości z umowy bez strachu o ich nieuznanie (oczywiście przy założeniu, że mamy oryginały na późniejszą kontrolę dokumentów).
Przykład: na etapie weryfikacji wniosku otrzymaliśmy korektę finansową w wysokości 10% od udzielenia zamówienia w niewłaściwy sposób. Wartość zamówienia to 100 000,00 zł, a więc 10 000,00 zł nam ucinają we wniosku. Co możemy zrobić? Możemy wykorzystać nadal to 10 000,00 zł na inne koszty kwalifikowalne np. tego samego rodzaju lub na coś innego, jeśli jeszcze harmonogram danych prac nam na to pozwala. Gdyby nieprawidłowość ta została wykryta w miesiąc po zakończeniu okresu kwalifikowalności, możliwości ponownego wykorzystania tych 10 000,00 zł przytoczonej wyżej by nie było.
Ad. 4 Warunki wypłaty zaliczki, w tym kwestia weksla
Najpierw składamy podpisany weksel, w międzyczasie wprowadzamy harmonogram płatności w SL2014 (zwykle nie sprawdzalny/nie weryfikowalny). Kwestia weksla może znacznie wydłużyć możliwość wnioskowania o środki, ponieważ jest sprawdzana przez kilka osób. Można też załatwić to notarialnie, jednak nie przyspiesza to dopięcia tej części zadań po podpisaniu umowy. W międzyczasie zlecana jest analiza ryzyka związanego z niewypłacalnością, a więc na jej podstawie ocenia się czy dać podmiotowi 15% zaliczki czy może jednak nic, a więc musielibyśmy finansować projekt refundacją. Czy myśleliście o tym przy wnioskowaniu o dotację? Jak zmienia to Waszą projekcję płynności finansowej? Wracając do zaliczki to dopiero po wekslu i otrzymaniu informacji od opiekuna o możliwym % dofinansowania można złożyć wniosek o pierwszą zaliczkę.
O kolejną sięgnąć możemy po rozliczeniu min. 70% poprzednio otrzymanych. Czym jest rozliczenie? Przedstawienie we wniosku kosztów kwalifikujących się do dofinansowania lub zwrot całości czy części zaliczki. Jak wygląda to w praktyce? Opiekun zerka na część wniosku rozliczającego zaliczkę i widzi % rozliczenia, zerka na swoje dane czy jest to właściwie wypełnione i na tej postawie jest w stanie szybko ocenić, czy się należy czy nie. W NCBR tenże wniosek z kosztami nie musi być pozytywnie oceniony, by móc składać kolejny – o zaliczkę. To ważna informacja, bo nie czekamy na zatwierdzenie poprzedniego wniosku. Z tego powodu praktykuje się nieskładanie wniosków z kosztami razem o zaliczkę.
Ad. 5 Możliwość wnioskowania o zmiany
Tu pole do popisu jest dość duże ze względu na to, że specyfika projektów badawczych pokazuje, że czasem wyniki działań projektowych przynieść mogą niespodziewane efekty lub problemy a nawet zakończyć się fiaskiem. Dlatego też na wnioskowane zmiany dostaje się zgodę. Ważne, by przy wniosku o zmianę bazować na zapisach danego konkursu i nierzadko warto powoływać się na stan epidemiologiczny.
Ad. 6 Oceniający postępy prac merytorycznych
W samym wniosku o płatność to opiekun czyta postęp rzeczowy. Bywa też, że go po prostu przyjmuje do wiadomości. Zwykle występuje ta druga forma. Natomiast sama ocena postępu prac wykazywanych w raportach merytorycznych, np. okresowych czy informacji końcowej, należy do ekspertów zewnętrznych z danej dziedziny. Najpierw ocena formalna a dopiero potem trafia do działu współpracy z ekspertami, by tam wylosować, kto go oceni. Może to potrwać od miesiąca do ponad pół roku. Wynik oceny z jakimi można się zetknąć to pozytywna, pozytywna z zastrzeżeniami, negatywna, która skutkuje wstrzymaniem dofinansowania lub koniecznością jego zwrotu.
Uwaga – na chwilę obecną w NCBR następują różne zmiany, w tym organizacyjne. Może się okazać, że proces opisany wyżej się zmieni zgodnie z wytycznymi nowej dyrekcji. Jednakże zawsze trzeba powoływać się na zapisy umowy, jeśli te zmiany byłyby na gorsze niż dotychczas.
Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP)
W tej instytucji gros projektów jest wdrożeniowa lub po prostu polega na zupełnie innych aspektach niż w NCBR. Np. internacjonalizacja czy promocja zagraniczna albo rozwój pomysłów a potem startupów. Wszystko zależy od tego co chcemy zrobić. Te zależności odzwierciedla podział na departamenty zajmujące się np. programem Polski Wschodniej, kwestiami ochrony własności przemysłowej, designu dla przedsiębiorstw itd. Pomijamy oczywiście obsługę programu POWER (projekty miękkie).
Ad. 1 Częstotliwość składania wniosków o płatność
Zwykle raz na 3 lub 6 miesięcy. Jeśli zależy nam na szybszym rozliczeniu i otrzymaniu środków to rozliczamy to częściej. Jednak trzeba uwzględnić punkt 2 w tych decyzjach.
Zaliczka w 70% zwykle do rozliczenia w ciągu 3 lub 6 miesięcy. Powtarzam – w 70% a reszta „wisi” na koncie.
Ad. 2 Szybkość weryfikacji wniosku o płatność przez opiekuna
I tu jest pies pogrzebany, bo opiekun ma 60 dni na weryfikację kompletnego wniosku o płatność od dnia złożenia go. Co to oznacza? Czekamy 60 dni na informację czego jeszcze brakuje (rzadkością jest, że wszystko spodoba się opiekunowi – co do zasady spyta o cokolwiek). Czyli składamy wniosek o zaliczkę 01.01.2022 r. a informację zwrotną otrzymujemy 28.02.2022 r. po czym na podstawie np. jednego zdania wyjaśnień znowu czekamy 60 dni. W pierwszych dniach maja 2022 r. wniosek jest zatwierdzony. Potem 15 dni na otrzymanie płatności. Projekt nadal trwa i po prawie 5 miesiącach otrzymujemy kolejną zaliczkę. Czy takiego scenariusza się spodziewaliście w swojej projekcji płynności?
Ad. 3 Zakres weryfikacji wniosku o płatność przez opiekuna lub podmioty uprawnione
We wniosku sprawdzane jest wszystko, tj. każdy dokument od A do Z. Z tego również powodu termin 60 dni wydaje się być bardziej realny. Ten sposób pochwalam, mimo że jest bardziej uciążliwy niż w NCBR, ale bezpieczniejszy dla beneficjenta.
Ad. 4 Warunki wypłaty zaliczki, w tym kwestia weksla
Najpierw składamy weksel, w międzyczasie wprowadzamy harmonogram płatności w SL2014 (tu opiekun zawsze go weryfikuje). Kwestia weksla tutaj też może znacznie wydłużyć możliwość wnioskowania o środki, ponieważ jest też sprawdzana przez kilka osób i też można załatwić to notarialnie. Natomiast nie ma tu żadnej analizy. Od razu możemy wnioskować zwykle o max 40% jednorazowo. Wnioskowanie o kolejną odbywa się też na zasadzie rozliczenia min. 70% poprzednio otrzymanej.
UWAGA! Jeśli były już dwie zaliczki to chcąc je rozliczyć tak naprawdę rozliczenie idzie w poczet tej pierwszej. To co zostanie zalicza się do tej drugiej. Rozliczenie w umowach parpowych to również przedstawienie we wniosku kosztów kwalifikujących się do dofinansowania lub zwrot całości czy części zaliczki. Tu wnioskuje się o kolejną zaliczkę razem z rozliczeniem poprzedniej. Zatem jest to jeden wniosek rozliczający i o zaliczkę. To ważna informacja, bo czekamy na zatwierdzenie całości wniosku zanim dostaniemy te pieniądze.
Ad. 5 Możliwość wnioskowania o zmiany
Zmiany w PARP są ograniczone i zwykle w zapisie umowy nie ma możliwości zmian, które jakkolwiek zmienią model biznesowy przyjęty na etapie oceny wniosku o dofinansowanie. Oznacza to nic innego jak dopytywanie się opiekuna na ile są w stanie pójść na ustępstwa i cokolwiek uznać. Model biznesowy zawiera wiele kwestii stąd praktycznie każda zmiana może zostać odrzucona. Tutaj też pomaga kwestia pandemiczna, ale nie aż tak jak w przypadku projektów NCBR. Takie kwestie należy konsultować z opiekunem przedstawiając indywidualną sytuację projektu od A do Z. Nigdy argumentem dla opiekuna nie jest chęć wykorzystania oszczędności, ale merytoryczne uzasadnienie zaistniałej sytuacji.
Ad. 6 Oceniający postępy prac merytorycznych
Niestety te projekty są oceniane przez urzędników. Oznacza to podejście literalne – coś jest wpisane jako wskaźnik to musi być zrealizowany tak jak to zostało zaplanowane. Ewentualnie można spróbować zmian „na wyczucie” opiekuna i możliwości stosowanych w danym departamencie.
PARP jest stateczną instytucją i nie spodziewajmy się drastycznych zmian.
W przypadku instytucji regionalnych, wiele zależy od samej agencji regionalnej, ale zwykle działają podobnie do PARP lub nawet bardziej restrykcyjnie. Poznaj również „6 pułapek dofinansowań dla start-upów”.
Wniosek z powyższych sytuacji jest prosty – dużo zależy od zapisów umowy i świadomości ich istnienia, którego niestety często nie mamy. Jednakże współpraca z opiekunem jest niezmiernie ważna, by może na zasadzie wzajemności pomóc mu. On możliwe, że zaskoczy nas pomagając potem nam, np. sprawdzając nasz wniosek poza kolejnością, by otrzymać wcześniej zaliczkę. Pytanie co, jeśli opiekun zmienia się co chwila? Wszystko wtedy należy załatwiać mailowo/wiadomościami w SL2014. To pozwoli nas uchronić od zmiany interpretacji itp.
Życzę powodzenia w prowadzeniu projektu, a jeśli masz pytania, napisz do mnie!
