Poradnik Beneficjenta

dekor

Kwalifikowalność kosztu

opublikowano:

Pewnie zastanawiasz się czym jest kwalifikowalność kosztu i co w zasadzie ona oznacza. Otóż każdy koszt przedstawiony w projekcie jako kwalifikowalny oznacza, że to od tego kosztu będzie liczone dofinansowanie. W związku z tym warto jest mieć możliwie jak najwięcej tych kosztów, o ile zapisy konkursu na to pozwalają. Nie powinniśmy jednak robić tego bezrefleksyjnie, ponieważ niektóre kryteria wyboru projektu mogą nas zdyskwalifikować.

Potencjalne zarzuty, z którymi moglibyśmy się spotkać to np.:

  • nieodpowiednie uzasadnienie,
  • zbędność takich kosztów w projekcie,
  • a nawet wykluczenie ze względu na Wytyczne Kwalifikowalności Kosztów dla wszystkich Funduszy Strukturalnych i Funduszu Spójności.

Etap planowania jest dość prosty. W dokumentach konkursowych powinieneś znaleźć, czy dany koszt wymieniono w założeniach konkursu lub w wyżej wspomnianych Wytycznych. Ponadto, powinieneś sprawdzić czy nie został umieszczony jako koszt niekwalifikowany, bo „co nie jest zakazane jest dozwolone”. Jednocześnie nie zapominaj, że należy dołożyć wszelkich starań w uzasadnieniu niezbędności takiego kosztu w kontekście uzyskania planowanych wyników projektu. A następnie przypisać go do odpowiedniej kategorii.

Dla Szybkiej Ścieżki koszty zostały podzielone na kilka kategorii, których należy trzymać się „prawie” sztywno.

1. Koszty wynagrodzeń

Masz dwie możliwości:

  • Umowa o pracę
  • Umowa zlecenie

Każda umowa o pracę czy umowa zlecenie z osobami związanymi z pracami merytorycznymi zalicza się do tej kategorii kosztów. Będzie to np. kierownik prac B+R, pracownik ds. jakości, ekspert prototypowni, pracownik laboratoryjny, konstruktor, technolog, brygadzista itd.

UWAGA! Koszt wynagrodzenia zespołu zarządzającego projektem jest kosztem pośrednim.

2. Koszty podwykonawstwa

Koszty te związane są ze zleceniem podmiotowi zewnętrznemu wykonania prac stricte merytorycznych do projektu. Podmiot zewnętrzny to nie tylko inna firma, instytucja, ale również osoba fizyczna, która może wykonać takie prace na podstawie umowy o dzieło. Pojęcie „prac merytorycznych” jest dość niedookreślone i wielokrotnie zależy od tematyki danego projektu.

3. Koszty operacyjne

To wielki zbiór kosztów, które nie pasują do wynagrodzeń czy podwykonawstwa, a są bezpośrednio związanymi z projektem. Zawsze warto maksymalizować ilość tych kosztów.

Do tej kategorii należeć mogą koszty:

  • wynajmu maszyny,
  • leasingu sprzętu,
  • amortyzacji posiadanego sprzętu (lub planowanego do zakupu),
  • usług związanych z wprowadzeniem wyniku projektu na rynek,
  • amortyzacji wartości niematerialnych i prawnych,
  • usług niezwiązanych stricte z pracami badawczymi, np. doradczych, marketingowych
  • usług rzecznika patentowego,
  • materiałów np. do laboratorium,
  • usług audytu projektu,
  • najmu laboratorium (ale już nie biura na potrzeby projektowe)*

*Należałoby wyjąć z tych kosztów, która część jest niezwiązana z projektem, co byłoby trudne do uargumentowania. Taki koszt szybko zostałby uznany za niekwalifikowalny na etapie oceny merytorycznej.

Ponadto takimi kosztami mogą być koszty:

  • energii,
  • usług chmurowych,
  • promocji (i różnych kosztów powiązanych, np. konferencje, materiały promocyjne, artykuły sponsorowane itp.),
  • instalacji doświadczalnych,
  • linii technologicznych,
  • i wiele innych.

Koszty operacyjne to wszelkie koszty, które nie mają znamion kosztów pośrednich i nie są jednocześnie kosztami podwykonawstwa. Łatwo powiedzieć „które nie mają znamion kosztów pośrednich” a trudniej to rozgraniczyć. I to jest często furtka dla ewentualnych zmian w projekcie, np.

  • dodanie do budżetu pozycji pierwotnie nieplanowanej,
  • uznanie, że pewne usługi pierwotnie planowane jako wynagrodzenie przynależeć powinny z racji formy rozliczenia do kosztów operacyjnych a nie podwykonawstwa.

Zawsze należy powoływać się na ich niezbędność do projektu stąd jest duża szansa, że zostaną one uznane za koszty bezpośrednie.

4. Koszty pośrednie

Kwalifikowalność kosztu

Kwalifikowalność kosztu na etapie realizacji projektu to trochę inne pojęcie. Zgodnie z Wytycznymi pkt. 6.2 koszt może być kwalifikowalny, gdy:

  • Mieści się w okresie kwalifikowalności wynikającym z Umowy o Dofinansowanie (z uwzględnieniem późniejszych zmian, jeśli takowe zaistniały)
  • Poniesiony został w ww. okresie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa unijnego i krajowego*, umową o dofinansowanie projektu oraz z wytycznymi i innymi dokumentami wypisanymi w umowie

*Zgodność z obowiązującym prawem to np. z ustawą o rachunkowości, ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych czy osób prawnych, ustawą prawo zamówień publicznych, Kodeksem Pracy czy KC, Kodeksem Spółek Handlowych jak również uzupełniającymi je rozporządzeniami itd. W związku z powyższym trzeba być zarówno księgową jak i kadrową, prawnikiem, specjalistą z danej dziedziny. Do tego wachlarzu dochodzi także znajomość wszelkich wytycznych i regulacji prawa unijnego.

Udostępnij
Jeżeli zdobyta wiedza jest dla Ciebie pomocna,
udostępnij ten artykuł, aby i inni mogli z niej skorzystać.
O autorze:
Justyna Pieńko
linkedin
email
telefon

Justyna Pieńko

Jako były wieloletni pracownik Narodowego Centrum Badań i Rozwoju od ponad dziesięciu lat zajmuję się projektami finansowanymi z UE z różnych źródeł. W swojej pracy etatowej rozliczałam projekty zarówno z POIG jak i POKL, POIR, 6PR i 7PR, H2020, projekty krajowe, np. celowe, PBS, PBR, międzynarodowe, Eureka!, Eurostars, umowy dwustronne, wielostronne. Były wśród nich zarówno te, które rozliczałam jako opiekun projektu jak również takie, którymi NCBR był koordynatorem czy partnerem. Koordynowałam również projekty finansowane z PARP, LAWR i RIF Mazowsze, Łódź – tym razem już od strony beneficjenta. Zetknięcie tych dwóch światów a także moje właściwe podejście do tzw. „klienta” owocuje w prawidłowo rozliczonych projektach.