Pewnie zastanawiasz się czym jest kwalifikowalność kosztu i co w zasadzie ona oznacza. Otóż każdy koszt przedstawiony w projekcie jako kwalifikowalny oznacza, że to od tego kosztu będzie liczone dofinansowanie. W związku z tym warto jest mieć możliwie jak najwięcej tych kosztów, o ile zapisy konkursu na to pozwalają. Nie powinniśmy jednak robić tego bezrefleksyjnie, ponieważ niektóre kryteria wyboru projektu mogą nas zdyskwalifikować.
Potencjalne zarzuty, z którymi moglibyśmy się spotkać to np.:
- nieodpowiednie uzasadnienie,
- zbędność takich kosztów w projekcie,
- a nawet wykluczenie ze względu na Wytyczne Kwalifikowalności Kosztów dla wszystkich Funduszy Strukturalnych i Funduszu Spójności.
Etap planowania jest dość prosty. W dokumentach konkursowych powinieneś znaleźć, czy dany koszt wymieniono w założeniach konkursu lub w wyżej wspomnianych Wytycznych. Ponadto powinieneś sprawdzić, czy nie został umieszczony jako koszt niekwalifikowany, bo „co nie jest zakazane jest dozwolone”. Jednocześnie nie zapominaj, że należy dołożyć wszelkich starań w uzasadnieniu niezbędności takiego kosztu w kontekście uzyskania planowanych wyników projektu. A następnie przypisać go do odpowiedniej kategorii.
Dla Szybkiej Ścieżki koszty zostały podzielone na kilka kategorii, których należy trzymać się „prawie” sztywno.
1. Koszty wynagrodzeń
Masz dwie możliwości:
- Umowa o pracę
- Umowa zlecenie
Każda umowa o pracę czy umowa zlecenie z osobami związanymi z pracami merytorycznymi zalicza się do tej kategorii kosztów. Będzie to np. kierownik prac B+R, pracownik ds. jakości, ekspert prototypowni, pracownik laboratoryjny, konstruktor, technolog, brygadzista itd.
UWAGA! Koszt wynagrodzenia zespołu zarządzającego projektem jest kosztem pośrednim.
2. Koszty podwykonawstwa
Koszty te związane są ze zleceniem podmiotowi zewnętrznemu wykonania prac stricte merytorycznych do projektu. Podmiot zewnętrzny to nie tylko inna firma, instytucja, ale również osoba fizyczna, która może wykonać takie prace na podstawie umowy o dzieło. Pojęcie „prac merytorycznych” jest dość niedookreślone i wielokrotnie zależy od tematyki danego projektu.
3. Koszty operacyjne
To wielki zbiór kosztów, które nie pasują do wynagrodzeń czy podwykonawstwa, a są bezpośrednio związanymi z projektem. Zawsze warto maksymalizować ilość tych kosztów.
Do tej kategorii należeć mogą koszty:
- wynajmu maszyny,
- leasingu sprzętu,
- amortyzacji posiadanego sprzętu (lub planowanego do zakupu),
- usług związanych z wprowadzeniem wyniku projektu na rynek,
- amortyzacji wartości niematerialnych i prawnych,
- usług niezwiązanych stricte z pracami badawczymi, np. doradczych, marketingowych
- usług rzecznika patentowego,
- materiałów np. do laboratorium,
- usług audytu projektu,
- najmu laboratorium (ale już nie biura na potrzeby projektowe)*
*Należałoby wyjąć z tych kosztów, która część jest niezwiązana z projektem, co byłoby trudne do uargumentowania. Taki koszt szybko zostałby uznany za niekwalifikowalny na etapie oceny merytorycznej.
Ponadto takimi kosztami mogą być koszty:
- energii,
- usług chmurowych,
- promocji (i różnych kosztów powiązanych, np. konferencje, materiały promocyjne, artykuły sponsorowane itp.),
- instalacji doświadczalnych,
- linii technologicznych,
- i wiele innych.
Koszty operacyjne to wszelkie koszty, które nie mają znamion kosztów pośrednich i nie są jednocześnie kosztami podwykonawstwa. Łatwo powiedzieć „które nie mają znamion kosztów pośrednich” a trudniej to rozgraniczyć. I to jest często furtka dla ewentualnych zmian w projekcie, np.
- dodanie do budżetu pozycji pierwotnie nieplanowanej,
- uznanie, że pewne usługi pierwotnie planowane jako wynagrodzenie przynależeć powinny z racji formy rozliczenia do kosztów operacyjnych, a nie podwykonawstwa.
Zawsze należy powoływać się na ich niezbędność do projektu stąd jest duża szansa, że zostaną one uznane za koszty bezpośrednie.
4. Koszty pośrednie
Kwalifikowalność kosztu
Kwalifikowalność kosztu na etapie realizacji projektu to trochę inne pojęcie. Zgodnie z Wytycznymi pkt. 6.2 koszt może być kwalifikowalny, gdy:
- Mieści się w okresie kwalifikowalności wynikającym z Umowy o Dofinansowanie (z uwzględnieniem późniejszych zmian, jeśli takowe zaistniały)
- Poniesiony został w ww. okresie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa unijnego i krajowego*, umową o dofinansowanie projektu oraz z wytycznymi i innymi dokumentami wypisanymi w umowie
*Zgodność z obowiązującym prawem to np. z ustawą o rachunkowości, ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych czy osób prawnych, ustawą prawo zamówień publicznych, Kodeksem Pracy czy KC, Kodeksem Spółek Handlowych jak również uzupełniającymi je rozporządzeniami itd. W związku z powyższym trzeba być zarówno księgową jak i kadrową, prawnikiem, specjalistą z danej dziedziny. Do tego wachlarzu dochodzi także znajomość wszelkich wytycznych i regulacji prawa unijnego.
