Do każdego wynagrodzenia (niezależnie od formy zatrudnienia) co do zasady powinniśmy mieć karty czasu pracy. Z reguły prowadzimy je w przypadku zaangażowania mniejszego niż etat. Paradoksalnie jednak, jeśli jest to umowa zlecenie – powinniśmy je mieć w jakimkolwiek zakresie zaangażowania. W kartach czasu pracy uwzględnić należy godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy w danym dniu. Dane te następnie powinieneś wprowadzić do systemu SL2014. Opisane jest to w punkcie 6.15 ust. 9) Wytycznych:
Właściwa instytucja będąca stroną umowy zapewnia, że beneficjent zobowiązuje się w umowie o dofinansowanie projektu do wprowadzania na bieżąco następujących danych do systemu informatycznego w zakresie angażowania personelu projektu, w celu potwierdzenia spełnienia warunków określonych w Wytycznych:
a) dane dotyczące personelu projektu, w tym: nr PESEL, imię, nazwisko,
b) dane dotyczące formy zaangażowania personelu w ramach projektu: stanowisko, forma zaangażowania w projekcie, data zaangażowania do projektu, okres zaangażowania osoby w projekcie, wymiar etatu lub godzin pracy,
c) dane dotyczące faktycznego czasu pracy w danym miesiącu kalendarzowym, ze szczegółowością wskazującą na rok, miesiąc, dzień i godziny zaangażowania ze szczegółowością „od (…) do (…)”, w przypadku, gdy dokumenty związane z zaangażowaniem nie wskazują na godziny pracy.
Oznacza to uwzględnienie tych danych zarówno w umowach z pracownikiem jak i odpowiednich dokumentach dot. chociażby RODO.
Można uniknąć konieczności prowadzenia kart czasu pracy.
W takim wypadku w umowie z pracownikami – zatrudnionymi na umowę o pracę – powinniśmy zawrzeć zapis, że pracownik jest zatrudniony na część etatu (w danych godzinach) do projektu. Ponadto powinniśmy wyraźnie wprowadzić opis stanowiska – jako część treści w umowie lub jako oddzielny dokument. Wówczas zakłada się, że pracownik dzień w dzień wykonuje zadania związane z projektem w określonych godzinach. Jest to zdecydowanie prostsze rozwiązanie, implikujące mniej papierologii.
Analogicznie w umowie zlecenie można wpisać opis stanowiska i zapis, że zleceniobiorca pracuje w danych godzinach nad projektem. Zdecydowanie polecam takie rozwiązanie pod kątem późniejszego ułatwienia we wprowadzaniu danych do Bazy personelu w systemie SL2014.
Ciekawostka!
Konieczność wprowadzania godzin pracy pracownika i zleceniobiorcy do systemu SL2014 wynika z faktu nadużyć w poprzedniej perspektywie. Wówczas nadmiernie używano formy zatrudnienia o nazwie „Zlecenie”. Z czasem okazywało się, że jedna osoba ma 10 umów zleceń a do tego etat. Celem Instytucji Finansującej było, aby angażu do projektów nie dostawały ciągle te same osoby. Oraz aby nie pracowały po 48 godzin dziennie. Często działo się tak w przypadku profesorów, za których „tytuł” dostawało się dodatkowe punkty na ocenie merytorycznej wniosku o dofinansowanie.
Tak biurokratyczna kontrola mija się jednak z istotą umowy zlecenie. Istotą zlecenia jest bowiem sytuacja, w której zadanie ma być robione i nie jest ważne kiedy i jak długo. Kluczowe jest słowo „robione” ponieważ słowo „zrobione” może implikować, że to dzieło a nie zlecenie.
Optymalizacja
Praktyka pokazuje, że ze względu na specyfikę projektów badawczych zawsze można ustalić wyższą kwotę wynagrodzenia przy niższym nakładzie czasowym. W takim przypadku wychodzi nam wyższa efektywność zleceniobiorcy przy takim samym poziomie kosztu.
Dostosowanie kart czasu pracy – niezbędna dokumentacja
Jeszcze inna sprawa to dostosowanie samych kart czasu pracy na potrzeby projektów wykonywanych przez daną osobę. Oczywiście do umowy z pracownikiem czy zleceniobiorcą konieczne jest posiadanie oświadczenia o „obciążeniu wynikającym z zatrudnienia, że nie wyklucza możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji wszystkich zadań powierzonych danej osobie” jak również „łącznym zaangażowaniu zawodowym personelu projektu, niezależnie od formy zaangażowania, w realizację wszystkich projektów finansowanych z funduszy strukturalnych i FS oraz działań finansowanych z innych źródeł, w tym środków własnych beneficjenta i innych podmiotów, nie przekracza 276 godzin miesięcznie” (Wytyczne pkt 6.15 ust. 8). Takie oświadczenie warto umieścić w umowie o pracę – w treści lub jako załącznik. Warto zawrzeć także adnotację, że przy zmianie zaangażowania pracodawca bezzwłocznie zostanie o tym poinformowany.
