Poradnik Beneficjenta

dekor

Karty czasu pracy

opublikowano:

Do każdego wynagrodzenia (niezależnie od formy zatrudnienia) co do zasady powinniśmy mieć karty czasu pracy. Z reguły prowadzimy je w przypadku zaangażowania mniejszego niż etat. Paradoksalnie jednak, jeśli jest to umowa zlecenie – powinniśmy je mieć w jakimkolwiek zakresie zaangażowania. W kartach czasu pracy uwzględnić należy godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy w danym dniu. Dane te następnie powinieneś wprowadzić do systemu SL2014. Opisane jest to w punkcie 6.15 ust. 9) Wytycznych:

Właściwa instytucja będąca stroną umowy zapewnia, że beneficjent zobowiązuje się w umowie o dofinansowanie projektu do wprowadzania na bieżąco następujących danych do systemu informatycznego w zakresie angażowania personelu projektu, w celu potwierdzenia spełnienia warunków określonych w Wytycznych:

a) dane dotyczące personelu projektu, w tym: nr PESEL, imię, nazwisko,

b) dane dotyczące formy zaangażowania personelu w ramach projektu: stanowisko, forma zaangażowania w projekcie, data zaangażowania do projektu, okres zaangażowania osoby w projekcie, wymiar etatu lub godzin pracy,

c) dane dotyczące faktycznego czasu pracy w danym miesiącu kalendarzowym, ze szczegółowością wskazującą na rok, miesiąc, dzień i godziny zaangażowania ze szczegółowością „od (…) do (…)”, w przypadku, gdy dokumenty związane z zaangażowaniem nie wskazują na godziny pracy.

Oznacza to uwzględnienie tych danych zarówno w umowach z pracownikiem jak i odpowiednich dokumentach dot. chociażby RODO.

Można uniknąć konieczności prowadzenia kart czasu pracy.

W takim wypadku w umowie z pracownikami – zatrudnionymi na umowę o pracę – powinniśmy zawrzeć zapis, że pracownik jest zatrudniony na część etatu (w danych godzinach) do projektu. Ponadto powinniśmy wyraźnie wprowadzić opis stanowiska – jako część treści w umowie lub jako oddzielny dokument. Wówczas zakłada się, że pracownik dzień w dzień wykonuje zadania związane z projektem w określonych godzinach. Jest to zdecydowanie prostsze rozwiązanie, implikujące mniej papierologii.

Analogicznie w umowie zlecenie można wpisać opis stanowiska i zapis, że zleceniobiorca pracuje w danych godzinach nad projektem. Zdecydowanie polecam takie rozwiązanie pod kątem późniejszego ułatwienia we wprowadzaniu danych do Bazy personelu w systemie SL2014.

Ciekawostka!

Konieczność wprowadzania godzin pracy pracownika i zleceniobiorcy do systemu SL2014 wynika z faktu nadużyć w poprzedniej perspektywie. Wówczas nadmiernie używano formy zatrudnienia o nazwie „Zlecenie”. Z czasem okazywało się, że jedna osoba ma 10 umów zleceń a do tego etat. Celem Instytucji Finansującej było, aby angażu do projektów nie dostawały ciągle te same osoby. Oraz aby nie pracowały po 48 godzin dziennie. Często działo się tak w przypadku profesorów, za których „tytuł” dostawało się dodatkowe punkty na ocenie merytorycznej wniosku o dofinansowanie.

Tak biurokratyczna kontrola mija się jednak z istotą umowy zlecenie. Istotą zlecenia jest bowiem sytuacja, w której zadanie ma być robione i nie jest ważne kiedy i jak długo. Kluczowe jest słowo „robione” ponieważ słowo „zrobione” może implikować, że to dzieło a nie zlecenie.

Optymalizacja

Praktyka pokazuje, że ze względu na specyfikę projektów badawczych zawsze można ustalić wyższą kwotę wynagrodzenia przy niższym nakładzie czasowym. W takim przypadku wychodzi nam wyższa efektywność zleceniobiorcy przy takim samym poziomie kosztu.

Dostosowanie kart czasu pracy – niezbędna dokumentacja

Jeszcze inna sprawa to dostosowanie samych kart czasu pracy na potrzeby projektów wykonywanych przez daną osobę. Oczywiście do umowy z pracownikiem czy zleceniobiorcą konieczne jest posiadanie oświadczenia o „obciążeniu wynikającym z zatrudnienia, że nie wyklucza możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji wszystkich zadań powierzonych danej osobie” jak również „łącznym zaangażowaniu zawodowym personelu projektu, niezależnie od formy zaangażowania, w realizację wszystkich projektów finansowanych z funduszy strukturalnych i FS oraz działań finansowanych z innych źródeł, w tym środków własnych beneficjenta i innych podmiotów, nie przekracza 276 godzin miesięcznie(Wytyczne pkt 6.15 ust. 8). Takie oświadczenie warto umieścić w umowie o pracę – w treści lub jako załącznik. Warto zawrzeć także adnotację, że przy zmianie zaangażowania pracodawca bezzwłocznie zostanie o tym poinformowany.

Udostępnij
Jeżeli zdobyta wiedza jest dla Ciebie pomocna,
udostępnij ten artykuł, aby i inni mogli z niej skorzystać.
O autorze:
Justyna Pieńko
linkedin
email
telefon

Justyna Pieńko

Jako były wieloletni pracownik Narodowego Centrum Badań i Rozwoju od ponad dziesięciu lat zajmuję się projektami finansowanymi z UE z różnych źródeł. W swojej pracy etatowej rozliczałam projekty zarówno z POIG jak i POKL, POIR, 6PR i 7PR, H2020, projekty krajowe, np. celowe, PBS, PBR, międzynarodowe, Eureka!, Eurostars, umowy dwustronne, wielostronne. Były wśród nich zarówno te, które rozliczałam jako opiekun projektu jak również takie, którymi NCBR był koordynatorem czy partnerem. Koordynowałam również projekty finansowane z PARP, LAWR i RIF Mazowsze, Łódź – tym razem już od strony beneficjenta. Zetknięcie tych dwóch światów a także moje właściwe podejście do tzw. „klienta” owocuje w prawidłowo rozliczonych projektach.