Poradnik Beneficjenta:

10 wpadek w realizacji projektu. Jak im zapobiec?

opublikowano:

Beneficjenci realizując projekty bardzo często popełniają błędy skutkujące obcięciem dofinansowania, którym można było zapobiec. Na etapie oceny wniosku o płatność sprawdzana jest poprawność dokumentacji oraz jej zgodność z zapisami umowy oraz Wytycznymi. Oczywiście odnosi się to do programów regionalnych i programów, których instytucją pośredniczącą jest PARP. W NCBR jest duża szansa, że dość długo (albo wcale) błędy nie będą wykryte, gdyż wielokrotnie sprawdzane są jedynie na próbie.

1. Przedstawienie we wniosku o płatność niedokończonych prac/dostaw

Zdarza się, że Beneficjenci sporządzając wniosek o płatność przedstawiają do rozliczenia wydatki dotyczące nie w pełni zrealizowanych/dostarczonych towarów lub usług. Taka sytuacja wykryta podczas weryfikacji naszego wniosku będzie skutkować zakwestionowaniem wydatków (chyba że będzie to NCBR, który w dużej mierze uznaje takie rozwiązania, np. faktury zaliczkowe).

Nasza rada:

Przygotowując pełną dokumentację dotyczącą wydatków przekazanych do rozliczenia, będziemy w pełni zabezpieczeni.  Przede wszystkim sprawdźmy czy jesteśmy w posiadaniu:

  • protokołu odbioru (lub czegokolwiek potwierdzającego dostawę, np. mail od przewoźnika),
  • OT-ki,
  • dowodu zapłaty,
  • umowy jeśli jest wymagana
  • itp.

2. Nie przedstawienie dokumentacji świadczącej o publikacji ogłoszenia o zamówieniu w odpowiednim miejscu (baza konkurencyjności), kiedy jest to wymagane.

Nasza rada:

Realizując projekt należy dbać o należyte szacowanie wartości zamówienia, dzięki czemu będziemy w stanie się zorientować w jaki tryb jego udzielenia wpadamy. W związku z tym dowiemy się jakie kroki musimy podjąć, aby ponieść wydatek zgodnie z zapisami umowy oraz przepisami prawa. (czyt. Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków).

O tym jak właściwie szacować przeczytasz w poniższym artykule: https://rozliczanie.com/zamowienia-w-projekcie-ue-krok-2-szacowanie-wartosci-zamowienia/

3. Przedstawianie we wniosku wydatków niezaplanowanych w budżecie projektu albo niezwiązanych z realizacją projektu. Przedstawienie wydatków niewpisujących się w katalog kosztów kwalifikowalnych projektu.

Przedstawiając takie wydatki mamy duże szanse na obcięcie wniosku o te koszty i żądania zwrotu środków z odsetkami. Sporządzając wniosek o płatność warto sprawdzić czy wydatek jaki chcemy przedstawić do rozliczenia mamy zaplanowany w budżecie oraz czy wpisuje się on w katalog kosztów kwalifikowalnych.

Nasz rada:

Z doświadczenia wiemy, że niekiedy da się wprowadzić do projektu wydatki, które oceniane będą raczej przez ekspertów branżowych a rzadziej przez urzędników.*

*Mowa tu o projektach NCBRowych, bo PARP podchodzi do projektów raczej zero-jedynkowo i niechętnie takie zmiany wprowadza. Dzieje się to z racji prostego zapisu, że model biznesowy oceniony na etapie wnioskowania nie może zostać zmieniony, bo oznaczałby ponowną ocenę wniosku o dofinansowanie.

Zauważmy, że eksperci nie zawsze zwracają uwagę na koszty a ich zadaniem jest ocena zasadności danego kosztu. Pytanie czy są w stanie zakwestionować proponowane koszty, jeśli otrzymają odpowiednie szacowanie z dokumentami (to też jest również „do przejścia”)?

Innym sposobem jest chociażby przeanalizowanie wydatku pod kątem tego, czy chociaż trochę jest on zasadny z zapisami wniosku o dofinansowanie. Przy tej okazji można pomyśleć o ewentualnym dogadaniu się z kontrahentem w zakresie powstałych dokumentów tytułem wykonania prac/dostaw (i to pozostawimy bez wyjaśnienia z oczywistych względów). Idąc tokiem myślenia co jest niezabronione to jest dozwolone widzimy, że świat dotacji nie kończy się jedynie na wniosku o dofinansowanie 😊

4. Wprowadzenie we wniosku wydatków ewidentnie zaliczanych do kosztów pośrednich.

Sporządzając wniosek o płatność pamiętajmy, aby unikać przedstawiania w ramach kosztów bezpośrednich wydatków, które wpisują się w katalog kosztów pośrednio związanych z realizacją projektu np. wynagrodzenie księgowej, czynsz biura, koszty mediów, ochrony, sprzątania, transportu, koszty potencjalnie bezpośrednie, ale niezaplanowane w projekcie. Przed wprowadzeniem wydatków do wniosku warto sprawdzić czy dany koszt jest w budżecie i jednocześnie czy nie jest wymieniony w katalogu kosztów pośrednich.

UWAGA! Rozdział 7.5 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków

Katalog w wytycznych jest otwarty a zatem można zaliczyć do pośrednich w zasadzie to, co jakkolwiek jest kosztem projektu. Dzięki temu obronimy się przed niechcianymi nieprawidłowościami w naszych wnioskach o płatność.

5. Przedstawienie faktur leasingowych z odsetkami jako koszt kwalifikowalny

Nasza rada:

Musimy pamiętać, że do rozliczenia można jedynie wykazać koszt samej „nagiej” raty leasingu bez odsetek.

6. Przedstawienie we wniosku kosztu na podstawie dokumentu wewnętrznego, będącego wkładem niepieniężnym.

Ta sytuacja przeważnie odnosi się do przedsiębiorstw posiadających na stanie u siebie cokolwiek, co można wykorzystać w projekcie. Wówczas dowodem księgowym jest dokument wydania z magazynu. Pytanie pojawia się, czy zgodnie z zapisami regulaminu konkursu taki wkład jest możliwy? Zwykle nie, zatem trzeba to uwzględnić.

Nasza rada:

Niestety prócz amortyzacji, każdy koszt musi nieść za sobą potwierdzenie przelewu (wtedy jest to wydatek).

7. Pokazanie zamiast odpisów amortyzacyjnych kosztu zakupu sprzętu.

Nasza rada:

Taka możliwość istnieje jedynie, kiedy całość wydatku od razu wrzucamy w koszty na podstawie dokumentu przyjęcia środka trwałego OT czy karty środków trwałych. Dla środków trwałych o wartości dla celów podatkowych powyżej 10 tys. zł, możemy tak zrobić jeśli polityka rachunkowości na to pozwala, np. korzystając z pomocy de minimis. Ponadto możemy podejść do tego jako amortyzacja bilansowa.

8. Przedstawienie we wniosku kosztów płatnych gotówkowo.

Nasza rada:

Niestety Polski Ład nie ułatwia sprawy w limicie płatności gotówkowych. Dla celów projektu lepiej zadbać o to, aby wszystko szło przelewem, ponieważ zwykle regulamin konkursu nie uwzględnia płatności gotówką.

9. Zdublowanie kosztów tytułem np. jednej faktury w dwóch wnioskach o płatność.

Nasza rada:

Warto mieć jakikolwiek arkusz kalkulacyjny, aby móc wprowadzać wydatki na bieżąco, a wtedy podwójne finansowanie tego samego wydatku będzie niemożliwe.

10. Wprowadzenie wskaźnika EPC z myślą, że oznacza to ilość osób zatrudnionych.

Nasza rada:

EPC to średnia ilość etatów liczona w pierwszym okresie i warto ten aspekt przeanalizować jeszcze w momencie realizacji projektu. Albo zmniejszymy tę ilość, albo pokombinujemy zatrudnienie powiedzmy „sztuczne”.

Podsumowanie

Oczywiście są jeszcze przypadki niekoniecznie skutkujące pomniejszeniem dofinansowania, ale istotne z punktu widzenia spełnienia wymogów umowy o dofinansowanie. Przykładem takiego niedopatrzenia jest brak naklejek na środkach trwałych zakupionych w ramach projektu*.

* Inaczej jest w przypadku działań promocyjnych, kiedy materiał zostanie puszczony w telewizji czy na platformie Youtube bez odpowiednich „logówek”. To może oznaczać całkowite ucięcie wydatku z wniosku.

O odpowiedniej promocji projektu dofinansowanego przeczytasz w naszym artykule: https://rozliczanie.com/promocja-i-oznakowanie-realizowanych-projektow-ue/

Udostępnij
Jeżeli zdobyta wiedza jest dla Ciebie pomocna,
udostępnij ten artykuł, aby i inni mogli z niej skorzystać.
O autorze:

Justyna Pieńko

Justyna Pieńko
linkedin
email
telefon
Jako były wieloletni pracownik Narodowego Centrum Badań i Rozwoju od ponad dziesięciu lat zajmuję się projektami finansowanymi z UE z różnych źródeł. W swojej pracy etatowej rozliczałam projekty zarówno z POIG jak i POKL, POIR, 6PR i 7PR, H2020, projekty krajowe, np. celowe, PBS, PBR, międzynarodowe, Eureka!, Eurostars, umowy dwustronne, wielostronne. Były wśród nich zarówno te, które rozliczałam jako opiekun projektu jak również takie, którymi NCBR był koordynatorem czy partnerem. Koordynowałam również projekty finansowane z PARP, LAWR i RIF Mazowsze, Łódź – tym razem już od strony beneficjenta. Zetknięcie tych dwóch światów a także moje właściwe podejście do tzw. „klienta” owocuje w prawidłowo rozliczonych projektach.