Trójkąt zarządzania projektami obejmuje – budżet, zakres i czas. Zarządzanie budżetem i czasem sprowadza się przede wszystkim do zarządzania finansami w projekcie i zapewnienia płynnych dostaw/usług. W tym kontekście najważniejsze jest monitorowanie płynności – zarówno na poziomie projektu jak i podmiotu go realizującego. Oczywiście z uwzględnieniem całości prac pozaprojektowych. Zarządzanie płynnością nie powinno sprawiać problemów, gdy dobrze zaplanujemy budżet we wniosku, a dodatkowo po otrzymaniu dofinansowania i podpisaniu umowy, skupimy się na urealnieniu wydatków w czasie. Co najważniejsze, wszystko to z uwzględnieniem zapisów potencjalnego finansowania projektu z zaliczki.
Terminowe wnioskowanie o zaliczkę
W zależności od zapisów umowy, możliwe jest otrzymanie w formie zaliczki (jako jeden przelew) zwykle maksymalnie do 40% dofinansowania. (NCBR niestety ma dodatkowe wytyczne dot. badania potencjalnego ryzyka wypłacalności beneficjenta, stąd można dostać wiadomość o niższym % dofinansowania). Bardzo ważne jest dostosowanie zaliczki do planowanych kwot – nie zawsze warto wnioskować o maksymalną wysokość jeśli w wymaganym terminie rozliczenia zaliczki (180 dni) nie uda się jej rozliczyć. Oczywiście sytuacja ta jest realna, gdy potencjalnie możemy liczyć na szybką wypłatę kolejnej zaliczki.*
*Takie podejście cechuje NCBR, gdzie koszty rozliczające poprzednią zaliczkę nie muszą być sprawdzone, aby otrzymać kolejną. Sytuacja się komplikuje przy projektach regionalnych czy PARPowych – tam okres sprawdzania wniosku wydłuża się do 60 dni. Wystarczy prośba opiekuna o oddzielne oświadczenie czy wyjaśnienie i mamy przestój, bo wydłużają sprawdzenie wniosku o kolejne 60 dni. Trzeba to mieć oczywiście na uwadze.
Chronologia działania w przypadku zaliczki
- Wnioskowanie o zaliczkę
- Termin na sprawdzenie wniosku o płatność w świetle umowy o dofinansowanie (o ile jest poprawnie złożony) wynosi 21 dni w NCBR, a 60 dni w PARP. Z reguły jednak zaliczki są sprawdzane w kilka dni od daty wnioskowania. To oczywiście zależy od opiekuna i ew. sytuacji w instytucji. Obecnie okres ten jest wydłużony w NCBR z racji trwających zmian organizacyjnych.
- Zaliczka przelana jest w przeciągu około 2 tygodni – zgodnie z terminarzem Banku Gospodarstwa Krajowego.
- Zaliczka wpływa na konto.
- Od tego dnia liczy się np. 90 dni, 180 dni lub 6 miesięcy na rozliczenie zaliczki. Rozlicznie zaliczki oznacza złożenie wniosku o płatność z kosztami kwalifikowalnymi lub zwrot zaliczki.
- Czy mamy w planie tyle kosztów na rozliczenie zaliczki, aby rozliczyć ją w ciągu tych 180 dni? Jeśli nie – zawsze możemy zwrócić brakującą kwotę a w międzyczasie wnioskować o kolejną zaliczkę. Taki zabieg zapełni nam możliwą lukę finansową.
Rozliczenie zaliczki i wnioskowanie o kolejną
Wnioskowanie o kolejną zaliczkę nie oznacza konieczności wydania jej w 100%. Aby otrzymać kolejną zaliczkę, musimy rozliczyć jedynie 70% dotychczasowej zaliczki.
W przypadku PARP kolejna zaliczka jest pomniejszana o kwotę dotychczas nierozliczoną. Dla przykładu: jeśli dostaniemy 100 000,00 zł jako zaliczkę i rozliczymy jedynie 75 000,00 zł a zawnioskujemy o kolejne 100 000,00 zł, to dostaniemy kwotę wnioskowaną (100 tys.) pomniejszoną o kwotę nierozliczoną (25 tys.), czyli 75 tys. zł.
W umowie widnieje zapis o dwóch możliwościach rozliczenia zaliczki – albo wykazując we wniosku koszty rozliczające zaliczkę albo dokonując zwrotu środków. Niewykorzystana zaliczka musi być zwrócona na konto BGK – tego samego, z którego wpłynęła zaliczka. W przeciwnym wypadku płaci się odsetki ustawowe (chociaż ostatnio odchodzi się od tego).
Mamy zatem dwie opcje wpływające na naszą płynność:
- Planujemy zaliczki w taki sposób, aby wykazać koszty, które by pokryła w ciągu 180 dni. Czyli bierzemy mniej zaliczki niż maksimum z umowy.
- Bierzemy całość i dokonujemy zwrotu części niewykorzystanej jeśli będzie taka konieczność. Jeśli nie damy rady rozliczyć zaliczki w terminie 180 dni, a potrzebujemy następną na poczet kolejnych wydatków– warto zwrócić brakującą część do rozliczenia 70%, by uratować płynność finansową.
Bieżące monitorowanie wydatkowania
Bieżący monitoring wydatkowania umożliwia urealnić czasowe płatności za dane koszty. Analiza danych finansowych powinna odbywać się w czasie rzeczywistym.
Dla przykładu. Wynagrodzeń nie przypisujemy do miesiąca, w którym jest wykonywana praca, ale uwzględniamy dzień wypłaty. Praca za styczeń płatna w lutym oznacza najczęściej, że ZUS i US będzie płatny dopiero w marcu. Zatem dla niektórych projektów będzie można rozliczyć zaliczkę nie z końcem stycznia, ale z końcem marca – po zapłacie ZUS i US (o tym często się zapomina).
Umożliwia to monitorowanie postępu, a także dokonywanie niezbędnych przesunięć wydatków. Dzięki temu możliwa będzie optymalizacja kosztowa oraz maksymalizacja wykorzystania dofinansowania. Ponadto takim zabiegiem zadbamy o zachowanie płynności finansowej – zarówno realizowanego projektu jak i niejednokrotnie całego przedsiębiorstwa. W przypadku zamówień monitorowanie płynności sprowadza się do analizy potrzeb na usługi czy dostawy i realnego ich dostarczenia/wykonania uwzględniając ewentualną procedurę zamówień.
Bieżący monitoring płynności jest zatem niczym innym, jak porównaniem podejścia:
- stricte memoriałowego (czyli wg okresu/daty wystawienia, np. data wystawienia faktury, okres, którego dotyczy praca)
- do kasowego (czyli w jakim miesiącu schodzi kasa z rachunku bankowego tytułem określonych płatności).
Jedynie kontrola podejścia memoriałowego i kasowego daje możliwość urealnienia i monitorowania płynności. Warto uwzględnić to w planowanej zaliczce nr 1. W dużej mierze warto brać maksymalną zaliczkę, by później ją ewentualnie w odpowiedniej części zwrócić i mieć furtkę do kolejnej zaliczki, która by się procedowała w tzw. międzyczasie. Część, która pozostała, byłaby do wykorzystania do czasu wypłaty kolejnej.
Inne aspekty monitorowania płynności finansowej
Pomijając kwestię zaliczek, aby poprawiać płynność, rozpatruje się również inne możliwości. Mogą to być np:
- kredyt obrotowy,
- wpłata pożyczki od wspólnika,
- analizowanie kredytu kupieckiego przy zamówieniach,
- negocjowanie terminów płatności zgodnie z obowiązującymi przepisami w tej materii (np. dla MŚP termin ewentualnego płacenia może się opóźnić do 60 dni)
- aspekt windykacji swoich należności od kontrahentów.
Wszystko zależy od potrzeb projektowych, przedsiębiorstwa – czy w ogóle od tego, co jest priorytetem dla nas teraz w tym momencie. Najważniejsze jest każdorazowe rozpatrywanie sytuacji indywidualnie i czujne monitorowanie płynności w projekcie!
