Poradnik Beneficjenta:

Monitorowanie płynności finansowej

opublikowano:

Trójkąt zarządzania projektami obejmuje – budżet, zakres i czas. Zarządzanie budżetem i czasem sprowadza się przede wszystkim do zarządzania finansami w projekcie i zapewnienia płynnych dostaw/usług. W tym kontekście najważniejsze jest monitorowanie płynności – zarówno na poziomie projektu jak i podmiotu go realizującego. Oczywiście z uwzględnieniem całości prac pozaprojektowych. Zarządzanie płynnością nie powinno sprawiać problemów, gdy dobrze zaplanujemy budżet we wniosku, a dodatkowo po otrzymaniu dofinansowania i podpisaniu umowy, skupimy się na urealnieniu wydatków w czasie. Co najważniejsze, wszystko to z uwzględnieniem zapisów potencjalnego finansowania projektu z zaliczki.

Terminowe wnioskowanie o zaliczkę

W zależności od zapisów umowy, możliwe jest otrzymanie w formie zaliczki (jako jeden przelew) zwykle maksymalnie do 40% dofinansowania. (NCBR niestety ma dodatkowe wytyczne dot. badania potencjalnego ryzyka wypłacalności beneficjenta, stąd można dostać wiadomość o niższym % dofinansowania). Bardzo ważne jest dostosowanie zaliczki do planowanych kwot – nie zawsze warto wnioskować o maksymalną wysokość jeśli w wymaganym terminie rozliczenia zaliczki (180 dni) nie uda się jej rozliczyć. Oczywiście sytuacja ta jest realna, gdy potencjalnie możemy liczyć na szybką wypłatę kolejnej zaliczki.*

*Takie podejście cechuje NCBR, gdzie koszty rozliczające poprzednią zaliczkę nie muszą być sprawdzone, aby otrzymać kolejną. Sytuacja się komplikuje przy projektach regionalnych czy PARPowych – tam okres sprawdzania wniosku wydłuża się do 60 dni. Wystarczy prośba opiekuna o oddzielne oświadczenie czy wyjaśnienie i mamy przestój, bo wydłużają sprawdzenie wniosku o kolejne 60 dni. Trzeba to mieć oczywiście na uwadze.

Chronologia działania w przypadku zaliczki

  1. Wnioskowanie o zaliczkę
  2. Termin na sprawdzenie wniosku o płatność w świetle umowy o dofinansowanie (o ile jest poprawnie złożony) wynosi 21 dni w NCBR, a 60 dni w PARP. Z reguły jednak zaliczki są sprawdzane w kilka dni od daty wnioskowania. To oczywiście zależy od opiekuna i ew. sytuacji w instytucji. Obecnie okres ten jest wydłużony w NCBR z racji trwających zmian organizacyjnych.
  3. Zaliczka przelana jest w przeciągu około 2 tygodni – zgodnie z terminarzem Banku Gospodarstwa Krajowego.
  4. Zaliczka wpływa na konto.
  5. Od tego dnia liczy się np. 90 dni, 180 dni lub 6 miesięcy na rozliczenie zaliczki. Rozlicznie zaliczki oznacza złożenie wniosku o płatność z kosztami kwalifikowalnymi lub zwrot zaliczki.
  6. Czy mamy w planie tyle kosztów na rozliczenie zaliczki, aby rozliczyć ją w ciągu tych 180 dni? Jeśli nie – zawsze możemy zwrócić brakującą kwotę a w międzyczasie wnioskować o kolejną zaliczkę. Taki zabieg zapełni nam możliwą lukę finansową.

Rozliczenie zaliczki i wnioskowanie o kolejną

Wnioskowanie o kolejną zaliczkę nie oznacza konieczności wydania jej w 100%. Aby otrzymać kolejną zaliczkę, musimy rozliczyć jedynie 70% dotychczasowej zaliczki.*

*W przypadku PARP kolejna zaliczka jest pomniejszana o kwotę dotychczas nierozliczoną. Dla przykładu: jeśli dostaniemy 100 000,00 zł jako zaliczkę i rozliczymy jedynie 75 000,00 zł a zawnioskujemy o kolejne 100 000,00 zł, to dostaniemy kwotę wnioskowaną (100 tys.) pomniejszoną o kwotę nierozliczoną (25 tys.), czyli 75 tys. zł.

W umowie widnieje zapis o dwóch możliwościach rozliczenia zaliczki – albo wykazując we wniosku koszty rozliczające zaliczkę albo dokonując zwrotu środków. Niewykorzystana zaliczka musi być zwrócona na konto BGK – tego samego, z którego wpłynęła zaliczka. W przeciwnym wypadku płaci się odsetki ustawowe (chociaż ostatnio odchodzi się od tego).

Mamy zatem dwie opcje:

  1. Planujemy zaliczki w taki sposób, aby wykazać koszty, które by pokryła w ciągu 180 dni. Czyli bierzemy mniej zaliczki niż maksimum z umowy.
  2. Bierzemy całość i dokonujemy zwrotu części niewykorzystanej jeśli będzie taka konieczność. Jeśli nie damy rady rozliczyć zaliczki w terminie 180 dni, a potrzebujemy następną na poczet kolejnych wydatków– warto zwrócić brakującą część do rozliczenia 70%, by uratować płynność finansową.

Bieżący monitoring wydatkowania

Bieżący monitoring wydatkowania umożliwia urealnić czasowe płatności za dane koszty. Analiza danych finansowych powinna odbywać się w czasie rzeczywistym.

Dla przykładu. Wynagrodzeń nie przypisujemy do miesiąca, w którym jest wykonywana praca, ale uwzględniamy dzień wypłaty. Praca za styczeń płatna w lutym oznacza najczęściej, że ZUS i US będzie płatny dopiero w marcu. Zatem dla niektórych projektów będzie można rozliczyć zaliczkę nie z końcem stycznia, ale z końcem marca – po zapłacie ZUS i US (o tym często się zapomina).

Umożliwia to monitorowanie postępu, a także dokonywanie niezbędnych przesunięć wydatków. Dzięki temu możliwa będzie optymalizacja kosztowa oraz maksymalizacja wykorzystania dofinansowania. Ponadto takim zabiegiem zadbamy o zachowanie płynności finansowej – zarówno realizowanego projektu jak i niejednokrotnie całego przedsiębiorstwa. W przypadku zamówień monitorowanie sprowadza się do analizy potrzeb na usługi czy dostawy i realnego ich dostarczenia/wykonania uwzględniając ewentualną procedurę zamówień.

Bieżący monitoring jest zatem niczym innym, jak porównaniem podejścia:

  • stricte memoriałowego (czyli wg okresu/daty wystawienia, np. data wystawienia faktury, okres, którego dotyczy praca)
  • do kasowego (czyli w jakim miesiącu schodzi kasa z rachunku bankowego tytułem określonych płatności).

Jedynie kontrola podejścia memoriałowego i kasowego daje możliwość urealnienia płynności. Warto uwzględnić to w planowanej zaliczce nr 1. W dużej mierze warto brać maksymalną zaliczkę, by później ją ewentualnie w odpowiedniej części zwrócić i mieć furtkę do kolejnej zaliczki, która by się procedowała w tzw. międzyczasie. Część, która pozostała, byłaby do wykorzystania do czasu wypłaty kolejnej.

Inne aspekty wpływu na płynność finansową

Pomijając kwestię zaliczek, aby poprawiać płynność, rozpatruje się również inne możliwości. Mogą to być np:

  • kredyt obrotowy,
  • wpłata pożyczki od wspólnika,
  • analizowanie kredytu kupieckiego przy zamówieniach,
  • negocjowanie terminów płatności zgodnie z obowiązującymi przepisami w tej materii (np. dla MŚP termin ewentualnego płacenia może się opóźnić do 60 dni)
  • aspekt windykacji swoich należności od kontrahentów.

Wszystko zależy od potrzeb projektowych, przedsiębiorstwa – czy w ogóle od tego, co jest priorytetem dla nas teraz w tym momencie. Najważniejsze jest każdorazowe rozpatrywanie sytuacji indywidualnie.

Udostępnij
Jeżeli zdobyta wiedza jest dla Ciebie pomocna,
udostępnij ten artykuł, aby i inni mogli z niej skorzystać.
O autorze:

Justyna Pieńko

Justyna Pieńko
linkedin
email
telefon
Jako były wieloletni pracownik Narodowego Centrum Badań i Rozwoju od ponad dziesięciu lat zajmuję się projektami finansowanymi z UE z różnych źródeł. W swojej pracy etatowej rozliczałam projekty zarówno z POIG jak i POKL, POIR, 6PR i 7PR, H2020, projekty krajowe, np. celowe, PBS, PBR, międzynarodowe, Eureka!, Eurostars, umowy dwustronne, wielostronne. Były wśród nich zarówno te, które rozliczałam jako opiekun projektu jak również takie, którymi NCBR był koordynatorem czy partnerem. Koordynowałam również projekty finansowane z PARP, LAWR i RIF Mazowsze, Łódź – tym razem już od strony beneficjenta. Zetknięcie tych dwóch światów a także moje właściwe podejście do tzw. „klienta” owocuje w prawidłowo rozliczonych projektach.