Zamówienia w projekcie UE

Podstawowa zasada dokonywania zamówień w projektach wynika z punktu 6.5 Wytycznych Kwalifikowalności Kosztów „o udzielaniu zamówień w projektach”. Mówi ona o tym, że zamówienia o szacunkowej wartości:

• powyżej 50 tys. zł netto udziela się „w sposób zapewniający przejrzystość oraz zachowanie uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców”
• od 20 tys. zł do granicy 50 tys. zł włącznie „wydatki w ramach projektu muszą być ponoszone w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny”, co „następuje w drodze przeprowadzenia i udokumentowania rozeznania rynku”.

Kwestie wydatkowania na zamówienia o wartości poniżej 20 tys. zł nie są uregulowane, jednakże racjonalność wydatków musi być udowodniona.

UWAGA! W przypadku, gdy jesteśmy zobligowani do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych przedmiotowo (np. roboty budowlane) lub podmiotowo (np. jako jednostka budżetowa) nie musimy stosować Wytycznych w punkcie 6.5. Dzieje się tak ponieważ PZP jest bardziej restrykcyjne, więc z obowiązku stosujemy właśnie je. Zastosowanie PZP oznacza zatem dochowanie zapisów punktu 6.5 Wytycznych.

Systematyka działań w zamówieniach

Systematyka działań w zamówieniach wymaga wykonania wielu kroków zanim rozpoczniemy działania w projekcie. W związku z tym trzeba mieć na uwadze proces zamówień, nawet rozpatrując wszelkie inne działania w projekcie.

Skutecznie przeprowadzony proces wymaga przejścia przez niżej wymienione kroki:

1. Opracowanie przedmiotu zamówienia.
   1. Badanie pod kątem tożsamości:
      • podmiotowej,
      • przedmiotowej,
      • czasowej;
   2. Określenie ostatecznego przedmiotu zamówienia w oparciu o punkt a (tożsamości).
2. Szacowanie wartości zamówienia
   1. Wysyłanie zapytań do potencjalnych oferentów.
   2. Określenie (zazwyczaj) średniej wartości zamówienia – jako docelowa wartość szacowana zamówienia.
   3. Notatka z szacowania.
3. Określenie trybu udzielenia zamówienia
   1. Udzielenie zamówienia wg wewnętrznych procedur z zachowaniem racjonalności, efektywności i przejrzystości wydatku.
   2. Rozeznanie rynku.
   3. Zasada konkurencyjności.
4. Przygotowanie treści dokumentu w zależności od wybranego trybu:
   1. Treść maila do wysyłki – dla zamówień o wartości szacowanej do 50 tys. zł włącznie.
   2. Zapytanie ofertowe (nieobligatoryjne) – dla zamówień o wartości szacowanej powyżej 50 tys. zł.
5.  Dokonanie upublicznienia:
   1. Strona internetowa.
   2. Baza konkurencyjności.
6. Otwarcie ofert i dokonanie ich oceny.
7. Poinformowanie o wyniku postępowania ofertowego.
8. Zawarcie umowy z wybranym Wykonawcą.
9. Realizacja zamówienia.
10. Końcowe rozliczenie z Wykonawcą.

 Każdy krok omówiony z osobna znajdziesz w oddzielnym wpisie:

• 1. Opracowanie przedmiotu zamówienia
• 2. Szacowanie wartości zamówienia
• 3. Określenie trybu udzielenia zamówienia
• 4. Przygotowanie treści dokumentu zapytania cz.1
• 5. Przygotowanie treści dokumentu zapytania cz.2
• 6. Krok 4: Przygotowanie treści dokumentu zapytania cz.3
• 7. Krok 4: Przygotowanie treści dokumentu zapytania cz.4
• 8. Kroki 5-10: dokonanie upublicznienia, otwarcie ofert i dokonanie ich oceny, poinformowanie o wyniku postępowania ofertowego, zawarcie umowy z wybranym Wykonawcą, realizacja zamówienia, końcowe rozliczenie z Wykonawcą