Poradnik Beneficjenta

dekor

Zamówienia w projekcie UE

opublikowano:

Podstawowa zasada dokonywania zamówień w projektach wynika z punktu 6.5 Wytycznych Kwalifikowalności Kosztów „o udzielaniu zamówień w projektach”. Mówi ona o tym, że zamówienia o szacunkowej wartości:

  • powyżej 50 tys. zł netto udziela się „w sposób zapewniający przejrzystość oraz zachowanie uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców”
  • od 20 tys. zł do granicy 50 tys. zł włącznie „wydatki w ramach projektu muszą być ponoszone w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny”, co „następuje w drodze przeprowadzenia i udokumentowania rozeznania rynku”.

Kwestie wydatkowania na zamówienia o wartości poniżej 20 tys. zł nie są uregulowane, jednakże racjonalność wydatków musi być udowodniona.

UWAGA! W przypadku, gdy jesteśmy zobligowani do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych przedmiotowo (np. roboty budowlane) lub podmiotowo (np. jako jednostka budżetowa) nie musimy stosować Wytycznych w punkcie 6.5. Dzieje się tak ponieważ PZP jest bardziej restrykcyjne, więc z obowiązku stosujemy właśnie je. Zastosowanie PZP oznacza zatem dochowanie zapisów punktu 6.5 Wytycznych.

Systematyka działań w zamówieniach

Systematyka działań w zamówieniach wymaga wykonania wielu kroków zanim rozpoczniemy działania w projekcie. W związku z tym trzeba mieć na uwadze proces zamówień, nawet rozpatrując wszelkie inne działania w projekcie.

Skutecznie przeprowadzony proces wymaga przejścia przez niżej wymienione kroki:

  1. Opracowanie przedmiotu zamówienia.
    1. Badanie pod kątem tożsamości:
      • podmiotowej,
      • przedmiotowej,
      • czasowej;
    2. Określenie ostatecznego przedmiotu zamówienia w oparciu o punkt a (tożsamości).
  2. Szacowanie wartości zamówienia
    1. Wysyłanie zapytań do potencjalnych oferentów.
    2. Określenie (zazwyczaj) średniej wartości zamówienia – jako docelowa wartość szacowana zamówienia.
    3. Notatka z szacowania.
  3. Określenie trybu udzielenia zamówienia
    1. Udzielenie zamówienia wg wewnętrznych procedur z zachowaniem racjonalności, efektywności i przejrzystości wydatku.
    2. Rozeznanie rynku.
    3. Zasada konkurencyjności.
  4. Przygotowanie treści dokumentu w zależności od wybranego trybu:
    1. Treść maila do wysyłki – dla zamówień o wartości szacowanej do 50 tys. zł włącznie.
    2. Zapytanie ofertowe (nieobligatoryjne) – dla zamówień o wartości szacowanej powyżej 50 tys. zł.
  5.  Dokonanie upublicznienia:
    1. Strona internetowa.
    2. Baza konkurencyjności.
  6. Otwarcie ofert i dokonanie ich oceny.
  7. Poinformowanie o wyniku postępowania ofertowego.
  8. Zawarcie umowy z wybranym Wykonawcą.
  9. Realizacja zamówienia.
  10. Końcowe rozliczenie z Wykonawcą.

 Każdy krok omówiony z osobna znajdziesz w oddzielnym wpisie:

Udostępnij
Jeżeli zdobyta wiedza jest dla Ciebie pomocna,
udostępnij ten artykuł, aby i inni mogli z niej skorzystać.
O autorze:
Justyna Pieńko
linkedin
email
telefon

Justyna Pieńko

Jako były wieloletni pracownik Narodowego Centrum Badań i Rozwoju od ponad dziesięciu lat zajmuję się projektami finansowanymi z UE z różnych źródeł. W swojej pracy etatowej rozliczałam projekty zarówno z POIG jak i POKL, POIR, 6PR i 7PR, H2020, projekty krajowe, np. celowe, PBS, PBR, międzynarodowe, Eureka!, Eurostars, umowy dwustronne, wielostronne. Były wśród nich zarówno te, które rozliczałam jako opiekun projektu jak również takie, którymi NCBR był koordynatorem czy partnerem. Koordynowałam również projekty finansowane z PARP, LAWR i RIF Mazowsze, Łódź – tym razem już od strony beneficjenta. Zetknięcie tych dwóch światów a także moje właściwe podejście do tzw. „klienta” owocuje w prawidłowo rozliczonych projektach.