Podstawowa zasada dokonywania zamówień w projektach wynika z punktu 6.5 Wytycznych Kwalifikowalności Kosztów „o udzielaniu zamówień w projektach”. Mówi ona o tym, że zamówienia o szacunkowej wartości:
- powyżej 50 tys. zł netto udziela się „w sposób zapewniający przejrzystość oraz zachowanie uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców”
- od 20 tys. zł do granicy 50 tys. zł włącznie „wydatki w ramach projektu muszą być ponoszone w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny”, co „następuje w drodze przeprowadzenia i udokumentowania rozeznania rynku”.
Kwestie wydatkowania na zamówienia o wartości poniżej 20 tys. zł nie są uregulowane, jednakże racjonalność wydatków musi być udowodniona.
UWAGA! W przypadku, gdy jesteśmy zobligowani do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych przedmiotowo (np. roboty budowlane) lub podmiotowo (np. jako jednostka budżetowa) nie musimy stosować Wytycznych w punkcie 6.5. Dzieje się tak ponieważ PZP jest bardziej restrykcyjne, więc z obowiązku stosujemy właśnie je. Zastosowanie PZP oznacza zatem dochowanie zapisów punktu 6.5 Wytycznych.
Systematyka działań w zamówieniach
Systematyka działań w zamówieniach wymaga wykonania wielu kroków zanim rozpoczniemy działania w projekcie. W związku z tym trzeba mieć na uwadze proces zamówień, nawet rozpatrując wszelkie inne działania w projekcie.
Skutecznie przeprowadzony proces wymaga przejścia przez niżej wymienione kroki:
- Opracowanie przedmiotu zamówienia.
- Badanie pod kątem tożsamości:
- podmiotowej,
- przedmiotowej,
- czasowej;
- Określenie ostatecznego przedmiotu zamówienia w oparciu o punkt a (tożsamości).
- Badanie pod kątem tożsamości:
- Szacowanie wartości zamówienia
- Wysyłanie zapytań do potencjalnych oferentów.
- Określenie (zazwyczaj) średniej wartości zamówienia – jako docelowa wartość szacowana zamówienia.
- Notatka z szacowania.
- Określenie trybu udzielenia zamówienia
- Udzielenie zamówienia wg wewnętrznych procedur z zachowaniem racjonalności, efektywności i przejrzystości wydatku.
- Rozeznanie rynku.
- Zasada konkurencyjności.
- Przygotowanie treści dokumentu w zależności od wybranego trybu:
- Treść maila do wysyłki – dla zamówień o wartości szacowanej do 50 tys. zł włącznie.
- Zapytanie ofertowe (nieobligatoryjne) – dla zamówień o wartości szacowanej powyżej 50 tys. zł.
- Dokonanie upublicznienia:
- Strona internetowa.
- Baza konkurencyjności.
- Otwarcie ofert i dokonanie ich oceny.
- Poinformowanie o wyniku postępowania ofertowego.
- Zawarcie umowy z wybranym Wykonawcą.
- Realizacja zamówienia.
- Końcowe rozliczenie z Wykonawcą.
Każdy krok omówiony z osobna znajdziesz w oddzielnym wpisie:
Jeżeli zdobyta wiedza jest dla Ciebie pomocna,
udostępnij ten artykuł, aby i inni mogli z niej skorzystać.