Wniosek o płatność to podstawowy dokument, na podstawie którego wypłacane jest dofinansowanie. Wniosek może:
- Przedstawiać koszty poniesione w okresie sprawozdawanym:
- refundację,
- rozliczający zaliczkę;
- Nie przedstawiać kosztów, a polegać na:
- tzw. „prośbie” o zaliczkę,
- przedstawieniu tylko kilku zdań na temat realizacji projektu z danego okresu (wniosek sprawozdawczy);
W zależności od sytuacji w projekcie możemy złożyć następujące wnioski o płatność:
Wniosek o refundację
- Gdy ponieśliśmy koszty z własnego konta, jednocześnie nie przelewając sobie zwrotu części kosztów z otrzymanej zaliczki. W tym wypadku chcemy pokazać wydatki we wniosku, by otrzymać odpowiedni zwrot części tych kosztów.
- Gdy ponieśliśmy koszty po części z konta własnego, a po części z konta zaliczkowego. Wówczas chcemy to przedstawić we wniosku, by otrzymać zwrot za tą część ponad koszty poniesione z konta zaliczkowego. Wtedy będzie to również wniosek rozliczający zaliczkę.
Wniosek rozliczający zaliczkę
Gdy ponosiliśmy koszty z konta zaliczkowego i chcemy teraz sprawozdać, że je wydaliśmy.
Wniosek sprawozdawczy
Gdy chcemy przedstawić jedynie fakt, że działania merytoryczne w projekcie są wykonywane. Jeszcze nie ponieśliśmy kosztów z tytułu wykonywania projektu.
Przykład 1 Czekamy na wykonanie ekspertyzy. Proces ten trwa kilka miesięcy i dopiero po tym okresie możemy dalej działać w projekcie.
Przykład 2 Inny przykład to brak środków na dokonanie zapłaty za poszczególne koszty. Tu pojawia się konieczność oczekiwania na kredyt obrotowy, aby te koszty ponieść. Zatem okres oczekiwania możemy sprawozdać w takim właśnie wniosku.
Uwaga! Każdy wniosek o refundację i rozliczający zaliczkę będzie jednocześnie wnioskiem sprawozdawczym! System SL2014 sam to zaznaczy.
Wniosek o zaliczkę
- Gdy pierwszy raz chcemy wnioskować o zaliczkę i dotychczas nie złożyliśmy żadnego wniosku o płatność.
- Gdy dotychczas rozliczyliśmy w poprzednich wnioskach łącznie 70% zaliczek.
Uwaga! Możliwe jest złożenie samego wniosku o zaliczkę, jeśli okres sprawozdawczy jest jednodniowy. Trzeba jednakże pamiętać, że część sprawozdawcza jest wymagana w przypadku złożenia wniosku o zaliczkę będącego jednocześnie wnioskiem sprawozdawczym.

Wnioski o płatność przedstawiające koszty
- wniosek o refundację,
- rozliczający zaliczkę,
- o refundację rozliczający zaliczkę;
Podstawą do sporządzenia wniosku o płatność przedstawiającego poniesione koszty jest wypełnienie Zestawienia Dokumentów.
- W systemie SL2014 w wybranym już wniosku o płatność wybieramy zakładkę „Postęp finansowy” i eksportujemy „Zestawienie Dokumentów” do MS Excel.
- Dane w Zestawieniu wypełniamy zgodnie z nazwami kolumn.
- Następnie tak przygotowany plik importujemy do wniosku.
- W kolumnie „Uwagi” warto jest wpisywać np. numer postępowania ofertowego czy nazwisko pracownika.
- Kolumna dot. kategorii kosztów uzupełniana jest na zasadzie wyboru z listy rozwijanej (ta lista odnosi się do innego arkusza, który można „odkryć” w ww. Zestawieniu Dokumentów).
Uwaga! NCBR (Instytucja Finansująca) wychodzi z założenia, że kolumna w Zestawieniu Dokumentów „Wydatki Kwalifikowalne” jest równa kolumnie „Wydatki Ogółem”!
Tak przygotowane Zestawienie Dokumentów to szybki sposób na odpowiednie wprowadzenie danych dot. postępu finansowego, na podstawie których możemy dalej uzupełniać wniosek o płatność. W ten sposób mamy zrealizowaną kwestię kosztów bezpośrednich.
Na dalszym etapie zajmujemy się kwestią kosztów pośrednich.
- Zliczoną w systemie sumę kosztów kwalifikowalnych (bez podwykonawstwa) oraz przypadające im dofinansowanie zapisujemy „na boku”.
- Umożliwi nam to przeliczenie ryczałtu jako „%” z umowy przemnożony przez zapisane koszty kwalifikowalne.
- Badania przemysłowe i prace rozwojowe – 25%
- Prace przedwdrożeniowe – zwykle 15%*
*Warto przeliczyć ten % z budżetu projektu, bo w niektórych konkursach wychodzi on nawet ponad 17%
3. Te kwoty wpisujemy w Postępie finansowym w zakładce „Wydatki rozliczane ryczałtowo”.
Mamy już koszty kwalifikowalne bezpośrednie (dodajemy podwykonawstwo, jeśli było) i pośrednie oraz odpowiadające im dofinansowanie. Suma odpowiednio dwóch grup: kosztów i dofinansowania posłuży nam dalej do wyliczeń.
Postęp rzeczowy
- Wskaźnik produktu – inwestycje prywatne: od sumy kosztów kwalifikowalnych odejmujemy odpowiadające im dofinansowanie.
Postęp finansowy – ciąg dalszy
- Źródła finansowania:
- Środki wspólnotowe – wpisujemy kwotę dofinansowania w obydwu kolumnach;
- Środki prywatne – wpisujemy „inwestycje prywatne”;
Suma w obydwu kolumnach powinna być równa sumie kosztów kwalifikowalnych.
2. Rozliczenie zaliczki:
W tej części wniosku o płatność uzupełniamy informacje o dotychczas otrzymanych środkach tytułem zaliczki.
- Należy uzupełnić wiersze kwotami dotychczas otrzymanych zaliczek.
- Poniżej wpiszemy jaką kwotę zaliczki zwróciliśmy.*
*Zdarza się zwracanie zaliczki, aby ją rozliczyć we wskazanym terminie. Czasem zwracana jest jedynie jej część, jeśli zależy nam na szybszym otrzymaniu kolejnej.
- Następnie uzupełniamy poniższe wiersze kwotami dotychczas rozliczonej zaliczki w poprzednich wnioskach.
- Jeszcze niżej wpisujemy kwotę rozliczaną bieżącym wnioskiem.
Uwaga! Pamiętajmy, aby w pierwszej zakładce wpisać odpowiednio kwotę refundacji/zaliczki, jeśli o nią wnioskujemy! System nie zlicza tego automatycznie.
Może cię także zainteresować:
- Raportowanie w projekcie UE
- Opis dokumentu do rozliczenia dotacji – jak ułatwić sobie pracę? Pobierz wzór Excel!
- 8 rzeczy, które musisz wiedzieć, aby zrealizować projekt unijny
- Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków w Projektach UE z moim komentarzem
- Jak ChatGPT wpływa na realizację projektu? Kilka przykładów