Poradnik Beneficjenta

dekor

Wniosek o płatność

opublikowano:

Wniosek o płatność to podstawowy dokument, na podstawie którego wypłacane jest dofinansowanie. Wniosek może:

  1. Przedstawiać koszty poniesione w okresie sprawozdawanym:
    • refundację,
    • rozliczający zaliczkę;
  2. Nie przedstawiać kosztów, a polegać na:
    • tzw. „prośbie” o zaliczkę,
    • przedstawieniu tylko kilku zdań na temat realizacji projektu z danego okresu (wniosek sprawozdawczy);

W zależności od sytuacji w projekcie możemy złożyć następujące wnioski o płatność:

Wniosek o refundację

  1. Gdy ponieśliśmy koszty z własnego konta, jednocześnie nie przelewając sobie zwrotu części kosztów z otrzymanej zaliczki. W tym wypadku chcemy pokazać wydatki we wniosku, by otrzymać odpowiedni zwrot części tych kosztów.
  2. Gdy ponieśliśmy koszty po części z konta własnego, a po części z konta zaliczkowego. Wówczas chcemy to przedstawić we wniosku, by otrzymać zwrot za tą część ponad koszty poniesione z konta zaliczkowego. Wtedy będzie to również wniosek rozliczający zaliczkę.

Wniosek rozliczający zaliczkę

Gdy ponosiliśmy koszty z konta zaliczkowego i chcemy teraz sprawozdać, że je wydaliśmy.

Wniosek sprawozdawczy

Gdy chcemy przedstawić jedynie fakt, że działania merytoryczne w projekcie są wykonywane. Jeszcze nie ponieśliśmy kosztów z tytułu wykonywania projektu.

Przykład 1 Czekamy na wykonanie ekspertyzy. Proces ten trwa kilka miesięcy i dopiero po tym okresie możemy dalej działać w projekcie.

Przykład 2 Inny przykład to brak środków na dokonanie zapłaty za poszczególne koszty. Tu pojawia się konieczność oczekiwania na kredyt obrotowy, aby te koszty ponieść. Zatem okres oczekiwania możemy sprawozdać w takim właśnie wniosku.

Uwaga! Każdy wniosek o refundację i rozliczający zaliczkę będzie jednocześnie wnioskiem sprawozdawczym! System SL2014 sam to zaznaczy.

Wniosek o zaliczkę

  1. Gdy pierwszy raz chcemy wnioskować o zaliczkę i dotychczas nie złożyliśmy żadnego wniosku o płatność.
  2. Gdy dotychczas rozliczyliśmy w poprzednich wnioskach łącznie 70% zaliczek.

Uwaga! Możliwe jest złożenie samego wniosku o zaliczkę, jeśli okres sprawozdawczy jest jednodniowy. Trzeba jednakże pamiętać, że część sprawozdawcza jest wymagana w przypadku złożenia wniosku o zaliczkę będącego jednocześnie wnioskiem sprawozdawczym.

Wnioski o płatność przedstawiające koszty

  • wniosek o refundację,
  • rozliczający zaliczkę,
  • o refundację rozliczający zaliczkę;

Podstawą do sporządzenia wniosku o płatność przedstawiającego poniesione koszty jest wypełnienie Zestawienia Dokumentów.

  1. W systemie SL2014 w wybranym już wniosku o płatność wybieramy zakładkę „Postęp finansowy” i eksportujemy „Zestawienie Dokumentów” do MS Excel.
  2. Dane w Zestawieniu wypełniamy zgodnie z nazwami kolumn.
  3. Następnie tak przygotowany plik importujemy do wniosku.
  4. W kolumnie „Uwagi” warto jest wpisywać np. numer postępowania ofertowego czy nazwisko pracownika.
  5. Kolumna dot. kategorii kosztów uzupełniana jest na zasadzie wyboru z listy rozwijanej (ta lista odnosi się do innego arkusza, który można „odkryć” w ww. Zestawieniu Dokumentów).

Uwaga! NCBR (Instytucja Finansująca) wychodzi z założenia, że kolumna w Zestawieniu Dokumentów „Wydatki Kwalifikowalne” jest równa kolumnie „Wydatki Ogółem”!

Tak przygotowane Zestawienie Dokumentów to szybki sposób na odpowiednie wprowadzenie danych dot. postępu finansowego, na podstawie których możemy dalej uzupełniać wniosek o płatność. W ten sposób mamy zrealizowaną kwestię kosztów bezpośrednich.

Na dalszym etapie zajmujemy się kwestią kosztów pośrednich.

  1. Zliczoną w systemie sumę kosztów kwalifikowalnych (bez podwykonawstwa) oraz przypadające im dofinansowanie zapisujemy „na boku”.
  2. Umożliwi nam to przeliczenie ryczałtu jako „%” z umowy przemnożony przez zapisane koszty kwalifikowalne.
  • Badania przemysłowe i prace rozwojowe – 25%
  • Prace przedwdrożeniowe – zwykle 15%*

*Warto przeliczyć ten % z budżetu projektu, bo w niektórych konkursach wychodzi on nawet ponad 17%

3. Te kwoty wpisujemy w Postępie finansowym w zakładce „Wydatki rozliczane ryczałtowo”.

Mamy już koszty kwalifikowalne bezpośrednie (dodajemy podwykonawstwo, jeśli było) i pośrednie oraz odpowiadające im dofinansowanie. Suma odpowiednio dwóch grup: kosztów i dofinansowania posłuży nam dalej do wyliczeń.

Postęp rzeczowy

  • Wskaźnik produktu – inwestycje prywatne: od sumy kosztów kwalifikowalnych odejmujemy odpowiadające im dofinansowanie.

Postęp finansowy – ciąg dalszy

  1. Źródła finansowania:
  • Środki wspólnotowe – wpisujemy kwotę dofinansowania w obydwu kolumnach;
  • Środki prywatne – wpisujemy „inwestycje prywatne”;

Suma w obydwu kolumnach powinna być równa sumie kosztów kwalifikowalnych.

2. Rozliczenie zaliczki:

W tej części wniosku o płatność uzupełniamy informacje o dotychczas otrzymanych środkach tytułem zaliczki.

  • Należy uzupełnić wiersze kwotami dotychczas otrzymanych zaliczek.
  • Poniżej wpiszemy jaką kwotę zaliczki zwróciliśmy.*

*Zdarza się zwracanie zaliczki, aby ją rozliczyć we wskazanym terminie. Czasem zwracana jest jedynie jej część, jeśli zależy nam na szybszym otrzymaniu kolejnej.

  • Następnie uzupełniamy poniższe wiersze kwotami dotychczas rozliczonej zaliczki w poprzednich wnioskach.
  • Jeszcze niżej wpisujemy kwotę rozliczaną bieżącym wnioskiem.

Uwaga! Pamiętajmy, aby w pierwszej zakładce wpisać odpowiednio kwotę refundacji/zaliczki, jeśli o nią wnioskujemy! System nie zlicza tego automatycznie.

wniosek o płatność
Udostępnij
Jeżeli zdobyta wiedza jest dla Ciebie pomocna,
udostępnij ten artykuł, aby i inni mogli z niej skorzystać.
O autorze:
Justyna Pieńko
linkedin
email
telefon

Justyna Pieńko

Jako były wieloletni pracownik Narodowego Centrum Badań i Rozwoju od ponad dziesięciu lat zajmuję się projektami finansowanymi z UE z różnych źródeł. W swojej pracy etatowej rozliczałam projekty zarówno z POIG jak i POKL, POIR, 6PR i 7PR, H2020, projekty krajowe, np. celowe, PBS, PBR, międzynarodowe, Eureka!, Eurostars, umowy dwustronne, wielostronne. Były wśród nich zarówno te, które rozliczałam jako opiekun projektu jak również takie, którymi NCBR był koordynatorem czy partnerem. Koordynowałam również projekty finansowane z PARP, LAWR i RIF Mazowsze, Łódź – tym razem już od strony beneficjenta. Zetknięcie tych dwóch światów a także moje właściwe podejście do tzw. „klienta” owocuje w prawidłowo rozliczonych projektach.