Wniosek o płatność

Wniosek o płatność to podstawowy dokument, na podstawie którego wypłacane jest dofinansowanie. Wniosek może:

1. Przedstawiać koszty poniesione w okresie sprawozdawanym:
   • refundację,
   • rozliczający zaliczkę;
2. Nie przedstawiać kosztów, a polegać na:
   • tzw. „prośbie” o zaliczkę,
   • przedstawieniu tylko kilku zdań na temat realizacji projektu z danego okresu (wniosek sprawozdawczy);

W zależności od sytuacji w projekcie możemy złożyć następujące wnioski o płatność:

Wniosek o refundację

1. Gdy ponieśliśmy koszty z własnego konta, jednocześnie nie przelewając sobie zwrotu części kosztów z otrzymanej zaliczki. W tym wypadku chcemy pokazać wydatki we wniosku, by otrzymać odpowiedni zwrot części tych kosztów.
2. Gdy ponieśliśmy koszty po części z konta własnego, a po części z konta zaliczkowego. Wówczas chcemy to przedstawić we wniosku, by otrzymać zwrot za tą część ponad koszty poniesione z konta zaliczkowego. Wtedy będzie to również wniosek rozliczający zaliczkę.

Wniosek rozliczający zaliczkę

Gdy ponosiliśmy koszty z konta zaliczkowego i chcemy teraz sprawozdać, że je wydaliśmy.

Wniosek sprawozdawczy

Gdy chcemy przedstawić jedynie fakt, że działania merytoryczne w projekcie są wykonywane. Jeszcze nie ponieśliśmy kosztów z tytułu wykonywania projektu.

Przykład 1 Czekamy na wykonanie ekspertyzy. Proces ten trwa kilka miesięcy i dopiero po tym okresie możemy dalej działać w projekcie.

Przykład 2 Inny przykład to brak środków na dokonanie zapłaty za poszczególne koszty. Tu pojawia się konieczność oczekiwania na kredyt obrotowy, aby te koszty ponieść. Zatem okres oczekiwania możemy sprawozdać w takim właśnie wniosku.

Uwaga! Każdy wniosek o refundację i rozliczający zaliczkę będzie jednocześnie wnioskiem sprawozdawczym! System SL2014 sam to zaznaczy.

Wniosek o zaliczkę

1. Gdy pierwszy raz chcemy wnioskować o zaliczkę i dotychczas nie złożyliśmy żadnego wniosku o płatność.
2. Gdy dotychczas rozliczyliśmy w poprzednich wnioskach łącznie 70% zaliczek.

Uwaga! Możliwe jest złożenie samego wniosku o zaliczkę, jeśli okres sprawozdawczy jest jednodniowy. Trzeba jednakże pamiętać, że część sprawozdawcza jest wymagana w przypadku złożenia wniosku o zaliczkę będącego jednocześnie wnioskiem sprawozdawczym.

Wnioski o płatność przedstawiające koszty

• wniosek o refundację,
• rozliczający zaliczkę,
• o refundację rozliczający zaliczkę;

Podstawą do sporządzenia wniosku o płatność przedstawiającego poniesione koszty jest wypełnienie Zestawienia Dokumentów.

1. W systemie SL2014 w wybranym już wniosku o płatność wybieramy zakładkę „Postęp finansowy” i eksportujemy „Zestawienie Dokumentów” do MS Excel.
2. Dane w Zestawieniu wypełniamy zgodnie z nazwami kolumn.
3. Następnie tak przygotowany plik importujemy do wniosku.
4. W kolumnie „Uwagi” warto jest wpisywać np. numer postępowania ofertowego czy nazwisko pracownika.
5. Kolumna dot. kategorii kosztów uzupełniana jest na zasadzie wyboru z listy rozwijanej (ta lista odnosi się do innego arkusza, który można „odkryć” w ww. Zestawieniu Dokumentów).

Uwaga! NCBR (Instytucja Finansująca) wychodzi z założenia, że kolumna w Zestawieniu Dokumentów „Wydatki Kwalifikowalne” jest równa kolumnie „Wydatki Ogółem”!

Tak przygotowane Zestawienie Dokumentów to szybki sposób na odpowiednie wprowadzenie danych dot. postępu finansowego, na podstawie których możemy dalej uzupełniać wniosek o płatność. W ten sposób mamy zrealizowaną kwestię kosztów bezpośrednich.

Na dalszym etapie zajmujemy się kwestią kosztów pośrednich.

1. Zliczoną w systemie sumę kosztów kwalifikowalnych (bez podwykonawstwa) oraz przypadające im dofinansowanie zapisujemy „na boku”.
2. Umożliwi nam to przeliczenie ryczałtu jako „%” z umowy przemnożony przez zapisane koszty kwalifikowalne.

• Badania przemysłowe i prace rozwojowe – 25%
• Prace przedwdrożeniowe – zwykle 15%*

*Warto przeliczyć ten % z budżetu projektu, bo w niektórych konkursach wychodzi on nawet ponad 17%

3. Te kwoty wpisujemy w Postępie finansowym w zakładce „Wydatki rozliczane ryczałtowo”.

Mamy już koszty kwalifikowalne bezpośrednie (dodajemy podwykonawstwo, jeśli było) i pośrednie oraz odpowiadające im dofinansowanie. Suma odpowiednio dwóch grup: kosztów i dofinansowania posłuży nam dalej do wyliczeń.

Postęp rzeczowy

• Wskaźnik produktu – inwestycje prywatne: od sumy kosztów kwalifikowalnych odejmujemy odpowiadające im dofinansowanie.

Postęp finansowy – ciąg dalszy

1. Źródła finansowania:

• Środki wspólnotowe – wpisujemy kwotę dofinansowania w obydwu kolumnach;
• Środki prywatne – wpisujemy „inwestycje prywatne”;

Suma w obydwu kolumnach powinna być równa sumie kosztów kwalifikowalnych.

2. Rozliczenie zaliczki:

W tej części wniosku o płatność uzupełniamy informacje o dotychczas otrzymanych środkach tytułem zaliczki.

• Należy uzupełnić wiersze kwotami dotychczas otrzymanych zaliczek.
• Poniżej wpiszemy jaką kwotę zaliczki zwróciliśmy.*

*Zdarza się zwracanie zaliczki, aby ją rozliczyć we wskazanym terminie. Czasem zwracana jest jedynie jej część, jeśli zależy nam na szybszym otrzymaniu kolejnej.

• Następnie uzupełniamy poniższe wiersze kwotami dotychczas rozliczonej zaliczki w poprzednich wnioskach.
• Jeszcze niżej wpisujemy kwotę rozliczaną bieżącym wnioskiem.

Uwaga! Pamiętajmy, aby w pierwszej zakładce wpisać odpowiednio kwotę refundacji/zaliczki, jeśli o nią wnioskujemy! System nie zlicza tego automatycznie.