Rozliczanie projektu unijnego związane jest z koniecznością wykonywania wielu zróżnicowanych czynności na etapie realizacji projektu. Od sporządzania dokumentacji związanej z wyborem wykonawców poszczególnych zadań w projekcie i kontrolą ich terminowej realizacji, aż po właściwe opracowanie dokumentacji niezbędnej do rozliczenia dotacji.
1. WSTĘPNA ANALIZA SYTUACJI PROJEKTOWEJ I WSPARCIE MERYTORYCZNE
Etap rozliczania i współpracy rozpoczyna się zwykle od dogłębnej analizy otoczenia projektowego. Przygotowuje się, sprawdza i prawidłowo opisuje wszelkie dokumenty potrzebne do rozliczenia projektu unijnego. Kompletuje się potrzebną dokumentację, analizuje wizję realizacji projektu z obowiązkami wynikającymi z umowy, czyli biurokratycznego systemu raportowania. Sprawdza się, czy wszelkie czynności dokonywane w ramach projektu były i są zgodne z zapisami umownymi oraz ramami prawnymi. Ponadto, w tzw. międzyczasie sporządza się dokumentację ofertową, przygotowuje umowy z wykonawcami, pracownikami i zleceniobiorcami. Jednocześnie dokonuje się optymalizacji decyzji, mianowicie sprawdza się, np. która opcja zatrudnienia będzie w danym przypadku najbardziej racjonalna.
2. BIEŻĄCY MONITORING FINANSOWY
Bieżący monitoring rozpoczyna się od sporządzenia przejrzystego pliku na potrzeby rozliczania projektu. Zawarte w nim informacje są stale modyfikowane wraz z narastającymi wydatkami, zamówieniami, zmieniającą się rzeczywistością projektową. Jego sprytna i zautomatyzowana konstrukcja umożliwia monitorowanie postępu a także dokonywanie niezbędnych przesunięć wydatków. Na tym etapie, jeśli potrzeba, maksymalizuje się wykorzystanie środków z dotacji.
Dobra praktyka! Rozpocząć możemy od pliku wygenerowanego z systemu SL2014 z wniosku. Plik nazywa się Zestawienie Dokumentów. W nim gromadzi się wszystkie kluczowe zdarzenia i informacje potrzebne do zarówno stałej kontroli jak i optymalizacji kosztowej projektu.
3. RAPORTOWANIE / SPRAWOZDAWCZOŚĆ
Realizując jakikolwiek projekt współfinansowany ze środków UE, należy rozliczyć się z dotacji z instytucją finansującą. Jest to bardzo ważna czynność, gdyż błędy w dokumentacji księgowej czy pozostałej mogą skutkować korektami, niosącymi za sobą konieczność zwrotu dotacji. Jest to szczególnie ważne w kontekście zamówień. Rozliczając projekt unijny należy składać wnioski o płatność (zaliczkową, pośrednią, końcową), na podstawie których będzie następowała wypłata dotacji. Do wniosku o płatność, składanego w celu rozliczenia poniesionych w projekcie unijnym wydatków, często załączą się wiele dokumentów. Do ich ewaluacji i przygotowania wymagana jest nie tylko znajomość umowy i wytycznych, ale także doświadczenie i obycie w temacie. Dużo również zależy od kontaktów/relacji z opiekunem projektu w instytucji finansującej.
4. SPRAWNE REAGOWANIE NA ZMIANY
Nie tylko w zarządzaniu finansowym projektów unijnych ale także w każdej innej dziedzinie zarządzania – kluczowe jest dokonanie starannej analizy ryzyka. Zmiany napotkane przy realizacji projektów są wielokrotnie losowe, niespodziewane i wydawać się może, że w razie ich napotkania znajdujemy się w sytuacji bez wyjścia. Ale dopóki się nie spróbuje to nie można mówić o sytuacjach bez wyjścia. Prawie zawsze wyjście jest, kwestia tylko czy jest ono akceptowalne i optymalne.
5. KONTROLA
Kontrola projektu obejmuje zarówno czynności dokonywane w ramach monitorowania zgodności dokumentacji z zobowiązaniami (wynikającymi z przepisów oraz Umowy) jak i kontrolę instytucji finansującej, która takową przeprowadzić może zarówno w trakcie jak i na końcu realizacji projektu a ponadto w czasie trwania okresu trwałości. Na tym etapie jeszcze raz sprawdza się poprawność dokumentacji, promocję projektu oraz zapisy na kontach księgowych dotyczących projektu.
Jest to piąty opisany przez nas krok, co nie oznacza że jest on krokiem ostatnim. Na koniec realizacji projektu wciąż (zgodnie z umową) obowiązuje nas obowiązek ewidencyjny i sprawozdawczy w ramach tzw. okresu trwałości.
Podsumowanie
Mimo wyodrębnienia przez nas kroków efektywnego rozliczania, granice między nimi są płynne i nie można jednocześnie powiedzieć kiedy kończy się jeden a zaczyna drugi. Cały proces rozliczania projektu wymaga ciągłej gotowości, elastyczności czasowej, bieżącego monitorowania i analizy, obserwacji w nieco szerszym spektrum oraz szybkiego i dynamicznego reagowania.
