Koszty pośrednie to te, które trudno przypisać bezpośrednio do danego zadania. Koszt pośredni – przykład – projektujesz/budujesz maszynę dla firmy X, a więc:
- ponosisz koszt prac podwykonawcy (pan Jan Nowak przyjeżdża omawiać co i jak ma wykonać jako część do maszyny
- część pracowników również pracuje nad maszyną dla firmy X
- koszty te z punktów 1 i 2 są bezpośrednie, bo bez nich nie powstanie maszyna
- koszt dodatkowy, jaki ponosisz, to np. księgowa, która wprowadza faktury od Jana Nowaka do ksiąg rachunkowych
- koszt kadrowej, która obsługuje pracowników, którzy pracują nad tą maszyną
- koszt sekretarki, która naszykuje dokumenty (np. umowę z Janem Nowakiem), kawę czy nawet przygotuje salę na spotkanie z firmą X, gdy omawiane są dane techniczne itp.
- telefony służbowe pracowników zaangażowanych w prace nad maszyną dla firmy X
- te koszty z punktu 4-7 nie są bezpośrednio związane z budową maszyny, ale ogólnie z działaniami firmy w zakresie dopięcia tematu maszyny dla firmy X
- Koszt bezpośredni jest jasny – bez tych kosztów nie ma maszyny
- Koszt pośredni to ten, który ciężko ocenić, czy gdyby go nie było to by maszyna powstała (ale z koeli… prąd jest zwykle pośrednim, bo zwykle cała hala nie skupia się na jednej maszynie tak jak księgowa nie czeka tylko na jedną fakturę)
Dlatego do wyliczenia kosztów pośrednich stosuje się tzw. „klucze” – czyli jakiś % od kosztów bezpośrednio związanych z zadaniem.
Koszty pośrednie w projekcie dofinansowanym
Koszty pośrednie w projekcie (zwłaszcza unijnym) to kwestia budząca wiele wątpliwości wśród Beneficjentów. Forma tych kosztów uległa zmianie przy ostatniej perspektywie (kiedyś pokazywałeś faktury za księgowość, prąd, sprzątanie, ochronę, telefony itd. a teraz jest ryczałt – czy się stoi, czy się leży, % ryczałtu się należy). Wydatki rzeczywiście poniesione zastąpiono kwotą ryczałtową w wysokości około 25% kosztów bezpośrednich (za wyjątkiem podwykonawstwa). To wspomniany klucz ustalony odgórnie. Ułatwia to życie, ponieważ Instytucja Finansująca nie przygląda się tym kosztom bardzo dokładnie. Jednak jest wiele „ale”, o których beneficjenci nie wiedzą, a pytania pojawiają się dopiero od dobrej księgowej.
Koszty pośrednie muszą mieć pokrycie w innych kosztach niż bezpośrednie i najlepiej, aby odnosiły się pośrednio do projektu. O tym często się zapomina, bo „Instytucja tego nie sprawdza”.
Pierwsze „ale” – kto sprawdza koszty pośrednie?
Czy tylko Instytucja Finansująca ma prawo sprawdzić Twój projekt? Otóż, nie. Ma do tego prawo każda inna komórka państwowa na podstawie odpowiednich przepisów, np. Krajowa Administracja Skarbowa (dawny Urząd Kontroli Skarbowej). I zadasz teraz pytanie: po co tak to było stworzone, skoro i tak trzeba mieć te dokumenty? A no właśnie dlatego, że Instytucja ma spokój udzielając ryczałtu na takiej zasadzie. Instytucja praktycznie nic nie sprawdza a kłopot ma Beneficjent (sprawdza się jedynie czy w księgach są koszty pośrednie wyszczególnione na projekt, a co w to wchodzi, pozostaje bez oceny tej Instytucji).
Drugie „ale” – co może być kosztami pośrednimi?
Spoza puli kosztów bezpośrednich należy przypisać koszty do pośrednich projektowych poprzez ich odpowiednie opisanie i zaksięgowanie (bo też taki koszt to ten „kwalifikowalny”). Mogą to być dla przykładu:
- wynagrodzenie personelu zarządzającego (projekt manager, jego zastępca)
- koszty zarządu (jeśli kierownik jednostki nie jest zatrudniony jednocześnie jako projekt manager – kwestia niedublowania kosztów),
- koszty reprezentacji,
- szkolenia,
- wyjazdy służbowe (delegacje, kilometrówki itp.),
- koszty rozliczania,
- księgowość,
- biuro i opłaty z nim związane (jeśli nie widnieją w kosztach bezpośrednich) – forma rozliczenia dowolna czyli najem, amortyzacja
- część dot. opłat eksploatacyjnych,
- energia, gaz,
- koszty zakupu pozostałego sprzętu np. komputery (niewidniejącego w kosztach bezpośrednich)
- usługi prawne (w tym zamówienia),
- usługi marketingowe, doradcze, PR,
- materiały biurowe,
- telefony,
- Internet,
- poczta, kurier,
- ochrona,
- sprzątanie pomieszczeń i inne koszty.
Niestety, jeśli takiego typu kosztów nie masz i opierasz się tylko na kosztach bezpośrednich – nie masz podstaw do przyjęcia kosztów pośrednich. Instytucja może jednak tego nie wiedzieć i niejako „zmuszać” Cię do ich przyjęcia (bo tak wynika z Umowy o Dofinansowanie).
Trzecie „ale” – czy trzeba księgować koszty pośrednie?
Kolejny obowiązek – księgowania kosztów pośrednich najlepiej w podziale na dofinansowanie UE i wkład własny. Na koniec projektu, gdy przyjdzie kontrola, będziesz poproszony o pokazanie zapisów na kontach odpowiadających kosztom pośrednim. Kwota dofinansowania z ksiąg musi się zgodzić z wypłaconym dofinansowaniem, a pytanie: Czy księgowa zaksięguje cokolwiek bez pokrycia w papierach?
Czwarte „ale” – z jakiego okresu należy mieć koszty pośrednie?
Z jakiego okresu musisz mieć poniesione koszty pośrednie w stosunku do otrzymania dofinansowania z wniosku o płatność? Co do zasady z okresu sprawozdawanego. Z reguły wniosek składa się co trzy miesiące i zakłada się, że w tym okresie w związku z poniesieniem kosztów projektowych bezpośrednich są poniesione koszty pośrednie. Tak jest wzorcowo i nie budzi to żadnych zastrzeżeń. Liczy się data wystawienia w okresie sprawozdawanym.
Czy na pewno musimy mieć koszty pośrednie z okresu sprawozdawczego? W praktyce wygląda to trochę inaczej. Kwestia kosztów pośrednich sprowadza się do tego, że Instytucja sprawdza przeksięgowania kosztów pośrednich dopiero przy kontroli fizycznej. Sprawdzane są wówczas dokumenty z kosztów bezpośrednich, a skoro mają one być zaksięgowane w ramach oddzielnej ewidencji to księgowania powinny pojawić się dla całości projektu. Także dla kosztów pośrednich. Nie ma jednak dokładnie określonego terminu kiedy powinno nastąpić przeksięgowanie. Czy w dzień złożenia wniosku o płatność już trzeba mieć przeksięgowanie kosztów pośrednich? Czy na dzień zatwierdzenia wniosku (czyli z reguły do 21 dni po wysłaniu wniosku w systemie SL)? Terminem blokującym jest dzień otrzymania refundacji, do tego czasu koszty te muszą zostać przeksięgowane. Ale w praktyce terminem blokującym jest koniec okresu kwalifikowalności projektu… A więc istnieje jednak jeden wyjątek – płatność końcowa jako refundacja. Koszt, aby był kwalifikowalny, musisz ponieść w okresie kwalifikowalności – stąd jego przeksięgowanie nie może nastąpić później niż w ostatnim dniu okresu kwalifikowalności (powiedzmy z pewnym buforem zanim zamknie się księgi rachunkowe).
Jeśli jednak wnioskuje się o zaliczkę i tak się finansuje w dużej mierze projekt, można koszty pośrednie przeksięgować później niż moment złożenia wniosku. Daje to możliwość „uzbierania” odpowiedniej wartości dokumentów dot. kosztów pośrednich.
Piąte „ale” – czy koszt pośredni musi być jakkolwiek powiązany z projektem?
Z punktu widzenia biegłego rewidenta czy kontroli skarbowej koszt musi jakkolwiek odnosić się do projektu. Czasem zdarza się dość skomplikowane powiązanie 😉 Tak czy siak warto, aby tytuł dokumentu potwierdzającego koszt pośredni miał odniesienie do projektu w jakikolwiek sposób (tu chodzi o tytuł na fakturze albo w umowie z kontrahentem), np.
- „analiza X na potrzeby projektu nr POIR.00.00.00-00-0000/00”,
- „doradztwo projektowe dla POIR.00.00.00-00-0000/00” itp.
Ponadto na rewersie dokumentu umieścić można odpowiedni opis, tak jak w przypadku dokumentów do kosztów bezpośrednich. Albo przynajmniej pamiętać o tym, w jaki sposób dany koszt był pośrednio związany z projektem… (ciężko pamiętać duże kombinacje po np. dwóch latach, dlatego zaleca się opis)
Oczywiście pod takimi dokumentami zawsze warto mieć potwierdzenie wykonania usług.
Koszty pośrednie na różnych etapach projektu
UWAGA! Warto zwrócić uwagę na fakt podziału kosztów projektu na zadania: czyli rodzaje prac np. badania przemysłowe i prace rozwojowe. W zależności od rodzaju prac, mamy do czynienia z różnymi % dofinansowania. Stąd koszty pośrednie najbezpieczniej naliczać do czasu zakończenia danego rodzaju prac.
Koszty podwykonawstwa
Czemu akurat koszty podwykonawstwa wykreślono z możliwości odliczania od nich kosztów pośrednich? Wyjaśnienie na etapie tworzenia Wytycznych opiera się na tym, że teoretycznie „faktury” nie generują kosztów pośrednich.
Pytanie do przemyślenia – a czy cały proces tworzenia umowy, protokołów, praca przy podpisywaniu umowy, księgowanie faktury czy nawet materiały na takie działania to nie jest koszt pośredni?
Zobacz także:
Jeżeli zdobyta wiedza jest dla Ciebie pomocna,
udostępnij ten artykuł, aby i inni mogli z niej skorzystać.
Justyna Pieńko
