Poradnik Beneficjenta

dekor

Koszty pośrednie w projekcie

opublikowano:

Koszty pośrednie w projekcie to kwestia budząca wiele wątpliwości wśród Beneficjentów. Forma tych kosztów uległa zmianie przy ostatniej perspektywie. Wydatki rzeczywiście poniesione zastąpiono kwotą ryczałtową w wysokości około 25% kosztów bezpośrednich (za wyjątkiem podwykonawstwa). Ułatwia to życie, ponieważ Instytucja Finansująca nie przygląda się tym kosztom bardzo dokładnie. Jednak jest wiele „ale”, o których beneficjenci nie wiedzą, a pytania pojawiają się dopiero od dobrej księgowej.

Koszty pośrednie muszą mieć pokrycie w innych kosztach niż bezpośrednie i najlepiej, aby odnosiły się pośrednio do projektu. O tym często się zapomina, bo „Instytucja tego nie sprawdza”.

Pierwsze „ale”

Czy tylko Instytucja Finansująca ma prawo sprawdzić Twój projekt? Otóż, nie. Ma do tego prawo każda inna komórka państwowa na podstawie odpowiednich przepisów, np. Krajowa Administracja Skarbowa (dawny Urząd Kontroli Skarbowej). I zadasz teraz pytanie: po co tak to było stworzone, skoro i tak trzeba mieć te dokumenty? A no właśnie dlatego, że Instytucja ma spokój udzielając ryczałtu na takiej zasadzie. Instytucja nic nie sprawdza a kłopot ma Beneficjent.

Drugie „ale”

Spoza puli kosztów bezpośrednich należy przypisać koszty do pośrednich projektowych poprzez ich odpowiednie opisanie i zaksięgowanie. Mogą to być dla przykładu:

  • wynagrodzenie personelu zarządzającego (projekt manager, jego zastępca)
  • koszty zarządu (jeśli kierownik jednostki nie jest zatrudniony jednocześnie jako projekt manager – kwestia niedublowania kosztów),
  • koszty reprezentacji,
  • szkolenia,
  • wyjazdy służbowe (delegacje, kilometrówki itp.),
  • koszty rozliczania,
  • księgowość,
  • biuro i opłaty z nim związane (jeśli nie widnieją w kosztach bezpośrednich) – forma rozliczenia dowolna czyli najem, amortyzacja
  • część dot. opłat eksploatacyjnych,
  • energia, gaz,
  • koszty zakupu pozostałego sprzętu np. komputery (niewidniejącego w kosztach bezpośrednich)
  • usługi prawne (w tym zamówienia),
  • usługi marketingowe, doradcze, PR,
  • materiały biurowe,
  • telefony,
  • Internet,
  • poczta, kurier,
  • ochrona,
  • sprzątanie pomieszczeń i inne koszty.

Niestety, jeśli takiego typu kosztów nie masz i opierasz się tylko na kosztach bezpośrednich – nie masz podstaw do przyjęcia kosztów pośrednich. Instytucja może jednak tego nie wiedzieć i niejako „zmuszać” Cię do ich przyjęcia (bo tak wynika z Umowy o Dofinansowanie).

Trzecie „ale”

Kolejny obowiązek – księgowania kosztów pośrednich w podziale na dofinansowanie UE i wkład własny. Na koniec projektu, gdy przyjdzie kontrola, będziesz poproszony o pokazanie zapisów na kontach odpowiadających kosztom pośrednim. Kwota dofinansowania z ksiąg musi się zgodzić z wypłaconym dofinansowaniem, a pytanie: Czy księgowa zaksięguje cokolwiek bez pokrycia w papierach?

Czwarte „ale”

Z jakiego okresu musisz mieć poniesione koszty pośrednie w stosunku do otrzymania dofinansowania z wniosku o płatność? Co do zasady z okresu sprawozdawanego. Z reguły wniosek składa się co trzy miesiące i zakłada się, że w tym okresie w związku z poniesieniem kosztów projektowych bezpośrednich są poniesione koszty pośrednie. Tak jest wzorcowo i nie budzi to żadnych zastrzeżeń. Liczy się data wystawienia w okresie sprawozdawanym.

Warto, aby tytuł dokumentu potwierdzającego koszt pośredni miał odniesienie do projektu w jakikolwiek sposób, np.

  • „analiza X na potrzeby projektu nr POIR.00.00.00-00-0000/00”,
  • „doradztwo projektowe dla POIR.00.00.00-00-0000/00” itp.

Ponadto na rewersie dokumentu umieścić można odpowiedni opis, tak jak w przypadku dokumentów do kosztów bezpośrednich. Oczywiście pod takimi dokumentami zawsze warto mieć potwierdzenie wykonania usług.

Piąte „ale”

Czy na pewno musimy mieć koszty pośrednie z okresu sprawozdawczego? W praktyce wygląda to trochę inaczej. Kwestia kosztów pośrednich sprowadza się do tego, że Instytucja sprawdza przeksięgowania kosztów pośrednich dopiero przy kontroli fizycznej. Sprawdzane są wówczas dokumenty z kosztów bezpośrednich, a skoro mają one być zaksięgowane w ramach oddzielnej ewidencji to księgowania powinny pojawić się dla całości projektu. Także dla kosztów pośrednich. Nie ma jednak dokładnie określonego terminu kiedy powinno nastąpić przeksięgowanie. Czy w dzień złożenia wniosku o płatność już trzeba mieć przeksięgowanie kosztów pośrednich? Czy na dzień zatwierdzenia wniosku (czyli z reguły do 21 dni po wysłaniu wniosku w systemie SL)? Jedynym terminem blokującym jest dzień otrzymania refundacji, do tego czasu koszty te muszą zostać przeksięgowane.

Istnieje jednak jeden wyjątek – płatność końcowa jako refundacja. Koszt aby był kwalifikowalny, musi być poniesiony w okresie kwalifikowalności – stąd jego przeksięgowanie nie może nastąpić później niż w ostatnim dniu realizacji projektu.

Jeśli jednak wnioskuje się o zaliczkę i tak się finansuje w dużej mierze projekt, można koszty pośrednie przeksięgować później niż moment złożenia wniosku. Daje to możliwość „uzbierania” odpowiedniej wartości dokumentów dot. kosztów pośrednich.

Koszty pośrednie na różnych etapach projektu

UWAGA! Warto zwrócić uwagę na fakt podziału kosztów projektu na zadania: czyli rodzaje prac np. badania przemysłowe i prace rozwojowe. W zależności od rodzaju prac, mamy do czynienia z różnymi % dofinansowania. Stąd koszty pośrednie najbezpieczniej naliczać do czasu zakończenia danego rodzaju prac.

Koszty podwykonawstwa

Czemu akurat koszty podwykonawstwa wykreślono z możliwości odliczania od nich kosztów pośrednich? Wyjaśnienie na etapie tworzenia Wytycznych opiera się na tym, że teoretycznie „faktury” nie generują kosztów pośrednich.

Pytanie do przemyślenia a czy cały proces tworzenia umowy, protokołów, praca przy podpisywaniu umowy, księgowanie faktury czy nawet materiały na takie działania to nie jest koszt pośredni?

Udostępnij
Jeżeli zdobyta wiedza jest dla Ciebie pomocna,
udostępnij ten artykuł, aby i inni mogli z niej skorzystać.
O autorze:
Justyna Pieńko
linkedin
email
telefon

Justyna Pieńko

Jako były wieloletni pracownik Narodowego Centrum Badań i Rozwoju od ponad dziesięciu lat zajmuję się projektami finansowanymi z UE z różnych źródeł. W swojej pracy etatowej rozliczałam projekty zarówno z POIG jak i POKL, POIR, 6PR i 7PR, H2020, projekty krajowe, np. celowe, PBS, PBR, międzynarodowe, Eureka!, Eurostars, umowy dwustronne, wielostronne. Były wśród nich zarówno te, które rozliczałam jako opiekun projektu jak również takie, którymi NCBR był koordynatorem czy partnerem. Koordynowałam również projekty finansowane z PARP, LAWR i RIF Mazowsze, Łódź – tym razem już od strony beneficjenta. Zetknięcie tych dwóch światów a także moje właściwe podejście do tzw. „klienta” owocuje w prawidłowo rozliczonych projektach.