Poradnik Beneficjenta:

Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków w Projektach UE z naszym komentarzem

opublikowano:

Na etapie realizacji projektu umowa o dofinansowanie obliguje nas do tego, aby dane zdarzenie w projekcie było odpowiednio udokumentowane – zgodnie z literą prawa. Rozliczenie polega w zasadzie na włożeniu zapisów tych dokumentów do odpowiedniego formularza, jakim jest wniosek o płatność. Pytanie co dokładnie musi być w dokumentach, aby uznać, że wszystko jest ok? O wymaganych dokumentach w projektach NCBR czy PARP z krótkim komentarzem z naszej strony piszemy niżej. Kolejność jest przypadkowa i wszystkie dokumenty są ważne.

Polityka rachunkowości jednostki

Komentarz: Chodzi tu o sprawdzenie, czy mamy wzmiankę o księgowaniu dotacji i w jaki sposób, procedurę księgowania zapisów dotyczących dokumentów w walutach obcych czy chociażby amortyzacja i możliwość wykorzystywania pomocy de minimis.

UWAGA! Pamiętać należy, że każdy z dokumentów (lista płac, rachunek, faktura, polecenie księgowania) musi posiadać odpowiedni opis mówiący o tym, że dany wydatek/koszt jest finansowany z projektu X.

Kategoria wynagrodzenia (W)

W przypadku rozliczania wynagrodzeń po kosztach rzeczywiście poniesionych

– lista płac

Komentarz: W przypadku list płac za pracowników zatrudnionych na umowę o pracę należy pamiętać o podpisaniu ich przez kierownika jednostki.

– tzw. lista płac projektowa podpisana przez osobę odpowiedzialną za naliczanie wynagrodzeń – dokument nie jest wymagany, jeśli kwota wydatków kwalifikowanych wykazanych we wniosku o płatność jest tożsama z kwotą listy płac (w takim przypadku wymaganym dokumentem jest lista płac)

Komentarz: Lista projektowa oznacza nic innego jak wyliczenie pomocnicze.

Przykład: pracownik zatrudniony na 1 etat zaangażowany do projektu w 0,5 etatu. Wyliczenie ma obejmować kwotę należną do projektu, czyli: 0,5 kosztu 1 etatu z pominięciem nadgodzin, ekwiwalentu czy ZFŚS.

Tu pamiętać należy o oddelegowaniach z opisem stanowiska, by zapewnić angaż w projekcie w sposób stały (wtedy nie są potrzebne karty czasu pracy).

– potwierdzenie zapłaty wynagrodzenia oraz zaliczek do US, składek do ZUS i zapłatę na PPE/PPK wraz z oświadczeniem beneficjenta, że w kwocie płatności do US oraz ZUS/PPE/PPK uwzględnione są składki dotyczące wynagrodzenia projektowego. Oświadczenie nie jest wymagane, jeśli kwota na liście płac jest tożsama z kwotą przelewu

Komentarz: najprościej jest napisać zdanie na potwierdzeniu przelewu, że „w ww. kwocie uwzględnione zostały składki ZUS/zaliczka na PIT tytułem wynagrodzeń za pracę wszystkich pracowników projektowych (projekt nr …) w okresie…” oraz podpis osoby uprawnionej. W taki sposób NCBR pozwala sobie na niesprawdzanie deklaracji ZUS DRA, by móc ocenić, czy zobowiązanie publiczno-prawne zostało w całości opłacone (czy kwoty z ZUS DRA a kwoty na przelewie się zgadzają).

– umowa o pracę, aneks/aneksy do umowy o pracę, oddelegowanie, porozumienie – dokument, z którego wynika stawka wynagrodzenia, czas pracy oraz zakres obowiązków w projekcie

– karta czasu pracy – w przypadku pracy w projekcie nieokreślonej w sposób stały

Komentarz: w tym przypadku należy pamiętać, że wyliczenie za godzinę pracy w stosunku do efektywnych godzin może dać inne kwoty niż te wynikające z oddelegowania jako stałego angażu w projekcie. Polecamy jednak oddelegowania z opisem stanowiska, bo zwykle jest przy tym mniej pracy.

– oświadczenie, że łączne zaangażowanie zawodowe pracowników nie przekracza 276 godzin miesięcznie

Komentarz: to oświadczenie można zawrzeć w umowie o pracę lub oddelegowaniu i zrobić jedno na cały okres trwania projektu. Dokument wymagany jest zgodnie z Wytycznymi kwalifikowalności wydatków. W dobie COVID nastąpiło ich zawieszenie, jednakże polecamy uzupełnianie tych dokumentów na bieżąco.

– regulamin premiowania i wynagradzania/układ zbiorowy (wraz z datą wejścia w życie jego zapisów) – dokument jest wymagany, jeśli w projekcie rozliczane są koszty premii, dodatków itp.

Komentarz: dokument potrzebny jedynie, gdy rozliczamy też premie, dodatki itd., o ile oczywiście dotyczą one wszystkich pracowników i przepisy te weszły nie później niż na pół roku przed złożeniem wniosku o dofinansowanie.

W przypadku rozliczania umowy zlecenia

– umowa zlecenie

Komentarz: z zasady umowa zlecenie dotyczy należytego wykonywania zadań. Można zawrzeć umowę zlecenie na ściśle określoną kwotę np. 4000 zł brutto miesięcznie czy na podstawie przepracowanych godzin ze stawką godzinową. Zgodnie z literą prawa co do zasady sposób postępowania został narzucony – raczej ten godzinowy. Wynika to z faktu, chociażby tego, że ustalona jest minimalna stawka godzinowa na umowę zlecenie i co roku jest podwyższana.

– rachunek do umowy zlecenia

Komentarz: Umowa cywilno-prawna wymaga rachunku, który to jest podstawą do rozliczenia a niekoniecznie lista płac z tytułu umów cywilno-prawnych. Rachunek wystawia zleceniobiorca. Najprościej potwierdzić na nim wykonanie zgodnie z umową wpisując odpowiednie zdanie, np. „potwierdzam wykonanie prac zgodnie z umową” a pod nim podpis kierownika jednostki. Nie musimy mieć wtedy oddzielnego protokołu odbioru.

– protokół odbioru (wskazujący prawidłowe wykonanie zadań, liczbę oraz ewidencję godzin w danym miesiącu kalendarzowym poświęconych na wykonanie zadań w projekcie – w protokole nie jest wymagane wskazywanie informacji na temat poszczególnych czynności wykonywanych w ramach danej umowy)

Komentarz: jeśli w samym rachunku zawrzemy zapisy o potwierdzaniu wykonania zlecenia zgodnie z umową, to protokół nie jest potrzebny. W kwestii ewidencji godzin trzeba taką mieć, gdy zawrzemy umowę ze stawką godzinową. Wtedy potwierdzenie prac może odbywać się na akceptacji godzin na ewidencji.

– potwierdzenie zapłaty za umowę zlecenie oraz zaliczek do US i składek do ZUS wraz z oświadczeniem beneficjenta, że w kwocie płatności do US oraz ZUS uwzględnione są składki dotyczące umowy zlecenia

Komentarz: tak jak w przypadku list płac warto mieć wpisane ręcznie odpowiednie oświadczenie.

– dokumenty potwierdzające spełnienie zasady konkurencyjności – patrz akapit Zasada konkurencyjności/rozeznanie rynku

UWAGA! W przypadku umów zleceń (czy w ogóle cywilno-prawnych) w dużej liczbie przypadków konieczne jest wykonanie postępowania ofertowego. Traktujemy te działania jako zwykłe zamówienie i uwzględniamy zapisy Wytycznych z rozdziału 6.5.

Kategoria podwykonawstwo (E)

W przypadku rozliczania usług

– umowa z podwykonawcą

– faktura

– protokół odbioru

Komentarz: Umowa, jak i faktura nie wymagają komentarza, o ile odnoszą się do działań projektowych (tj. w określonym czasie).

Najlepiej protokół zdawczo-odbiorczy o zatwierdzeniu wykonanych prac. Polecamy takowy mieć na wszelki wypadek, by nie dostać faktury bez zatwierdzenia wykonania prac.

– potwierdzenie zapłaty

– w przypadku zakupu usług podwykonawstwa, na które niezbędna była zgoda NCBR- kopia zgody udzielonej przez NCBR

Komentarz: czasem chcemy, aby podwykonawstwo wykonał ktoś powiązany lub konkretnie ktoś, kto np. ma prawo do patentu, który chcemy wykorzystać w projekcie itd. Na takie posunięcie niezbędna jest zgoda NCBR. Takie działania są możliwe, ale pod pewnymi warunkami.

– dokumenty potwierdzające spełnienie zasady konkurencyjności – patrz akapit Zasada konkurencyjności/rozeznanie rynku

Komentarz: są pewne odstępstwa od stosowania tej zasady, jednakże dotyczą np. jednostek publicznych z uwzględnieniem podziału zysków z wyników tych prac.

W przypadku rozliczania umowy o dzieło

– umowa o dzieło

– protokół odbioru (wskazujący prawidłowe wykonanie zadań – w protokole nie jest wymagane wskazywanie informacji na temat poszczególnych czynności wykonywanych w ramach danej umowy)

– rachunek/faktura

– potwierdzenie zapłaty za umowę o dzieło oraz zaliczek do US i składek do ZUS wraz z oświadczeniem beneficjenta, że w kwocie płatności do US oraz ZUS uwzględnione są składki dotyczące umowy o dzieło

– w przypadku zakupu usług podwykonawstwa, na które niezbędna była zgoda NCBR – kopia zgody udzielonej przez NCBR

– potwierdzające spełnienie zasady konkurencyjności – patrz akapit Zasada konkurencyjności/rozeznanie rynku

Komentarz: tak jak w przypadku rozliczania usług. Zastrzeżenie – ZUS i PIT niekoniecznie mogą iść w parze, ponieważ póki co od umowy o dzieło rozliczamy jedynie PIT. ZUS występuje tylko wtedy, gdy wykonawca dzieła byłby jednocześnie zatrudniony na umowę o pracę w tym samym miejscu.

Kategoria pozostałe koszty bezpośrednie (Op)

W przypadku rozliczania amortyzacji aparatury naukowo-badawczej i wartości niematerialnych i prawnych

– dokument PK dotyczący amortyzacji danego środka trwałego lub WNiP

– dokument OT – zawierający wszystkie niezbędne informacje takie jak: nr faktur źródłowych, wartość początkowa środka trwałego, % umorzenia bilansowego, data rozpoczęcia odpisów

– tabela amortyzacyjna

– oświadczenie, że zakup środka trwałego lub WNiP nie został sfinansowany ze środków dotacji krajowej lub środków unijnych

– metodologia wyliczenia procentowego przyporządkowania kosztów amortyzacji do projektu (jeśli koszt amortyzacji nie jest kwalifikowalny w projekcie w całości)

– w przypadku kosztów amortyzacji WNiP dedykowanych, na których rozliczenie w projekcie wymagana jest zgoda NCBR – kopia zgody udzielonej przez NCBR

Komentarz: najprościej rzecz ujmując, jeśli nawet we wniosku o dofinansowanie mamy wpisany zakup czegoś o wartości początkowej powyżej 10 000,00 zł to jako koszt co do zasady powinniśmy podać amortyzację za okres przynależący do projektu. Najlepszy sposób na podejście do tego to amortyzacja bilansowa lub podatkowa, ale de minimis. Oczywiście wszystko musi być spójne z dotychczasową polityką rachunkowości i obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie.

W przypadku rozliczania wynajmu/odpłatnego korzystania z aparatury naukowo – badawczej i wartości niematerialnych i prawnych

– umowa najmu/dzierżawy

– potwierdzenie zapłaty raty najmu/dzierżawy

– dokumenty potwierdzające spełnienie zasady konkurencyjności – patrz akapit Zasada konkurencyjności/rozeznanie rynku

– w przypadku kosztów odpłatnego korzystania z WNiP, na których rozliczenie w projekcie wymagana jest zgoda NCBR -kopia zgody udzielonej przez NCBR

Komentarz: czasem warto wynająć coś, zamiast kupować i amortyzować. Przepływ pieniężny jest prosty – wynajem jest np. co miesiąc, a zakupienie oznacza wydanie pieniędzy na raz. Podatkowo rozliczy się go dopiero za jakiś czas. Oczywiście decyzja zależy od wielkości podmiotu, jego potrzeb i ewentualnych możliwości finansowych.

W przypadku rozliczania kosztów leasingu aparatury naukowo-badawczej

– OT/ ewentualnie faktura źródłowa dla leasingu finansowego oraz faktury miesięczne (okresowe) dla leasing operacyjnego

– umowa leasingu wraz z harmonogramem rat leasingowych/plan amortyzacji

– potwierdzenie zapłaty raty/dokument PK/nota obciążeniowa

– dokumenty potwierdzające spełnienie zasady konkurencyjności – patrz akapit Zasada konkurencyjności/rozeznanie rynku

Komentarz: tutaj kwalifikowalne są tylko raty leasingowe. Tworząc zapytanie warto od razu zaznaczyć, że będzie to leasing, by oferenci nie mieli wątpliwości z kim zawrą docelową umowę.

UWAGA! NCBR kontroluje postępowanie na samą aparaturę a na leasingodawcę już nie, jednak PARP sprawdza postępowanie na zarówno przedmiot leasingu jak i leasingodawcę pomimo tego, że odsetki i inne koszty nie są kwalifikowalne.

Koszty budynków i gruntów

– dokument księgowy oraz umowa/decyzja (jeśli dotyczy)

– tabela amortyzacyjna (jeśli dotyczy)

– potwierdzenie zapłaty (nie dotyczy amortyzacji)

– metodologia wyliczenia procentowego przyporządkowania kosztu do projektu (jeśli koszty nie są kwalifikowane w projekcie w całości)

– oświadczenie do jakich celów wykorzystywana jest powierzchnia/ grunt/budynek

Komentarz: tu zakup raczej nie będzie kwalifikowalny, jednakże, jeśli tak, to pełna dokumentacja dot. nabycia gruntu czy budynku jest niezbędna jak również wszelkie dostosowania (modernizacja) do potrzeb projektowych.

UWAGA! W przypadku modernizacji budynku należy uwzględnić zapisy PZP z racji bycia zobligowanym przedmiotowo do jej stosowania.

Pozostałe koszty operacyjne

– umowa z dostawcą/zamówienie (jeśli dotyczy – umowa z dostawcą jest obligatoryjna w przypadku zamówień przeprowadzonych w trybie postępowania konkurencyjnego lub ustawy PZP)

– faktura wraz z potwierdzeniem zapłaty

– protokół odbioru, jeśli wymagany umową z dostawcą

– dokumenty potwierdzające spełnienie zasady konkurencyjności – patrz akapit Zasada konkurencyjności/rozeznanie rynku

Komentarz: ta część to dość duży worek, jednakże obwarowany koniecznością stosowania zapisów rozdziału 6.5 Wytycznych, czyli stosowania lub nie poszczególnych trybów udzielenia zamówienia. Po więcej informacji zapraszamy do ebooka o zamówieniach.

Zasada konkurencyjności/rozeznanie rynku

W przypadku postępowań przeprowadzonych przed podpisaniem umowy o dofinansowanie i przed uruchomieniem Bazy konkurencyjności – zasada konkurencyjności

– publikacja na stronie www beneficjenta (wydruk strony/print screeen)

– potwierdzenie wysłania zapytania ofertowego do przynajmniej trzech potencjalnych dostawców (maile, potwierdzenia osobistego przekazania, itp.)

– treść zapytania ofertowego Beneficjenta wraz z dołączonymi załącznikami

– otrzymane oferty od dostawców/wykonawców wraz z wymaganymi załącznikami

– oświadczenia o braku powiazań kapitałowych i osobowych

– protokół z wyboru najkorzystniejszej oferty

– umowa z wybranym dostawcą/wykonawcą wraz aneksami (jeżeli podpisano aneksy do umowy)

– ewentualne zgody NCBR na podwykonawstwo (jeżeli były wymagane),

– dokumentacja potwierdzająca szacowanie wartości zamówienia

W przypadku postępowań przeprowadzonych po uruchomieniu Bazy Konkurencyjności – zasada konkurencyjności

– wydruk z bazy konkurencyjności/numer postępowania w Bazie Konkurencyjności

– otrzymane oferty od dostawców/wykonawców wraz z wymaganymi załącznikami

– oświadczenia o braku powiazań kapitałowych i osobowych

– protokół z wyboru najkorzystniejszej oferty

– umowa z wybranym dostawcą/wykonawcą wraz aneksami (jeżeli podpisano aneksy do umowy)

– ewentualne zgody NCBR na podwykonawstwo (jeżeli były wymagane)

– dokumentacja potwierdzająca szacowanie wartości zamówienia

Rozeznanie rynku przed 9 września 2019 r.

– wydruk zapytania ze strony internetowej beneficjenta lub potwierdzenie wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech wykonawców (jeżeli na rynku istnieje co najmniej trzech potencjalnych wykonawców zamówienia)

– otrzymane przynajmniej 2 ważne oferty (w przypadku braku otrzymania dwóch ważnych ofert niezbędne jest przedstawienie np. wydruków stron internetowych z opisem towaru/usługi i ceną lub wydruków maili z informacją na temat ceny za określony towar/usługę lub innego dokumentu potwierdzającego cenę)

Rozeznanie rynku po 9 września 2019 r.

– udokumentowana analiza cen/cenników potencjalnych wykonawców wraz z analizowanymi cennikami (pozyskane np. ze stron internetowych wykonawców, otrzymane oferty w odpowiedzi na zapytanie ofertowe itp.) – przynajmniej dwie oferty/cenniki

UWAGA! Wszelkie informacje na temat postępowania ofertowego, wyboru trybu itd. znajdziecie w naszym ebooku o zamówieniach.

Udostępnij
Jeżeli zdobyta wiedza jest dla Ciebie pomocna,
udostępnij ten artykuł, aby i inni mogli z niej skorzystać.
O autorze:

Justyna Pieńko

Justyna Pieńko
linkedin
email
telefon
Jako były wieloletni pracownik Narodowego Centrum Badań i Rozwoju od ponad dziesięciu lat zajmuję się projektami finansowanymi z UE z różnych źródeł. W swojej pracy etatowej rozliczałam projekty zarówno z POIG jak i POKL, POIR, 6PR i 7PR, H2020, projekty krajowe, np. celowe, PBS, PBR, międzynarodowe, Eureka!, Eurostars, umowy dwustronne, wielostronne. Były wśród nich zarówno te, które rozliczałam jako opiekun projektu jak również takie, którymi NCBR był koordynatorem czy partnerem. Koordynowałam również projekty finansowane z PARP, LAWR i RIF Mazowsze, Łódź – tym razem już od strony beneficjenta. Zetknięcie tych dwóch światów a także moje właściwe podejście do tzw. „klienta” owocuje w prawidłowo rozliczonych projektach.