Poradnik Beneficjenta

dekor

Zamówienia w projekcie UE – Krok 4: Przygotowanie treści dokumentu zapytania cz.4

opublikowano:

OFERTY CZĘŚCIOWE

W przypadku braku pewności który tryb wybrać lub po prostu braku argumentów na rozdzielenie danych zamówień na mniejsze, warto pomyśleć o wrzuceniu jednego zamówienia z możliwością składania ofert częściowych. Oferta częściowa wiąże się z rozbiciem na części wykonania zamówienia. Postępowanie będzie jedno, a do tego oferty dostaniemy na różne części zamówienia – stąd ryzyko niewłaściwego wyboru trybu znika. Z drugiej strony pojawia się ryzyko nieprawidłowego wprowadzenia postępowania w stosunku do przepisów obowiązujących na dzień jego upublicznienia.

OFERTY WARIANTOWE

Nieco inną od wyżej wspomnianej oferty częściowej jest oferta wariantowa. Zakłada ona możliwość wykonywania zamówienia w projekcie w sposób inny niż określony przez Zamawiającego. Wybór tego rodzaju oferty umożliwia Wykonawcy wybrać inny wariant wykonania zamówienia. Zamawiający musi jednak uprzednio zastrzec, czy w ogóle dopuszcza złożenie tego rodzaju ofert. Sam sposób określania możliwości ofert wariantowych opisany jest w ustawie prawo zamówień publicznych (PZP).

Zgodnie z art. 92 PZP Wykonawca może zaproponować inny sposób wykonania zamówienia niż ten proponowany przez Zamawiającego. Zgoda na składanie ofert wariantowych leży po stronie Zamawiającego. Wykonawcy nie mogą wystąpić z takim żądaniem, gdyż naruszałoby to interesy zamawiających.

Zgodnie z art. 92 PZP Zamawiający musi określić w dokumentach zamówienia minimalne wymagania dla oferty wariantowej oraz wymagania dotyczące ich składania (w szczególności informacje o możliwości złożenia oferty wariantowej wraz z ofertą podstawową albo zamiast oferty podstawowej)

Oferta wariantowa musi być związana z przedmiotem zamówienia! Wariantowość oferty oznacza, iż można zaproponować inny sposób wykonania zamówienia, ale wynik jest ten sam. Nie odnosi się zatem do zamiany przedmiotu zamówienia na inny.

W przypadku dopuszczenia możliwości złożenia ofert wariantowych Wykonawca poza złożeniem oferty podstawowej składa również ofertę zawierającą alternatywny sposób realizacji zamówienia, zgodnie z określonymi przez zamawiającego wymaganiami. Zatem wykonawca może wówczas przedstawić np. dwie odrębne oferty.

ZAMÓWIENIA DODATKOWE/UZUPEŁNIAJĄCE

Kwestia zamówień uzupełniających zależy od tego, czy w zmianach do umowy wprowadzono możliwość dokonywania zamówienia dodatkowego. Możemy wówczas umieścić zapis, że dopuszczamy uzupełnienia na podstawie np. aneksu.

Uwaga! To wpływa na wartość zamówienia przy wyborze trybu. Dla przykładu, pierwotnie usługa szacowana jest na 40 tys. zł. Zakładając zamówienia uzupełniające, np. zwiększenie ilości godzin z powodów niezależnych od nas – nagle okaże się, że maksymalna wartość zamówienia to 60 tys. zł. Zamówienia uzupełniające nie mogą przekraczyć 50% wartości pierwotnej.

KLAUZULE W UMOWIE

Polecam zawsze wpisywanie do zapytania pewnych klauzul:

  1. Brak obowiązku do akceptacji oferty, w całości lub części.
  2. Brak obowiązku do składania wyjaśnień/powodów akceptacji lub odrzucenia oferty.
  3. Możliwość zmiany zapytania w każdej chwili. Taka opcja jest zawarta w przepisach, ale warto ją powtórzyć żeby nikt nie miał wątpliwości.
  4. Możliwość anulowania zapytania w każdym momencie postępowania. Jest to konieczne, gdyż ułatwia ewentualne wycofanie się w przypadku otrzymania ofert niezadowalających lub podejrzanych. Na przykład z rażąco niską ceną albo od Firm „Krzak”.
  5. Brak ponoszenia odpowiedzialności za koszty związane z udziałem w postępowaniu, w tym ze sporządzeniem oferty
  6. Brak możliwości zlecania wykonania przedmiotu zamówienia podmiotom/osobom trzecim – *opcjonalnie, jeśli faktycznie nie chcemy, żeby ktoś inny się tym zajmował.
  7. Możliwość odrzucenia rażąco niskiej ceny (z informacją jak się ją wylicza – zwykle poniżej % średnich cen brutto lub netto wszystkich ofert) – *opcjonalnie

Te klauzule często ratują sytuację i powodują, że wszystko zrobiliśmy dobrze, np. anulując zapytanie. Dając sobie prawo do takich czynności zabezpieczamy się przed ryzykiem udzielenia zamówienia podmiotowi, który z różnych przyczyn może temu nie podołać lub wykonać to w takiej formie, w jakiej tego nie oczekiwaliśmy. Różnica w wykonaniu może wynikać np. z innej interpretacji zapisów przedmiotu zamówienia.

Zobacz także inne artykuły z serii „Zamówienia w projekcie UE”

Udostępnij
Jeżeli zdobyta wiedza jest dla Ciebie pomocna,
udostępnij ten artykuł, aby i inni mogli z niej skorzystać.
O autorze:
Justyna Pieńko
linkedin
email
telefon

Justyna Pieńko

Jako były wieloletni pracownik Narodowego Centrum Badań i Rozwoju od ponad dziesięciu lat zajmuję się projektami finansowanymi z UE z różnych źródeł. W swojej pracy etatowej rozliczałam projekty zarówno z POIG jak i POKL, POIR, 6PR i 7PR, H2020, projekty krajowe, np. celowe, PBS, PBR, międzynarodowe, Eureka!, Eurostars, umowy dwustronne, wielostronne. Były wśród nich zarówno te, które rozliczałam jako opiekun projektu jak również takie, którymi NCBR był koordynatorem czy partnerem. Koordynowałam również projekty finansowane z PARP, LAWR i RIF Mazowsze, Łódź – tym razem już od strony beneficjenta. Zetknięcie tych dwóch światów a także moje właściwe podejście do tzw. „klienta” owocuje w prawidłowo rozliczonych projektach.