Poradnik Beneficjenta

dekor

Zamówienia w projekcie UE – Krok 2 – Szacowanie wartości zamówienia

opublikowano:

W Wytycznych Kwalifikowalności Kosztów obecnie uznaje się, że kwoty z budżetu projektu są szacowaniem wartości zamówienia. W sierpniu 2019 r. został zniesiony obowiązek sporządzania ponownego szacowania wartości zamówienia na 3 miesiące przed momentem upublicznienia zapytania ofertowego czy chęci zawarcia umowy z wykonawcą. Dobrą praktyką jednak jest, aby takie szacowanie powtórzyć, jeśli sporo czasu minęło od momentu wnioskowania o dotację.

Przykład Z budżetu wynika, że dany przedmiot zamówienia wyniesie nieznacznie poniżej 50 tys. zł. Warto wówczas ponowić szacowanie wartości. Najbezpieczniej w tym wypadku jest zastosować tryb zasady konkurencyjności (najbardziej skomplikowany). Może okazać się bowiem, że w postępowaniu ofertowym wpłynie oferta z kwotą netto powyżej 50 tys. zł.

Oczywiście zasada konkurencyjności ma swoje wady. Stosując tą zasadę musimy się liczyć ze wszystkimi Wytycznymi z nią związanymi. Istnieje ryzyko potknięć i w konsekwencji korekt finansowych czyli ucięcia kosztów w jakieś części lub w całości.

Na czym polega szacowanie wartości?

Samo szacowanie polega na:

  1. zebraniu cen netto za przedmiot zamówienia,
  2. określeniu wartości tego przedmiotu zamówienia,
  3. a następnie sporządzeniu notatki z szacowania.

Zbieranie cen netto za przedmiot zamówienia

Sposób zebrania jest dowolny i może polegać na:

  • Wysłaniu maili do potencjalnych wykonawców
  • Rozmowie telefonicznej z potencjalnym wykonawcą
  • Wysyłaniu zapytań faxem
  • Zebraniu cenników ze strony internetowej potencjalnego wykonawcy, folderów itp.
  • Ceneo, allegro, olx itp.
  • Inne sposoby zależne od przedmiotu zamówienia

Problemem w momencie zbierania tych informacji jest sytuacja, gdy potencjalny wykonawca nie chce odpowiadać na nasze pytania – wiedząc, że jest to tylko szacowanie A przecież im więcej potencjalnych ofert tym większe prawdopodobieństwo właściwego oszacowania wartości przedmiotu zamówienia.

Określenie wartości przedmiotu zamówienia

Oszacowana wartość zwykle określana jest jako średnia z otrzymanych potencjalnych ofert. Drugim podejściem jest jednak wybranie wartości najwyższej z zaoferowanych. Moim zdaniem taka opcja jest najrozsądniejsza. Choć i tu mogą pojawić się komplikacje.

Przykład Oszacowaliśmy wartość zamówienia na 35 tys. zł netto ponieważ najwyższa oferta wyniosła właśnie tyle. Wybieramy zatem tryb „rozeznanie rynku”. Jednakże w momencie zastosowania trybu rozeznania rynku otrzymamy oferty rozbieżne na tyle, że najwyższa z nich wyniesie 51 tys. zł netto. Wówczas powinniśmy anulować rozeznanie i od razu przejść do trybu zasady konkurencyjności (pod rygorem uznania tych kosztów za niekwalifikowalne).

UWAGA! Jeśli zakładamy, że po podpisaniu umowy z wykonawcą (z różnych względów) możemy podpisać aneks zwiększający wielkość zamówienia – to musimy to uwzględnić w szacowaniu. Maksymalna wartość zamówienia powinna wynieść 150% wartości przedmiotu zamówienia, jaki szacowaliśmy pierwotnie. Oczywiście zawsze musimy taką informację zawrzeć w zapytaniu, by móc w ogóle mieć możliwość dokonania takiej zmiany po podpisaniu umowy. A to wszystko pod rygorem uznania kosztów za niekwalifikowalne.

Notatka z szacowania wartości przedmiotu zamówienia

Taki dokument jest dowodem dokonania procedury w przypadku jakiejkolwiek konfrontacji z Instytucją Finansującą. Z doświadczenia wiem, że zarówno NCBR jak i PARP oceniają na korzyść Beneficjenta, kiedy taka notatka na 3 miesiące przed samym upublicznieniem zapytania w ogóle istnieje. Oczywiście pod warunkiem, że została wykonana z należytą starannością.

Choć sama notatka nie jest wymogiem wedle ww. Wytycznych, to szacowanie powinno zostać wykonane z należytą starannością. Powinna ona zawierać informacje takie jak:

  • Data sporządzenia
  • Nazwa firmy (czyli zamawiającego)
  • Cel sporządzenia szacowania
  • Przedmiot zamówienia
  • Forma zapytań o wycenę przedmiotu zamówienia (mail, telefon itp.)
  • Data szacowania
  • Wartość oszacowana dla każdego z zapytań
  • Nazwa firm podających kwoty szacowane za wykonanie przedmiotu zamówienia (opcjonalnie – nie zawsze jest to podawane a obydwie opcje są uznawane)
  • Daty otrzymania ofert i kwoty
  • Określenie wartości przedmiotu zamówienia
  • Podpis osoby sporządzającej notatkę

Taką notatkę trzymamy w dokumentacji projektowej na wypadek dopytywań ze strony Instytucji Finansującej. Na przykład, gdy będziemy odpowiadać na pismo ws. korekty finansowej z tytułu wyboru określonego trybu postępowania ofertowego.

Zobacz także inne artykuły z serii „Zamówienia w projekcie UE”

Udostępnij
Jeżeli zdobyta wiedza jest dla Ciebie pomocna,
udostępnij ten artykuł, aby i inni mogli z niej skorzystać.
O autorze:
Justyna Pieńko
linkedin
email
telefon

Justyna Pieńko

Jako były wieloletni pracownik Narodowego Centrum Badań i Rozwoju od ponad dziesięciu lat zajmuję się projektami finansowanymi z UE z różnych źródeł. W swojej pracy etatowej rozliczałam projekty zarówno z POIG jak i POKL, POIR, 6PR i 7PR, H2020, projekty krajowe, np. celowe, PBS, PBR, międzynarodowe, Eureka!, Eurostars, umowy dwustronne, wielostronne. Były wśród nich zarówno te, które rozliczałam jako opiekun projektu jak również takie, którymi NCBR był koordynatorem czy partnerem. Koordynowałam również projekty finansowane z PARP, LAWR i RIF Mazowsze, Łódź – tym razem już od strony beneficjenta. Zetknięcie tych dwóch światów a także moje właściwe podejście do tzw. „klienta” owocuje w prawidłowo rozliczonych projektach.