W Wytycznych Kwalifikowalności Kosztów obecnie uznaje się, że kwoty z budżetu projektu są szacowaniem wartości zamówienia. W sierpniu 2019 r. został zniesiony obowiązek sporządzania ponownego szacowania wartości zamówienia na 3 miesiące przed momentem upublicznienia zapytania ofertowego czy chęci zawarcia umowy z wykonawcą. Dobrą praktyką jednak jest, aby takie szacowanie powtórzyć, jeśli sporo czasu minęło od momentu wnioskowania o dotację.
Przykład Z budżetu wynika, że dany przedmiot zamówienia wyniesie nieznacznie poniżej 50 tys. zł. Warto wówczas ponowić szacowanie wartości. Najbezpieczniej w tym wypadku jest zastosować tryb zasady konkurencyjności (najbardziej skomplikowany). Może okazać się bowiem, że w postępowaniu ofertowym wpłynie oferta z kwotą netto powyżej 50 tys. zł.
Oczywiście zasada konkurencyjności ma swoje wady. Stosując tą zasadę musimy się liczyć ze wszystkimi Wytycznymi z nią związanymi. Istnieje ryzyko potknięć i w konsekwencji korekt finansowych czyli ucięcia kosztów w jakieś części lub w całości.
Na czym polega szacowanie wartości?
Samo szacowanie polega na:
- zebraniu cen netto za przedmiot zamówienia,
- określeniu wartości tego przedmiotu zamówienia,
- a następnie sporządzeniu notatki z szacowania.
Zbieranie cen netto za przedmiot zamówienia
Sposób zebrania jest dowolny i może polegać na:
- Wysłaniu maili do potencjalnych wykonawców
- Rozmowie telefonicznej z potencjalnym wykonawcą
- Wysyłaniu zapytań faxem
- Zebraniu cenników ze strony internetowej potencjalnego wykonawcy, folderów itp.
- Ceneo, allegro, olx itp.
- Inne sposoby zależne od przedmiotu zamówienia
Problemem w momencie zbierania tych informacji jest sytuacja, gdy potencjalny wykonawca nie chce odpowiadać na nasze pytania – wiedząc, że jest to tylko szacowanie A przecież im więcej potencjalnych ofert tym większe prawdopodobieństwo właściwego oszacowania wartości przedmiotu zamówienia.
Określenie wartości przedmiotu zamówienia
Oszacowana wartość zwykle określana jest jako średnia z otrzymanych potencjalnych ofert. Drugim podejściem jest jednak wybranie wartości najwyższej z zaoferowanych. Moim zdaniem taka opcja jest najrozsądniejsza. Choć i tu mogą pojawić się komplikacje.
Przykład Oszacowaliśmy wartość zamówienia na 35 tys. zł netto ponieważ najwyższa oferta wyniosła właśnie tyle. Wybieramy zatem tryb „rozeznanie rynku”. Jednakże w momencie zastosowania trybu rozeznania rynku otrzymamy oferty rozbieżne na tyle, że najwyższa z nich wyniesie 51 tys. zł netto. Wówczas powinniśmy anulować rozeznanie i od razu przejść do trybu zasady konkurencyjności (pod rygorem uznania tych kosztów za niekwalifikowalne).
UWAGA! Jeśli zakładamy, że po podpisaniu umowy z wykonawcą (z różnych względów) możemy podpisać aneks zwiększający wielkość zamówienia – to musimy to uwzględnić w szacowaniu. Maksymalna wartość zamówienia powinna wynieść 150% wartości przedmiotu zamówienia, jaki szacowaliśmy pierwotnie. Oczywiście zawsze musimy taką informację zawrzeć w zapytaniu, by móc w ogóle mieć możliwość dokonania takiej zmiany po podpisaniu umowy. A to wszystko pod rygorem uznania kosztów za niekwalifikowalne.
Notatka z szacowania wartości przedmiotu zamówienia
Taki dokument jest dowodem dokonania procedury w przypadku jakiejkolwiek konfrontacji z Instytucją Finansującą. Z doświadczenia wiem, że zarówno NCBR jak i PARP oceniają na korzyść Beneficjenta, kiedy taka notatka na 3 miesiące przed samym upublicznieniem zapytania w ogóle istnieje. Oczywiście pod warunkiem, że została wykonana z należytą starannością.
Choć sama notatka nie jest wymogiem wedle ww. Wytycznych, to szacowanie powinno zostać wykonane z należytą starannością. Powinna ona zawierać informacje takie jak:
- Data sporządzenia
- Nazwa firmy (czyli zamawiającego)
- Cel sporządzenia szacowania
- Przedmiot zamówienia
- Forma zapytań o wycenę przedmiotu zamówienia (mail, telefon itp.)
- Data szacowania
- Wartość oszacowana dla każdego z zapytań
- Nazwa firm podających kwoty szacowane za wykonanie przedmiotu zamówienia (opcjonalnie – nie zawsze jest to podawane a obydwie opcje są uznawane)
- Daty otrzymania ofert i kwoty
- Określenie wartości przedmiotu zamówienia
- Podpis osoby sporządzającej notatkę
Taką notatkę trzymamy w dokumentacji projektowej na wypadek dopytywań ze strony Instytucji Finansującej. Na przykład, gdy będziemy odpowiadać na pismo ws. korekty finansowej z tytułu wyboru określonego trybu postępowania ofertowego.
