Poradnik Beneficjenta

dekor

Zamówienia w projekcie UE – Krok 4: Przygotowanie treści dokumentu zapytania cz.3

opublikowano:

KRYTERIUM OCENY

Warunki udziału nie są obligatoryjne, a z kolei kryteria oceny są niezbędne i muszą odnosić się co najmniej do ceny. Kryterium oceny odnosi się do przedmiotu zamówienia (a nie do podmiotu składającego ofertę!). Czyli podchodzę do tego, jakiej np. jakości chcę otrzymać analizę czy jakiego materiału chcę aby użyto. Albo oczekuję, aby przedmiot miał interesujący mnie okres gwarancji itd. Oznacza to, że np. mogę przyjąć jako kryterium oceny:

  • zapewnienie odpowiedniej kadry potwierdzającej jakość wykonania przedmiotu zamówienia. Wystarczyłoby, że np. będzie ona kierować pracami innych i ona będzie odpowiadać za wynik – szczególnie przydatne przy usługach.
  • zapewnienie określonych danych technicznych, np. wytrzymałość przedmiotu zamówienia na temperatury o szerszym zakresie. Oczywiście o ile ta cecha przedmiotu zamówienia jest ważna z punktu widzenia projektu i nie ma możliwości poszerzenia zakresu temperaturowego. W przypadku zapisu o możliwości poszerzenia zakresu temperaturowego daję możliwość składania ofert przez firmy oferujące coś technicznie podobnego. Tym samym rozszerzam krąg potencjalnych oferentów, co jest oczywiście mile widziane przez instytucje finansujące.

Do każdego kryterium przypisujemy wagi. Dla przykładu:

  • 50% – cena,
  • 30% – okres gwarancji,
  • 20% – termin płatności.

Potem określamy dokładnie, które kryterium jak będziemy punktowali. Na przykład:

  • Cena: liczona jako 50 pkt * cena najniższa wśród ważnych ofert / cena oferowana.
  • Okres gwarancji: poniżej 12 miesięcy – 0 pkt, 12 miesięcy – 10 pkt, powyżej 12 miesięcy do 24 miesięcy włącznie – 20 pkt, powyżej 24 miesięcy – 30 pkt
  • Termin płatności: 7 dni – 20 pkt, 14 dni – 10 pkt, 21 dni – 0 pkt.

Ocena więc może mieć charakter przedziału do udzielenia punktów lub jako proporcja (co jest bardziej wskazane w przypadku np. ceny, okresu gwarancji). Zawsze sposób oceny trzeba przedstawić tak, by nie było niedopowiedzeń czy wątpliwości. Stąd bardzo ważne jest odpowiednie skonstruowanie dokumentu zapytania.

TERMIN SKŁADANIA OFERT

To termin uzależniony od rodzaju prac czy wartości zamówienia. Minimum to 7 dni. Przy założeniu, że zawsze ten ostatni dzień ma się kończyć w dniu roboczym (czyli nie sobota, niedziela czy święto).

Termin na złożenie oferty (decyduje data wpływu oferty do zamawiającego) wynosi co najmniej 7 dni – w przypadku dostaw i usług, co najmniej 14 dni – w przypadku robót budowlanych oraz w przypadku zamówień sektorowych o wartości niższej niż kwota określona w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp.

W przypadku zamówień o wartości szacunkowej równej lub przekraczającej kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp termin wynosi co najmniej 30 dni. Bieg terminu rozpoczyna się w dniu następującym po dniu upublicznienia zapytania ofertowego, a kończy się z upływem ostatniego dnia. Jeżeli koniec terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa dnia następującego po dniu lub dniach wolnych od pracy.

Art. 11 ust. 8 PZP w skrócie mówi o tym, że corocznie właściwy Minister ds. Gospodarki w drodze rozporządzenia ustala progi dla zamówień o wartości szacowanej przez konkretne jednostki itd. Należy zwrócić więc uwagę, że przy progach na klasyczne dostawy czy usługi wynoszącym 214 000 EUR (kwota obowiązuje w 2021 r.) nie wystawić postępowania w bazie na krócej niż 30 dni. Polecam więc obserwować te progi, by mieć pewność, że ten okres 7 dni byłby wystarczający. Uważać należy również w przypadku szacowania wartości zamówienia, gdzie oferta jest w obcej walucie. Różnice kursowe przy dużych kwotach mogą spowodować konieczność zawiśnięcia zapytania na 30 dni a nie na 7. Wymusza to sporządzenie dokumentu potwierdzający należyte szacowanie.

ZMIANY W UMOWIE

Nie wszystkie zmiany umowy o zamówienie w trakcie jej realizacji wymagają przeprowadzenia nowego postępowania o udzielenie zamówienia. Nowe postępowanie (zgodnie z zasadą konkurencyjności) wymagane jest w przypadku istotnych zmian postanowień zawartej umowy. Zmian w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy. Nowe postępowanie ma miejsce w sytuacji, gdy zmienione warunki realizacji zamówienia miałyby wpływ na wynik, gdyby zostały uwzględnione w pierwotnym postępowaniu.

Nie każda istotna zmiana umowy o zamówienie powoduje konieczność przeprowadzenia nowego postępowania. Możliwe jest dokonanie istotnej zmiany postanowień zawartej umowy o zamówienie, gdy zmiana ta nie prowadzi do zmiany ogólnego charakteru umowy oraz  konieczność zmiany spowodowana jest okolicznościami, których zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć, oraz wzrost wynagrodzenia spowodowany każdą kolejną zmianą nie przekroczy 50% wartości pierwotnej umowy.

Wytyczne kwalifikowalności dopuszczają kilka trybów dokonania zmian w umowie.

  1. Jeżeli zmiany zostały przewidziane w zapytaniu ofertowym w postaci jednoznacznych postanowień umownych (określających ich zakres i charakter oraz warunki wprowadzenia zmian)
  2. Jeżeli zmiany dotyczą realizacji dodatkowych dostaw, usług lub robót budowlanych od dotychczasowego wykonawcy o ile stały się niezbędne i zostały spełnione łącznie następujące warunki:
    1. zmiana wykonawcy nie może zostać dokonana z powodów ekonomicznych lub technicznych [w szczególności dotyczących zamienności lub interoperacyjności przedmiotu zamówienia]
    2. zmiana wykonawcy spowodowałaby istotną niedogodność lub znaczne zwiększenie kosztów dla zamawiającego
    3. wartość każdej kolejnej zmiany nie przekracza 50% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie
  3. Jeżeli zmiana nie prowadzi do zmiany charakteru umowy i zostały spełnione łącznie następujące warunki:
    1. Konieczność zmiany umowy spowodowana jest okolicznościami, których zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć,
    2. Wartość zmiany nie przekracza 50% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie
  4. Jeżeli wykonawcę, któremu zamawiający udzielił zamówienia, ma zastąpić nowy wykonawca [szczegóły określone w Wytycznych 6.5.2 art. 20

Zobacz także inne artykuły z serii „Zamówienia w projekcie UE”

Udostępnij
Jeżeli zdobyta wiedza jest dla Ciebie pomocna,
udostępnij ten artykuł, aby i inni mogli z niej skorzystać.
O autorze:
Justyna Pieńko
linkedin
email
telefon

Justyna Pieńko

Jako były wieloletni pracownik Narodowego Centrum Badań i Rozwoju od ponad dziesięciu lat zajmuję się projektami finansowanymi z UE z różnych źródeł. W swojej pracy etatowej rozliczałam projekty zarówno z POIG jak i POKL, POIR, 6PR i 7PR, H2020, projekty krajowe, np. celowe, PBS, PBR, międzynarodowe, Eureka!, Eurostars, umowy dwustronne, wielostronne. Były wśród nich zarówno te, które rozliczałam jako opiekun projektu jak również takie, którymi NCBR był koordynatorem czy partnerem. Koordynowałam również projekty finansowane z PARP, LAWR i RIF Mazowsze, Łódź – tym razem już od strony beneficjenta. Zetknięcie tych dwóch światów a także moje właściwe podejście do tzw. „klienta” owocuje w prawidłowo rozliczonych projektach.