Korzystając z unijnego wsparcia Beneficjent ma nie tylko prawo, ale i obowiązek, aby o tym informować wszystkich na zewnątrz. Promocja projektów powinna obejmować nawet własnych pracowników! Wynika to z podejścia transparentności wydatkowania środków UE. Czyli obywatele Unii Europejskiej mają prawo do wiedzy, w jaki sposób są wykorzystywane jej środki. Dlatego UE wymaga informowania opinii publicznej, uczestników i odbiorców projektów, o tym, że dane przedsięwzięcie było możliwe m.in. dzięki unijnej pomocy finansowej.
Co powinieneś robić w ramach promocji projektu?
Jednym z załączników umowy o dofinansowanie jest dokument mówiący o obowiązkach informacyjnych Beneficjenta. Zgodnie z nim powinieneś:
1. oznaczać znakiem Funduszy Europejskich, barwami RP i znakiem Unii Europejskiej:
- wszystkie działania informacyjne i promocyjne dotyczące projektu (jeśli takie działania będziesz prowadzić), np. ulotki, broszury, publikacje, notatki prasowe, strony internetowe, newslettery, mailing, materiały filmowe, materiały promocyjne, konferencje, spotkania,
- dokumenty związane z realizacją projektu, które podajesz do wiadomości publicznej, np. dokumentację przetargową, ogłoszenia, analizy, raporty, wzory umów, wzory wniosków,
- dokumenty i materiały dla osób i podmiotów uczestniczących w projekcie, np. zaświadczenia, certyfikaty, zaproszenia, materiały informacyjne, programy szkoleń i warsztatów, listy obecności, prezentacje multimedialne, kierowaną do nich korespondencję, umowy,
2. umieścić plakat najpóźniej w miesiąc od rozpoczęcia projektu lub tablicę (informacyjną i/lub pamiątkową) w miejscu realizacji projektu,
Obowiązki związane z oznaczaniem miejsca realizacji projektu zależą od rodzaju projektu oraz wysokości dofinansowania projektu. Beneficjenci zobowiązani są do umieszczenia w widocznym miejscu co najmniej jednego plakatu identyfikującego projekt.
Plakat wymagany jest na okres realizacji projektu czyli ma wisieć w widocznym miejscu do dnia otrzymania ostatniej refundacji. Plakatem może być wydrukowany arkusz papieru o minimalnym rozmiarze A3. Jednakże musi on być na tyle trwały, żeby przetrwał obowiązkowy okres jego prezentacji na ścianie czy drzwiach. Może to być np. zalaminowany papier lub materiał trwalszy i powiedzmy, że niezniszczalny na ten czas. Musi znajdować się on w widocznym miejscu i zostać zamieszczonym miesiąc od daty rozpoczęcia projektu. To od nas zależy, które miejsce będzie tym „widocznym”, chociaż dla kontroli czasem miejsce widoczne oznacza wywieszenie go gdzieś najlepiej na ścianach biurowca itp.
Plakat musi zawierać:
- nazwę beneficjenta,
- tytuł projektu,
- cel projektu (opcjonalnie),
- wysokość wkładu Unii Europejskiej w projekt (opcjonalnie),
- znak FE, barwy RP, znak UE oraz herb lub oficjalne logo promocyjne województwa (jeśli realizujesz projekt finansowany przez program regionalny),
- uzupełnienie ciągu znaków zwrotem „Sfinansowano w ramach reakcji Unii na pandemię COVID-19”, jeśli realizujesz projekt ze wsparciem z REACT-EU
- adres portalu www.mapadotacji.gov.pl (opcjonalnie).
W zasadzie obligatoryjne jest wywieszenie plakatu zawierające minimum nazwę beneficjenta i tytuł projektu. Jeśli nie ma reszty – nie mogą podważyć realizacji zapisów umowy pod tym kątem.
Tablica informacyjna/pamiątkowa
| Projekt, który w ramach programu otrzymał dofinansowanie powyżej 500 tys. euro i dotyczy: działań w zakresie infrastruktury lub prac budowlanych | Tablica informacyjna (wywieszana w trakcie realizacji projektu i przez okres jego realizacji) |
| Zakończony projekt, który był dofinansowany na kwotę powyżej 500 tys. euro i dotyczył: działań w zakresie infrastrukturyprac budowlanychzakupu środków trwałych | Tablica pamiątkowa (umieszczana po zakończeniu realizacji projektu na okres trwałości) |
| Jeżeli nie jesteś zobowiązany do umieszczania tablicy informacyjnej lub tablicy pamiątkowej. | Plakat (w trakcie realizacji projektu) |
Kurs do obliczenia wysokości 500 tys. euro można przyjąć najlepiej z dnia ogłoszenia konkursu. Przede wszystkim po to, by potem móc się tym posiłkować przy wszelkich wyjaśnieniach.
Tablica informacyjna może stać się tablicą pamiątkową. Jej wymiary to minimum 80 cm x 120 cm a wzór jest ściśle określony i wymaga wpisania takich informacji jak:
- tytuł projektu
- cel projektu
- nazwa beneficjenta
Trzeba również spojrzeć na kwestie co i gdzie powiesić z innej strony – zakończenie projektu to moment otrzymania ostatniej refundacji stąd tablica informacyjna czy plakat powinny w tymże czasie wisieć w miejscu widocznym i być estetyczne (co jest pojęciem względnym).
3. umieścić opis projektu na stronie internetowej (jeśli masz stronę internetową),
Informacja na stronie internetowej musi pojawić się w przeciągu miesiąca od rozpoczęcia projektu i zawierać krótki opis projektu, w tym:
- cele projektu
- planowane efekty
- wartość projektu
- wkład Funduszu Europejskiego
…………… Sp. z o.o. od dnia ………………….2021 r. realizuje projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego ……………………….. Projekt realizowany w ramach ………………………………………. Cel projektu: ……………………………………………………………. Planowane efekty projektu: …………………………………………….. Wartość projektu …………………………………………………………. Wartość dofinansowania projektu ………………………………………
Jeśli jako beneficjent masz swoją własną stronę internetową, to musisz na niej umieścić:
- znak Funduszy Europejskich
- barwy RP
- znak Unii Europejskiej
- krótki opis projektu
UWAGA! Komisja Europejska wymaga, aby flaga UE z napisem „Unia Europejska” była widoczna w momencie wejścia użytkownika na stronę internetową, to znaczy bez konieczności „przewijania strony w dół”
Logo UE jest konieczne i to jest minimum na stronę (można dać przekierowanie dopiero wtedy na podstronę o projekcie). Zaleca się dawać cztery loga (UE, RP i EFRR, IZ), ale minimum to UE i IZ.
4. umieścić opcjonalnie metryczkę* w siedzibie beneficjenta, (*tylko w przypadku projektów realizowanych za pośrednictwem Narodowego Centrum Badań i Rozwoju NCBR)
* Metryczka jest bardzo podobna do plakatu (choć mniejsza), ale również wymagana zgodnie z wytycznymi NCBR. Metryczkę umieszcza się w miejscach reprezentacyjnych, w siedzibie beneficjenta nie później niż miesiąc od uzyskania dofinansowania. Minimalny rozmiar metryczki wynosi: 30 x 20 cm.”
5. przekazywać osobom i podmiotom uczestniczącym w projekcie informację, że projekt uzyskał dofinansowanie, np. w formie odpowiedniego oznakowania konferencji, warsztatów, szkoleń, wystaw, targów; dodatkowo możesz przekazywać informację w innej formie, np. słownej.
6. na środkach trwałych zaleca się mieć naklejki promocyjne z logami.
Należy dołożyć starań, aby zakupiony sprzęt/wyposażenie/urządzenia zostały oznaczone naklejkami z obowiązkowym zestawieniem znaków właściwym dla danego oraz z podpisem: Zakup współfinansowany ze środków Unii Europejskiej. Jest to istotna kwestia w kontekście promocji projektów.
7. na powstałych w wyniku prac projektowych prototypach itp. naklejki są konieczne.
Musisz też dokumentować wszelkie działania informacyjne i związane z promocją projektów prowadzone w ramach projektu. Na poczet kontroli warto jest tuż po powieszeniu materiałów informacyjnych wykonać ich zdjęcie i mieć dowód, że dochowało się zapisów umowy.
