Kiedy już określiliśmy przedmiot zamówienia, przygotowaliśmy szacowanie jego wartości – to możemy zabrać się do wyboru trybu udzielenia zamówienia.
Uwaga! Jeśli przedmiotowo lub podmiotowo jesteśmy zobowiązani do stosowania PZP to poniższe tryby nas nie obowiązują. PZP ciągnie za sobą odpowiedzialność karną osób biorących udział w takich zamówieniach i jest bardziej obostrzony (6.5.2 pkt 4). „W przypadku beneficjenta, który jest zamawiającym w rozumieniu Pzp, zasadę konkurencyjności uznaje się za spełnioną, jeżeli postępowanie o udzielenie zamówienia przeprowadzone jest na zasadach i w trybach określonych w Pzp.”.
Zamówienia o wartości poniżej 20 tysięcy zł netto
Zamówienia o wartości do 20 tys. zł netto możemy udzielać wg wewnętrznych procedur dokonywania zamówień. Mimo wszystko wydatki te muszą być ponoszone „Zgodnie z podrozdziałem 6.2 pkt 3 lit. g […] w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny.” W przypadku braku wewnętrznych procedur warto pozyskać około trzy potencjalne oferty z wyższymi cenami. Wówczas udowodnimy, że relacja nakład/rezultat wybranej oferty jest niższa niż w przypadku wyboru innego podmiotu z rynku.
Zamówienia o szacowanej wartości między 20 tys. zł a 50 tys. zł netto (włącznie)
W przypadku zamówień o wartości szacowanej między 20 tys. zł netto do 50 tys. zł (włącznie) stosujemy procedurę rozeznania rynku.
„Rozeznanie rynku ma na celu potwierdzenie, że dana usługa, dostawa lub robota budowlana została wykonana po cenie rynkowej.” (6.5.1 pkt 1) Wytycznych Kwalifikowalności Kosztów
„W celu potwierdzenia przeprowadzenia rozeznania rynku konieczne jest udokumentowanie dokonanej analizy cen/cenników potencjalnych wykonawców zamówienia – wraz z analizowanymi cennikami. Cenniki można pozyskać ze stron internetowych wykonawców lub poprzez upublicznienie opisu przedmiotu zamówienia wraz z zapytaniem o cenę na stronie internetowej beneficjenta lub skierowanie zapytań o cenę wraz z opisem przedmiotu zamówienia do potencjalnych wykonawców, itd.” (6.5.1 pkt 2) Wytycznych).
Takie postępowanie ofertowe jest wygodną procedurą. Podobnie jak w przypadku punktu poprzedniego możemy dostosować procedurę do tego, żeby wybrać odpowiadającego nam Wykonawcę.
Zamówienia o szacowanej wartości powyżej 50 tys. zł netto
Jeśli szacowana wartość zamówienia wynosi więcej niż 50 tys. zł netto zawsze wybieramy procedurę tzw. zasady konkurencyjności. Powinniśmy ją zastosować także wtedy, gdy w wyniku rozeznania rynku otrzymamy najwyższą ofertę netto powyżej 50 tys. zł! O tej procedurze możemy przeczytać w podrozdziale 6.5.2 Wytycznych. Zakłada ona upublicznienie zapytania ofertowego na stronie: https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/
Musimy pamiętać, że upubliczniając zapytanie w Bazie Konkurenycjności jest ono widoczne dla wszystkich.
Wyjątki
Podrozdział 6.5.2 Wytycznych punktuje również te zamówienia, dla których nie musimy stosować zasady konkurencyjności. Są nimi np.:
- umowy o pracę (z kimkolwiek chcemy ją zawrzeć i na jakąkolwiek kwotę ogółem, nie musimy stosować zasady konkurencyjności);
- prawa do nieruchomości, np. najem lokalu (oczywiście sam najem bez opłat eksploatacyjnych itp.) – o ile nie ma powiązań kapitałowych lub osobowych,
- ryczałtowe koszty pośrednie;
- usługi badawczo-rozwojowe przeprowadzane przez osoby wskazane we wniosku o dofinansowanie (chodzi tu o osoby planowane do angażu na podstawie umowy zlecenia, które są wymienione z imienia i nazwiska we wniosku o dofinansowanie);
- inne wymienione np. w art. 4 PZP (mniej interesujące z punktu widzenia beneficjenta będącego po prostu firmą), np. zamówienia udzielane przez NBP, BGK, audycje i materiały do audycji, czas antenowy, usługi finansowe (emisja papierów wartościowych itp.), zamówienia związane ze zobowiązaniami międzynarodowymi (np. jakiś twór międzynarodowy finansuje projekt w większości to wtedy stosujemy wytycznej tego tworu), usługi w dziedzinie obrony cywilnej czy ochrony ludności, zamówienia ściśle tajne, tajne itd.
Uwaga! Warto jest jednak zachować „ścieżkę” chociażby zorientowania na cenę i wybierać najlepsze rozwiązanie. Kierowanie się ceną jest najbezpieczniejsze, jednak nie musi być jedyne! Choć inne motywy trzeba starannie uzasadnić przed Instytucją Finansującą.
Warto zapamiętać ! Zamówieniem jest więc też umowa zlecenie. Najczęściej będzie ona podlegała pod tryb zasady konkurencyjności. Chociażby ze względu np. na tożsamość podmiotową. Jeśli planujemy stanowiska w projekcie o podobnych wymogach doświadczenia czy umiejętności.
Pozostałe wyłączenia
Istnieją również inne wyłączenia, np. brak oferty na prawidłowo przeprowadzone postępowanie. Ta prawidłowość może zostać nieuznana z różnych względów, np. niewystarczające informacje w przedmiocie zamówienia.
Ponadto zamówienie może zostać zrealizowane przez jednego wykonawcę z uwagi na brak konkurencji lub ochronę praw wyłącznych.
Tutaj zastosowanie będzie miała także zasada pilnej potrzeby. Trudno jest jednak ją udowodnić i przydaje się jedynie w bardzo wyjątkowych sytuacjach. Na przykład, gdy zamówienia udzielić trzeba natychmiast, bo w przeciwnym wypadku czekają nas negatywne skutki. Musielibyśmy udowodnić, że takie skutki miałyby miejsce gdyby nie zamówienie – a to już pojęcie względne i trudne do udowodnienia.
Kwestia powiązań kapitałowych lub osobowych
Żadnego zamówienia (w jakimkolwiek trybie udzielania zamówień) nie możemy zrealizować z podmiotem powiązanym! (podrozdział 6.5.2 pkt. 3 Wytycznych KK). Jeśli zostanie udzielone takiemu podmiotowi, automatycznie wydatek uzna się za niekwalifikowalny.
„Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
- uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej
- posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez IZ PO
- pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika
- pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
W przypadku, gdy właściwa instytucja będąca stroną umowy stwierdzi udzielenie zamówienia podmiotowi powiązanemu w sposób inny, niż wskazane w lit. a-d, jest zobowiązana przed wezwaniem do zwrotu środków wykazać istnienie naruszenia zasady konkurencyjności poprzez istniejące powiązanie.”
