W niniejszym materiale przybliżamy kwestie związane z prawidłowym upublicznieniem postępowania ofertowego. Ponadto poruszamy temat dokonania oceny ofert jak i realizacji zamówienia zgodnie z zasadą konkurencyjności. Ponadto poruszamy dalsze kroki, które czekają na nas w zawiłym i skomplikowanym procesie zamówień w projekcie UE. Jest to dziewiąty i ostatni artykuł z serii poświęconej tematyce zamówień w projektach współfinansowanych.
KROKI OD 5 -10
Z „SYSTEMATYKI DZIAŁAŃ W ZAMÓWIENIACH”
Z REGUŁY DOTYCZĄ PROCEDURY
„ZASADA KONKURENCYJNOŚCI”.
- Zamówienia w projekcie UE
- Krok 1 – Opracowanie przedmiotu zamówienia
- Krok 2 – Szacowanie wartości zamówienia
- Krok 3 – Określenie trybu udzielenia zamówienia
- Krok 4: Przygotowanie treści zapytania ofertowego cz.1
Krok 5: Dokonanie upublicznienia
Dokonanie upublicznienia zapytania ofertowego najlepiej, aby przybrało formę zarówno:
- Publikacji zapytania ofertowego na swojej stronie internetowej (np. jako osobny wpis na stronie głównej)
- Publikacji zapytania ofertowego na portalu „Baza Konkurencyjności” https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/
Ale jedynie baza jest oceniana przez Instytucję finansującą, a publikacja na stronie jest jedynie mile widziana.
Instrukcja obsługi Bazy Konkurencyjności: https://archiwum-bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/file/download/1537458
Krok 6: Otwarcie ofert i dokonanie ich oceny
Otwarcie ofert i dokonanie ich oceny powinno rozpocząć się tuż po upłynięciu terminu składania ofert [termin ten podany jest w zapytaniu ofertowym oraz w bazie konkurencyjności i jest on widoczny dla potencjalnych oferentów].
Z reguły najlepiej jest zrobić to w przeciągu 2-3 dni od upłynięcia ww. terminu, ale lepiej nie zwlekać z tym w przypadku krótkich terminów związania ofertą.
Krok 7: Poinformowanie o wyniku postępowania ofertowego
Poinformowanie o wyniku postępowania ofertowego następuję po ocenie formalnej i punktowej wszystkich ofert. Oznacza formalne poinformowanie „zwycięskiego” oferenta i ewentualne (nieobligatoryjnie) poinformowanie o tym stron, które brały udział w postępowaniu.
Na pewno wynik postępowania rozstrzyga się w Bazie Konkurencyjności poprzez odpowiednie uzupełnienie ofert, które spłynęły inną drogą niż sama baza wraz z informacją o ewentualnym odrzuceniu jak i komentarzami do tego, zaznaczeniu oferty wybranej z uzasadnieniem wyboru (zakładka Rozstrzygnięcie).
PATRZ: pkt.9 „Rozstrzyganie postępowania” Instrukcji ogłoszeniodawcy w Bazie Konkurencyjności 2021
Ponadto, jeśli w zapytaniu ofertowym zawarliśmy zapis o innej formie poinformowania oferentów (np. mailowo) to warto taki obowiązek wypełnić.
Krok 8: Zawarcie umowy z wybranym Wykonawcą
Zawarcie umowy z wybranym Wykonawcą jest warunkiem koniecznym w procedurze „Zasada Konkurencyjności”. Brak umowy oznacza nie kwalifikowalność kosztu = nie będzie on dofinansowany.
Na tym etapie warto zadbać o odpowiednie zapisy w umowie, aby realizacja przebiegła jak najbardziej bezproblemowo (w tym zadbać o uwzględnienie zmian w umowie – analogicznych do tych z zapytania ofertowego).
Krok 9: Realizacja zamówienia
Następnie odbywa się realizacja zamówienia na warunkach określonych w umowie (i ewentualnych zmian dopuszczonych umową).
Krok 10: Końcowe rozliczenie z Wykonawcą
Końcowe rozliczenie z Wykonawcą to nie tylko opłacenie faktur/y, ale także zadbanie o ich prawidłowe zaksięgowanie i rozliczenie wydatku w ramach projektu UE. Ponadto z punktu widzenia raportów (sprawozdawczości) zawsze warto sporządzić protokół odbioru czy protokół zdawczo-odbiorczy, który posłuży jako dowód wykonanych prac/usługi w ramach danego etapu czy zadania.
Podsumowanie
Działania w kontekście zamówień wymagają podjęcia wielu skomplikowanych kroków. W związku z tym trzeba mieć na uwadze proces zamówień, nawet rozpatrując wszelkie inne działania w projekcie. Odpowiednie przeprowadzenie procedury zamówienia jest w stanie zaważyć na efektywnej realizacji projektu i w konsekwencji otrzymaniu dotacji.
Mamy nadzieję, że udało nam się skutecznie przybliżyć Państwu zawiłą tematykę zamówień oraz że zdobyta wiedza okaże się pomocna w bezstresowej realizacji Państwa projektów.
