Poradnik Beneficjenta

dekor

Zamówienia w projekcie UE – Kroki 5 – 10

opublikowano:

W niniejszym materiale przybliżamy kwestie związane z prawidłowym upublicznieniem postępowania ofertowego, dokonaniem oceny ofert jak i realizacją zamówienia zgodnie z zasadą konkurencyjności. Ponadto poruszamy dalsze kroki, które czekają na nas w zawiłym i skomplikowanym procesie zamówień. Jest to dziewiąty i ostatni artykuł z serii poświęconej tematyce zamówień w projektach współfinansowanych.

KROKI OD 5 -10 Z „SYSTEMATYKI DZIAŁAŃ W ZAMÓWIENIACH” Z REGUŁY DOTYCZĄ PROCEDURY „ZASADA KONKURENCYJNOŚCI”.

Krok 5: Dokonanie upublicznienia

Dokonanie upublicznienia zapytania ofertowego najlepiej, aby przybrało formę zarówno:

  1. Publikacji zapytania ofertowego na swojej stronie internetowej (np. jako osobny wpis na stronie głównej)
  2. Publikacji zapytania ofertowego na portalu „Baza Konkurencyjności” https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/

Ale jedynie baza jest oceniana przez Instytucję finansującą, a publikacja na stronie jest jedynie mile widziana.

Instrukcja obsługi Bazy Konkurencyjności: https://archiwum-bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/file/download/1537458

Krok 6: Otwarcie ofert i dokonanie ich oceny

Otwarcie ofert i dokonanie ich oceny powinno rozpocząć się tuż po upłynięciu terminu składania ofert [termin ten podany jest w zapytaniu ofertowym oraz w bazie konkurencyjności i jest on widoczny dla potencjalnych oferentów].

Z reguły najlepiej jest zrobić to w przeciągu 2-3 dni od upłynięcia ww. terminu, ale lepiej nie zwlekać z tym w przypadku krótkich terminów związania ofertą.

Krok 7: Poinformowanie o wyniku postępowania ofertowego

Poinformowanie o wyniku postępowania ofertowego następuję po ocenie formalnej i punktowej wszystkich ofert. Oznacza formalne poinformowanie „zwycięskiego” oferenta i ewentualne (nieobligatoryjnie) poinformowanie o tym stron, które brały udział w postępowaniu.

Na pewno wynik postępowania rozstrzyga się w Bazie Konkurencyjności poprzez odpowiednie uzupełnienie ofert, które spłynęły inną drogą niż sama baza wraz z informacją o ewentualnym odrzuceniu jak i komentarzami do tego, zaznaczeniu oferty wybranej z uzasadnieniem wyboru (zakładka Rozstrzygnięcie).

PATRZ: pkt.9 „Rozstrzyganie postępowania” Instrukcji ogłoszeniodawcy w Bazie Konkurencyjności 2021

Ponadto, jeśli w zapytaniu ofertowym zawarliśmy zapis o innej formie poinformowania oferentów (np. mailowo) to warto taki obowiązek wypełnić.

Krok 8: Zawarcie umowy z wybranym Wykonawcą

Zawarcie umowy z wybranym Wykonawcą jest warunkiem koniecznym w procedurze „Zasada Konkurencyjności”. Brak umowy oznacza nie kwalifikowalność kosztu = nie będzie on dofinansowany.

Na tym etapie warto zadbać o odpowiednie zapisy w umowie, aby realizacja przebiegła jak najbardziej bezproblemowo (w tym zadbać o uwzględnienie zmian w umowie – analogicznych do tych z zapytania ofertowego).

Krok 9: Realizacja zamówienia

Następnie odbywa się realizacja zamówienia na warunkach określonych w umowie (i ewentualnych zmian dopuszczonych umową).

Krok 10: Końcowe rozliczenie z Wykonawcą

Końcowe rozliczenie z Wykonawcą to nie tylko opłacenie faktur/y, ale także zadbanie o ich prawidłowe zaksięgowanie i rozliczenie wydatku w ramach projektu UE. Ponadto z punktu widzenia raportów (sprawozdawczości) zawsze warto sporządzić protokół odbioru czy protokół zdawczo-odbiorczy, który posłuży jako dowód wykonanych prac/usługi w ramach danego etapu czy zadania.

Podsumowanie

Działania w kontekście zamówień wymagają podjęcia wielu skomplikowanych kroków. W związku z tym trzeba mieć na uwadze proces zamówień, nawet rozpatrując wszelkie inne działania w projekcie. Odpowiednie przeprowadzenie procedury zamówienia jest w stanie zaważyć na efektywnej realizacji projektu i w konsekwencji otrzymaniu dotacji.

Mamy nadzieję, że udało nam się skutecznie przybliżyć Państwu zawiłą tematykę zamówień oraz że zdobyta wiedza okaże się pomocna w bezstresowej realizacji Państwa projektów.

Udostępnij
Jeżeli zdobyta wiedza jest dla Ciebie pomocna,
udostępnij ten artykuł, aby i inni mogli z niej skorzystać.
O autorze:
Justyna Pieńko
linkedin
email
telefon

Justyna Pieńko

Jako były wieloletni pracownik Narodowego Centrum Badań i Rozwoju od ponad dziesięciu lat zajmuję się projektami finansowanymi z UE z różnych źródeł. W swojej pracy etatowej rozliczałam projekty zarówno z POIG jak i POKL, POIR, 6PR i 7PR, H2020, projekty krajowe, np. celowe, PBS, PBR, międzynarodowe, Eureka!, Eurostars, umowy dwustronne, wielostronne. Były wśród nich zarówno te, które rozliczałam jako opiekun projektu jak również takie, którymi NCBR był koordynatorem czy partnerem. Koordynowałam również projekty finansowane z PARP, LAWR i RIF Mazowsze, Łódź – tym razem już od strony beneficjenta. Zetknięcie tych dwóch światów a także moje właściwe podejście do tzw. „klienta” owocuje w prawidłowo rozliczonych projektach.