Pierwsza i najważniejsza część zamówienia to opracowanie przedmiotu zamówienia, które stanowi podstawę do prawidłowego oszacowania jego wartości. Każde zamówienie jest inne, przez co trzeba przeanalizować kilka przesłanek, aby móc dobrze opisać przedmiot zamówienia.
Załóżmy, że mamy wpisane określone pozycje w budżecie. Kwestię opracowania przedmiotu zamówienia rozpatrujemy z punktu widzenia właśnie tych istniejących pozycji. Także pod kątem tych ewentualnych, innych, niezbędnych – pojawiających się na moment sporządzania przedmiotu zamówienia. Zakładamy ponadto możliwość ich łączenia czy podzielenia na składowe.
Tożsamość przedmiotowa
Patrząc na budżet projektu rozpatrujemy przedmiot zamówienia pod kątem:
- tego samego rodzaju wykonywanych działań,
- jak i ich przeznaczenia;
Przykład 1 Realizujemy projekt zakładający wykonanie trzech zadań. Przedmiotem zamówienia ma być materiał biologiczny do badań laboratoryjnych wykorzystywany przez cały okres realizacji projektu. Materiały z zadania nr 2 i 3 są tożsame z materiałami z zadania nr 1, stąd należy przyjąć, że przedmiot zamówienia powinien zawierać je wszystkie.
Przykład 2 Innym przykładem są materiały promocyjne. Mamy do zakupu ulotki, foldery, plakaty, gadżety, udział w konferencji branżowej/naukowej, art. sponsorowane itp. Ze względu na rodzaj i możliwość wykonania ich w jednym miejscu należałoby podzielić to zamówienie na trzy części:
- Materiały poligraficzne – czyli ulotki, foldery i plakaty
- Udział w konferencji branżowej/naukowej
- Artykuły sponsorowane
Połączenie materiałów i udziału w konferencji może być mało prawdopodobne. Tym samym można stwierdzić, że tożsamość przedmiotowa nie występuje.
Składanie zamówień w podziale budżetowym nie jest właściwe. Niesie ze sobą ryzyko uznania kosztu za niekwalifikowalny – z tytułu niewłaściwie skonstruowanego przedmiotu zamówienia. Pociąga to za sobą złe szacowanie i wybór trybu udzielenia zamówienia. Nie oznacza to, że nie ma możliwości udzielania zamówień na każdą rzecz z osobna. Jednakże tryb musi wynikać z właściwego szacowania*.
*Szacowanie z należytą starannością udokumentowane odpowiednią notatką i dokumentami do niej załączonymi, np. oferty od potencjalnych oferentów.
Tożsamość podmiotowa
Wróćmy jednak do naszego przykładu nr 1. Oceniliśmy, że materiały biologiczne z różnych zadań to jedno zamówienie. Badamy teraz czy pozostałe potencjalne zamówienia z planu projektu można podpiąć pod to zamówienie. Mowa tu o takich zamówienia, które może wykonać jeden wykonawca. Jeśli w projekcie pojawi się np.
- koszt pojemników do przechowywania materiału biologicznego,
- usługa ich magazynowania,
- sprzedaży sprzętu do ich przechowywania;
to warto również i takie pozycje z budżetu wrzucić do przedmiotu zamówienia.
Przykład 3 Innym przykładem jest nabycie odpowiedniego sprzętu do laboratorium wraz z usługą jego montażu. Zapewne ten sam wykonawca może nam to zaoferować.
Tożsamość czasowa
Ostatnia z tożsamości oznacza możliwość udzielenia zamówienia w tym samym czasie.
Uwaga 1! Granica czasowa w projekcie wynosi cały projekt. Jeśli zatem okres realizacji wynosi 3 lata to dokładnie te trzy lata musimy brać pod uwagę.
Uwaga 2! Zaistnienie tych trzech przesłanek jednocześnie powoduje konieczność połączenia zamówień w jedno! Dopiero takie zamówienie pozwala nam przejść do kolejnego etapu – szacowania wartości zamówienia. Jeśli którakolwiek z nich nie zaistnieje – można podzielić zamówienie na mniejsze.
W Wytycznych nie widnieje bezwzględny nakaz łączenia zamówień o spójnych tożsamościach w jedno zamówienie. Nie zmienia to jednak faktu, że tryb udzielenia zamówienia musi zostać zachowany dla każdego z tych zamówień.
Dokumentacja
Należy pamiętać, że postępowanie ustalania przedmiotu zamówienia trzeba odpowiednio udokumentować, np. stosowną notatką służbową. Na wypadek kontroli warto mieć takie dokumenty, bo zwykle nie pamiętamy tego co działo się 2 czy 3 lata wstecz.
Kwestia poufności
Dodatkowo warto przemyśleć jakie dane dokładnie chcemy umieścić i na ile nie są one tajemnicą przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji z 16 kwietnia 1993 r. Jeśli jest cokolwiek w przedmiocie zamówienia będące tajemnicą przedsiębiorstwa warto zaopatrzyć oferentów w umowę poufności (NDA) do podpisania i wysłania przed ujawnieniem tych danych i dalszymi działaniami w ramach postępowania ofertowego.
