Poradnik Beneficjenta:

6 pułapek dofinansowań dla start-upów

opublikowano:

Chcesz zbudować biznes od zera? Masz pomysł i jedyne co potrzebujesz to pieniądze na start-up? Warto pomyśleć o działaniu na pomysły, które miałyby być realizowane na terenie tzw. Polski Wschodniej.

Polega to na tym, że po pierwsze zgłaszasz się do podmiotu, który pełni rolę inkubatora (tzw. platforma startowa). Każdy taki inkubator ma formularz, w którym należy opisać swój pomysł. Następnie – po ewentualnych uzupełnieniach – dokonywana jest ocena i decyzja o przyjęciu do tzw. inkubacji. Jest to proces przedstawienia pomysłu i jego jednoczesna weryfikacja przez doradców przynależących do inkubatora. To oni wskażą zagrożenia, ryzyka, szanse, pokierują na inny tor, jeśli zajdzie taka potrzeba. Może się okazać, że pierwotny pomysł przerodzi się w coś odmiennego.

W wyniku takiej inkubacji powstanie obszerny dokument. On jest podstawą do startowania dalej, ale już o konkretną sumę na realizację tego pomysłu. Startuje się wtedy jako start-up – zupełnie nowa firma.

Czy w takim wypadku powinniśmy być wyczuleni na potencjalne pułapki? Zdecydowanie tak! Jak w każdym biznesie, jest ryzyko, jest zabawa. Im więcej wiemy o potencjalnych ryzykach, tym łatwiej nam jest zaplanować odpowiednie działania. Przechodząc do rzeczy, oto 6 pułapek dla start-upów. Ich kolejność nie ma znaczenia – wagę możecie im nadać sami:

Brak poduszki finansowej a niesprzyjające zapisy umowy

Samo podpisanie umowy jeszcze nie oznacza, że start-up dostanie kasę ot, tak. Jeśli zakładamy, że będziemy się finansować z zasobów publicznych to jesteśmy w błędzie. W praktyce wygląda to tak, że możemy wnioskować o zaliczkę, którą wydajemy jedynie na część dofinansowaną. A więc 85% kosztu kwalifikowanego, a i tak musimy mieć budżet na płacenie 15% + ewentualny VAT.

Ponadto od momentu pierwszej zaliczki do wnioskowania o kolejną trzeba rozliczyć minimum 70% kolejnej. Oznacza to złożenie wniosku z poniesionymi już kosztami (w tym wynagrodzenia z ZUSem i PITem). Oznacza to też oczekiwanie 60 dni na rozpatrzenie pierwszej wersji wniosku. Zwykle są uwagi (na które odpowiada się w ciągu 7 dni). Trzeba więc dodać kolejne 60 dni na rozpatrzenie plus 15 dni na wypłatę środków.

Podsumowując, od momentu złożenia wniosku o zaliczkę drugą lub kolejną mamy 60 dni + 7 dni + 60 dni + 15 dni. To co daje praktycznie 5 miesięcy.

Przez 5 miesięcy trzeba finansować swój pomysł już ze swoich środków (lub bazować na pozostałych 30% zaliczki). Do tego dochodzi kwestia kosztów pośrednich, których nie można sobie ot, tak ściągnąć z zaliczki. Robimy to dopiero w momencie, kiedy instytucja zatwierdzi wniosek, a więc czekamy te 5 miesięcy. Warto mieć to na uwadze, zwłaszcza że jest zapis w umowie, gdzie zobowiązujemy się zapewnić środki finansowe do realizacji projektu niezależnie od tego, czy będzie kasa unijna, czy nie.

Konieczność poświęcania czasu na biurokrację

Osoby, które nigdy nie realizowały projektu dofinansowanego ze środków publicznych, nie są świadome ilości dokumentów niezbędnych do rozliczenia. Niestety biurokracja jest na dość wysokim poziomie i należy liczyć się z tym, że czynności okołoprojektowe mogą zająć dużo czasu. Czy jako start-up stać nas na dodatkowe wsparcie w tym zakresie? Jeśli nie, to w efekcie może to spaść na project managera albo właściciela firmy. Wszystko oczywiście zależy od złożoności projektu. Z własnego doświadczenia mogę powiedzieć, że zajmuje to ok. 20-40 h miesięcznie wliczając w to sprawdzenie księgowej, ułożenie wszystkiego tak, żeby potem szybko przygotować wniosek, odpowiedzieć itd. Tylko czy chcąc zbudować biznes, ruszyć z kopyta i zająć się marketingiem i sprzedażą mamy na to czas? Poczytaj o samym wniosku o płatność czy dokumentach do wniosku i oceń czy jako start-up sam chcesz to robić.

Długi okres od inkubacji do wdrożenia

Od momentu pojawienia się pomysłu i przesłaniu formularza do inkubatora aż do zakończenia realizacji, czyli wyjścia na rynek z produktem czy usługą może minąć baaaaaardzooooo dużo czasu. Wynika to z:

  • oczekiwania na akceptację do inkubacji,
  • samej inkubacji (samo założenie firmy jako start-up trwa krótko),
  • czekania na konkurs, gdzie już zgłaszamy się o środki na realizację naszego wymarzonego biznesu,
  • oceny tego wniosku,
  • podpisania umowy,
  • samej realizacji projektu.

W skrócie może to być nawet 3 lata. Czy patrząc na obecną sytuację jesteśmy pewni naszego pomysłu w perspektywie 3 lat?

Stała kwota dofinansowania

Niestety w dobie rosnącej inflacji, a także niepewności na świecie czy chociażby słabnącej złotówki należy brać pod uwagę stałość kwoty dofinansowania. Czyli w momencie wnioskowania do PARP o pieniądze na realizację projektu kwota ta jest stała. Niezależnie czy była inflacja czy nie – waloryzacja dofinansowania nie istnieje. Polecam więc mimo wszystko podwyższać kwoty w momencie pisania wniosku o dofinansowanie. Koszty dla start-upu szacowane obecnie mogą się mieć nijak do kosztów za 2 czy 3 lata. Oczywiście zawsze jest ryzyko, że na panelu eksperci mogą uciąć ten wydatek do niższego poziomu. Trzeba się nastawić, że może nam zabraknąć środków, gdy przyjdzie do realizowania projektu. Niestety z reguły PARP nie pozwala „nie zrealizować” części planu bez ucięcia dofinansowania.

Konieczność analizowania zakupu czegokolwiek w kontekście „wywieszania ogłoszenia przetargu” na stronie rządowej

Ten aspekt może spędzić sen z powiek niejednemu właścicielowi. Niestety nie można ot, tak kupić np. serwera, materiałów czy urządzeń o wartości powyżej 20 tys. zł. Wytyczne na to są dość skomplikowane i brak wywieszenia ogłoszenia powoduje utratę dofinansowania. Tego chcielibyśmy uniknąć (zwłaszcza jako nowa firma), ale kto by pomyślał o takim obowiązku podpisując umowę o dofinansowanie? Tu znajdziesz więcej informacji na temat zamówień w projektach UE.

Ograniczenia w możliwości zmian do projektu

Niestety PARP nie zawsze zgadza się na zmiany. Osobiście uważam, że trzeba wyczuć opiekuna projektu na tyle, na ile jest w stanie być elastycznym dla nas. Może się zdarzyć, że dając wszystko praktycznie dobrze zrobione opiekun będzie patrzeć na nas przychylnym okiem. Jednak może się okazać, że jest on służbistą i nie pozwoli nam nic zmienić. W zasadzie ma prawo, bo zgodnie z umową nie ma możliwości zmian wpływających na model biznesowy. Na upartego każda zmiana oznacza ingerencję w model biznesowy. Warto więc wyczuć opiekuna i dobrze z nim żyć.

Jeśli masz wątpliwości czy działać samemu czy jednak skupić się na merytoryce projektu i rozruszać start-up, przeczytaj czy warto i napisz do nas!

Udostępnij
Jeżeli zdobyta wiedza jest dla Ciebie pomocna,
udostępnij ten artykuł, aby i inni mogli z niej skorzystać.
O autorze:

Justyna Pieńko

Justyna Pieńko
linkedin
email
telefon
Jako były wieloletni pracownik Narodowego Centrum Badań i Rozwoju od ponad dziesięciu lat zajmuję się projektami finansowanymi z UE z różnych źródeł. W swojej pracy etatowej rozliczałam projekty zarówno z POIG jak i POKL, POIR, 6PR i 7PR, H2020, projekty krajowe, np. celowe, PBS, PBR, międzynarodowe, Eureka!, Eurostars, umowy dwustronne, wielostronne. Były wśród nich zarówno te, które rozliczałam jako opiekun projektu jak również takie, którymi NCBR był koordynatorem czy partnerem. Koordynowałam również projekty finansowane z PARP, LAWR i RIF Mazowsze, Łódź – tym razem już od strony beneficjenta. Zetknięcie tych dwóch światów a także moje właściwe podejście do tzw. „klienta” owocuje w prawidłowo rozliczonych projektach.