Opublikowano: 2021-07-13 / Ostatnia aktualizacja: 2023-08-11
Pozyskanie dotacji to nie wszystko, liczy się jeszcze dokładne rozliczenie wniosku o dofinansowanie. Aby nie stracić dotacji, trzeba uważać na szczegóły. W poniższym artykule porównujemy wady i zalety rozliczania projektu w ramach własnych struktur w porównaniu do zlecenia tego zadania firmie rozliczającej.
ZAANGAŻOWANIE
|
| SAMODZIELNIE (wewnętrznie) |
Z FIRMĄ ROZLICZAJĄCĄ (zewnętrznie) |
| Realizowanie unijnych projektów wymaga od przedsiębiorców znajomości co najmniej kilkunastu dokumentów. W tym przede wszystkim umowy o dofinansowanie, a także wielu wytycznych z nią związanych. Na potrzeby projektu należałoby wydzielić z własnej struktury naprawdę dobrze wyszkolonego pracownika i odciążyć go z jego dotychczasowych obowiązków, powierzając mu rozliczenie projektu. |
Znajomość ram prawnych, w których funkcjonuje rozliczanie projektów, stanowi podstawę wiedzy pracowników firmy rozliczającej. W tym wypadku znajomość skomplikowanych zapisów prawnych należy do fundamentalnych obowiązków w tej działalności. Na poczet rozliczania projektu nie jest konieczne wydzielenie nowego działu czy dokonanie zmiany w strukturze organizacyjnej. Na tym polega praca, dedykowane jest całe zaangażowanie i czas w rozliczanie projektu bez kosztu alternatywnego! |
Plusy:
- Wartość wiedzy pracownika rozliczającego zostaje w firmie
|
- Dostęp do wiedzy firmy zewnętrznej
- Mniej czasu spędza się na wertowaniu dokumentów unijnych, który można spożytkować na działania stricte merytoryczne
- Zwykle odpowiedź udzielana od ręki lub w przeciągu kilku dni z wyjaśnieniem dlaczego tak a nie inaczej
- Duże doświadczenie osób rozliczających wiele projektów powoduje duże możliwości wykorzystania tego w celu optymalizacji kosztowej czy maksymalizacji dofinansowania
|
Minusy:
- Konieczne odciążenie pracownika z bieżących zadań (pozostawienie starych zadań i dołożenie nowych może skończyć się nadmiarem obowiązków i błędami w rozliczaniu co w konsekwencji może prowadzić do obniżenia dofinansowania)
- W związku z powyższym utrata pracownika w przypadku ówczesnych jego zadań codziennych a tym samym konieczność organizacji zastępstwa lub dociążenia innych pracowników
- W przypadku bardziej złożonych przedsięwzięć wskazane jest stworzenie specjalnego zespołu wewnątrz firmy lub zatrudnienie nowych osób, co rodzi dodatkowe koszty chociażby z punktu widzenia składek ZUS, czy tworzenia samego stanowiska pracy, reorganizacji
|
- Wartość pozostaje na zewnątrz firmy
|
PRIORYTETY: „ROZSĄDNE ZAKUPY” A PROCEDURALNE ZAMÓWIENIA W PRZEDSIĘBIORSTWIE
|
| SAMODZIELNIE (wewnętrznie) |
Z FIRMĄ ROZLICZAJĄCĄ (zewnętrznie) |
| Błędy w rozliczaniu funduszy unijnych dotyczą często zakupu towarów i usług. Wiele firm po raz pierwszy zderza się z wymaganiami unijnymi już na początku realizacji przedsięwzięcia. Przedsiębiorcy nie są przyzwyczajeni do zakupów zgodnie z procedurami, które równo traktowałoby innych potencjalnych oferentów. Wielokrotnie należy pamiętać o obowiązkach dokumentacyjnych czy publikacyjnych. |
Od przedsiębiorstwa oczekuje się, aby priorytetem było skoncentrowanie całej uwagi na sprawnej realizacji przedsięwzięć. Przedsiębiorcy koncentrują się na realizacji projektu, niejednokrotnie nie dostrzegając ograniczeń jakie nakładają na nich wymagania i wytyczne. Celem firmy rozliczającej jest doradztwo oraz stałe kontrolowanie zamówień realizowanych w ramach projektu, a także pomoc w sporządzeniu kompletnej (niezbędnej) dokumentacji. |
Plusy:
- Brak, jeśli nieznane są procedury dot. zamówień
|
- Duże prawdopodobieństwo uznania kosztu za kwalifikowalny i otrzymania z tego tytułu dofinansowania
- Duże doświadczenie pozwala zwrócić uwagę na najważniejsze aspekty zamówień z punktu widzenia wytycznych jak i połączenie tego z wymaganiami firmy
|
Minusy:
- Niebezpieczeństwo niekwalifikowania kosztu z racji źle przeprowadzonego postępowania ofertowego
- Niebezpieczeństwo obniżenia dofinansowania całego projektu wynikające z punktu wyżej
|
- Przedstawienie przedmiotu zamówienia zawsze pozostaje w zakresie realizującego projekt, ponieważ przedmiot ten zwykle nie wynika tylko z wniosku o dofinansowanie, ale i z aktualizacji sytuacji projektowej
|
WSPÓŁPRACUJ Z KSIĘGOWĄ
|
| SAMODZIELNIE (wewnętrznie) |
Z FIRMĄ ROZLICZAJĄCĄ (zewnętrznie) |
| Rozpoczynając projekt unijny, warto od samego początku postawić na współpracę z działem księgowym/biurem rachunkowym. Unia Europejska nakłada znaczące wymagania dokumentacyjne na Beneficjentów. Należałoby uzgodnić i przygotować niezbędne procedury z odpowiednim wyprzedzeniem. Należałoby także dokładnie przeanalizować zapisy umowy i o jej kluczowych postanowieniach ewidencyjnych powiadomić osobę odpowiedzialną za rozliczanie dofinansowania. (sprawozdawczość) |
Po pierwsze, praca przy rozliczaniu dofinansowania stoi na pograniczu księgowości, audytu, doradztwa podatkowego i finansowego oraz pracy urzędniczej. Każda osoba zawodowo zajmującą się rozliczaniem projektów ma w sobie coś z „księgowej”. Ponadto współpraca z działem księgowości czy osobą odpowiedzialną za sprawozdawczość nie stanowi dla firmy rozliczającej żadnego wyzwania, ponieważ niejednokrotnie rozmowa prowadzona jest „ w tym samym języku”. |
Plusy:
- Jedynie wtedy, gdy księgowa/osoba odpowiedzialna za rozliczanie dofinansowania ma doświadczenie w kwestiach księgowych i podatkowych projektów UE
|
- Znajomość zasad ewidencji kosztów projektowych,
- Znajomość zagadnień podatkowych związanych z realizacją projektu i ich wpływów na deklaracje podatkowe, np. CIT.
|
Minusy:
- Wiele zależy od tego, czy współpracujemy z księgową/ym na etacie, która/y jest dla nas dostępna/y w każdej chwili, czy też z firmą zewnętrzną – zależy od doświadczenia księgowych w zakresie ewidencji projektów
- Nieodpowiednia ewidencja może w ostateczności spowodować konieczność zwrotu dofinansowania (bo koszty nie spełniają wtedy definicji kosztu kwalifikowalnego)
- Ponadto istnieje ryzyko konieczności dokonywania korekt w deklaracjach CITowych, czasem VATowskich a co za tym idzie korekt w sprawozdaniach (jeśli błędy zostaną wykryte „po latach”)
|
|
|
|
| SAMODZIELNIE (wewnętrznie) |
Z FIRMĄ ROZLICZAJĄCĄ (zewnętrznie) |
| Dokumenty należy odpowiednio wcześnie przekazać i z wyprzedzeniem planować terminy sprawozdawczości unijnej. Przedsiębiorca powinien pamiętać o dokumentowaniu poszczególnych etapów realizacji projektu. Dokumenty projektowe mogą krążyć pomiędzy wieloma osobami — koordynatorem i pracownikami odpowiedzialnymi za realizację zakresu rzeczowego oraz za część finansową całego przedsięwzięcia. |
Kwestia odpowiedniej dokumentacji projektu stanowi o jego sukcesie. Jest to kwestia wymagająca szczególnej staranności i zrozumienia otoczenia projektowego. Obowiązkiem firmy zewnętrznej jest zagwarantowanie, aby przedsiębiorcy świadomie dbali o staranną dokumentację projektową. Firma rozliczająca ma świadomość czego wymagać nie tylko od beneficjentów ale także od ich kontrahentów. Do obowiązków należy pomoc przy sporządzaniu niezbędnych dokumentów oraz dokładne planowanie i pilnowanie terminów sprawozdawczości. |
| Plusy:
|
- Obycie w dokumentacji projektowej powoduje, że minimalne wymagania unijne w zakresie dokumentów są znane i łatwo można je wprowadzić do dokumentów realizującego projekt
- Często proponowane są wzory dokumentów w zakresie działań projektowych
- Często przypomina się o konieczności sporządzania danych dokumentów merytorycznych i zwraca się uwagę na to, co powinno być tam zawarte i w jaki sposób powinno być ono uwidocznione, np. w przypadku raportów merytorycznych
|
Minusy:
- Konieczność zapewnienia odpowiednich zapisów w dokumentach wewnętrznych jak i zewnętrznych również pod kątem informacji i promocji, co wiąże się z czytaniem mnóstwa wytycznych, poradników itd.
- Prawdopodobieństwo niewłaściwego dokumentowania zdarzeń w projekcie może powodować wstrzymanie lub zwrot dofinansowania (w ostateczności)
- Możliwość przegapienia momentu przedstawiania informacji merytorycznych o realizacji projektu mogących w ostateczności skutkować wstrzymaniem dofinansowania czy zwrotu dofinansowania
|
|
|
|
| SAMODZIELNIE (wewnętrznie) |
Z FIRMĄ ROZLICZAJĄCĄ (zewnętrznie) |
| Firma powinna być przygotowana do kontroli na każdym etapie realizacji projektu. Są one czymś naturalnym i w przypadku niektórych konkursów należy się spodziewać, że na pewno się odbędą. Przedsiębiorcy często niepokoją się, kiedy trafia do nich pismo zapowiadające taką kontrolę. Jeżeli nie odkładamy zadań związanych z realizacją przedsięwzięcia na potem i wykonujemy je zgodnie z nakreślonym uprzednio planem — nie powinniśmy mieć powodów do obaw. |
Kontrola jest z pewnością jednym z bardziej stresujących wydarzeń związanych z realizacją projektu dofinansowanego. Dla niektórych „sąd ostateczny” – dla innych rutynowy i konieczny proces. Niezależnie jednak od perspektywy, dla firmy zewnętrznej kontrola nie jest powodem do zmartwień. Swoim klientom oferuje się asystowanie przy kontroli a także odpowiednie przygotowanie Beneficjentów do takiej kontroli, aby przeszła ona zgodnie z wszelkimi wymaganiami. Doświadczenie uczy traktowania kontroli jako procesu rutynowego i powtarzalnego. |
Plusy:
- Jeśli dokumentację mamy tworzoną na bieżąco to jesteśmy przygotowani na kontrolę
|
- Doświadczenie w kontroli i w obchodzeniu się nią (również relacje z kontrolującym są ważne)
|
Minusy:
- Pytanie jedynie czy zachowaliśmy minimalną jakość dokumentacji wedle wytycznych unijnych
|
- Brak, o ile jakość dokumentacji jest zachowana zgodnie z unijnymi wymogami
|
|
|
| SAMODZIELNIE (wewnętrznie) |
Z FIRMĄ ROZLICZAJĄCĄ (zewnętrznie) |
| Życie projektowe pokazuje, że nie zawsze wszystkie koszty będą poniesione. Ponadto należy zastanowić się jak je zoptymalizować. Tutaj potrzebna jest wiedza specjalistyczna, np. znajomość zagadnień kadrowych, zapisów umowy o dofinansowanie i możliwości jej wykorzystania do tych celów itp. Pracownik stykający się pierwszy raz z umową o dofinansowanie może zabłądzić w zapisach. |
Zwykle osoba w firmie doradczej posiada duże doświadczenie w zakresie wykorzystania zapisów umowy o dofinansowanie i „wyjmowania” z niej zapisów umożliwiających optymalizację projektową. Lub przynajmniej zapisy ją nie blokującą. Jest to cenne w zakresie oszczędności w projekcie. Daje możliwość wykorzystania tych środków gdzieś indziej. |
Plusy:
- Brak, jeśli pracownik nie ma doświadczenia w tym zakresie
|
- Na samym początku wprawny pracownik firmy doradczej od razu podpowie co zmienić na co, by móc zoptymalizować zapisy projektowe do realiów działalności firmy
- Brak konieczności czytania wytycznych, poradników i innych dokumentów unijnych, by dobrze przeanalizować sytuację w projekcie
|
Minusy:
- Konieczność czytania i analizowania dodatkowych dokumentów, by dobrze przeanalizować sytuację projektową
|
|
|
|
| SAMODZIELNIE (wewnętrznie) |
Z FIRMĄ ROZLICZAJĄCĄ (zewnętrznie) |
| Beneficjent ma też obowiązki promocyjno-informacyjne, które wynikają z zapisów umowy o unijne wsparcie. Samodzielne zadbanie o odpowiednią promocję niejednokrotnie jest problematyczne i wymaga zaangażowania środków finansowych oraz stosowania bardzo szczegółowych procedur i wytycznych. |
W ramach oferty skierowanej do klientów firma rozliczająca przygotowuje niezbędne elementy promocji (tj. tablica informacyjna, informacja na stronie www., umowy z kontrahentami, oznakowanie środków trwałych i wiele, wiele innych). |
| Plusy:
|
- Zakres promocji jest tylko elementem technicznym do wykonania (w tym możliwość zlecenia komuś innemu druku tablic, plakatów itp.)
- Brak konieczności czytania wytycznych, poradników i innych dokumentów unijnych
|
Minusy:
- Konieczność czytania i analizowania dodatkowych dokumentów
|
- Niektóre techniczne elementy trzeba wykonać samemu, (np. wrzucić informację na stronę www)
- Resztę można zlecić (nawet) firmie rozliczającej
|
| UWAGA NA DETALE: Pozyskanie dotacji to nie wszystko, liczy się jeszcze dokładne rozliczenie wniosku o dofinansowanie. Aby nie stracić dotacji, trzeba uważać na szczegóły! |
KOMUNIKACJA Z INSTYTUCJĄ FINANSUJĄCĄ
|
| SAMODZIELNIE (wewnętrznie) |
Z FIRMĄ ROZLICZAJĄCĄ (zewnętrznie) |
| Niejednokrotnie komunikacja z Instytucją Finansującą może przysporzyć dodatkowych problemów z interpretacją uwag bądź konfliktu między podejściem biznesowym a urzędniczym. To znacznie utrudnia rozliczanie dofinansowania. |
Zetknięcie z biurokratycznym systemem nie stanowi dla firmy rozliczającej wyzwania- jako podmiot przeszkolony w zakresie rozliczania wniosków unijnych jest ona w stanie skutecznie komunikować się z koordynatorami projektu, wspólny język gwarantuje sprawną komunikację i zrozumienie wszelkich uwag ze strony Instytucji. |
| Plusy:
|
- Znajomość języka urzędniczego jak i pewnych przyzwyczajeń pozwala dobrze przedstawić sytuację i zminimalizować prawdopodobieństwo niedogadania się w tym temacie
|
Minusy:
- Możliwość złej interpretacji zapisów dokumentów związanych z projektem może skutkować niekwalifikowaniem kosztu
- Niewłaściwe opisanie sprawy opiekunowi może skutkować złą interpretacją (przedstawienie stanu niekoniecznie faktycznego), a co za tym idzie uznaniem kosztu za niekwalifikowalny
|
- Ryzyko złego zrozumienia potrzeb projektowych i przez to złego przedstawienia sytuacji urzędnikowi.
|
Może Cię także zainteresować:
