Poradnik Beneficjenta

dekor

Rozliczanie dofinansowania „samodzielnie” vs. „z firmą”

opublikowano:

Pozyskanie dotacji to nie wszystko, liczy się jeszcze dokładne rozliczenie wniosku o dofinansowanie. Aby nie stracić dotacji, trzeba uważać na szczegóły. W poniższym artykule porównujemy wady i zalety rozliczania projektu w ramach własnych struktur w porównaniu do zlecenia tego zadania firmie rozliczającej.

ZAANGAŻOWANIE

SAMODZIELNIE (wewnętrznie) Z FIRMĄ ROZLICZAJĄCĄ (zewnętrznie)
Realizowanie unijnych projektów wymaga od przedsiębiorców znajomości co najmniej kilkunastu dokumentów. W tym przede wszystkim umowy o dofinansowanie, a także wielu wytycznych z nią związanych. Na potrzeby projektu należałoby wydzielić z własnej struktury naprawdę dobrze wyszkolonego pracownika i odciążyć go z jego dotychczasowych obowiązków, powierzając mu rozliczenie projektu. Znajomość ram prawnych, w których funkcjonuje rozliczanie projektów, stanowi podstawę wiedzy pracowników firmy rozliczającej. W tym wypadku znajomość skomplikowanych zapisów prawnych należy do fundamentalnych obowiązków w tej działalności. Na poczet rozliczania projektu nie jest konieczne wydzielenie nowego działu czy dokonanie zmiany w strukturze organizacyjnej. Na tym polega praca, dedykowane jest całe zaangażowanie i czas w rozliczanie projektu bez kosztu alternatywnego!
Plusy:

  • Wartość wiedzy pracownika rozliczającego zostaje w firmie
  • Dostęp do wiedzy firmy zewnętrznej
  • Mniej czasu spędza się na wertowaniu dokumentów unijnych, który można spożytkować na działania stricte merytoryczne
  • Zwykle odpowiedź udzielana od ręki lub w przeciągu kilku dni z wyjaśnieniem dlaczego tak a nie inaczej
  • Duże doświadczenie osób rozliczających wiele projektów powoduje duże możliwości wykorzystania tego w celu optymalizacji kosztowej czy maksymalizacji dofinansowania
Minusy:

  • Konieczne odciążenie pracownika z bieżących zadań (pozostawienie starych zadań i dołożenie nowych może skończyć się nadmiarem obowiązków i błędami w rozliczaniu co w konsekwencji może prowadzić do obniżenia dofinansowania)
  • W związku z powyższym utrata pracownika w przypadku ówczesnych jego zadań codziennych a tym samym konieczność organizacji zastępstwa lub dociążenia innych pracowników
  • W przypadku bardziej złożonych przedsięwzięć wskazane jest stworzenie specjalnego zespołu wewnątrz firmy lub zatrudnienie nowych osób, co rodzi dodatkowe koszty chociażby z punktu widzenia składek ZUS, czy tworzenia samego stanowiska pracy, reorganizacji
  • Wartość pozostaje na zewnątrz firmy

PRIORYTETY: „ROZSĄDNE ZAKUPY” A PROCEDURALNE ZAMÓWIENIA W PRZEDSIĘBIORSTWIE

SAMODZIELNIE (wewnętrznie) Z FIRMĄ ROZLICZAJĄCĄ (zewnętrznie)
Błędy w rozliczaniu funduszy unijnych dotyczą często zakupu towarów i usług. Wiele firm po raz pierwszy zderza się z wymaganiami unijnymi już na początku realizacji przedsięwzięcia. Przedsiębiorcy nie są przyzwyczajeni do zakupów zgodnie z procedurami, które równo traktowałoby innych potencjalnych oferentów. Wielokrotnie należy pamiętać o obowiązkach dokumentacyjnych czy publikacyjnych. Od przedsiębiorstwa oczekuje się, aby priorytetem było skoncentrowanie całej uwagi na sprawnej realizacji przedsięwzięć. Przedsiębiorcy koncentrują się na realizacji projektu, niejednokrotnie nie dostrzegając ograniczeń jakie nakładają na nich wymagania i wytyczne. Celem firmy rozliczającej jest doradztwo oraz stałe kontrolowanie zamówień realizowanych w ramach projektu, a także pomoc w sporządzeniu kompletnej (niezbędnej) dokumentacji.
Plusy:

  • Brak, jeśli nieznane są procedury dot. zamówień
  • Duże prawdopodobieństwo uznania kosztu za kwalifikowalny i otrzymania z tego tytułu dofinansowania
  • Duże doświadczenie pozwala zwrócić uwagę na najważniejsze aspekty zamówień z punktu widzenia wytycznych jak i połączenie tego z wymaganiami firmy
Minusy:

  • Niebezpieczeństwo niekwalifikowania kosztu z racji źle przeprowadzonego postępowania ofertowego
  • Niebezpieczeństwo obniżenia dofinansowania całego projektu wynikające z punktu wyżej
  • Przedstawienie przedmiotu zamówienia zawsze pozostaje w zakresie realizującego projekt, ponieważ przedmiot ten zwykle nie wynika tylko z wniosku o dofinansowanie, ale i z aktualizacji sytuacji projektowej

WSPÓŁPRACUJ Z KSIĘGOWĄ

SAMODZIELNIE (wewnętrznie) Z FIRMĄ ROZLICZAJĄCĄ (zewnętrznie)
Rozpoczynając projekt unijny, warto od samego początku postawić na współpracę z działem księgowym/biurem rachunkowym. Unia Europejska nakłada znaczące wymagania dokumentacyjne na Beneficjentów. Należałoby uzgodnić i przygotować niezbędne procedury z odpowiednim wyprzedzeniem. Należałoby także dokładnie przeanalizować zapisy umowy i o jej kluczowych postanowieniach ewidencyjnych powiadomić osobę odpowiedzialną za rozliczanie dofinansowania. (sprawozdawczość) Po pierwsze, praca przy rozliczaniu dofinansowania stoi na pograniczu księgowości, audytu, doradztwa podatkowego i finansowego oraz pracy urzędniczej. Każda osoba zawodowo zajmującą się rozliczaniem projektów ma w sobie coś z „księgowej”. Ponadto współpraca z działem księgowości czy osobą odpowiedzialną za sprawozdawczość nie stanowi dla firmy rozliczającej żadnego wyzwania, ponieważ niejednokrotnie rozmowa prowadzona jest „ w tym samym języku”.
Plusy:

  • Jedynie wtedy, gdy księgowa/osoba odpowiedzialna za rozliczanie dofinansowania ma doświadczenie w kwestiach księgowych i podatkowych projektów UE
  • Znajomość zasad ewidencji kosztów projektowych,
  • Znajomość zagadnień podatkowych związanych z realizacją projektu i ich wpływów na deklaracje podatkowe, np. CIT.
Minusy:

  • Wiele zależy od tego, czy współpracujemy z księgową/ym na etacie, która/y jest dla nas dostępna/y w każdej chwili, czy też z firmą zewnętrzną – zależy od doświadczenia księgowych w zakresie ewidencji projektów
  • Nieodpowiednia ewidencja może w ostateczności spowodować konieczność zwrotu dofinansowania (bo koszty nie spełniają wtedy definicji kosztu kwalifikowalnego)
  • Ponadto istnieje ryzyko konieczności dokonywania korekt w deklaracjach CITowych, czasem VATowskich a co za tym idzie korekt w sprawozdaniach (jeśli błędy zostaną wykryte „po latach”)
  • Brak

DOKUMENTY

SAMODZIELNIE (wewnętrznie) Z FIRMĄ ROZLICZAJĄCĄ (zewnętrznie)
Dokumenty należy odpowiednio wcześnie przekazać i z wyprzedzeniem planować terminy sprawozdawczości unijnej. Przedsiębiorca powinien pamiętać o dokumentowaniu poszczególnych etapów realizacji projektu. Dokumenty projektowe mogą krążyć pomiędzy wieloma osobami — koordynatorem i pracownikami odpowiedzialnymi za realizację zakresu rzeczowego oraz za część finansową całego przedsięwzięcia. Kwestia odpowiedniej dokumentacji projektu stanowi o jego sukcesie. Jest to kwestia wymagająca szczególnej staranności i zrozumienia otoczenia projektowego. Obowiązkiem firmy zewnętrznej jest zagwarantowanie, aby przedsiębiorcy świadomie dbali o staranną dokumentację projektową. Firma rozliczająca ma świadomość czego wymagać nie tylko od beneficjentów ale także od ich kontrahentów. Do obowiązków należy pomoc przy sporządzaniu niezbędnych dokumentów oraz dokładne planowanie i pilnowanie terminów sprawozdawczości.
Plusy:

  • Brak
  • Obycie w dokumentacji projektowej powoduje, że minimalne wymagania unijne w zakresie dokumentów są znane i łatwo można je wprowadzić do dokumentów realizującego projekt
  • Często proponowane są wzory dokumentów w zakresie działań projektowych
  • Często przypomina się o konieczności sporządzania danych dokumentów merytorycznych i zwraca się uwagę na to, co powinno być tam zawarte i w jaki sposób powinno być ono uwidocznione, np. w przypadku raportów merytorycznych
Minusy:

  • Konieczność zapewnienia odpowiednich zapisów w dokumentach wewnętrznych jak i zewnętrznych również pod kątem informacji i promocji, co wiąże się z czytaniem mnóstwa wytycznych, poradników itd.
  • Prawdopodobieństwo niewłaściwego dokumentowania zdarzeń w projekcie może powodować wstrzymanie lub zwrot dofinansowania (w ostateczności)
  • Możliwość przegapienia momentu przedstawiania informacji merytorycznych o realizacji projektu mogących w ostateczności skutkować wstrzymaniem dofinansowania czy zwrotu dofinansowania
  • Brak

KONTROLA

SAMODZIELNIE (wewnętrznie) Z FIRMĄ ROZLICZAJĄCĄ (zewnętrznie)
Firma powinna być przygotowana do kontroli na każdym etapie realizacji projektu. Są one czymś naturalnym i w przypadku niektórych konkursów należy się spodziewać, że na pewno się odbędą. Przedsiębiorcy często niepokoją się, kiedy trafia do nich pismo zapowiadające taką kontrolę. Jeżeli nie odkładamy zadań związanych z realizacją przedsięwzięcia na potem i wykonujemy je zgodnie z nakreślonym uprzednio planem — nie powinniśmy mieć powodów do obaw. Kontrola jest z pewnością jednym z bardziej stresujących wydarzeń związanych z realizacją projektu dofinansowanego. Dla niektórych „sąd ostateczny” – dla innych rutynowy i konieczny proces. Niezależnie jednak od perspektywy, dla firmy zewnętrznej kontrola nie jest powodem do zmartwień. Swoim klientom oferuje się asystowanie przy kontroli a także odpowiednie przygotowanie Beneficjentów do takiej kontroli, aby przeszła ona zgodnie z wszelkimi wymaganiami. Doświadczenie uczy traktowania kontroli jako procesu rutynowego i powtarzalnego.
Plusy:

  • Jeśli dokumentację mamy tworzoną na bieżąco to jesteśmy przygotowani na kontrolę
  • Doświadczenie w kontroli i w obchodzeniu się nią (również relacje z kontrolującym są ważne)
Minusy:

  • Pytanie jedynie czy zachowaliśmy minimalną jakość dokumentacji wedle wytycznych unijnych
  • Brak, o ile jakość dokumentacji jest zachowana zgodnie z unijnymi wymogami

ANALIZA KOSZTÓW / OSZCZĘDNOŚCI

SAMODZIELNIE (wewnętrznie) Z FIRMĄ ROZLICZAJĄCĄ (zewnętrznie)
Życie projektowe pokazuje, że nie zawsze wszystkie koszty będą poniesione. Ponadto należy zastanowić się jak je zoptymalizować. Tutaj potrzebna jest wiedza specjalistyczna, np. znajomość zagadnień kadrowych, zapisów umowy o dofinansowanie i możliwości jej wykorzystania do tych celów itp. Pracownik stykający się pierwszy raz z umową o dofinansowanie może zabłądzić w zapisach. Zwykle osoba w firmie doradczej posiada duże doświadczenie w zakresie wykorzystania zapisów umowy o dofinansowanie i „wyjmowania” z niej zapisów umożliwiających optymalizację projektową. Lub przynajmniej zapisy ją nie blokującą. Jest to cenne w zakresie oszczędności w projekcie. Daje możliwość wykorzystania tych środków gdzieś indziej.
Plusy:

  • Brak, jeśli pracownik nie ma doświadczenia w tym zakresie
  • Na samym początku wprawny pracownik firmy doradczej od razu podpowie co zmienić na co, by móc zoptymalizować zapisy projektowe do realiów działalności firmy
  • Brak konieczności czytania wytycznych, poradników i innych dokumentów unijnych, by dobrze przeanalizować sytuację w projekcie
Minusy:

  • Konieczność czytania i analizowania dodatkowych dokumentów, by dobrze przeanalizować sytuację projektową
  • Brak

PROMOCJA PROJEKTU

SAMODZIELNIE (wewnętrznie) Z FIRMĄ ROZLICZAJĄCĄ (zewnętrznie)
Beneficjent ma też obowiązki promocyjno-informacyjne, które wynikają z zapisów umowy o unijne wsparcie. Samodzielne zadbanie o odpowiednią promocję niejednokrotnie jest problematyczne i wymaga zaangażowania środków finansowych oraz stosowania bardzo szczegółowych procedur i wytycznych. W ramach oferty skierowanej do klientów firma rozliczająca przygotowuje niezbędne elementy promocji (tj. tablica informacyjna, informacja na stronie www., umowy z kontrahentami, oznakowanie środków trwałych i wiele, wiele innych).
Plusy:

  • Brak
  • Zakres promocji jest tylko elementem technicznym do wykonania (w tym możliwość zlecenia komuś innemu druku tablic, plakatów itp.)
  • Brak konieczności czytania wytycznych, poradników i innych dokumentów unijnych
Minusy:

  • Konieczność czytania i analizowania dodatkowych dokumentów
  • Niektóre techniczne elementy trzeba wykonać samemu, (np. wrzucić informację na stronę www)
  • Resztę można zlecić (nawet) firmie rozliczającej
UWAGA NA DETALE: Pozyskanie dotacji to nie wszystko, liczy się jeszcze dokładne rozliczenie wniosku o dofinansowanie. Aby nie stracić dotacji, trzeba uważać na szczegóły!

KOMUNIKACJA Z INSTYTUCJĄ FINANSUJĄCĄ

SAMODZIELNIE (wewnętrznie) Z FIRMĄ ROZLICZAJĄCĄ (zewnętrznie)
Niejednokrotnie komunikacja z Instytucją Finansującą może przysporzyć dodatkowych problemów z interpretacją uwag bądź konfliktu między podejściem biznesowym a urzędniczym. To znacznie utrudnia rozliczanie dofinansowania. Zetknięcie z biurokratycznym systemem nie stanowi dla firmy rozliczającej wyzwania- jako podmiot przeszkolony w zakresie rozliczania wniosków unijnych jest ona w stanie skutecznie komunikować się z koordynatorami projektu, wspólny język gwarantuje sprawną komunikację i zrozumienie wszelkich uwag ze strony Instytucji.
Plusy:

  • Brak
  • Znajomość języka urzędniczego jak i pewnych przyzwyczajeń pozwala dobrze przedstawić sytuację i zminimalizować prawdopodobieństwo niedogadania się w tym temacie
Minusy:

  • Możliwość złej interpretacji zapisów dokumentów związanych z projektem może skutkować niekwalifikowaniem kosztu
  • Niewłaściwe opisanie sprawy opiekunowi może skutkować złą interpretacją (przedstawienie stanu niekoniecznie faktycznego), a co za tym idzie uznaniem kosztu za niekwalifikowalny
  • Ryzyko złego zrozumienia potrzeb projektowych i przez to złego przedstawienia sytuacji urzędnikowi.

Może Cię także zainteresować:

Udostępnij
Jeżeli zdobyta wiedza jest dla Ciebie pomocna,
udostępnij ten artykuł, aby i inni mogli z niej skorzystać.
O autorze:
Justyna Pieńko
linkedin
email
telefon

Justyna Pieńko

Jako były wieloletni pracownik Narodowego Centrum Badań i Rozwoju od ponad dziesięciu lat zajmuję się projektami finansowanymi z UE z różnych źródeł. W swojej pracy etatowej rozliczałam projekty zarówno z POIG jak i POKL, POIR, 6PR i 7PR, H2020, projekty krajowe, np. celowe, PBS, PBR, międzynarodowe, Eureka!, Eurostars, umowy dwustronne, wielostronne. Były wśród nich zarówno te, które rozliczałam jako opiekun projektu jak również takie, którymi NCBR był koordynatorem czy partnerem. Koordynowałam również projekty finansowane z PARP, LAWR i RIF Mazowsze, Łódź – tym razem już od strony beneficjenta. Zetknięcie tych dwóch światów a także moje właściwe podejście do tzw. „klienta” owocuje w prawidłowo rozliczonych projektach.