Projekt unijny to przedsięwzięcie, wymagające od managera wiedzy dotyczącej nie tylko zarządzania projektami, ale również zarządzania kadrami czy finansami. Manager powinien wykazywać się znajomością optymalnego prowadzenia współpracy między partnerami. Ponadto od managera wymaga się reagowania w sytuacjach kryzysowych.
Skuteczność zarządzania projektem unijnym zależy przede wszystkim od czynnika ludzkiego, w tym także talentu i zaangażowania jego koordynatora. Osiągnięcie sukcesu w postaci otrzymania dofinansowania wymaga skrupulatnej pracy, a przede wszystkim terminowości.
Od managerów kontrolujących projekt wymaga się:
- elastyczności czasowej,
- bieżącego monitorowania i analizy,
- obserwacji w nieco szerszym spektrum,
- szybkiego i dynamicznego reagowania.
Rozliczanie projektu unijnego jest bowiem związane z koniecznością wykonywania wielu zróżnicowanych czynności na etapie realizacji projektu. A także przed jego rozpoczęciem oraz po jego zakończeniu!
W poniższym artykule przedstawiamy trzy „złote rady” – które niewątpliwie przyczynią się do tego, że Swój projekt rozliczysz bezkonfliktowo i profesjonalnie!
Komunikacja z instytucją finansującą a kontrola rozliczenia dofinansowania (zawsze jako manager miej dostęp do systemu SL2014)
Niejednokrotnie komunikacja z instytucją finansującą może przysporzyć dodatkowych problemów z interpretacją uwag bądź konfliktem między podejściem biznesowym a urzędniczym. Aby być zawsze na bieżąco – jako manager czy właściciel firmy zadbaj koniecznie o osobisty dostęp do systemu, w którym ta komunikacja się odbywa, czyli np. SL2014. Tam właśnie dzieje się praktycznie wszystko, co dotyczy projektu, co niejednokrotnie jest niezbędne do terminowego rozliczenia. O każdej wiadomości system poinformuje sam mailem. W systemie mamy możliwość ustosunkowania się do decyzji Instytucji Finansującej, zareagować na wszelkie komunikaty. Tamże stosuje się merytoryczne argumenty, dzięki którym wizja i intencje Beneficjenta zostają zrozumiane i uwzględnione. Brak takiego dostępu może powodować odebranie dofinansowania, naliczenie odsetek itp., bo nie mieliśmy o tym wiedzy w odpowiednim czasie.
Koszty planowane a rzeczywiście poniesione (monitorowanie wydatkowania środków przez managera)
We wniosku o dofinansowanie w trakcie planowania z reguły wpisuje się jak najwięcej kosztów – oczywiście w celu otrzymania jak najwyższego dofinansowania. Drugim motywem jest fakt, iż nie ominie się żadnego kosztu na etapie planowania.
Rzeczywistość projektowa ma się jednak zgoła inaczej. Rzadko kiedy projekt dofinansowany ze środków UE realizowany jest „od A do Z” na podstawie pierwotnego budżetu. Aby wiedzieć na jakich pozycjach budżetowych udało nam się zaoszczędzić czy też aby umieć przewidzieć które wydatki zostały przekroczone – należy na bieżąco monitorować wydatkowanie środków.
Sugerujemy, aby manager rozpoczął bieżący monitoring od sporządzenia przejrzystego pliku na potrzeby rozliczania. Zawarte w nim dane finansowe powinny być stale aktualizowane wraz z narastającymi wydatkami. Jego konstrukcja powinna umożliwić monitorowanie postępu z podziałem na każdą pozycję budżetu a także dokonywanie niezbędnych przesunięć wydatków.
Dzięki temu możliwa będzie optymalizacja kosztowa oraz maksymalizacja wykorzystania dofinansowania!
Analiza możliwości zmian finansowych w projekcie (oszczędności, maksymalizacja wykorzystania dofinansowania)
Zmiany są możliwe i warto je realizować, jeśli mamy ku temu racjonalne powody. Temat optymalizacji kosztów z budżetu jest więc nie tylko aktualny, ale niekiedy konieczny. Zmiany te mogą przyczynić się do uzyskania oszczędności albo… do pójścia w stronę maksymalizacji wykorzystania dofinansowania. Należy jednak, aby manager na bieżąco monitorował ponoszone wydatki oraz zaznajomił się dokładnie z umową o dofinansowanie oraz Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności kosztów. W tych dokumentach odnajdziemy niezbędne informacje dotyczące dopuszczalności zmian w projekcie, w tym te nie wymagające zgody drugiej strony.
Może Cię także zainteresować:
- Rozliczanie dofinansowania „samodzielnie” vs. „z firmą”
- 5 kroków do prawidłowego i skutecznego rozliczania projektów UE
- Optymalizacja kosztowa w projekcie
- Zamówienia w projekcie UE
- Audyt a kontrola projektu
- Raportowanie w projekcie UE
- Promocja i oznakowanie realizowanych projektów UE
- Kwalifikowalność kosztu
