Poradnik Beneficjenta:

5 rad dotyczących zarządzania dofinansowaniem

opublikowano:

Zarządzanie projektem współfinansowanym ze środków unijnych jest wyzwaniem wieloaspektowym. W skład niego wchodzi zarówno zarządzanie personelem, współpraca między partnerami oraz podwykonawcami jak i zarządzanie finansami projektu. Pomijamy tu oczywiście konieczność zarządzania zgodnie z wybraną metodyką opisaną we wniosku o dofinansowanie. Nie powinniśmy zapominać, że nie da się zarządzać dofinansowaniem bez dobrego zespołu. W końcu projekt to przede wszystkim ludzie, którzy go realizują!

Jednym z najważniejszych zagadnień w zarządzaniu projektami unijnymi jest odpowiedni podział działań oraz relacji w projekcie. Do tego niezbędna jest skuteczna komunikacja oraz zwinne monitorowanie projektu. O tym jak robić to skutecznie dowiecie się z poniższego artykułu! Na początek chcemy podzielić się z Wami zbiorem pięciu niezwykle przydatnych porad, które znacznie ułatwią terminowe i efektywne zarządzanie dofinansowaniem.

#1: Dostęp do wszelkich systemów, w którym odbywa się korespondencja.

Dla terminowego rozliczenia dofinansowania niebagatelnym jest posiadanie przez decydentów dostępu do wszelkich systemów komunikacji:

  • Wewnętrznych (np.)
  • Zewnętrznych (np.) w tym:
    • Narzuconych przez Wytyczne (SL2014, Baza Konkurencyjności, organizacyjny mail dedykowany zamówieniom) itd.

Czyni się to po to, aby mieć jak najszerszy ogląd na przepływ informacji projektowej, jakakolwiek by ona nie była. Ponadto służy to skutecznej koordynacji komunikacją: z pracownikami, z podwykonawcami, z oferentami w procedurze zamówień oraz Instytucją Zarządzającą.

Aby być zawsze na bieżąco – zadbaj koniecznie o dostęp do systemu SL2014 dla koordynatora projektu i decydentów. Tam właśnie odbywa się wszelka komunikacja z Instytucją, która niejednokrotnie jest niezbędna do terminowego rozliczenia. Wówczas mamy możliwość ustosunkowania się do każdej decyzji Instytucji Finansującej. W komunikacji z Instytucją Finansującą niejednokrotnie stosuje się merytoryczne argumenty, dzięki którym wizja i intencje Beneficjenta zostają zrozumiane i uwzględnione.

#2: Konieczność posiadania całości korespondencji mailowej u siebie.

Wielokrotnie podczas kontroli projektu jesteśmy proszeni o dodatkowe oświadczenia lub dokumenty. Aby nie utracić kontroli nad całością dokumentacji w projekcie koniecznie żądajcie, aby całość korespondencji trafiała również do Was. Przyda się to do zachowania spójności w realizacji projektu oraz terminowej analizy decyzji Instytucji Finansującej. Rzecz bardzo ważna – zachowujcie ją aż do końca realizacji projektu!

Korespondencja mailowa z:

  • pracownikami,
  • oferentami zamówień,
  • podwykonawcami zleceń,
  • itd.

to bardzo cenne źródło informacji, które pozwala w razie czego odpowiednio zareagować lub po prostu być na bieżąco z natłokiem informacji około projektowych (o ile dopuszczacie taki scenariusz działania). Oczywiście to co zostanie pokazane Instytucji zależy jedynie od Was! Posiadanie kompletnej informacji jest jednakowoż kluczowe, aby obserwować jak najszerszy horyzont realizacji projektu dofinansowanego!

#3: Symulacje wynagrodzeń przy realnie innych kwotach wynagrodzenia niż wynika to z wniosku o dofinansowanie.

Aby zadbać o płynność finansową oraz analizować poszczególne pozycje budżetowe pod kątem potencjalnych przekroczeń bądź oszczędności sugerujemy dokonywanie symulacji wynagrodzeń, np. kwartalnie. Polega ona na przedstawieniu z dwóch stron:

  • kosztu przewidzianego na dane stanowisko z jego zaangażowaniem i stawką wynikającą z wniosku o dofinansowanie,
  • kosztu najprawdopodobniej do poniesienia w podziale na osoby z imienia i nazwiska oraz zaangażowanie czasowe/etatowe, poprzez przypisanie pozycjom budżetowym odpowiednich kwot wynikających z aktualnych dokumentów personalnych (np. list płac, umów)

Wówczas mamy ogląd na miesięczne wynagrodzenie przewidziane we wniosku o dofinansowanie – aktualizowane o faktyczne wynagrodzenie wynikające z listy płac. Znacznie ułatwia to zarządzanie finansowe projektem oraz zarządzanie personelem. Wiemy, w jakich obszarach:

  • możemy zaangażować dodatkowe osoby,
  • należy pomyśleć nad zmniejszeniem/zwiększeniem zaangażowania danej osoby przy projekcie.

#4: Analiza wykorzystania innych rodzajów kosztów w aspekcie czasowym (urealnienie czasowe płatności za dane koszty)

Kolejny aspekt w zakresie zarządzania projektem to zarządzanie finansami, czyli budżetem projektu. Nie będzie ono sprawiało problemów, gdy dobrze zaplanujemy budżet we wniosku, a dodatkowo po otrzymaniu dofinansowania i podpisaniu umowy, skupimy się na urealnieniu wydatków w czasie. To porównanie podejścia:

  • stricte memoriałowego (czyli wg okresu/daty wystawienia, np. data wystawienia faktury, okres, którego dotyczy praca)
  • do kasowego (czyli w jakim miesiącu schodzi kasa z rachunku bankowego tytułem określonych płatności).

Bieżący monitoring wydatkowania umożliwia urealnić czasowe płatności za dane koszty. Analiza danych finansowych powinna odbywać się w czasie rzeczywistym. Umożliwia to monitorowanie postępu, a także dokonywanie niezbędnych przesunięć wydatków. Dzięki temu możliwa będzie optymalizacja kosztowa oraz maksymalizacja wykorzystania dofinansowania. Ponadto takim zabiegiem zadbamy o zachowanie płynności finansowej – zarówno realizowanego projektu jak i niejednokrotnie całego przedsiębiorstwa.

#5: Analiza zapisów umowy jak i dot. zamówień w projekcie w kontekście późniejszych płatności za nie

Ostatni z aspektów, na który warto zwrócić uwagę to ilość czasu niezbędna do dopięcia zamówienia idąc według Wytycznych. Ta kwestia nie raz może mylić, bo zamówienia w kontekście Wytycznych nie oznaczają takich zamówień jak:

  • „dziś dzwonię do oferenta, od razu zamawiam, a za tydzień mam towar”.

Tak to niestety nie działa. Trzeba uzmysłowić sobie, ile dokładnie czasu może zająć od szacowania wartości zamówienia, poprzez wywieszenie w bazie konkurencyjności (o ile dotyczy), aż do finalnego podpisania umowy i dowiezienia towaru.

Reasumując, zarządzanie finansami to nie tylko pilnowanie budżetu i współpraca koordynatora z księgowością, ale także dokumentowanie tego, na co środki zostały wydatkowane. To zadanie niestety nie należy ani do prostych, ani przyjemnych – o czym możecie przekonać się w jednym z naszych artykułów!

Udostępnij
Jeżeli zdobyta wiedza jest dla Ciebie pomocna,
udostępnij ten artykuł, aby i inni mogli z niej skorzystać.
O autorze:

Justyna Pieńko

Justyna Pieńko
linkedin
email
telefon
Jako były wieloletni pracownik Narodowego Centrum Badań i Rozwoju od ponad dziesięciu lat zajmuję się projektami finansowanymi z UE z różnych źródeł. W swojej pracy etatowej rozliczałam projekty zarówno z POIG jak i POKL, POIR, 6PR i 7PR, H2020, projekty krajowe, np. celowe, PBS, PBR, międzynarodowe, Eureka!, Eurostars, umowy dwustronne, wielostronne. Były wśród nich zarówno te, które rozliczałam jako opiekun projektu jak również takie, którymi NCBR był koordynatorem czy partnerem. Koordynowałam również projekty finansowane z PARP, LAWR i RIF Mazowsze, Łódź – tym razem już od strony beneficjenta. Zetknięcie tych dwóch światów a także moje właściwe podejście do tzw. „klienta” owocuje w prawidłowo rozliczonych projektach.