Optymalizacja kosztowa w projekcie

We wniosku o dofinansowanie w trakcie planowania z reguły wpisuje się jak najwięcej kosztów. Robi się to w celu otrzymania jak najwyższego dofinansowania. Przy okazji nie ominie się żadnego kosztu na etapie planowania. W momencie rozpoczęcia projektu uświadamiamy sobie jednak, że niektóre rzeczy są zbędne lub niekoniecznie chcielibyśmy płacić aż tyle za dany towar czy pracownika. Temat zoptymalizowania kosztów z budżetu wydaje nam się więc aktualny a niekiedy konieczny. Zmiany są możliwe i warto je realizować, jeśli mamy racjonalne wyjaśnienie (z punktu widzenia realizacji projektu). Osobiście nie znam projektu, który byłby realizowany od A do Z na podstawie planu pierwotnego z wniosku o dofinansowanie. O jakich zmianach mowa? Zmiany dotyczą np. oZUSowania pracowników czy wykorzystania dofinansowania na coś, co pierwotnie nie było potrzebne, ale w toku prac okazało się takowym być.

UWAGA! Zmiany mogą nastąpić , o ile wartość dofinansowania projektu nie zwiększy się przez tą zmianę (zmniejszyć się oczywiście może).

KOSZTY BEZPOŚREDNIE:

Przykład 1

Propozycja działania: Rezygnacja z danej pozycji budżetowej i umieszczenie na jej miejsce czegoś innego.

Skutek: Możliwość sfinansowania innej rzeczy/pracownika, która/y jest potrzebna/y w projekcie, a na moment planowania nie był/a uwzględniona.

Wartość dodana: Możliwość dofinansowania kosztu, który jest konieczny do poniesienia.

Przykład 2

Propozycja działania: Kadrę B+R pierwotnie zaplanowaną na etat zmieniamy na zlecenie (przy założeniu, że są gdzieś indziej zatrudnieni z wynagrodzeniem w wysokości odpowiadającej co najmniej wynagrodzeniu minimalnemu,  czy też w przypadku gdy są studentami do 26 roku życia)

Skutek: wynagrodzenie zaplanowane jako brutto z narzutami staje się stawką brutto:

• możliwość propozycji kwoty brutto/netto w wysokości pierwotnej – a tym samym oszczędności z tytułu nienaliczania składek społecznych ZUS;
• możliwość propozycji wyższej kwoty brutto (przy cennych pracownikach bardzo przydatne);
• oczywiście zawsze jest możliwość zaproponowania kwoty niższej niż pierwotna w umowie warunkowej (rzadkość, ale jednak się zdarza).

Wartość dodana: możliwość wykorzystania oszczędności na inny koszt a tym samym, np. możliwość wprowadzenia innego kosztu do dofinansowania.

Przykład 3

Propozycja działania: Zwiększenie angażu kadry badawczej

Skutek: Wynagrodzenie w projekcie wzrośnie w porównaniu do sytuacji, w której angaż nie byłby zmieniony:

• w przypadku, gdy nie doszacowano wynagrodzenia, finansowanie zwiększenia angażu możliwe jest z przesunięć z innych kosztów, których nie wykorzystamy (oprócz podwykonawstwa),
• w przypadku nadmiaru kwoty planowanej nad kwotą faktyczną (możliwą do wprowadzenia do projektu) możliwe jest zwiększenie angażu (przynajmniej do wysokości kosztów zaplanowanych na tą pozycję lub nawet nadto)
• nadwyżkę można finansować z oszczędności na innych pozycjach;
• jeśli budżet na daną osobę wyliczyliśmy co do grosza, pozostaje nam jedynie przesunięcie oszczędności z innych kosztów, np. innego pracownika lub kosztów operacyjnych na tego pracownika

Wartość dodana: możliwość wprowadzenia kosztu w wyższej wysokości niż planowany we wniosku.

Przykład 4

Propozycja działania: zwiększenie ilości osób na danym stanowisku w kadrze badawczej

Skutek: możliwe kwalifikowanie większej wysokości kosztów niż pierwotnie zakładano (możliwe jedynie, gdy mamy oszczędności na innych kosztach)

Wartość dodana: możliwość wprowadzenia kosztu innego niż planowany do dofinansowania. Na przykład – Pan Jan Nowak jako inżynier elektronik w projekcie pracuje razem z kolegą Janem Kowalskim na tym samym stanowisku, nad tymi samymi zadaniami projektowymi.

KOSZTY POŚREDNIE:

Ta część nie jest „sprawdzana”, co nie oznacza, że nie trzeba mieć tych kosztów. Ich pełna nazwa to kwalifikowalne koszty pośrednie. Kluczowe jest słowo „kwalifikowalne”, które oznacza, że koszty te muszą być poniesione i przypisane do projektu. Co za tym idzie muszą się znaleźć w ewidencji księgowej.

Przykład 1

Zwykle we wniosku wpisujemy etat dla kierownika projektu czy inne zaangażowania osobowe. Jeśli którąkolwiek z tych osób możemy zatrudnić na zlecenie (bez składek społecznych) to już będzie oszczędność. A to wszystko na poczet innych kosztów pośrednio związanych z projektem.

Przykład 2

Z kolei, jeśli kadra posiada jednoosobową działalność gospodarczą oczywiście można wprowadzić ten koszt fakturą (uwaga na ceny transferowe!).

Przykład 3

Kolejna propozycja to tzw. „podpinanie” pod projekt wszystkich kosztów, które pośrednio zaliczyć można do kosztów projektu. Ta strategia uwalnia nas z finansowania „z własnej kieszeni” kosztów działalności, co w rezultacie poprawia naszą płynność finansową.