Praktycznie każda umowa o dofinansowanie narzuca na nas wymóg księgowania kosztów projektowych na oddzielnych kontach. Celem jest sprawdzenie, czy wszystkie koszty, które są ujęte we wnioskach o płatność, mają odzwierciedlenie w księgach. Oczywiście, nie będzie sprawdzane czy pojedyncze dokumenty są zaksięgowane. Sprawdzane jest jedno konto główne, np. na zespole nr 4 lub 5, potem dalsze dodatkowe konta analityczne, np. 49-. Założeniem jest zapis w umowie wymuszający na nas prowadzenie podziału na koszty kwalifikowalne i niekwalifikowalne.
Jak wygląda to w praktyce?
W praktyce wygląda to tak, że ustalamy jedno konto (np.490) jako to projektowe. Najlepiej jest przypisać mu numer Umowy z Instytucją Finansującą np. „Projekt POIR.01.01.01-00-0001/20”. Tworzenie dodatkowych kont analitycznych nie jest konieczne, jednak z punktu widzenia wyciągania danych dla późniejszych decyzji zarządczych – niezmiernie przydatne.
Jak układać dodatkowe konta analityczne?
Kategorie układania dodatkowych kont analitycznych są zależne od tego, czym jest projekt i jak zbudowany jest jego budżet.
- W przypadku projektów patentowych teoretycznie wystarczy jedno konto dla wszystkich kosztów.
- Jednakże np. w projektach badawczych najlepiej jest trzymać się budżetu przy układaniu kont.
Najprostszy przykład: Projekt zakłada kilka części nazywanych rodzajami prac, np. badawcze, rozwojowe i przedwdrożeniowe. Warto przeanalizować, czy sam projekt dąży do stworzenia czegoś co można by ująć jako środek trwały (ŚTRW) np. maszyna czy wartość niematerialną i prawną (WNiP) np. oprogramowanie czy technologia.
- Jeśli nic nie powstanie, działanie jest proste – wszystko wrzucamy w koszty bieżące.
- Jednakże jeśli planujemy mieć WNiP to analizujemy aktualizację planu kont księgowych w kontekście możliwych do wprowadzenia części zaliczanych do WNiP.
- ŚRTW są prostsze do analizy, stąd ta część nie powinna budzić wątpliwości. Łatwo przyjdzie nam określić co wchodzi, a co nie wchodzi w wartość początkową środka trwałego.
Dobra praktyka! W krajowych standardach rachunkowości nie ma stricte informacji co ma wejść do WNiP. Dobrą praktyką jest trzymanie się MSR38, gdzie jedynie prace rozwojowe można zaliczyć do WNiP. Nie oznacza to jednak, że nie ma możliwości wpisania wszystkich kosztów od razu do WNiP lub do kosztów bieżących. Wpisanie wszystkiego naraz może jednak rodzić późniejsze problemy. Trudno będzie wówczas odpowiedzieć na pytanie: co wchodzi a co nie wchodzi we WNiP?
Decyzja i tak zależy od kierownika jednostki. Ponadto zależy też od sytuacji przedsiębiorcy. Na przykład, czy ma teraz dużo przychodów i zależy mu na kosztach teraz a nie w przyszłości w postaci amortyzacji.
Nasza rekomendacja
Z uwagi na późniejsze kwestie podatkowe polecamy wprowadzać podział przynajmniej na koncie głównym na:
- koszty kwalifikowalne (dofinansowanie, wkład własny)
- koszty niekwalifikowalne.
Jeśli korzysta się z ulgi badawczo-rozwojowej, polecamy również podział dodatkowy na np. umowy o pracę itd. Po to, aby łatwo móc wyjąć z kont poszczególne części, które można wpisać jako koszt podwójny tytułem wspomnianej ulgi.
W skrócie ocena jak ma wyglądać konto projektowe sprowadza się do działań:
1. Sprawdzenie struktury i zapisów w budżecie
2. Ustalenie rodzaju prac i do czego one prowadzą (w kontekście WNiP)
3. Ustalenie kierunku działania w przypadku możliwości wyboru (koszty bieżące a WNiP)
4. Ustalenie konta głównego (czy to zespół kont 4 czy 5 albo 6 w przypadku WNiP)
5. Wprowadzenie poziomów dodatkowych kont analitycznych
a. Koszty kwalifikowalne
i. Koszty bezpośrednie
1. rodzaj prac, np. badania podstawowe, naukowe czy przemysłowe
a. rodzaj kosztu, np. wynagrodzenia, koszty operacyjne, usługi obce – nazwy stricte z budżetu/harmonogramu rzeczowo-finansowego projektu
i. podatkowe i niepodatkowe (dofinansowanie i wkład własny)
ii. koszty pośrednie
b. Koszty niekwalifikowalne
Minimum w kontekście umowy o dofinansowanie to punkt 4. Jako przykład – projekt badawczo-rozwojowy z dwoma rodzajami prac i księgowany wg MSR38:
490 – projekt POIR.01.01.01-00-0001/20 badania przemysłowe
490-1 – koszty kwalifikowalne
490-1-1 bezpośrednie
490-1-1-1 wynagrodzenia
490-1-1-1-1 dofinansowanie
490-1-1-1-2 wkład własny
490-1-1-2 koszty operacyjne
490-1-1-2-1 dofinansowanie
490-1-1-2-2 wkład własny
490-1-2 pośrednie
490-1-2-1 dofinansowanie
490-1-2-2 wkład własny
490-2 – koszty niekwalifikowalne
640 – projekt POIR.01.01.01-00-0001/20 prace rozwojowe
640-1 – koszty kwalifikowalne
640-1-1 bezpośrednie
640-1-1-1 wynagrodzenia
640-1-1-1-1 dofinansowanie
640-1-1-1-2 wkład własny
640-1-1-2 koszty operacyjne
640-1-1-2-1 dofinansowanie
640-1-1-2-2 wkład własny
640-1-2 pośrednie
640-1-2-1 dofinansowanie
640-1-2-2 wkład własny
640-2 – koszty niekwalifikowalne
| I teraz kwoty z: | Z kolei: |
| – 490-1-1-1-2, – 490-1-1-2-2, – 490-1-2; to koszty podatkowe. Pozostałe są niepodatkowe – ale dotyczą okresu bieżącego. | – 640-1-1-1-2, – 640-1-1-2-2, – 640-1-2-2 – 640-2 to kwoty potencjalnie możliwe do wprowadzenia do wartości początkowej WNiP (podatkowo). Oczywiście uwzględnić należy również kwestie wyceny WNiP pod kątem tego, który koszt dokładnie może wejść do WNiP, a który już nie. |
Alternatywa?
Oczywiście jest – otóż można zaksięgować koszty projektowe na zespole 5 jako te „wiszące” jako inwestycja w toku i w momencie rozliczenia całościowego projektu przeksięgować kwotę równą dofinansowaniu. Nie bawimy się wtedy w podział na dofinansowanie i wkład własny. Nie mamy wtedy również sytuacji, że coś nam po kilku miesiącach wypadnie z kosztów kwalifikowalnych. Wtedy nie musimy korygować deklaracji podatkowej itd. Jednak wszystko zależy od zapisów ustępu w paragrafie umowy o dofinansowanie. Niektóre nie pozwalają na takie rozwiązanie i każą dzielić koszty od razu na dwa źródła finansowania. Zerknij więc do swojej umowy o dofinansowanie zanim zostaną zaksięgowane pierwsze koszty!
Podsumowanie
Powyższa systematyka mimo większego skomplikowania niż zakłada umowa o dofinansowanie pozwoli w każdym momencie na odpowiedni raport czy analitykę w przypadku konieczności podejmowania decyzji zarządczych czy po prostu określenia co wpada do deklaracji podatkowej CIT a co nie.
