Audyt a kontrola projektu

Obowiązek audytu w dofinansowaniu UE

Zgodnie z zapisami w regulaminie konkursu Instytucja Finansująca wprowadziła konieczność przeprowadzania audytu projektu. Odbywa się on między 50% a 80% wydanych kosztów kwalifikowalnych. Obowiązek ten został narzucony dla tych projektów, których dofinansowanie przekracza granicę 3 mln zł.

Zdarza się jednak, że na etapie oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie pewne koszty zostaną wyrzucone, co może obniżyć wartość projektu i dofinansowania. Jeśli wartość spadnie poniżej 3 mln zł można ominąć obowiązek wykonywania audytu projektu. Należy odpowiednio wcześnie wnioskować o taką zmianę. Zdarza się również, że nie doczytując dokładnie Wytycznych, audyt zostanie wpisany do wniosku pomimo faktu, że dofinansowanie będzie poniżej 3 mln zł.

Na czym dokładnie ma polegać audyt projektu?

To zadanie dla podmiotów zewnętrznych, które zweryfikują realizację projektu pod kątem zgodności:

• z wnioskiem i jego późniejszymi zmianami,
• pod kątem kwalifikowalności kosztów,
• z obowiązującym prawem (szeroko pojętym).

W praktyce jest to po prostu sprawdzenie wniosków o płatność wraz ze wszystkimi dokumentami projektowymi. Ponadto porównuje się je do księgowań na kontach projektowych. Należy zatem liczyć się ze spotkaniem z biegłym rewidentem oraz osobą kontrolującą zgodność merytoryczną wykonanych prac. Zgodność merytoryczna musi obejmować zakres obowiązujący na dzień sporządzania audytu.

Innymi słowy audyt to bardzo dokładna kontrola z jedyną różnicą, iż dokonuje go podmiot zewnętrzny. Takiemu podmiotowi musimy oczywiście zapłacić za tego typu usługę. Tego typu kontrolę dokonuje również Krajowa Administracja Skarbowa w zespołach specjalizujących się w dofinansowaniach UE.

Musimy zatem zmierzyć się ze sprawdzeniem:

• ksiąg rachunkowych,
• przestrzegania podatkowych aspektów dofinansowań UE,
• poprawności dokumentów księgowych i innych związanych,
• spójności we wnioskach o płatność, wnioskach o zmiany
• itd.

Czym jest wynik audytu?

Wynikiem audytu jest sprawozdanie, które przedstawia się razem z wnioskiem o płatność końcową. Oznacza to, że przedstawimy ten raport równorzędnie z informacją końcową (raport końcowy). Najważniejszym punktem owego sprawozdania są tzw. wyniki pokontrolne – zalecenia. W przypadku braku zaleceń raport zostanie zapewne zignorowany. Jeśli natomiast zostało coś zalecone – będzie to brane pod uwagę przez opiekuna projektu przy ocenie wniosku końcowego.

Kontrola projektu

Audyt jest formą kontroli projektu przez podmiot zewnętrzny. Kontrola projektu natomiast, to kontrola wykonywana przez pracowników Instytucji Finansującej lub podmiot do tego uprawniony z jej ramienia. Zakres kontroli jest dość zbliżony. Z tą różnicą, że kontrola Instytucji nie sprawdza kosztów pośrednich. Zdarzają się przypadki, w których nie dochodzi nawet do sprawdzenia zapisów na kontach księgowych.

Kontrolę przeprowadza ekspert zewnętrzny i pracownik Instytucji (lub zespół pracowników). Zakres prac kontrolnych jest jednak nieznacznie ograniczony. Kontrola może nastąpić jako:

• planowana
• doraźna

Kontrola planowana może być wyznaczona:

1. na koniec projektu (odbywa się zawsze)
2. w trakcie realizacji projektu (wynikająca z określanej co roku puli projektów do kontroli – czynnik losowy)

Kontrola doraźna może odbyć się np. na wniosek Instytucji, gdy w wyniku oceny projektu zaistnieje przesłanka lub prawdopodobieństwo niewykonania projektu zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie.

Co lepsze – audyt czy kontrola?

To kwestia wyboru, jeśli się go ma. Wykonanie audytu nie oznacza, że kontroli planowanej nie będzie. Jego przeprowadzenie nie przyspieszy również procesu oceny wniosku o płatność końcową. Audyt jak już wspomniałam jest dodatkowym kosztem w projekcie, podczas gdy kontrola nie. Jeśli istnieje możliwość wyboru zwykle odradzam audyt, ponieważ niewiele on zmienia, a środki z niego można przeznaczyć na inny koszt np. niedoszacowany na moment pisania wniosku o dofinansowanie.