Już na początku projektu warto wiedzieć, jakich błędów unikać. To po to, by nam po prostu nie ucięli kosztów. Sprawdź, czy oby na pewno wszystkie elementy promocji projektu przebiegają u Ciebie prawidłowo.
Elementy promocji projektu – gdzie szukać?
Krok 1
Zanim coś zapromujesz 😉 zerknij do zapisów umowy o dofinansowanie. Tam zwykle o elementach promocji przeczytasz w kolejnym dokumencie, który musisz znaleźć 😉 albo… jest krótkie zdanie na ten temat. Im krótsze bez odnośników do kolejnego dokumentu, tym lepiej, bo łatwiej się wybronić. Tak czy siak, możliwe, że musisz zerknąć do Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji. Odstaw ten poradnik na bok i przejdź do kroku 2.
Krok 2
Zerknij do budżetu czy wniosku o dofinansowanie, które działania masz określone z góry jako promocja. Przykład to artykuły sponsorowane, posty na portalach społecznościowych, wideo, audycja, broszury itp. Jak już wiesz to przechodzisz do czytania Podręcznika 😊
Typowe błędy i ich konsekwencje
1. Nieprawidłowe logotypy
Przed zaprojektowaniem plakatu, tablicy informacyjnej czy naklejek, postu, wideo, warto sprawdzić jakie logotypu instytucji Ciebie obowiązują (czy to POIR a może POWER? 😉). Aby się upewnić, czy dane logotypy są prawidłowe, warto sprawdzić w samej umowie jaki to program. Potem znaleźć logo tego programu na stronie funduszy europejskich. Na stronach instytucji regionalnej można pobrać logo w prawidłowych barwach oraz rozmiarze. Zestawienie logotypów (lewo logo Funduszy Europejskich z danym programem, środek logo RP, potem ewentualnie instytucji regionalnej, prawo logo funduszu z napisem Unii Europejskiej) – naszykuj sobie na wszelki wypadek 😊
Konsekwencje: to zależy… otóż dla plakatu – można na nowo wydrukować/zlecić wykonanie, tablica czy naklejki zastosowane u Ciebie w firmie tak samo. Ale… np. dla postów czy wideo, które już zostały opublikowane na Instagramie czy w telewizji – już nie za bardzo. Ta druga sytuacja powoduje uznanie kosztów tejże promocji za niekwalifikowalne.
2. Błędna nazwa i numer umowy projektu, opis i inne na tablicy czy plakacie
Do najczęstszych błędów zalicza się podanie błędnego numeru umowy na plakacie lub tablicy informacyjnej/pamiątkowej. Warto przed wysłaniem do firmy wykonawczej sprawdzić dwa razy, czy dany numer jest zgodny z naszą umową i inne. Jeśli jednak zorientujesz się po fakcie, że coś jest nie tak, niestety musisz mieć drugą. Czyli drugi raz ponosisz koszty zamówienia tablicy z prawidłowym numerem umowy. To samo tyczy się przypadku nieprawidłowej nazwy projektu.
Konsekwencje: tylko koszt nowej tablicy, ale nic więcej nie powinno grozić za taki błąd.
3. Zły rozmiar tablicy informacyjnej czy plakatu
Wymiary tablicy informacyjnej czy pamiątkowej jest ustalany odgórnie. Należy ich przestrzegać tak, aby informacje umieszczone na nich były czytelne i widoczne dla wszystkich. Czyli działa to tylko w stronę ewentualnie większej tablicy niż jest wymagane. Jeśli jednak musi mieć inny rozmiar, możesz o tym poinformować zawczasu instytucję. Dopiero po informacji zwrotnej, wymuszonej lub nie, można umieścić tablice w niestandardowym rozmiarze.
Standardowe rozmiary tablicy informacyjnej: 80x120cm
Standardowe rozmiary tablicy pamiątkowej (może nią być tablica informacyjna): 80x120cm lub 2mx3m
Standardowym rozmiar plakatu: minimum 297×420 mm (minimum rozmiar A3)
Konsekwencje: jeśli zrobisz większą tablicę czy plakat w ramach promocji, nie powinno być żadnych konsekwencji, ale jeśli będą za małe – z pewnością instytucja poprosi o poprawę, czyli wykonanie tego na nowo.
4. Umieszczenie plakatu i tablicy w niewidocznym miejscu
Plakat jak również tablica powinna zostać umieszczona w widocznym miejscu. To jakby tak, aby każdy, kto będzie przechodził obok biura mógł go zobaczyć. Czyli dowiedzieć się, że realizujesz dany projekt z funduszy Unii Europejskiej. Jak długo? Od dnia podpisania umowy lub decyzji o dofinansowania do zakończenia projektu. Przez cały ten czas informacja powinna być czytelna (czytaj punkt 3) i w widocznym miejscu. Po zakończeniu projektu masz obowiązek umieszczenia tablicy pamiątkowej w widocznym miejscu przez minimum rok trwania okresu trwałości.
Konsekwencje: pytanie czym jest „widoczne miejsce” 😉 to pojęcie względne i najczęściej da się przenieść tablicę na inne, „bardziej widoczne miejsce”. Konsekwencji tym tytułem nie powinno być. Problemem może być tablica informacyjna przy drodze i ewentualne przesuniecie jej na teren prywatny…
5. Brak naklejek na środkach trwałych
Należy pamiętać, że gdy kupujesz środek trwały, to jesteś zobligowany do umieszczenia naklejek w ramach promocji z logotypami. Niezależnie, czy jego wartość przy zakupie to 2 000 zł czy 200 000 zł. Ważne, że był wpisany do ewidencji środków trwałych w firmie. Jaki jest tego cel? To informacja, że np. komputer, na którym pracujemy jest zakupiony w ramach projektu z funduszy europejskich.
Konsekwencje: zwykle kontrola poprosi o uzupełnienie. Jeśli uprze się, że nie ma, to kosztu tym tytułem nie kwalifikuje – wnoś sprzeciw i naklejaj szybko naklejkę 😊
6. Strona internetowa
Na stronie internetowej Twojego przedsiębiorstwa powinna znaleźć się informacja o realizacji projektu z funduszy europejskich. Należy tam umieścić co to za projekt, jaki jest koszt został przeznaczony itd. Więcej na ten temat w artykule Promocja i oznakowanie realizowanych projektów UE. Taka informacja na stronie internetowej powinna się znaleźć w widocznym miejscu, a to już jest lepiej określone. Najlepiej na górze bez konieczności skrolowania – na stronie głównej lub projektowej.
Konsekwencje: to da się uzupełnić, jeśli masz dostęp do swojej strony 😉
7. Artykuły i posty sponsorowane, film promocyjny
Jeśli w zadaniu promocyjnym masz napisać artykuł czy post promocyjny projektu, to powinieneś umieścić w treści ważne zdanie. To zdanie, że niniejszy artykuł powstał za sprawą projektu dofinansowanego z funduszu europejskiego. W praktyce to umieszczasz zestaw logówek ze zdaniem typu „Artykuł sfinansowany ze środków Programu …… w ramach Europejskiego Funduszu …..”.
Konsekwencje: Gdy tych rzeczy nie umieścisz, a koszt pokażesz z wydrukiem artykułu bez logówek, to koszt ten nie będzie mógł być kwalifikowany do dofinansowania. Dlatego tak ważne jest sprawdzenie czy są logówki i treść zdania o źródle finansowania. Tym bardziej, że w Internecie nic nie ginie. Jeśli dany artykuł/post umieścimy bez wymaganych logówek, to taki już tam pozostanie. Podobnie jest w przypadku filmu promocyjnego, który został umieszczony w mediach lub w telewizji. Jeśli coś poszło na wizji, nie dokleisz logówek 😉
