Raportowanie w projekcie UE

Umowa o Dofinansowanie z NCBR w zakresie Szybkiej Ścieżki (1.1.1) zawiera kilka kluczowych obowiązków merytorycznych. Dotyczy to zwłaszcza najnowszych konkursów tj. 2019 i 2020. Należy do nich raportowanie w projekcie dofinansowanym ze środków UE. Projekt podzielony na etapy zawiera wszelkie informacje „co i jak” ma zostać wykonane wraz z uwzględnieniem kamieni milowych, które są kluczowe do osiągnięcia zakładanych cech użytkowych wyniku projektu.

1. Etap może mieć określone cząstkowe działania (podetapy, podzadania itd.) Etapy (czy to dłuższe, czy krótsze) zawsze wymagają prowadzenia szerszej lub krótszej dokumentacji.
2. Dla przykładu załączam notatkę służbową dot. działań merytorycznych w projekcie. Ważne, aby po każdym podetapie (albo częściej, jeśli jest taka potrzeba) sporządzać notatkę wg załączonego wzoru.
3. Taka notatka jest później przydatna przy sporządzaniu części merytorycznej Wniosku o Płatność (niezależnie od rodzaju wniosku).
4. Jest to nic innego jak opis dokonanych zadań w okresie sprawozdawanym. Ponadto, skoro wnioski o płatność muszą być wysyłane raz na 3 miesiące – taka notatka się naprawdę przydaje.
5. Ww. notatki usystematyzują nam wiedzę niezbędną do przekazania w raporcie okresowym, raporcie z fazy badawczej i informacji końcowej.

Raport okresowy

Raport okresowy sporządzamy za okres 12 miesięcy od daty rozpoczęcia projektu. Termin na jego wysłanie w SL2014 wynosi 30 dni od upłynięcia ostatniego dnia ww. dwunastego miesiąca realizacji. Należy zwrócić uwagę na fakt, że projekt powinien się zacząć zgodnie z planem. Rozpoczęcie może maksymalnie się opóźnić o 3 miesiące (pod rygorem wypowiedzenia umowy o dofinansowanie). Zwykle do raportów dodawane są zdjęcia, wykresy, tabele itp.

Uwaga! W zakresie udostępniania danych musimy pamiętać, że raport mogą zobaczyć wszyscy, którzy mają dostęp do SL2014 w Instytucji Finansującej. Pamiętać trzeba zatem o konieczności odpowiedniego nazwania pliku jako PP (poufne). Drugą opcją jest umożliwienie wyłącznego dostępu do danych dla ekspertów np. w chmurze. Powinniśmy przemyśleć co przedstawić w raporcie oraz co nie będzie stanowiło tajemnicy przedsiębiorstwa (w rozumieniu ustawy o nieuczciwej konkurencji).

Raport z fazy badawczej

Raport z fazy badawczej sporządzamy za okres dwóch rodzajów prac, czyli Badań Przemysłowych i Prac Rozwojowych. Dopiero po pozytywnej ocenie tego raportu dostaniemy przysłowiowe „zielone światło” na otrzymanie zwrotu kosztów za Prace Przedwdrożeniowe.

Uwaga! Informacja końcowa musi być sporządzona na dzień złożenia wniosku o płatność końcową (czyli w ostatni dzień realizacji projektu).

Wzór raportu okresowego i informacji końcowej odnajdziecie Państwo na stronie NCBR:

https://www.ncbr.gov.pl/programy/fundusze-europejskie/poir/dokumenty-poir-realizacja-projektu/

Ponadto z umowy wymaga się przedstawiania do NCBR sprawozdania PNT (sprawozdanie o działalności badawczej i rozwojowej). Składa się go do GUS corocznie. Termin na przekazanie takiego sprawozdania do NCBR to 31 marca każdego roku na adres pnt01@ncbr.gov.pl. Warto zapamiętać, iż raport ten obowiązuje nas nie tylko w okresie realizacji projektu, ale także w okresie trwałości.

Raport z wdrożenia

Raport z wdrożenia sporządzamy w 30 dni od daty dokonania wdrożenia. Dniem tym będzie:

• dzień pierwszego świadczenia usługi będącej wynikiem prac projektowych,
• pierwszy dzień produkcji danego produktu,
• czy też dzień podpisania umowy licencyjnej.

Wzoru tego raportu nie znajdziemy na stronie NCBR. Raport ten warto przesłać bezpośrednio do opiekuna projektu (lub do jego kierownika) na czas zakończenia projektu.

W terminie 4 lat od zakończenia realizacji projektu (czyli od dnia otrzymania ostatniej refundacji) trzeba przedstawić w NCBR informację o efektach społecznych i gospodarczych wdrożenia. Wzoru do tego również nie ma na stronie stronie internetowej. To z jednej strony umożliwia „dowolność”, choć może też utrudniać jego sporządzenie.

Informacja w okresie trwałości powinna zostać wysłana przez system LSI. Okres sprawozdawczy to 12 miesięcy od daty otrzymania refundacji za wniosek końcowy.

Jeśli we Wniosku o Dofinansowanie ubiegamy się o dodatkową premię w postaci wyższego % dofinansowania to najczęściej wybieranym sposobem na upowszechnianie wyników projektu są konferencje.

Konferencje

W okresie do 3 lat od daty zakończenia projektu (czyt. od otrzymania ostatniej refundacji) wyniki uzyskane przez Beneficjenta muszą być zaprezentowane na co najmniej 3 konferencjach naukowych i technicznych, w tym co najmniej jednej o randze ogólnokrajowej.

Po tej trzeciej konferencji przedstawia się niezwłocznie sprawozdanie z rozpowszechniania wyników Badań Przemysłowych i Prac Rozwojowych:

„W sprawozdaniu beneficjent wskazuje formy rozpowszechniania tych wyników wraz z dokumentami potwierdzającymi przekazanie informacji społeczeństwu, w szczególności:

1) potwierdzenie uczestnictwa w konferencji wraz z jej programem, w którym znajduje się punkt dotyczący prezentacji wyników Projektu objętego wsparciem”

Warto zwrócić w tym miejscu uwagę, że odbycie takiej konferencji jeszcze przed zakończeniem projektu może nie zostać uznane. Jednak projekt jest innowacyjny, a każdy miesiąc opóźnienia z wyjściem produktu na rynek, jego promocją oznaczać może mniejsze szanse na jego powodzenie.