Umowa o Dofinansowanie z NCBR w zakresie Szybkiej Ścieżki (1.1.1) zawiera kilka kluczowych obowiązków merytorycznych. Dotyczy to zwłaszcza najnowszych konkursów tj. 2019 i 2020. Należy do nich raportowanie w projekcie dofinansowanym ze środków UE. Projekt podzielony na etapy zawiera wszelkie informacje „co i jak” powinniśmy wykonać wraz z uwzględnieniem kamieni milowych, które są kluczowe do osiągnięcia zakładanych cech użytkowych wyniku projektu.
- Etap może mieć określone cząstkowe działania (podetapy, podzadania itd.) Etapy (czy to dłuższe, czy krótsze) zawsze wymagają prowadzenia szerszej lub krótszej dokumentacji.
- Dla przykładu załączam notatkę służbową dot. działań merytorycznych w projekcie. Ważne, aby po każdym podetapie (albo częściej, jeśli jest taka potrzeba) sporządzać notatkę wg załączonego wzoru.
- Taka notatka jest później przydatna przy sporządzaniu części merytorycznej Wniosku o Płatność (niezależnie od rodzaju wniosku).
- Jest to nic innego jak opis dokonanych zadań w okresie sprawozdawanym. Ponadto, skoro wnioski o płatność muszą być wysyłane raz na 3 miesiące – taka notatka się naprawdę przydaje.
- Ww. notatki usystematyzują nam wiedzę niezbędną do przekazania w raporcie okresowym, raporcie z fazy badawczej i informacji końcowej.
Raport okresowy
Raport okresowy sporządzamy za okres 12 miesięcy od daty rozpoczęcia projektu. Termin na jego wysłanie w SL2014 wynosi 30 dni od upłynięcia ostatniego dnia ww. dwunastego miesiąca realizacji. Należy zwrócić uwagę na fakt, że projekt powinien się zacząć zgodnie z planem. Rozpoczęcie może maksymalnie się opóźnić o 3 miesiące (pod rygorem wypowiedzenia umowy o dofinansowanie). Zwykle do raportów dodawane są zdjęcia, wykresy, tabele itp.
Uwaga! W zakresie udostępniania danych musimy pamiętać, że raport mogą zobaczyć wszyscy, którzy mają dostęp do SL2014 w Instytucji Finansującej. Pamiętać trzeba zatem o konieczności odpowiedniego nazwania pliku jako PP (poufne). Drugą opcją jest umożliwienie wyłącznego dostępu do danych dla ekspertów np. w chmurze. Powinniśmy przemyśleć co przedstawić w raporcie oraz co nie będzie stanowiło tajemnicy przedsiębiorstwa (w rozumieniu ustawy o nieuczciwej konkurencji).
Raport z fazy badawczej
Raport z fazy badawczej sporządzamy za okres dwóch rodzajów prac, czyli Badań Przemysłowych i Prac Rozwojowych. Dopiero po pozytywnej ocenie tego raportu dostaniemy przysłowiowe „zielone światło” na otrzymanie zwrotu kosztów za Prace Przedwdrożeniowe.
Uwaga! Informacja końcowa musi być sporządzona na dzień złożenia wniosku o płatność końcową (czyli w ostatni dzień realizacji projektu).
Wzór raportu okresowego i informacji końcowej odnajdziecie Państwo na stronie NCBR:
https://www.ncbr.gov.pl/programy/fundusze-europejskie/poir/dokumenty-poir-realizacja-projektu/
Ponadto z umowy wymaga się przedstawiania do NCBR sprawozdania PNT (sprawozdanie o działalności badawczej i rozwojowej). Składa się go do GUS corocznie. Termin na przekazanie takiego sprawozdania do NCBR to 31 marca każdego roku na adres pnt01@ncbr.gov.pl. Warto zapamiętać, iż raport ten obowiązuje nas nie tylko w okresie realizacji projektu, ale także w okresie trwałości.
Raport z wdrożenia
Raport z wdrożenia sporządzamy w 30 dni od daty dokonania wdrożenia. Dniem tym będzie:
- dzień pierwszego świadczenia usługi będącej wynikiem prac projektowych,
- pierwszy dzień produkcji danego produktu,
- czy też dzień podpisania umowy licencyjnej.
Wzoru tego raportu nie znajdziemy na stronie NCBR. Raport ten warto przesłać bezpośrednio do opiekuna projektu (lub do jego kierownika) na czas zakończenia projektu.
W terminie 4 lat od zakończenia realizacji projektu (czyli od dnia otrzymania ostatniej refundacji) trzeba przedstawić w NCBR informację o efektach społecznych i gospodarczych wdrożenia. Wzoru do tego również nie ma na stronie stronie internetowej. To z jednej strony umożliwia „dowolność”, choć może też utrudniać jego sporządzenie.
Informacja w okresie trwałości powinna zostać wysłana przez system LSI. Okres sprawozdawczy to 12 miesięcy od daty otrzymania refundacji za wniosek końcowy.
Jeśli we Wniosku o Dofinansowanie ubiegamy się o dodatkową premię w postaci wyższego % dofinansowania to najczęściej wybieranym sposobem na upowszechnianie wyników projektu są konferencje.
Konferencje
W okresie do 3 lat od daty zakończenia projektu (czyt. od otrzymania ostatniej refundacji) wyniki uzyskane przez Beneficjenta muszą być zaprezentowane na co najmniej 3 konferencjach naukowych i technicznych, w tym co najmniej jednej o randze ogólnokrajowej.
Po tej trzeciej konferencji przedstawia się niezwłocznie sprawozdanie z rozpowszechniania wyników Badań Przemysłowych i Prac Rozwojowych:
„W sprawozdaniu beneficjent wskazuje formy rozpowszechniania tych wyników wraz z dokumentami potwierdzającymi przekazanie informacji społeczeństwu, w szczególności:
1) potwierdzenie uczestnictwa w konferencji wraz z jej programem, w którym znajduje się punkt dotyczący prezentacji wyników Projektu objętego wsparciem”
Warto zwrócić w tym miejscu uwagę, że odbycie takiej konferencji jeszcze przed zakończeniem projektu może nie zostać uznane. Jednak projekt jest innowacyjny, a każdy miesiąc opóźnienia z wyjściem produktu na rynek, jego promocją oznaczać może mniejsze szanse na jego powodzenie.
