Rozeznanie rynku jest jedną z dwóch procedur w kontekście zamówień udzielanych w ramach projektów. W drodze przeprowadzenia i udokumentowania tej procedury dokonuje się gwarancji, iż wydatek został poniesiony „w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny”.
Zgodnie z Wytycznymi w Zakresie Kwalifikowalności Wydatków (sekcja 6.5.1 pkt. 1) rozeznanie rynku obowiązuje dla zamówień o wartości szacunkowej od 20 tys. do 50 tys. zł netto włącznie. Celem jest ustalenie ceny rynkowej. Warto mieć na uwadze, iż średni koszt danego wydatku nie oznacza, iż jest to jego cena rynkowa. Kolejna rzecz to fakt braku konieczności sporządzania rozeznania rynku przed dokonaniem zamówienia, ale jednocześnie należy przyjąć w miarę bliski termin dokonania takiego rozeznania, jeśli zamówienie potwierdzamy przed dokonaniem rozeznania.
„Cenę rynkową można zdefiniować jako cenę najczęściej oferowaną na rynku lub jako cenę najbardziej prawdopodobną za określoną dostawę czy usługę na rynku”
Potwierdzeniem ceny rynkowej są zebrane dokumenty (oferty, cenniki, kosztorysy). Kluczowe jest, aby oferty te odpowiadały opisowi przedmiotu zamówienia.
I uwaga! Celowo użyto słów w liczbie mnogiej, co oznacza, że ofert czy cenników do takiej analizy powinno być min. 2.
DOKUMENTACJA (cz.1)
Potwierdzeniem dokonania rozeznania rynku jest udokumentowanie dokonanej analizy cen/cenników potencjalnych wykonawców zamówienia.
Trzy warianty pozyskania ofert i cenników używane również łącznie:
- Pobranie cenników ze stron internetowych czy katalogów dostępnych online.
- Umieszczenie na swojej stronie internetowej zapytanie o cenę. Należy w nim wskazać opis przedmiotu zamówienia niezbędny do wyceny.
- Skierowanie zapytania o cenę wraz z opisem przedmiotu zamówienia bezpośrednio do potencjalnych wykonawców (np. mailowo czy osobiście).
W przypadku rozeznania rynku liczy się rezultat końcowy – wartość poniesionego wydatku musi być w cenie rynkowej (niekoniecznie średniej).
DOKUMENTACJA (cz.2)
Po przejrzeniu ofert, cenników konieczne jest przygotowanie stosownego protokołu z wyboru oferty lub dokument równoważny odnoszący się do analizy cen potencjalnych oferentów poprzez np. cenniki ze stron www. Kluczowym jest to, że cena wybrana jako rynkowa niekoniecznie ma się odnosić do średniej. Wynika to z faktu, że np. mając 4 ofert z cenami 50tys. zł i jedną ofertę z ceną 10 tys. zł nie możemy przyjąć, że cena rynkowa przedmiotu zamówienia wynosi 210 tys. zł / 5 ofert = 42 tys. zł, lecz jednak cena rynkowa wynosi 50 tys. zł, czyli zastanowić się wtedy trzeba, czy nie wybrać innego trybu udzielenia zamówienia.
Sam dokument potwierdzający rozeznanie musi być również podpisany przez osobę do tego upoważnioną/zaangażowaną w wybór oferty.
DOKUMENTACJA (cz.3)
W przypadku rozeznania rynku nie jest wymagane zawarcie pisemnej umowy z wykonawcą. Wystarczające jest potwierdzenie poniesienia wydatku w oparciu o fakturę, rachunek lub inny (równoważny) dokument księgowy.
UWAGA: Jeżeli ustalona w wyniku rozeznania rynku cena rynkowa zamówienia przekracza 50 tys. PLN netto, stosuje się zasadę konkurencyjności (druga procedura w ramach zamówień). To ważne w przypadku procesu zakupowego najpierw udzielimy zamówienia a potem zrobimy rozeznanie, z którego wyjdzie, że wartość rynkowa jest wyższa niż 50 tys. zł.
Warto mieć na uwadze, iż jest to procedura znacznie mniej skomplikowana niż zasada konkurencyjności.
Problem może pojawić się w przypadku, gdy szacowanie wartości wskazuje na cenę na pograniczu 50 tys. PLN netto. Takim zamówieniom należy poświęcić szczególną uwagę.
