W realizacji projektu dofinansowanego ze środków UE (i nie tylko) często zapominamy o opisach dokumentów źródłowych. Jednak usystematyzowanie pewnych działań powoduje, że spędzamy mniej czasu na biurokracji. Umowa o Dofinansowanie nie wymusza na nas opisywania dokumentów źródłowych: faktur, rachunków czy list płac. Jednakże taką praktykę polecam z dwóch bardzo ważnych względów.
1. Zapisy w umowie
W Umowie o Dofinansowanie widnieje zapis: Beneficjent zobowiązuje się do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej kosztów Projektu w sposób przejrzysty i rzetelny, tak aby możliwa była identyfikacja poszczególnych operacji związanych z Projektem, z zastrzeżeniem kosztów, do których zastosowano stawkę ryczałtową.
Co do zasady, przysłowiową fakturę powinniśmy opisać tak, aby księgowa wiedziała, że dotyczy projektu. Tutaj przyjmijmy, że wpisanie na dokumencie tylko słowa „projekt NCBR” czy „projekt PARP” mogłoby wystarczyć, o ile mamy tylko jeden projekt. Jest jednak wiele powodów, dla których warto opisywać dokumenty dokładniej.
2. Zwolnienie z opodatkowania
Przychód jakim jest zaliczka otrzymywana w ramach projektu UE jest zwolniony z opodatkowania. W art. 17 ust. 1 pkt 53 Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych przeczytamy: „Wolne od podatku są: […] środki finansowe otrzymane przez uczestnika projektu jako pomoc udzielona w ramach programu finansowanego z udziałem środków europejskich, o których mowa w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych”.
Odpowiednikiem o analogicznym brzmieniu w przypadku podmiotów rozliczających się na podstawie PIT jest art. 21 ust. 134 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zapis tego zwolnienia ma zastosowanie, ponieważ całość dofinansowania pochodzi ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.
Skoro ten przychód jest nieopodatkowany, to również nieopodatkowane są przypisane jemu koszty. Oczywiście chodzi tu o nieopodatkowaną część kosztów czyli część dofinansowaną. I skąd teraz księgowość ma wiedzieć, która to część jest opodatkowana a która nie? Jaki jest skutek braku takiej informacji?
Skutkiem będzie zaliczenie w deklaracji do US odpowiednio:
- za wysokich kosztów (gdy np. ujęliśmy w kosztach podatkowych dofinansowanie), co skutkuje późniejszymi korektami;
- a co gorsza – naliczeniem podatku dochodowego i konieczności jego zwrotu wraz z odsetkami.*
*Urząd Skarbowy może się upomnieć o to zapewne przed upływem 5 lat.
Pozostałe korzyści
Niektóre instytucje państwowe (np. PARP) na koniec roku wymagają ustalania sald rozrachunków między Podmiotem a Instytucją. Z tego względu odpowiednie zapisy na kontach są w stanie szybko zweryfikować te kwestie.
Podsumowując, opis dokumentu źródłowego w podziale na źródła finansowania jest wręcz niezbędny. Z punktu widzenia późniejszych problemów lepiej zadbać o to od samego początku. Najlepiej dokonywać tego niezależnie od tego, czy wydatek jest bezpośredni czy pośredni (finansowany z ryczałtu).
Koniecznie przeczytaj także:
- Opis faktury do rozliczenia dotacji [POBIERZ WZÓR]
- Opis dokumentu do rozliczenia dotacji – jak ułatwić sobie pracę? Pobierz wzór Excel!
Może cię także zainteresować:
- Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków w Projektach UE z moim komentarzem
- Koszty pośrednie w projekcie – jak księgować?
- Jak księgować dotację – czyli wyodrębniona ewidencja projektowa – podział na kwalifikowalne i niekwalifikowalne
- Projekt a proces – jak dalece da się je pogodzić?
- 10 kroków sprawnego rozliczenia projektu
