Poradnik Beneficjenta

dekor

Zaliczka w projekcie dofinansowanym z UE

opublikowano:

Finansowanie projektu zaliczką wydaje się być dość jasne i zrozumiałe, tylko czy oby na pewno tak jest? Wszyscy doskonale wiemy na czym polega zaliczka, choć w przypadku projektu dofinansowanego – sytuacja nie jest tak prosta jakby się mogło wydawać.

Dla zobrazowania pewnej sytuacji przyjmijmy, że właśnie podpisałeś umowę o dofinansowanie. Podpisałeś deklarację wekslową i zabierasz się do dzieła. Według planu projekt rozpocznie się 01 grudnia 2020 r. Otrzymałeś wiadomość powitalną od opiekuna projektu po stronie Instytucji. Przyznano Ci najwyższy możliwy % zaliczki w stosunku do kwoty dofinansowania z umowy. No to wnioskujemy o maksa! Pytanie: czy warto i o ile warto wnioskować w przypadku zaliczki?

Kiedy możesz o nią wnioskować i czemu warto przeanalizować jej wysokość?

Po złożeniu deklaracji wekslowej i zatwierdzeniu jej poprawności oraz wykonaniu analizy finansowej otrzymasz w SL2014 informację, w jakiej wysokości max. możesz wnioskować o zaliczkę. Jeśli instytucja jednak nie daje takiej informacji – wnioskuj o maksimum jak tylko przeanalizujesz wszystkie sytuacje opisane poniżej.

Na moment podpisania umowy wpisałeś w systemie LSI (gdzie składałeś wniosek o dofinansowanie), że planujesz wnioskować o zaliczkę. Ponadto podałeś odpowiedni Numer Konta dla takiego typu płatności, a teraz żeby dopiąć wszystkich formalności – wprowadzasz w SL2014 harmonogram płatności uwzględniający takie finansowanie zaliczką.

UWAGA! Możliwe jest otrzymanie w formie zaliczki (jako jeden przelew) maksymalnie do 15%, 25% lub 40% dofinansowania. Zgodnie z uproszczeniami w zaliczkach, które zostały przyjęte w pierwszej połowie 2020 roku.

Pewnie na etapie planowania określiłeś dokładnie, jaki koszt na co będziesz wydawać (w jakim czasie). Przyjmijmy, że wszystko masz skrupulatnie opisane w najprostszym narzędziu jakim jest choćby MS Excel (wniosek o dofinansowanie ma taką konstrukcję, która w mojej ocenie nie ułatwia zarządzania finansowego projektem). Planujesz zatrudnić personel B+R, wynająć lokal od początku realizacji projektu, zakupić sprzęt niezbędny do realizacji zadań przez zespół B+R. Nabywasz w tym czasie również materiały i zaczynasz działać.

  1. Wnioskować o zaliczkę możesz teoretycznie od dnia rozpoczęcia projektu (czyli klikasz „Wniosek o zaliczkę” za okres jednodniowy 01.12.2020). Praktyka pokazuje, że można wnioskować wcześniej i warto to przemyśleć, gdy rozpoczyna się projekt.
  2. Zaliczkę dostaniesz za ok. 2 tygodnie – zgodnie z terminarzem BGK. W umowie termin na sprawdzenie wniosku o płatność (o ile jest poprawnie złożony) wynosi 21 dni, ale zaliczki zwykle są sprawdzane w kilka dni od daty wnioskowania o nie.
  3. Zaliczka wpływa na konto w połowie miesiąca zgodnie z planem.
  4. Od tego dnia liczy się 180 dni na rozliczenie zaliczki (lub 90 dni dla umów starszych niż z końcówką „/17-…”).
  5. Czy masz w planie tyle kosztów na rozliczenie zaliczki, aby rozliczyć ją w ciągu tych 180 dni (względnie 90 dni)?

Możliwe komplikacje

Zazwyczaj planuje się koszty od początku miesiąca. Czy faktycznie wszystkie koszty masz zakontraktowane na dzień 01.12.2020? Podpisane umowy, płatności ustalone na początek miesiąca (czyli z góry)? A może dla płynności finansowej korzystasz z możliwie jak najpóźniejszego płacenia za cokolwiek itd.? W przypadku wynagrodzeń, jeśli oddelegowujesz swoich pracowników, to problemu raczej nie ma – umowy są już fizycznie podpisane. Pozostaje jedynie oddelegowanie i dostosowanie czasu pracy do zapisów we wniosku o dofinansowanie.

Schody pojawiają się w przypadku zamówień, ponieważ tu obowiązują przepisy punktu 6.5 Wytycznych Kwalifikowalności Kosztów. Przygotowanie zapytania, konieczność jego publikacji (np. w Bazie Konkurencyjności) i odpowiedni okres jego „wiszenia” przez co najmniej 7 dni. Następnie wybór oferenta, konsultacje w zakresie zapisów umowy i tak dalej… To powoduje przesunięcie otrzymania zaliczki o minimum 1 miesiąc. A co jeśli chcemy anulować zapytanie? Albo wydłuża się okres podpisywania umowy z kontrahentem? W ten sposób wydłuża się okres sfinalizowania tego zamówienia, a bez faktury i dokumentów z nim związanych nie rozliczymy ani części ani całości zaliczki.

A czy wzięliśmy też pod uwagę fakt rozliczeń z kontrahentem „z góry”? Albo że płatność następuje na początek lub koniec danego okresu w odpowiedniej wysokości, zamiast w miesięcznych ratach?

Przykład nr 1wynajem maszyny – zamiast płacić raz na miesiąc można płacić np. 50% na początku, a resztę jako płatności cząstkowe co miesiąc* (*chyba że wniosek o dofinansowanie mówi inaczej).

Przykład nr 2 – Przy wynagrodzeniach może być tak, że netto kwalifikujemy z początkiem miesiąca, a składki ZUS kwalifikujemy w kolejnym wniosku (tak jak i PIT). Stąd z zapłaty całości wynagrodzenia w danym miesiącu wyjdzie nam, że zapłacimy go z dwumiesięcznym opóźnieniem*. (*wszystko odbywa się zgodnie z przepisami prawa krajowego).

Dostosowanie zaliczki do planowanych kwot

Plan „rozjechał się” już na samym początku. Pytanie więc, czy brać zaliczkę w wysokości możliwie maksymalnej? A może warto jednak dostosować jej wysokość do planowanych do zapłaty kwot? (tak, żeby możliwie szybko zawnioskować o kolejną?)

W mojej opinii warto przeanalizować okres, za jaki można opłacać wydatki z danej zaliczki. Zwykle jest to 180 dni. Nasze koszty kwalifikowane (planowane na najbliższe pół roku) należy zatem przemnożyć odpowiednio przez % dofinansowania. Otrzymamy wtedy „zapotrzebowanie na zaliczkę”, jaką jesteśmy w stanie na dzień dzisiejszy rozliczyć do końca tego okresu. To ważne z perspektywy np. dużego zakupu w planie na przełomie okresu 180 dni, kiedy musimy rozliczyć 70% dotychczasowej zaliczki (żeby dostać kolejną, którą chcielibyśmy płacić za ten duży zakup).

Pamiętaj, że niewykorzystana zaliczka musi być zwrócona na konto NCBR! W przeciwnym wypadku płaci się odsetki ustawowe zgodnie z art. 207 UoFP.

W umowie widnieje zapis o dwóch możliwościach rozliczenia zaliczki – albo wykazujesz we wniosku koszty rozliczające zaliczkę albo dokonujesz zwrotu środków. (zwykle par. 8 ust. 11)

Mamy zatem dwie opcje: albo zaplanowanie zaliczki tak, że jest się w stanie wykazać koszty w ciągu 180 dni albo dokonanie zwrotu części niewykorzystanej. Tu jest klucz – jeśli nie dasz rady rozliczyć zaliczki, a potrzebujesz następną i nie minęło 180 dni – warto zwrócić brakującą część do rozliczenia 70%, by móc otrzymać kolejną zaliczkę, która uratuje płynność finansową.

Rozliczenie zaliczki a płatności z konta zaliczkowego

Co ciekawe – spotkałam się z podejściem, że rozliczenie zaliczki to fizyczny przelew z rachunku zaliczkowego. Nic bardziej mylnego. Można opłacać wszystkie koszty z innego konta firmowego. Gdy opłacisz wydatek z konta firmowego możesz przelać z rachunku zaliczkowego kwotę odpowiadającą wysokości dofinansowania na konto firmowe – tytułem zwrotu. Może tak się zdarzyć gdy np. zaliczka ma wpaść dopiero za kilka dni. Nieistotny jest fakt, że wpadła ona później niż fizycznie zapłata za daną fakturę.

Np. wynagrodzenia projektowe wychodzą za dany miesiąc 100 000 zł jako kwalifikowalne z czego 80% jest dofinansowane – czyli 80 000,00 zł. Mimo przelewu z konta firmowego kwoty 100 000,00 zł można po czasie przerzucić przelewem z konta zaliczkowego kwotę 80 000,00 zł tytułem dofinansowania za te wynagrodzenia projektowe. Nawet jeśli zapłaciliśmy za wynagrodzenie przed otrzymaniem zaliczki!

Ważne jest, czy koszt został WPISANY DO WNIOSKU ROZLICZAJĄCEGO ZALICZKĘ i zalicza się do kwoty ROZLICZAJĄCEJ JĄ bez względu na to z którego konta fizycznie został on opłacony. Warto o tym pamiętać chcąc szybko rozliczyć zaliczkę i poprawić swoją płynność. To ważny aspekt rozliczania.

Podsumowując masz kilka opcji na rozliczenie zaliczki:

Plan na 180 dni

Kwalifikowalne (K)
Dofinansowanie (D)

Wykorzystanie dofinansowania Okres Cel Rozwiązanie
K = 1 mln zł
D = 0,8 mln zł
ZALICZKA = 0,8 mln zł
K = 0,5 mln zł
D = 0,4 mln zł
Do 180 dni Polepszenie płynności finansowej poprzez wnioskowanie o kolejną zaliczkę Wniosek rozliczający zaliczkę (0,4 mln)+ zwrot brakującej części czyli 0,16 mln zł (70%*0,8 mln zł = 0,56 mln zł) + wniosek o kolejną zaliczkę
    Do 180 dni Brak naliczanych odsetek Wniosek rozliczający zaliczkę + zwrot 0,4 mln zł najpóźniej w 180 dniu od daty otrzymania zaliczki
    180 dzień Brak naliczanych odsetek Wniosek rozliczający zaliczkę + zwrot 0,4 mln zł w 180 dniu od daty otrzymania zaliczki

Może Cię także zainteresować:

Udostępnij
Jeżeli zdobyta wiedza jest dla Ciebie pomocna,
udostępnij ten artykuł, aby i inni mogli z niej skorzystać.
O autorze:
Justyna Pieńko
linkedin
email
telefon

Justyna Pieńko

Jako były wieloletni pracownik Narodowego Centrum Badań i Rozwoju od ponad dziesięciu lat zajmuję się projektami finansowanymi z UE z różnych źródeł. W swojej pracy etatowej rozliczałam projekty zarówno z POIG jak i POKL, POIR, 6PR i 7PR, H2020, projekty krajowe, np. celowe, PBS, PBR, międzynarodowe, Eureka!, Eurostars, umowy dwustronne, wielostronne. Były wśród nich zarówno te, które rozliczałam jako opiekun projektu jak również takie, którymi NCBR był koordynatorem czy partnerem. Koordynowałam również projekty finansowane z PARP, LAWR i RIF Mazowsze, Łódź – tym razem już od strony beneficjenta. Zetknięcie tych dwóch światów a także moje właściwe podejście do tzw. „klienta” owocuje w prawidłowo rozliczonych projektach.