Do pewnych działań projektowych wymagane jest posiadanie odpowiedniego sprzętu (środka trwałego). Czasem mamy go na stanie, a czasem warto go nabyć – lub może wynająć? Jeśli znamy odpowiedzi na następujące pytania:
- jaki sprzęt wymaga użycia w projekcie?
- w jakim stopniu?
- i przez jaki czas?
to możemy zacząć analizować następujące możliwości.
Leasing
Leasing (operacyjny, finansowy, zwrotny) to dla nabywcy bezpieczna forma nabycia środka trwałego – niezależnie od jego formy. W kontekście płynności finansowej leasing jest bardzo dobrym rozwiązaniem. Ponadto ważne jest, iż kosztem kwalifikowalnym jest rata kapitałowa (a nie odsetki).
To z kolei jest różnie interpretowane przez Instytucję Finansującą. Z reguły ratą kapitałową jest nawet opłata początkowa, gdyż jest to część kapitału wpłacana na początek okresu leasingowego. Tą część można optymalizować w zależności od sytuacji budżetowej projektu. Oczywiście pod warunkiem, że leasing nie będzie trwać dłużej niż okres realizacji projektu.
Zważajmy jednak na fakt, że wykorzystanie środka trwałego poprzez taką formę wymaga zachowania zasad 6.5 Wytycznych Kwalifikowalności Kosztów. W przypadku już posiadanego leasingu, który uwzględniamy we wniosku o dofinansowanie, musimy udowodnić dochowanie tych procedur. To podejście ma prawo wydawać się absurdalne. Pamiętajmy jednak, że koszt taki odnosi się przecież do środków publicznych, które wydawać trzeba zgodnie z Wytycznymi.
Wynajem
Forma ta może okazać się łatwiejsza i tańsza niż leasing. Z jednej strony omijamy „pośrednika-finansującego”. Z drugiej zaś nie każdy sprzedający chce wynająć sprzęt, mając na uwadze przepływ finansowy z przychodów. W tym wypadku nie stajemy się właścicielem sprzętu, tylko oddajemy go – po określonym czasie. Warto pamiętać, że ta forma prawna użytkowania sprzętu wymaga również przestrzegania zapisów punktu 6.5 Wytycznych Kwalifikowalności Kosztów.
Amortyzacja
Amortyzacja to „najbezpieczniejsza” forma przedstawiania kosztu w przypadku chęci nabycia środka trwałego. Jest wykluczona ze stosowania zapisów 6.5.1 i 6.5.2 Wytycznych Kwalifikowalności Kosztów. Oznacza to, że sprzęt amortyzowany możemy wybrać:
- po pasującej nam cenie
- na warunkach jakie nam odpowiadają (np. gwarancja, serwisowanie).
We wnioskach o płatność przedstawiać będziemy comiesięczną amortyzację. Niestety, przepływ pieniężny za każdy miesiąc użytkowania śr.trwałego (od zapłaty początkowej do refundacji) może nie być zadowalający. Mimo to, forma ta pozwala na „bezpieczne” nabycie sprzętu bez wątpliwości, czy wydatek zostanie uznany za kwalifikowalny.
Zakup*
Tej możliwości co do zasady nie ma. Zakupu maszyny w całości nie można wpisać do kosztu kwalifikowalnego. Zwrotu dofinansowania nie dostaniemy od razu. Wyjątek stanowi sytuacja, w której wartość środka trwałego nie przewyższa 10 000,00 zł. Wówczas taki środek można amortyzować jednorazowo (czyli 100% – w całości to koszt danego miesiąca).
Przykład. Gdy myślimy o zakupie i jego dofinansowaniu chodzi nam o sytuację, w której sprzęt kupuję dziś za kwotę 100 000,00 zł, a za miesiąc wpływa refundacja 80 000,00 zł. Taki scenariusz jest zarezerwowany dla innych projektów (finansowanych z dotacji celowej czyli z budżetu państwa). W dodatku jest on możliwy jedynie dla jednostek sektora publicznego.
Maszynę o wartości wyższej niż 10 000,00 zł możemy sfinansować w całości przez okres realizacji projektu. Oczywiście pod pewnym warunkiem – jeśli nabycie środka trwałego i okres całej jego amortyzacji mieści się w okresie realizacji projektu. Zatem mamy do czynienia z sytuacją, w której np. projekt trwa 3 lata i zakup maszyny nastąpił w trzecim miesiącu jego realizacji. Amortyzacja rozpoczyna się od czwartego miesiąca realizacji i trwa równo dwa lata. W porównaniu do zakupu – przepływ pieniężny z refundacji w tym przypadku rozłoży się w czasie. Refundacja będzie zatem dokonywana na podstawie comiesięcznej amortyzacji.
Co wybrać w takim razie?
Decyzja która forma jest odpowiednia dla potrzeb projektu UE zależy od nas. Warto pamiętać, że zawsze można zawnioskować o zmianę formy wykorzystania sprzętu w projekcie na takie, które nam bardziej odpowiada. W tym celu powinniśmy to odpowiednio uzasadnić. Najlepszymi argumentami są
- lepszy stosunek efektów do nakładu
- czy inne ważne aspekty, np. płynność finansowa projektu.
