Prawie każde zlecenie podmiotowi zewnętrznemu prac merytorycznych projektu to podwykonawstwo. Tak samo zlecenie wykonania dzieła przez osobę fizyczną.
Odpowiednie zapisy w umowie
W pierwszej kolejności należy zadbać o odpowiednie skonstruowanie umowy z podwykonawcą. Kwestią niezwykle istotną jest uwzględnienie zapisów:
- o poufności,
- własności intelektualnej oraz polach jej eksploatacji,
- momencie przejęcia praw do „utworu” czy „przedmiotu umowy”;
Z jednej strony wymaga tego od nas RODO, z drugiej zaś warto już na początku umieścić te zapisy w zapytaniu ofertowym.
Trudności w definiowaniu
Prace merytoryczne w projekcie nie mają ściśle określonych granic. W związku z tym kłopotliwe może być rozróżnienie czy dana usługa jest pracą merytoryczną czy doradztwem w tym zakresie. Doradztwo wówczas zalicza się do kosztów operacyjnych. Takie podejście może być ratunkiem przed wrzuceniem tych kosztów do podwykonawstwa, co wiązałoby się ze straceniem dużej puli kosztów pośrednich.
Inne aspekty podwykonawstwa – forma prawna umowy
W kwestii Podwykonawstwa istotna jest nie tylko zawartość umowy, ale także jej forma prawna. W przypadku Umów o Dzieło – mimo obecnych korzyści podatkowych dla wykonawcy – alternatywą jest Umowa Zlecenie. To warunkuje zaliczenie tego kosztu do kosztów wynagrodzeń (pod pewnymi warunkami zbiegu składek ZUS). Świadomość tego jest konieczna już w momencie planowania projektu. Niemożliwa będzie zmiana w planie Umowy o Dzieło w Podwykonawstwie na Umowę Zlecenie czy Umowę o Pracę w kategorii Wynagrodzenia. Wynika to z faktu, że przerzucając koszt z Podwykonawstwa na Wynagrodzenia musiałyby być naliczane koszty pośrednie od wynagrodzeń. A w podwykonawstwie takie koszty nie występują. W dodatku Umowa o Dofinansowanie podpisana jest na określoną kwotę. Takie posunięcie powodowałoby konieczność zwiększenia dofinansowania o ww. koszty pośrednie, co nie jest możliwe.
Możliwe jest jednak ponoszenie kosztów na podstawie Umowy o Pracę lub Zlecenie z wyłączeniem kosztów pośrednich. Taki przypadek należy zgłosić do Instytucji Finansującej i najbezpieczniej jest uzyskać na to zgodę. W uzasadnieniu można wpisać brak specjalistów czy brak podmiotu chcącego wykonać daną usługę, mimo dochowania staranności w wyszukiwaniu takich osób – tj. wywieszenia zapytania w bazie konkurencyjności.
Istnieje ponadto możliwość dokonania takiej zmiany w drugą stronę, tzn.
- forma prawna umowy ze specjalistą może zostać zmieniona z Umowy o Pracę na Umowę o Dzieło,
- daną usługę (jeśli nie osoba fizyczna) może wykonać firma.
Wówczas zaistnieje konieczność obniżenia dofinansowania w Umowie o Dofinansowanie i dochowanie zasad dokonywania zamówień w projektach (pkt. 6.5 wytycznych). Takie posunięcie może się jednak okazać strzałem w kolano, jeśli w postępowaniu ofertowym korzystniejszą ofertę złoży inny podmiot.
