Zwrot dofinansowania – kiedy może nastąpić?

Raczej nie przewidujesz takiej sytuacji, gdy wszystko idzie zgodnie z planem. Jednakże statystycznie w ciągu 2-letniego projektu zmiany występują co najmniej 4 razy. Jeśli nie występują, oznacza to, że projekt był tak dobrze dopracowany (lub bardzo krótki) i żadne z czynników ryzyka się nie pojawiły. Albo… nie bójmy się użyć tego słowa, po prostu ustawiany, by w papierach się wszystko zgadzało.

Zwrot dofinansowania – co oznacza?

To wyrażenie oznacza konieczność przelania otrzymanej już kwoty dofinansowania na konto instytucji finansującej lub konto BGK, z którego wpłynęły środki tytułem realizacji projektu. Sytuacja zwykle niechciana, ale może nastąpić nawet niezależnie od wiedzy na moment złożenia wniosku o płatność.

Kiedy może nastąpić zwrot dofinansowania?

Powodów zazwyczaj może być kilka:

1. Nienależnie pobrana zaliczka. Np. przez pomyłkę przelane środki (oj zdarzało się, zdarzało 😉 dwóm instytucjom… wiele lat temu jak i obecnie czy to z powodu pomyłki numeru bankowego, czy z powodu przekroczenia zaliczek w wysokości 10 mln zł bez dodatkowego zabezpieczenia)
2. Nienależnie rozliczona zaliczka na moment późniejszy niż złożenie wniosku o płatność, np. przy korekcie faktury X po jej wprowadzeniu we wniosku, czy korekcie składek społecznych ZUS na pismo z ZUS otrzymane 3 miesiące po wprowadzeniu wynagrodzeń do wniosku o płatność
3. Nienależnie rozliczona zaliczka w momencie oceny zadań merytorycznych i uznania ich za niewykonane lub nienależycie wykonane, np. na etapie realizacji projektu czy tuż po nim chociażby na etapie raportu okresowego czy sprawozdawania wykonanych prac, gdzie ekspert podważa realizację prac i neguje kamienie milowe
4. Niemożność prowadzenia prac w wyniku braku podstaw ekonomicznych, biznesowych, technicznych do ich wykonania w zakładanym zakresie bez możliwości dokonania odpowiednich zmian (tzn. we wniosku mam założenia nierealne i nie mam zgody na ich zmianę a więc w pewnym momencie staję przed murem i nie da rady prowadzić projektu dalej)
5. Uznanie na kontroli projektu, że merytoryczna część została niezrealizowana lub zrealizowana nie w zakładanym zakresie (np. zamiast zbudować nowy czołg, pokazujemy stary używany, gdzie dokonaliśmy „lekkich poprawek”)
6. Uznanie na kontroli, że finansowa część nie ma pełnej dokumentacji
7. Uznanie przeprowadzonej procedury zamówień za niewłaściwą lub jej nieprzeprowadzenie w ogóle
8. Moment przerwania prac jest niezależny od Ciebie, a już pewną pulę środków otrzymałeś jako zaliczkę (np. konsorcjant nie dowozi kluczowych kamieni milowych, bo mieści się w strefie wojny domowej…)

Przykłady wymienione wyżej są prawdziwe. Chociaż już bardzo dużo widziałam, to i tak znajdzie się zawsze coś, co mnie zaskoczy 😉

Jakie są nieoczywiste konsekwencje finansowe zwrotu dofinansowania?

Po pierwsze konieczność zwrotu należności głównej, a więc samej kwoty zaliczki czy nienależnie otrzymanej refundacji. Jako przykład podam zaliczkę w wysokości 2 mln zł otrzymaną nienależnie. Powiedzmy, że już otrzymałeś 9,5 mln zł zaliczki, czyli zwracasz 1,5 mln zł zaliczki jako należność główna. Teoretycznie od tej kwoty nienależnie otrzymanej nalicza się odsetki jak dla zaległości podatkowych. Czyli od dnia wpływu na konto kwoty 2 mln zł naliczasz odsetki. Tak mówi ordynacja podatkowa. Dodatkowo jeśli zwrócisz 1,5 mln zł bez odsetek…, może okazać się, że jakaś część jest wliczana w poczet odsetek. A więc zwrócona należność główna wyniesie np. 1,45 mln zł a to 50 tys. zł oznacza odsetki… Oj… może zaboleć, ale musisz mieć to na uwadze.

Czym można się bronić przez zwrotem dofinansowania?

Oczywiście, że tak, ale nie każdego… Zwrot dofinansowania tj. zaliczki wspomnianej wyżej 1,5 mln zł, wynika z błędu opiekuna projektu. A więc można pokusić się o rozwiązanie tego tematu w inny sposób. Jednakże przypadki 2-5 rodzą konieczność zwrotu mimo wszystko. Punkt 6 jest możliwe, że do ewentualnego uzupełnienia (o dopinaniu dokumentów przeczytasz w moim ebooku o zamykaniu projektu). W zasadzie punkt 7 możliwe, że jest do uratowania. Przykład to usługi chmurowe – o tym przeczytasz w Case Study Ratowanie zagrożonych dotacji – korzystanie z usług chmurowych Google, bez przeprowadzenia procedury zamówień….

Jedynie w przypadku uznania zadań za niewykonane lub nienależycie wykonane pokusiłabym się o ich wykonanie. Po co? By ratować koszty tym tytułem. A więc zakres merytoryczny ratuje zakres finansowy.

Z kolei punkt 8 to przykład siły wyższej. Na nią można się powołać, aby prosić o uznanie kosztów do momentu zaistnienia siły wyższej. To najbardziej komfortowa sytuacja…

Podsumowanie

Jeśli chcesz się bronić, spróbuj ugryźć problem od strony siły wyższej. Jednakże nie każdy przypadek jest analizowany jednoznacznie… O tym, jak się przygotować na kontrolę znajdziesz w artykule Kontrola – z czym to się je? a o 8 rzeczach, które warto mieć na uwadze realizując projekt unijny przeczytasz i posłuchasz w Przygodach Przedsiębiorców.