Zamówienia w projekcie UE (Perspektywa 2021-2027) – Krok 3 – Określenie trybu udzielenia zamówienia - Rozliczanie dofinansowań

Zamówienia w projekcie UE (Perspektywa 2021-2027) – Krok 3 – Określenie trybu udzielenia zamówienia

Opublikowano: 2024-07-10 / Ostatnia aktualizacja: 2024-07-10

Kiedy już określiliśmy przedmiot zamówienia, przygotowaliśmy szacowanie jego wartości – to możemy zabrać się do wyboru trybu udzielenia zamówienia.

Uwaga! Jeśli przedmiotowo lub podmiotowo jesteśmy zobowiązani do stosowania PZP to poniższe tryby nas nie obowiązują. PZP ciągnie za sobą odpowiedzialność karną osób biorących udział w takich zamówieniach i jest bardziej obostrzony (Wytyczne podrozdział 3.2.1 pkt 1): 1) Zasady konkurencyjności nie stosuje się do: […] b) zamówień udzielanych na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 1710, z późn. zm.), zwanej dalej: „Pzp”)

Zamówienia o wartości poniżej 50 tysięcy zł netto włącznie

Zamówienia o wartości do 50 tys. zł netto włącznie udziela się bez określonego trybu. Przynajmniej nie wynika to z samych Wytycznych (takie zamówienia wyłączone są z konieczności stosowania zasady konkurencyjności). Mimo wszystko wydatki te muszą być ponoszone „Zgodnie z podrozdziałem 2.2 pkt 1) Wydatek jest kwalifikowalny, gdy: […] lit. f) został dokonany w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. W przypadku braku zasad wewnętrznych np. najtańszy zakup przy danych parametrach warto pozyskać co najmniej 2 potencjalne oferty z cenami. Wówczas udowodnimy, że relacja nakład/rezultat wybranej oferty jest niższa niż w przypadku wyboru innego podmiotu z rynku. Pamiętajmy, że to my obarczeni jesteśmy udowodnieniem należytej staranności w wydatkowaniu środków publicznych (a europejskie takie są). Zauważ, że tu możemy dostosować cały proces do tego, żeby wybrać odpowiadającego nam Wykonawcę.

Zamówienia o szacowanej wartości powyżej 50 tys. zł netto

Jeśli szacowana wartość zamówienia wynosi więcej niż 50 tys. zł netto zawsze wybieramy procedurę tzw. zasady konkurencyjności. Powinniśmy ją zastosować także wtedy, gdy w wyniku poszukiwań cenników czy ofert otrzymamy najwyższą ofertę netto powyżej 50 tys. zł! O tej procedurze możemy przeczytać w podrozdziale 3.2 Wytycznych. Zakłada ona upublicznienie zapytania ofertowego na stronie: https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/

Musimy pamiętać, że upubliczniając zapytanie w Bazie Konkurencyjności jest ono widoczne dla wszystkich. Nie zawsze dane chcesz pokazywać, więc jest na to rozwiązanie również w samych Wytycznych.

Wyjątki

Podrozdział 6.5.2 Wytycznych punktuje również te zamówienia, dla których nie musimy stosować zasady konkurencyjności. Są nimi np.:

  • umowy o pracę (z kimkolwiek chcemy ją zawrzeć i na jakąkolwiek kwotę ogółem, nie musimy stosować zasady konkurencyjności);
  • prawa do nieruchomości, np. najem lokalu (oczywiście sam najem bez opłat eksploatacyjnych itp.) – o ile nie ma powiązań kapitałowych lub osobowych,
  • ryczałtowe koszty pośrednie;
  • usługi badawczo-rozwojowe przeprowadzane przez osoby wskazane we wniosku o dofinansowanie (chodzi tu o osoby planowane do angażu na podstawie umowy zlecenia, które są wymienione z imienia i nazwiska we wniosku o dofinansowanie);
  • inne wymienione np. w art. 4 PZP (mniej interesujące z punktu widzenia beneficjenta będącego po prostu firmą), np. zamówienia udzielane przez NBP, BGK, audycje i materiały do audycji, czas antenowy, usługi finansowe (emisja papierów wartościowych itp.), zamówienia związane ze zobowiązaniami międzynarodowymi (np. jakiś twór międzynarodowy finansuje projekt w większości to wtedy stosujemy wytyczne tego tworu), usługi w dziedzinie obrony cywilnej czy ochrony ludności, zamówienia ściśle tajne, tajne itd.

Uwaga! Warto jest jednak zachować „ścieżkę” chociażby zorientowania na cenę i wybierać najlepsze rozwiązanie. Kierowanie się ceną jest najbezpieczniejsze, jednak nie musi być jedyne! Choć inne motywy trzeba starannie uzasadnić przed Instytucją Finansującą.

Warto zapamiętać ! Zamówieniem jest więc też umowa zlecenie. Najczęściej będzie ona podlegała pod tryb zasady konkurencyjności. Chociażby ze względu np. na tożsamość podmiotową. Jeśli planujemy stanowiska w projekcie o podobnych wymogach doświadczenia czy umiejętności.

Pozostałe wyłączenia

Istnieją również inne wyłączenia, np. brak oferty na prawidłowo przeprowadzone postępowanie. Ta prawidłowość może zostać nieuznana z różnych względów, np. niewystarczające informacje w przedmiocie zamówienia.

Ponadto zamówienie może zostać zrealizowane przez jednego wykonawcę z uwagi na brak konkurencji lub ochronę praw wyłącznych.

Tutaj zastosowanie będzie miała także zasada pilnej potrzeby. Trudno jest jednak ją udowodnić i przydaje się jedynie w bardzo wyjątkowych sytuacjach. Na przykład, gdy zamówienia udzielić trzeba natychmiast, bo w przeciwnym wypadku czekają nas negatywne skutki. Musielibyśmy udowodnić, że takie skutki miałyby miejsce gdyby nie zamówienie – a to już pojęcie względne i trudne do udowodnienia.

Kwestia powiązań kapitałowych lub osobowych

Żadnego zamówienia (w jakimkolwiek trybie udzielania zamówień) nie możemy zrealizować z podmiotem powiązanym!* (podrozdział 6.5.2 pkt. 3 Wytycznych). Jeśli zostanie udzielone takiemu podmiotowi, automatycznie wydatek uzna się za niekwalifikowalny.

 Powiązania polegają dokładnie na:

  • uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji (o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa), pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
  • pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub związaniu z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawaniu we wspólnym pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia,
  • pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia.

Co ciekawe w samych Wytycznych nie ma odniesienia do samego wykonawcy i jego powiązań z kimkolwiek innym niż ta osoba, która bierze udział w postępowaniu. To może budzić wątpliwości, czy nadal dotychczasowe obostrzenia w tym zakresie nie zostały poluzowane na korzyść beneficjentów. Jednak byłabym mimo wszystko ostrożna w takim działaniu.

*UWAGA! Czy pamiętasz, że nadal nałożone są sankcje na Rosję czy Białoruś, a więc jeśli udzielisz zamówienia podmiotom z tych krajów będących na liście podmiotów wykluczonych, możesz nie dostać dofinansowania za to…

Zobacz także inne artykuły z serii „Zamówienia w projekcie UE”

Bądź na bieżąco z poradami na temat rozliczania dotacji.

Zapisz się do naszego newslettera!

Zapisując się do usługi Newsletter potwierdzam, że wyrażam zgodę na otrzymanie informacji handlowej od Sohaus Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, a zwłaszcza za pośrednictwem podanego przeze mnie adresu e-mail.

Rejestrując się w serwisie wyrażam zgodę na używanie przez Sohaus Sp. z o.o. środków komunikacji elektronicznej oraz telekomunikacyjnych urządzeń końcowych w celu przesyłania mi informacji handlowych oraz prowadzenia marketingu przez Sohaus Sp. z o.o., Moja zgoda obejmuje numery telefonów i adresy e-mail wykorzystywane podczas korzystania z usług Sohaus Sp. z o.o., wyrażoną zgodę można wycofać zgłaszając nam takie żądanie.

Informacje o sposobach przetwarzania danych osobowych znajdziesz w naszej Polityce prywatności.

O autorze:

Justyna Pieńko

Jako były wieloletni pracownik Narodowego Centrum Badań i Rozwoju od ponad dziesięciu lat zajmuję się projektami finansowanymi z UE z różnych źródeł. W swojej pracy etatowej rozliczałam projekty zarówno z POIG jak i POKL, POIR, 6PR i 7PR, H2020, projekty krajowe, np. celowe, PBS, PBR, międzynarodowe, Eureka!, Eurostars, umowy dwustronne, wielostronne. Były wśród nich zarówno te, które rozliczałam jako opiekun projektu jak również takie, którymi NCBR był koordynatorem czy partnerem. Koordynowałam również projekty finansowane z PARP, LAWR i RIF Mazowsze, Łódź – tym razem już od strony beneficjenta. Zetknięcie tych dwóch światów a także moje właściwe podejście do tzw. „klienta” owocuje w prawidłowo rozliczonych projektach.

Shopping Cart
Scroll to Top