Poradnik Beneficjenta:

Zabezpieczenie umowy o dofinansowanie w projektach UE i innych finansowanych ze środków publicznych

opublikowano:

W projektach UE nie ma opcji, aby podpisać umowę, wziąć pieniądze bez jakiegokolwiek zabezpieczenia umowy. Zwykle podpisuje się weksel in blanco tak na wszelki wypadek, jakby coś poszło nie tak. W niektórych przypadkach dodatkowo stosuje się zabezpieczenia już nie polegające na podpisie osoby reprezentującej firmę, ale np. podmiotu zewnętrznego (niekoniecznie notariusza). Czy wiąże się to z jakimkolwiek ryzykiem? A co, jeśli nie zgodzisz się na podpisanie weksla? A co z kolei, jeśli nie wykonasz umowy zgodnie z planem we wniosku? O tym w dalszej części artykułu.

Zabezpieczenie należytego wykonania umowy – definicja

Najprościej mówiąc to potwierdzenie, że przy obecnej Twojej wiedzy wiesz, że wykonasz wszystko z zakresu umowy o dofinansowanie (że się po prostu uda to, co zaplanowałeś). Potwierdzenie w postaci przekazania weksla in blanco do instytucji  finansującej, które podpisujesz Ty jako reprezentant firmy lub ktoś inny, kto tym reprezentantem jest. Nie ma opcji przedstawiania weksla in blanco zapisanego na firmę (a spotkałam się z taką próbą podpisania weksla).

Formy zabezpieczenia – którą wybrać?

Weksel in blanco to nie jest jedyna forma. Inne to np. te wynikające z Rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 7 grudnia 2017 r. w sprawie zaliczek w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich – par. 5 ust. 3):

  • pieniężna;
  • poręczenie bankowe lub poręczenie spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym że zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pieniężnym;
  • gwarancja bankowa;
  • gwarancja ubezpieczeniowa;
  • poręczenie, o którym mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości;
  • weksel z poręczeniem wekslowym banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej;
  • zastaw na papierach wartościowych emitowanych przez Skarb Państwa lub jednostkę samorządu terytorialnego;
  • zastaw rejestrowy na zasadach określonych w przepisach o zastawie rejestrowym i rejestrze zastawów (w przypadku gdy mienie objęte zastawem może stanowić przedmiot ubezpieczenia, zastaw jest ustanawiany wraz z cesją praw z polisy ubezpieczenia mienia będącego przedmiotem zastawu)
  • przewłaszczenie rzeczy ruchomych na zabezpieczenie;
  • hipoteka (w przypadku gdy instytucja udzielająca dofinansowania uzna to za konieczne, hipoteka jest ustanawiana wraz z cesją praw z polisy ubezpieczenia nieruchomości będącej przedmiotem hipoteki);
  • poręczenie według prawa cywilnego.

Wybór zależy od wielu czynników. Weksel jest preferowany, ale nie oznacza to, że zamiast weksla nie można dać gwarancji bankowej czy ubezpieczeniowej. Decyzja zależy od reprezentanta czy właściciela podmiotu jak również nacisków instytucji (weksel in blanco załatwia się szybko w porównaniu do np. gwarancji bankowej – i prócz kosztów notariusza nie generuje żadnych dodatkowych kosztów).

CIEKAWOSTKA! W zasadzie jedynie podmioty prywatne muszą przedstawiać zabezpieczenie należytego wykonania umowy. Oznacza to, że zakłada się, że podmioty publiczne wykonają umowę należycie (w sumie kto by miał podpisać weksel? Poza tym za niektóre działania, w tym nienależyte wykonanie zakresu umowy a tym samym wykorzystanie środków publicznych nienależycie, może grozić dyrekcji dyscyplina finansowa).

Dodatkowe zabezpieczenie przy zaliczkach powyżej 10 mln zł

Kiedy niezbędne jest przedstawienie ponad weksel in blanco, kolejnego z ww. zabezpieczenia? Właśnie wtedy, gdy wnioskujesz o zaliczkę, która z pozostałymi dotychczas składanymi zaliczkami czyli narastająco daje więcej niż 10 mln zł. Liczy się również fakt, że masz dodatkowe projekty z funduszy UE, gdzie zlicza się łącznie kwoty zaliczek dla wszystkich projektów dofinansowanych. Pytanie na ile się ktoś z opiekunów zorientuje, że takie zabezpieczenie jest niezbędne? Otóż może, o ile prowadzony jest odpowiedni rejestr (a nie tylko SL2014) i opiekun o tym wymogu pamięta.

Skutki nienależytego wykonania umowy lub braku wykonania umowy o dofinansowanie

W zasadzie tak jak z każdą umową, trzeba wykazać, że coś nienależycie wykonałeś. Oznacza to nic innego, jak w każdym przypadku, kiedy widzisz, że coś pójdzie nie tak, mieć podkładkę, że się o tym informowało i poczyniło tzw. działania naprawcze. Np. we wniosku o płatność czy w wiadomości do opiekuna zawiadamiasz o tym fakcie. Nie zapominaj też, żeby pokazać i udowodnić, że przemyślałeś działania naprawcze i je wdrożyłeś (np. pojawia się konkurencja, to kombinujesz, czy nie zmienić projekcji przychodów). Zawsze można zapytać, co powinno się w takim wypadku zrobić. A więc dopiero udowodnienie nienależytego wykonania umowy czy jej części pozwala na dochodzenie pewnych praw przez instytucję. To jest punkt widzenia sądu.

Ponadto kwestia weksla, który leży w sejfie danej instytucji.

  1. Po pierwsze – on jest in blanco, a więc nie ma wpisanej należnej kwoty, jaką mogą ściągnąć z danej osoby.
  2. Po drugie – pytanie kto podpisał weksel, który ma być ściągany?
  3. Po trzecie – czy ten weksel jest w ogóle ściągalny?

Te kwestie są dość delikatne a podejście do weksla jest zdecydowanie różne tak jak różna jest skłonność do ryzyka. Jeden się nie obawia i podpisuje kilka weksli bez wahania a drugi stresuje przy podpisywaniu pierwszego. Po czwarte – a może warto się jakoś ugadać.

Podsumowanie

Niezależnie od tego, jaka forma zabezpieczenia jest przez Ciebie preferowana, musisz coś złożyć, aby instytucja wypłaciła dofinansowanie. Warto przemyśleć formę najwygodniejszą, a niekoniecznie taką, jaka jest najłatwiejsza dla instytucji (czytaj weksel in blanco). Przeczytaj więc odpowiedni paragraf z umowy. Warto również przeanalizować konsekwencje, jakie trzeba byłoby ponieść, jeśli coś pójdzie nie tak. Tymczasem zerknij, co zwykle wpływa na sukces projektu – Co sprawia, że projekt UE kończy się sukcesem?

Udostępnij
Jeżeli zdobyta wiedza jest dla Ciebie pomocna,
udostępnij ten artykuł, aby i inni mogli z niej skorzystać.
O autorze:

Justyna Pieńko

Justyna Pieńko
linkedin
email
telefon
Jako były wieloletni pracownik Narodowego Centrum Badań i Rozwoju od ponad dziesięciu lat zajmuję się projektami finansowanymi z UE z różnych źródeł. W swojej pracy etatowej rozliczałam projekty zarówno z POIG jak i POKL, POIR, 6PR i 7PR, H2020, projekty krajowe, np. celowe, PBS, PBR, międzynarodowe, Eureka!, Eurostars, umowy dwustronne, wielostronne. Były wśród nich zarówno te, które rozliczałam jako opiekun projektu jak również takie, którymi NCBR był koordynatorem czy partnerem. Koordynowałam również projekty finansowane z PARP, LAWR i RIF Mazowsze, Łódź – tym razem już od strony beneficjenta. Zetknięcie tych dwóch światów a także moje właściwe podejście do tzw. „klienta” owocuje w prawidłowo rozliczonych projektach.