Nowe podejście naliczania wynagrodzeń w programie Horyzont Europa (HE).
Od 2021 zostały wprowadzone zmiany dotyczące naliczania wynagrodzeń pracowników na rzecz prac projektowych. Całość dokumentacji projektowych jako wzór dostępna jest na oficjalnej stronie Komisji Europejskiej tutaj. Zanim poznasz w jaki sposób wyliczyć wynagrodzenie w ramach prac, dowiedz się po krótce jakie są rodzaje wynagrodzeń dozwolonych w HE. Po pierwsze – czy wiesz, jakie są umowy mówiące o wynagrodzeniu dla osoby fizycznej?
W projektach horyzontowych, pracowników możesz zatrudnić na dwa sposoby:
- Na umowę cywilnoprawną, a dokładniej mowa tu o umowie zlecenie. Dzięki niej mają zakres prac do wykonania z należytą starannością za wynagrodzeniem adekwatne do prowadzenia prac w projekcie
- Na umowę o pracę:
- wg przepracowanych w projekcie dni
- wg dodatku, który wynika z pracy w ramach prowadzonego projektu
Wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia musi stricte odnosić się do projektu. W przypadku etatowców, wynagrodzenie ogranicza się do zasadniczego. To kwota stałych składowych wynagrodzenia, np. zasadnicze + dodatek funkcyjny czy stażowy. Premia uznaniowa czy nagroda co do zasady nie wchodzi tu w grę.
UWAGA! Umowa o dzieło to subcontracting, czyli zlecenie zadań komuś z zewnątrz np. firmie czy osobie fizycznej. W polskim prawie to umowa cywilnoprawna, ale w rozumieniu wynagrodzeń jako kategorii kosztów to subcontracting, od którego nie naliczane są koszty pośrednie.
Jak rozgryźć wynagrodzenia w HE?
W programie Horyzont Europa, dokładnie do umów o dofinansowanie od 2021 roku, wprowadzono zmiany w zakresie rozliczania i dofinansowania wynagrodzeń. Mianowicie rozróżnia się wynagrodzenie zasadnicze (w domyśle stałe) a dodatkowe (tym związanym z premią, nagrodą itd.). Dodatkowe jest z zasady niekwalifikowalne. Oczywiście dzielimy wynagrodzenia na stałe i dodatki w przypadku wynagrodzeń za projekt. Skupię się na tych stałych.
Największa zmiana w Horyzoncie Europa dotyczy rozliczeń wynagrodzeń stałych.
Dotychczas wynagrodzenia w projektach w ramach Horyzontu 2020 było naliczane zgodnie ze stawką godzinową. Oczywiście karty czasu pracy są obowiązkowe. Wynagrodzenie wyliczało się na 2 sposoby:
Pierwszy – wg godzin rzeczywiście przepracowanych:
Drugi – wg godzin narzuconych z góry jako 1720 (średnia dla wszystkich państw UE):
Wynagrodzenie wg stawki godzinowej za dany miesiąc
W innych projektach, przeważnie wynagrodzenia są naliczane zgodnie ze stawką godzinową liczoną na podstawie wynagrodzeń w danym miesiącu (a nie rocznie).
Czyli każdy miesiąc miał inną stawkę (bo luty czy marzec mają różne ilości dni roboczych).
Wynagrodzenia wg stawki dziennej w HE
Odnosząc się do stawki miesięcznej istnieje różnica. Zamiast tych wzorów wyżej mamy jeden:
I jak widać dni efektywne wynoszą 215 (uśrednione dla każdego kraju w całej UE).
UWAGA!
Roczne wynagrodzenia za dany rok muszą wprowadza się dopiero po upływie roku kalendarzowego (lub ostatecznym zatwierdzeniu list płac za dany rok).
Przykład 1:
Jeśli mamy się sprawozdać za okres 01.01.2022-30.06.2023, to stawkę dla wynagrodzeń z 2022 roku wyliczamy wg roku 2022. Stawka dzienna za pracę w 2023 roku to ta z 2022 roku. Inaczej, jeśli nasz projekt kończyłby się z dniem 30.06.2023, ale o tym kolejnym przykładzie.
Przykład 2:
Przyjmijmy, że projekt, który prowadzisz rozpoczął się 01.09.2022 a ma się zakończyć 31.03.2024 roku. Wynagrodzenia za 2022 roku liczymy po zamknięciu roku, kiedy masz wszystkie wynagrodzenia w księgach. Następnie możesz wyliczyć stawkę dzienną dla danego pracownika:
Czyli stawka za rok 2022 liczona jest ze wszystkich wynagrodzeń, które należą się danemu pracownikowi za pracę w tym roku (czyli nie tylko od 01.09.2022). Kiedy otrzymasz stawkę dzienną musisz pomnożyć przez liczbę dni, które pracownik przepracował w danym roku. Wtedy otrzymasz wynagrodzenie projektowe za dany rok. I to dopiero kwalifikujesz do projektu HE 😊
UWAGA!
Pamiętaj, jeśli projekt zaczyna się w środku roku to stawkę wynagrodzenia za pierwszy rok projektu wylicza się na podstawie CAŁEGO roku kalendarzowego.
Dla roku 2023 robisz wyliczenie stawki dziennej analogicznie do roku 2022. Sumujesz wynagrodzenia danego pracownika z całego roku 2023 a następnie dzielisz je przez 215 dni. Otrzymujesz stawkę dzienną dla danego pracownika. Na jej podstawie możesz policzyć wynagrodzenie za dany rok mnożąc stawkę przez liczbę dni, którą przepracował pracownik w projekcie.
Inaczej będzie w przypadku ostatniego roku projektu, gdzie w przykładzie wspomniałam, że jest to marzec 2024. Tutaj stawka dzienna jest wyliczana jako suma wynagrodzeń danego pracownika do marca 2024 i dzielona przez dni proporcjonalne do 215 dni za te 3 miesiące do końca marca (215 dni podzielone przez 12 miesięcy i przemnożone przez 3 miesiące, w których działałeś nad projektem).
Czyli:
I tak jak w ubiegłych latach, stawka dzienna za 2024, którą otrzymałeś z wyliczeń, mnożysz przez dni przepracowane przez pracownika w okresie do końca marca 2024.
Karta czasu pracy – czy jest niezbędna w HE?
Stawka godzinowa jest potwierdzana kartą czasu pracy (KCP). W zasadzie KCP wypełniana jest wg godzin i nie ma przeciwwskazań, aby zmienić to na dni. To ona jest podstawą do wprowadzania ilości dni przepracowanych nad projektem. Zatem i tak trzeba ją wypełniać. O karcie czasu pracy przeczytasz w artykule „Karty czasu pracy”.
Problemy z wyliczeniem?
Oczywiście problemy mogą pojawić się też:
- przy określaniu stałego wynagrodzenia
- gdy ktoś był zatrudniony od pewnego dnia w danym roku
- gdy ktoś był zatrudniony w roku z różnymi angażami (raz na pół etatu a raz na ¾ itd.)
- gdy ktoś był zatrudniony na część etatu
- inne, o których nawet nie pomyślisz 😊
Jeśli masz problem z wyliczeniem wynagrodzeń w HE, zapraszam na konsultacje!
Artykuł powstał we współpracy z Moniką Wągiel.
