Zacznę od wyjaśnienia czym jest wskaźnik w projekcie. Jest to mierzalny wynik realizacji projektu. To nic innego jak wyznaczenie efektu widzialnego lub nie, kroków/zadań w realizacji projektu. To powiedzmy dowody tego, że coś zrealizowałeś. Nie musi jeden – a raczej jest ich zwykle kilka. Te dowody czyli wskaźniki są potwierdzeniami, że projekt realizujesz zgodnie ze swoimi założeniami, celami. Taka checklista projektu.
Rodzaje wskaźników
Jednak zanim wyjaśnię, jaką rolę mają wskaźniki w projekcie, musisz wiedzieć jedno. Wskaźniki dzielimy na dwa rodzaje. Wskaźnik rezultatu i produktu. Pierwszy z nich dotyczy zmian, działań jakie następują w projekcie np. wprowadzenie innowacji do projektu. Realizacje wskaźnika rezultatu musisz wykazać najpóźniej w ostatnim dniu okresu trwałości. Natomiast wskaźnik produktu wskazujesz jako liczbę zrealizowanego zadania np. liczba szkoleń, w których brałeś udział czy po prostu liczba przedsiębiorstw otrzymujących wsparcie, inwestycje prywatne.
UWAGA! Każda z dotacji ma swoje z góry określone nazwy wskaźnika określonego jako minimum z możliwością dopisania tylko z listy rozwijanej. Zwykle nic się nie wymyśla dodatkowego.
Wskaźnik – jakie ma znaczenie?
Określenie dokładnych wskaźników już na etapie wnioskowania o dofinansowanie to jeden z najważniejszych elementów planowania. To jaki wskaźnik i na jakim poziomie zostanie podany na początku będzie miało znaczenie przez cały czas trwania projektu. Jest to kluczowe, ponieważ w późniejszym etapie jest trudno różnie ze zmianą poziomu wskaźnika czy rodzaju dokumentu potwierdzającego jego realizację.
Wybranie odpowiedniego wskaźnika to połowa sukcesu. Pamiętaj, że musisz zrealizować wskaźnik na takim samym poziomie, na jakim został określony we wniosku o dofinansowanie. Jeśli we wniosku napisano zadanie „udział w dwóch konferencjach naukowych”, to musisz to zrobić. Musisz wykazać odpowiednimi dokumentami, że faktycznie brałeś w nich udział. Przykład? Certyfikat uczestnictwa, opłata za udział itp. Każde niezrealizowanie wskaźnika lub zrealizowane na niższym poziomie niż wskazano we wniosku będzie się wiązało z utratą części bądź całości dofinansowania. Dlatego warto na samym początku określić poziom wskaźników na jak najniższym poziomie. To działanie po to, aby uniknąć ryzyka niepowodzenia, jeśli nie będziesz w stanie go zrealizować.
Przedstawienie zrealizowanego wskaźnika to potwierdzenie, że zadanie wykonałeś. Takim potwierdzeniem są odpowiednie dokumenty wskazane we wniosku o dofinansowanie. Dlatego ważne, żebyś przed rozpoczęciem projektu zastanowił się, jakimi dokumentami najłatwiej będzie Ci potwierdzić zrealizowanie zadań.
A co będzie, jeśli tego nie zrobię? Hmmm… to raczej zadajmy pytanie które są obligatoryjne a które nie? Obligatoryjne tzn., że nie możesz z nich zrezygnować, jeśli chcesz dostać jakąkolwiek kasę z UE. A te nieobligatoryjne pociągną za sobą zmniejszenie dofinansowanie właśnie o kwotę należną dla tego zadania. Np. obligatoryjne to w przypadku Go to Brand misje na rynek perspektywiczny i jedne targi ze stanowiskiem międzynarodowym.
Celem realizacji zadań, które wynikają ze wskaźników mają przynieść jakiś efekt, który będzie miał znaczenie dla ogółu działalności np. działania promocyjne w celu dotarcia do szerszej grupy klientów.
Poniżej poszczególne wskaźniki w projektach Go to Brand i Bon na cyfryzację oraz zadania, które z nimi się wiążą. Do każdego zadania są podane przykłady dokumenty, które należy wykazać jako potwierdzenie realizacji.
Projekt Go To Brand
- Wskaźniki produktu
- Liczba przedsiębiorstw otrzymujących wsparcie (CI 1) [przedsiębiorstwa] – to oczywiste – jeśli otrzymujesz lub zakładasz, że właśnie otrzymasz dotację nawet w kwocie 1 zł to wpisujesz „1”
- Liczba przedsiębiorstw otrzymujących dotacje (CI 2) [przedsiębiorstwa] – jw.
- Inwestycje prywatne uzupełniające wsparcie publiczne dla przedsiębiorstw (dotacje) (CI 6) [zł] – to po prostu wkład własny czyli różnica między kwalifikowalną kwotą a dofinansowaniem z tego
- Liczba przedsiębiorstw wspartych w zakresie internacjonalizacji działalności [szt.] – no i tu też wpisujemy „1” – wsparcie oznacza dotację
- Liczba działań promocyjnych dotyczących udziału wnioskodawcy w charakterze wystawcy w targach – jeśli pojedziesz na targi to wpisz ich ilość właśnie tutaj
- Liczba działań promocyjnych dotyczących udziału wnioskodawcy w wyjazdowych misjach gospodarczych – analogicznie w przypadku misji gospodarczych
- Liczba działań promocyjnych dotyczących organizacji przyjazdowych misji gospodarczych – jeśli wykonasz np. stronę www, promocję SEO, Adsy czy cokolwiek promującego, wpisz to właśnie tutaj („1” oznacza stronę www czy SEO, jeśli robisz to i to, to wpisz „2”)
- Liczba działań promocyjnych dotyczących udziału w seminariach, kongresach i konferencjach – analogicznie do misji czy targów
- Liczba rynków perspektywicznych, na terenie których będą prowadzone działania promocyjne przewidziane w projekcie – tu ograniczasz się do ilości rynków, np. Niemcy (niezależnie ile razy jechałeś do nich na misję – wpisujesz wtedy „1”)
- Liczba wydarzeń z narodowym stoiskiem informacyjno-promocyjnym w ramach projektu – najlepiej zorganizować sobie targi ze stanowiskiem międzynarodowym i wtedy mamy dwa wskaźniki „upieczone” przy jednym wyjeździe
- Wskaźnik rezultatu
- Liczba kontraktów handlowych zagranicznych podpisanych przez przedsiębiorstwa wsparte w zakresie internacjonalizacji [szt.] – to wynik rozmów na misjach czy targach
- Przychody ze sprzedaży produktów na eksport [zł] – zapewne odnosić się trzeba do tego, co jest wynikiem projektu, jednak nie jest to jednoznacznie powiedziane – możesz ogólnie podać o ile się zwiększyła sprzedaż po projekcie
- Przychody ze sprzedaży na eksport produktów będących przedmiotem projektu – to wynik powiedzmy skwantyfikowany – policz ile już sprzedałeś w wyniku właśnie działań projektowych (misje, targi)
Zadania realizowane są zależnie od tego, czego dotyczą. I tu wskaźniki zdecydowanie bardziej odnoszą się do zadań projektowych.
Potwierdzenia realizacji wykonania zadań (czasem zwanych omyłkowo wskaźnikami)
- Usługa doradcza:
- raport z wykonanych działań doradczych – najlepiej pokazać całość, ale zapewne przyjęte byłoby również pokazanie pierwszej strony, spisu treści z akceptacją plus oświadczenie o poufności danych jak i deklaracji przedstawienia tego raportu na moment kontroli na miejscu
- opracowanie końcowe powstałe w wyniku usługi doradczej – jak wyżej
- Dodatkowe działania promocyjne:
- dokumentacja potwierdzająca realizację usługi w postaci raportu, dokumentacji z Facebooka, Instagrama, screeny strony www, raporty Goggle Ads itd.
- Wyjazdowa misja gospodarcza:
- dokumentacja fotograficzna – zdjęcia z osobami, z którymi było spotkanie przeprowadzone, fotki na tle firmy z logami i pracownikami przynajmniej beneficjenta, fotki na tle tej firmy (kreatywność nie zna granic 😊)
- bilety wstępu na targi (jeśli były połączone z misją)
- kopia raportu z przebiegu misji z określeniem celów misji, daty jej przeprowadzenia, podsumowania
- Targi w roli wystawcy:
- Dokumenty od organizatora potwierdzające udział w targach (screeny ze strony wystawcy, zdęcie katalogu wystawcy na miejscu itp.)
- dokumentacja fotograficzna (zdjęcia potwierdzające bycie na targach, zdjęcia standu zwłaszcza z logotypami itd., zdjęcia również osób obecnych na targach jako pracowników na tle standu itd.)
Trzeba pamiętać o promocji projektu w takich miejscach jak targi, strona www, post, poster, plakat, filmik czy cokolwiek pokazywanego na takich wydarzeniach! A w przypadku stanowiska narodowego – o zdjęciu przy stanowisku jako potwierdzenia, że tam się faktycznie było a stand nie był pusty 😊 Wskaźnik musi mieć potwierdzenie z logówkami!
Projekt Bon na cyfryzację
- Wskaźniki produktu
- Liczba przedsiębiorstw otrzymujących wsparcie [szt.] – tu zawsze wpisujemy „1”
- Liczba przedsiębiorstw otrzymujących dotacje (CI 2) [przedsiębiorstwa] – tu też zawsze wpisujemy „1”
- Liczba przedsiębiorstw otrzymujących dotacje w związku z pandemią COVID-19 [przedsiębiorstwa] – wsparcie to dotyczy przeciwdziałaniu skutkom Covid-19 – wpisujesz„1”
- Wartość wydatków kwalifikowanych przeznaczonych na działania związane z pandemią COVID-19 [PLN] – wpisujesz każdorazowo tyle, ile wprowadzisz do wniosku w kwocie kwalifikowalnej
- Inwestycje prywatne uzupełniające wsparcie publiczne dla przedsiębiorstw (dotacje) (CI 6) [zł] – to jest różnica między kwalifikowalnymi a dofinansowaniem
- Wskaźniki rezultatu
- Liczba wprowadzonych innowacji [szt.] – zakłada się, że tu jest zawsze minimum „1”
- Liczba wprowadzonych innowacji produktowych [szt.] – to już zależy od tego, co wpisałeś dokładnie we wniosku o dofinansowanie czyli czy robisz coś na poprawę produktu (wtedy produktowa) czy np. procesu zakupowego, sprzedażowego, reklamacji (czyli nowość dotyczy procesu)
- Liczba wprowadzonych innowacji procesowych [szt.] – jw.
Jak wskaźnik się ma do tego, co musisz zrobić w projekcie? W sumie nie za wiele za wyjątkiem wprowadzenia jakkolwiek wartości niematerialnej i prawnej w momencie uznania, że wszystko działa. Ten moment to jednocześnie wprowadzenie innowacji do przedsiębiorstwa.
Potwierdzenia realizacji wykonania zadań (czasem zwanych omyłkowo wskaźnikami)
- Zakup usługi szkoleniowej (gdy oprogramowanie tego wymaga – zwykle tak):
- podpisane kopie list obecności – jeśli szkolenie było w formie zdalnej, potwierdzeniem może być screen z maila z linkiem do szkolenia. Inny przykład to screen podczas prowadzenia szkolenia na Teams itp.
- kopie certyfikatów wystawionych dla uczestników (jeśli dotyczy) – to nie wymaga komentarza
- Zakup gotowego oprogramowania (tu zależy, czy nabywasz prawa do niego):
- protokół odbioru licencji – protokół możesz przedstawić wtedy, gdy staniesz się posiadaczem praw do licencji. Jeśli tylko sublicenjonujesz, jedynym potwierdzeniem może być certyfikat jej posiadania przez licencjodawcę wraz z prawem do jej dalszej licencji.
- dokument potwierdzający posiadanie praw do oprogramowania – gdy nabywasz do niego prawa. Przykład? Chociażby poprzez umowę z wykonawcą i potem protokół odbioru prac z oficjalnym przeniesieniem praw. Albo możesz dać dokument wprowadzający te prawa do WNiP w Twojej firmie (dokument OT)
- Usługa programistyczna:
- raport z wykonanej usługi – to może być krótki dokument nawet jedno-stronnicowy
- protokół przeprowadzenia testów – zawsze są jakieś testy, ulepszenia – warto sporządzać protokół a niekoniecznie tylko ustnie oceniać niedociągłości
- dokumentacja użytkowa – to kwestia sporna – jeśli przenosi się prawa do oprogramowania, wtedy jak najbardziej warto to mieć. Nie zawsze trzeba ją pokazywać w systemie SL2014 (widza ją wszyscy z danej instytucji). Można się zobowiązać do pokazania jej w momencie kontroli na miejscu
- dokumentacja techniczna – pytanie czy faktycznie jest potrzebna? Jeśli wykonawca przenosi prawa do oprogramowania to zdecydowanie tak. Nie zawsze trzeba ją pokazywać w systemie SL2014 (widza ją wszyscy z danej instytucji). Tak jak punkt wyżej można się zobowiązać do pokazania jej w momencie kontroli na miejscu
- potwierdzenie odbioru oprogramowania – tu raczej warto skupić się na akceptacji wykonanego oprogramowania. Protokół odbioru jest wtedy, gdy przenosimy prawa do niego
- Zakup środków trwałych:
- Faktura zakupu – tego komentować nie trzeba 😊
- protokół odbioru – nie zawsze musisz to mieć. Ale w sumie faktura lub dokument OT/karta przyjęcia środka trwałego też to potwierdza. Oczywiście, o ile polityka rachunkowości przewiduje takie przypadki dla środków trwałych o wartości poniżej 10 tys. zł netto
- oświadczenie sprzedawcy, że nie został zakupiony w okresie 7 lat przed zakupem ze środków publicznych stanowiących pomoc publiczną czy pomoc de minimis. Dotyczy to jedynie środków trwałych kupowanych jako używane
Podsumowanie
Jak zauważyłeś, ilość dokumentów, dzięki którym możesz wykazać wykonanie zadania, jest duża. Nie zawsze wskaźnik to jest to samo co zadanie. O samym sposobie rozliczenia przeczytasz w artykule „Model ryczałtowy rozliczania projektu”. Pamiętaj, zawsze się zastanów czy na pewno możesz za pomocą np. certyfikatu potwierdzić wykonanie zadania. Przeanalizuj dokładnie jak ma wyglądać to oprogramowanie z punktu widzenia praw własności. O licencji przeczytasz w artykule „Licencja w projektach UE i innych dofinansowanych”. Pamiętaj również o promocji projektu. Ogólne zasady znajdziesz w artykule „Promocja i oznakowanie realizowanych projektów UE”. Zwróć uwagę, że Bon na cyfryzację wymaga dodatkowo zapisu pod logówkami „Sfinansowano w ramach reakcji Unii na pandemię COVID-19”. Z kolei Go to Brand targi ze stoiskiem narodowym – wymagają posiadanie również wizualizacji Marki Polskiej Gospodarki.
Koniecznie przeczytaj także:
Model ryczałtowy rozliczania projektu
Może cię także zainteresować:
- 5 kroków do prawidłowego i skutecznego rozliczania projektów UE
- PARP czy NCBR? Różnice w rozliczaniu w poszczególnych instytucjach a wpływ na realizację projektu UE
- Zamówienia w projekcie UE – Krok 1 – Opracowanie przedmiotu zamówienia
- 8 rzeczy, które musisz wiedzieć, aby zrealizować projekt unijny
- Ulga B+R a projekty UE
