Problematyka zarządzania przez projekt w ostatnich dziesięcioleciach mocno rywalizowała z podejściem procesowym. Widać to poprzez zmiany np. struktur organizacyjnych w firmach na projektowe. Wtedy pojawia się pytanie kto, komu i kiedy podlega? Brak stałości w działaniach może mieć negatywny skutek w postaci niezrozumienia celu działania w danej organizacji.
W tym artykule nie zamierzamy obalać podejścia projektowego, jednakże chcemy zwrócić uwagę, że działania w firmie są tym lepsze, im bardziej są poukładane. Nieważne czy robimy projekty czy działamy stricte procesowo. Wszystko zależy od tego, czym się zajmuje firma i jakie są jej cele długoterminowe.
Projekt
Pojęcie projektu mówi, że z natury jest to działanie nietypowe. Ma określony początek i koniec. To tak jakby odcinek 😊 Metodyki zarządzania projektami systematyzują sposób ogarniania takich działań. Zwykle dzieli się takie przedsięwzięcie na mniejsze kroki. Każda z metodyk daje do zrozumienia, że należy podchodzić do nich w określony sposób, np. Prince 2 mówi o tym, że należy prowadzić dokumentację projektową z każdego działania, poddziałania czy mniejszego zadania. Dzięki temu organizacja będzie miała możliwość do sięgnięcia po nią w przyszłości, aby móc się z niej uczyć. Może to posłużyć również przy kolejnych podobnych czynnościach, aby kierować się podobnym tokiem myślenia lub wykluczyć go z powodu potencjalnie prowadzącego do niepowodzenia projektu.
Natomiast metodyki zwinne Agile mówią, że każde z działań testowane jest na bieżąco i oceniane czy działa lub nie. Pytanie czy przy tym potrzebujemy dokumentacji? To zależy. W zakresie działań stricte merytorycznych warto robić dokumentację, by wiedzieć co zadziałało a co nie i dlaczego.
Proces
To z kolei uporządkowane działania w zakresie danej części działalności organizacji (bez ram czasowych). Tu porównalibyśmy to do półprostej (ma początek, ale końca nie widać 😉). Całościowo zmierzają one do tego, by sprzedać usługę czy produkt. Proces może dotyczyć sprzedaży czy obsługi klienta, marketingu czy nawet samej produkcji. To usystematyzowanie wykonania krok po kroku by osiągnąć określony wspólny cel – jak największa sprzedaż przy określonych zdolnościach produkcyjnych. Proces obsługi klienta ma na celu np. utrzymanie go. Proces sprzedaży ma sprawić, by potencjalny kupujący stał się tym klientem. Wtedy oddajemy go do obsługi posprzedażowej itd. Proces marketingowy w założeniu może nie zawsze jest usystematyzowany, bo tu kreatywność jest mile widziana. Cel to byle by zwabić jak najwięcej chętnych na nasz produkt, usługę. Inny to chociażby zbudować odpowiednio markę poprzez konkretne działania. Oczywiście procesy w zależności od branży, specyfiki działalności mogą się dezaktualizować. To raczej w szybko rozwijających się dziedzinach gospodarki (nowe technologie).
Proces – schemat działania?
Każdy proces powinien być poparty procedurą czy schematem działania. Oczywiście, jeśli długofalowo myślimy o rozwoju firmy na tyle, by zwykły Kowalski przychodząc do pracy miał wszystko na tacy. Pozwala to mieć krok po kroku wypisane co i jak należy robić, by mieć dany wynik. Tzn. np. krzesło, stół, czy wysokiej jakości usługa.
Jakie są wnioski z powyższego?
Każda organizacja w dłuższej perspektywie potrzebuje pewnych procesów w swoich działaniach, nawet projektowych. Wyjątkiem są te, które nie dają się wbić w podstawowe ramy (np. przy B+R). Mimo wszystko do tego typu działań obiera się określone metodyki badawcze. Takimi procesami w projektach może być planowanie finansowe projektu, sposób realizacji zamówień jak również całościowo sposób controllingu finansowego projektu, w tym kwestie rachunkowości zarządczej czy zwykłego przygotowania do kontroli, audytu. Oczywiście zakładamy projekty czasochłonne, np. rok, czy dwa lata ich realizacji. Przy krótkich i z dużą rotacją personelu może nie mieć to sensu.
Jak wygląda to z punktu widzenia projektów UE?
Same instytucje typu NCBR, PARP nie określają z góry jak ma przebiegać wszystko w projekcie. Jest więc powiedzmy pewna dowolność. Jednakże te projekty są odpowiedzią na z góry określone potrzeby (chociażby wpisanie się w Inteligentne Specjalizacje czy to te Krajowe, czy Regionalne). Mają się wpisywać w określone ramy wyszczególnione w regulaminie danego konkursu. Potem jedynie chcą raz na jakiś czas otrzymać pełną dokumentację zgodną z zapisami umowy, a tym samym z kilkoma Wytycznymi czy przepisami obowiązującego prawa. Z praktyki wiemy, że porządkowanie małych działań w projekcie, systematyczne ich wykonywanie wg określonych schematów pozwala bez problemu przygotować się na moment kulminacyjny czyli składanie wniosków o płatność czy chociażby kontroli, audytu (zerknij do tego artykułu „10 kroków sprawnego rozliczenia projektu”.
Schematy działania w projektach UE a rozliczenie projektu
Monitorowanie wskaźników czy wykorzystania środków pomaga odpowiednio wcześniej reagować na możliwe ryzyko niedowiezienia zakładanych rezultatów czy braku płynności finansowej a nawet możliwości przesunięcia środków na inne cele niż te pierwotne. Dodatkowo mając taki porządek w procesach poprzez chociażby krótkie instrukcje czy nawet te dłuższe, jesteśmy w stanie wprowadzić kogoś innego w temat dość szybko pokazując mu od A do Z co ma robić. Taki dokument “brzydko” nazywany procedurą pozwala szybciej wdrożyć się zwykłemu Kowalskiemu. Porządkowaniu procesów w większym a czasem mniejszym projekcie mówimy zdecydowane tak!
