Poradnik Beneficjenta:

Projekt a proces – jak dalece da się je pogodzić?

opublikowano:

Problematyka zarządzania przez projekt w ostatnich dziesięcioleciach mocno rywalizowała z podejściem procesowym. Widać to poprzez zmiany np. struktur organizacyjnych w firmach na projektowe. Wtedy pojawia się pytanie kto, komu i kiedy podlega? Brak stałości w działaniach może mieć negatywny skutek w postaci niezrozumienia celu działania w danej organizacji.

W tym artykule nie zamierzamy obalać podejścia projektowego, jednakże chcemy zwrócić uwagę, że działania w firmie są tym lepsze, im bardziej są poukładane. Nieważne czy robimy projekty czy działamy stricte procesowo. Wszystko zależy od tego, czym się zajmuje firma i jakie są jej  cele długoterminowe.

Projekt a proces

Projekt z natury jest działaniem nietypowym. Ma określony początek i koniec. To tak jakby odcinek 😊 Metodyki zarządzania projektami systematyzują sposób ogarniania takich działań. Zwykle dzieli się takie przedsięwzięcie na mniejsze kroki. Każda z metodyk daje do zrozumienia, że należy podchodzić do nich w określony sposób, np. Prince 2 mówi o tym,  że należy prowadzić dokumentację projektową z każdego działania, poddziałania czy mniejszego zadania. Dzięki temu organizacja będzie miała możliwość do sięgnięcia po nią w przyszłości, aby móc się z niej uczyć. Może to posłużyć również przy kolejnych podobnych czynnościach, aby kierować się podobnym tokiem myślenia lub wykluczyć go z powodu potencjalnie prowadzącego do niepowodzenia projektu.

 Natomiast metodyki zwinne Agile mówią, że każde z działań testowane jest na bieżąco i oceniane czy działa lub nie. Pytanie czy przy tym potrzebujemy dokumentacji? To zależy. W zakresie działań stricte merytorycznych warto robić dokumentację, by wiedzieć co zadziałało a co nie i dlaczego.

Proces to z kolei uporządkowane działania w zakresie danej części działalności organizacji (bez ram czasowych).  Tu porównalibyśmy to do półprostej. Całościowo zmierzają one do tego, by sprzedać usługę czy produkt. Proces może dotyczyć sprzedaży czy obsługi klienta, marketingu czy nawet samej produkcji. To usystematyzowanie wykonania krok po kroku by osiągnąć określony wspólny cel – jak największa sprzedaż przy określonych zdolnościach produkcyjnych. Proces obsługi klienta ma na celu np. utrzymanie go, proces sprzedaży ma sprawić, by potencjalny kupujący stał się tym klientem a wtedy oddajemy go do obsługi posprzedażowej itd. Proces marketingowy zaś w założeniu może nie zawsze jest usystematyzowany, bo tu kreatywność jest mile widziana, byle by zwabić jak najwięcej chętnych na nasz produkt czy usługę, czy chociażby zbudować odpowiednio markę poprzez konkretne działania. Oczywiście procesy w zależności od branży, specyfiki działalności mogą się dezaktualizować, ale to raczej w szybko rozwijających się dziedzinach gospodarki typu nowe technologie. Każdy proces powinien być poparty procedurą czy schematem działania jeśli długofalowo myślimy o rozwoju firmy na tyle, by zwykły Kowalski przyszedł do pracy i brał czynny udział w całym lub w części procesu. Pozwala to mieć krok po kroku wypisane co i jak należy robić, by wynikiem był np. stół, krzesło, maszyna czy odpowiedniego poziomu usługa.

Jakie są wnioski z powyższego?

Każda organizacja w dłuższej perspektywie potrzebuje pewnych procesów w swoich działaniach, nawet projektowych. Wyjątkiem są te, które nie dają się wbić w podstawowe ramy (np. przy B+R). Mimo wszystko do tego typu działań obiera się określone metodyki badawcze. Takimi procesami w projektach może być planowanie finansowe projektu, sposób realizacji zamówień jak również całościowo sposób controllingu finansowego projektu, w tym kwestie rachunkowości zarządczej czy zwykłego przygotowania do kontroli, audytu. Oczywiście zakładamy projekty czasochłonne, np. rok, czy dwa lata ich realizacji. Przy krótkich i z dużą rotacją personelu może nie mieć to sensu.

Jak wygląda to z punktu widzenia projektów UE?

Same instytucje typu NCBR, PARP nie określają z góry jak ma przebiegać wszystko w projekcie. Jest więc powiedzmy pewna dowolność. Jednakże te projekty są odpowiedzią na z góry określone potrzeby (chociażby wpisanie się w Inteligentne Specjalizacje czy to te Krajowe czy Regionalne). Mają się wpisywać w określone ramy wyszczególnione w regulaminie danego konkursu. Potem jedynie chcą raz na jakiś czas otrzymać pełną dokumentację zgodną z zapisami umowy, a tym samym z kilkoma Wytycznymi czy przepisami obowiązującego prawa. Z praktyki wiemy, że porządkowanie małych działań w projekcie, systematyczne ich wykonywanie wg określonych schematów pozwala bez problemu przygotować się na moment kulminacyjny czyli składanie wniosków o płatność czy chociażby kontroli, audytu. Monitorowanie wskaźników czy wykorzystania środków pomaga również odpowiednio wcześniej reagować na możliwe ryzyko niedowiezienia zakładanych rezultatów czy braku płynności finansowej a nawet możliwości przesunięcia środków na inne cele niż te pierwotne. Dodatkowo mając taki porządek w procesach poprzez chociażby krótkie instrukcje czy nawet te dłuższe, jesteśmy w stanie wprowadzić kogoś innego w temat dość szybko pokazując mu od A do Z co ma robić. Taki dokument “brzydko” nazywany procedurą pozwala szybciej wdrożyć się zwykłemu Kowalskiemu. Porządkowanie procesów w większym a czasem mniejszym projekcie mówimy zdecydowane tak!

Udostępnij
Jeżeli zdobyta wiedza jest dla Ciebie pomocna,
udostępnij ten artykuł, aby i inni mogli z niej skorzystać.
O autorze:

Justyna Pieńko

Justyna Pieńko
linkedin
email
telefon
Jako były wieloletni pracownik Narodowego Centrum Badań i Rozwoju od ponad dziesięciu lat zajmuję się projektami finansowanymi z UE z różnych źródeł. W swojej pracy etatowej rozliczałam projekty zarówno z POIG jak i POKL, POIR, 6PR i 7PR, H2020, projekty krajowe, np. celowe, PBS, PBR, międzynarodowe, Eureka!, Eurostars, umowy dwustronne, wielostronne. Były wśród nich zarówno te, które rozliczałam jako opiekun projektu jak również takie, którymi NCBR był koordynatorem czy partnerem. Koordynowałam również projekty finansowane z PARP, LAWR i RIF Mazowsze, Łódź – tym razem już od strony beneficjenta. Zetknięcie tych dwóch światów a także moje właściwe podejście do tzw. „klienta” owocuje w prawidłowo rozliczonych projektach.