Poradnik Beneficjenta:

Opis dokumentu do rozliczenia dotacji – jak ułatwić sobie pracę? Pobierz wzór Excel!

opublikowano:

Czy nie myślałeś o tym, jak sobie ułatwić pracę związaną z dotacjami? My cały czas nad tym pracujemy, mamy dużo rozwiązań. Jedno z nich postanowiliśmy przedstawić Ci w tym wpisie – opis dokumentu.

Niezależnie jaką masz dotację (np. z NCBR, PARP) to z pewnością zbierasz dane dotyczące kosztów. Np. faktury, listy płac czy rachunki musisz gdzieś wpisywać. Nieważne już czy robisz to na bieżąco czy raz na kwartał a może tuż przed złożeniem wniosku o płatność. W końcu musisz to zrobić. Korzystając więc z zestawienia z dokumentami, nawet najprostsze to z systemu SL2014, jesteś w stanie przyspieszyć sobie pracę.

Zestawienie dokumentów – ściągnij z systemu SL2014 lub skorzystaj z naszego wzoru!

Wejdź do systemu SL2014 i kliknij na projekt. Potem na ikonkę żółtej teczki z zieloną  strzałką w prawo (przejdź do wniosku).

Następnie wejdź w pierwszy od góry wniosek o płatność podświetlając go. Kliknij w kartkę z lupką (podgląd wniosku). Jeśli to pierwszy wniosek, kliknij w zielone kółko z plusikiem i dodaj nowy wniosek wpisując okres od… do… jakikolwiek w ramach projektu a potem zatwierdź.

We wniosku pojawią się zakładki pod ikonkami w stylu pomarańczowa strzałka w lewo, dyskietka, ptaszek, zielona strzałka w prawo, podgląd czy drukarka.

Kliknij zakładkę „Postęp finansowy” a pojawi się mniejsza zakładka niżej o nazwie „Zestawienie dokumentów”.

Pod nią jest pusta kartka z czerwoną strzałką w prawo (eksport do pliku .xls) – kliknij w nią.

Good job! Połowa pracy za Tobą 😊

Teraz cokolwiek wpisujesz do zestawienia dokumentów, możesz na tej podstawie wygenerować opis dokumentu. Ale to jeszcze nie koniec z samym generowaniem opisu faktury czy listy płac, rachunku.

Arkusz „Opis” – jak go dostosować?

  1. W pliku wyeksportowanym z systemu odkryj arkusz ukryty o nazwie „nazwyKosztow”
  2. Przekopiuj dane z arkusza „nazwyKosztow” do arkusza z pliku „Opis dokumentu” o takiej samej nazwie.
  3. Sprawdź czerwone pola w arkuszu „Opis”, by wprowadzić swoje dane, np. tytuł projektu czy nr umowy, data jej zawarcia.
  4. Sprawdź również, czy na pewno Twój projekt jest finansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Znajdziesz to w umowie o dofinansowanie.
  5. Spójrz na punkt 8. w tym arkuszu i jeśli Twój projekt nie dotyczy Polski Wschodniej, usuń ten punkt z opisu. Jeśli jednak tak, to pamiętaj, aby go każdorazowo wypełniać. Informacje co oznaczają nazwy w punkcie 8 możesz znaleźć tu w punkcie 3.
  6. Zerknij na logotypy na górze opisu czy dotyczą Twojego projektu (niby ich nie trzeba, ale jednak opiekunowie naciskają, by były, więc szkoda kłócić się o coś tak błahego jak brak logotypów w opisie). Więcej na temat promocji możesz znaleźć tu lub na stronie rządowej.

Szablon gotowy! 😊

Teraz tylko wprowadzaj dane w arkuszu „Zestawienie Dokumentów” wg podanego wzoru (to jest minimum, ale uwierz mi – przyda się wypełnianie całości, bo i tak to potem wrzuca się do SL2014).

Minimum danych do opisu dokumentu

To tak naprawdę minimalne dane niezbędne, żeby arkusz „Opis” zapełnił się i żeby można było z niego generować pdfy z opisami.

  • Numer zadania, np. 1 oznacza w Szybkiej Ścieżce rodzaj zadań wykonywany jako pierwszy w projekcie
  • Numer dokumentu, np. Lista płac czy rachunek, faktura
  • Numer księgowy lub ewidencyjny
  • Data wystawienia
  • Uwagi – zalecam wpisywanie nazwy kontrahenta lub pracownika (ułatwia późniejsze szukanie czegokolwiek)
  • Kategoria kosztów – Nazwa kosztu (tutaj bazuj na kopiowaniu z arkusza ”nazwyKosztow” nazw do samego „Zestawienia dokumentów”)
  • Wydatki kwalifikowalne
  • Dofinansowanie

Mając te dane w arkuszu „Opis” w komórce B1 wpisuj odwołanie do danej komórki z dokumentem, dla którego chcesz opis dokumentu. Znajdziesz go w kolumnie C w arkuszu „Zestawienie dokumentów”. Potem drukuj plik do pdf. Możesz też pokusić się o makro, by samo wypluwało pdfy z opisami dokumentów do konkretnego folderu 😊

Powodzenia! 😊

Pobierz wzór opisu dokumentu do rozliczenia dotacji w formacie xlsx

Dalsza część artykułu dostępna jest
tylko dla naszych użytkowników.

Dołącz do nich ZA DARMO już teraz!

Rejestracja:

Zapisując się do usługi Newsletter potwierdzam, że wyrażam zgodę na otrzymanie informacji handlowej od Sohaus Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, a zwłaszcza za pośrednictwem podanego przeze mnie adresu e-mail.

Rejestrując się w serwisie wyrażam zgodę na używanie przez Sohaus Sp. z o.o. środków komunikacji elektronicznej oraz telekomunikacyjnych urządzeń końcowych w celu przesyłania mi informacji handlowych oraz prowadzenia marketingu przez Sohaus Sp. z o.o., Moja zgoda obejmuje numery telefonów i adresy e-mail wykorzystywane podczas korzystania z usług Sohaus Sp. z o.o., wyrażoną zgodę można wycofać zgłaszając nam takie żądanie.

Informacje o sposobach przetwarzania danych osobowych znajdziesz w naszej Polityce prywatności.

Logowanie:

Udostępnij
Jeżeli zdobyta wiedza jest dla Ciebie pomocna,
udostępnij ten artykuł, aby i inni mogli z niej skorzystać.
O autorze:

Justyna Pieńko

Justyna Pieńko
linkedin
email
telefon
Jako były wieloletni pracownik Narodowego Centrum Badań i Rozwoju od ponad dziesięciu lat zajmuję się projektami finansowanymi z UE z różnych źródeł. W swojej pracy etatowej rozliczałam projekty zarówno z POIG jak i POKL, POIR, 6PR i 7PR, H2020, projekty krajowe, np. celowe, PBS, PBR, międzynarodowe, Eureka!, Eurostars, umowy dwustronne, wielostronne. Były wśród nich zarówno te, które rozliczałam jako opiekun projektu jak również takie, którymi NCBR był koordynatorem czy partnerem. Koordynowałam również projekty finansowane z PARP, LAWR i RIF Mazowsze, Łódź – tym razem już od strony beneficjenta. Zetknięcie tych dwóch światów a także moje właściwe podejście do tzw. „klienta” owocuje w prawidłowo rozliczonych projektach.