Czy nie myślałeś o tym, jak sobie ułatwić pracę związaną z dotacjami? My cały czas nad tym pracujemy, mamy dużo rozwiązań. Jedno z nich postanowiliśmy przedstawić Ci w tym wpisie – opis dokumentu.
Niezależnie jaką masz dotację (np. z NCBR, PARP) to z pewnością zbierasz dane dotyczące kosztów. Np. faktury, listy płac czy rachunki musisz gdzieś wpisywać. Nieważne już czy robisz to na bieżąco czy raz na kwartał a może tuż przed złożeniem wniosku o płatność. W końcu musisz to zrobić. Korzystając więc z zestawienia z dokumentami, nawet najprostsze to z systemu SL2014, jesteś w stanie przyspieszyć sobie pracę.
Zestawienie dokumentów – ściągnij z systemu SL2014 lub skorzystaj z naszego wzoru!
Wejdź do systemu SL2014 i kliknij na projekt. Potem na ikonkę żółtej teczki z zieloną strzałką w prawo (przejdź do wniosku).
Następnie wejdź w pierwszy od góry wniosek o płatność podświetlając go. Kliknij w kartkę z lupką (podgląd wniosku). Jeśli to pierwszy wniosek, kliknij w zielone kółko z plusikiem i dodaj nowy wniosek wpisując okres od… do… jakikolwiek w ramach projektu a potem zatwierdź.
We wniosku pojawią się zakładki pod ikonkami w stylu pomarańczowa strzałka w lewo, dyskietka, ptaszek, zielona strzałka w prawo, podgląd czy drukarka.
Kliknij zakładkę „Postęp finansowy” a pojawi się mniejsza zakładka niżej o nazwie „Zestawienie dokumentów”.
Pod nią jest pusta kartka z czerwoną strzałką w prawo (eksport do pliku .xls) – kliknij w nią.
Good job! Połowa pracy za Tobą 😊
Teraz cokolwiek wpisujesz do zestawienia dokumentów, możesz na tej podstawie wygenerować opis dokumentu. Ale to jeszcze nie koniec z samym generowaniem opisu faktury czy listy płac, rachunku.
Arkusz „Opis” – jak go dostosować?
- W pliku wyeksportowanym z systemu odkryj arkusz ukryty o nazwie „nazwyKosztow”
- Przekopiuj dane z arkusza „nazwyKosztow” do arkusza z pliku „Opis dokumentu” o takiej samej nazwie.
- Sprawdź czerwone pola w arkuszu „Opis”, by wprowadzić swoje dane, np. tytuł projektu czy nr umowy, data jej zawarcia.
- Sprawdź również, czy na pewno Twój projekt jest finansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Znajdziesz to w umowie o dofinansowanie.
- Spójrz na punkt 8. w tym arkuszu i jeśli Twój projekt nie dotyczy Polski Wschodniej, usuń ten punkt z opisu. Jeśli jednak tak, to pamiętaj, aby go każdorazowo wypełniać. Informacje co oznaczają nazwy w punkcie 8 możesz znaleźć tu w punkcie 3.
- Zerknij na logotypy na górze opisu czy dotyczą Twojego projektu (niby ich nie trzeba, ale jednak opiekunowie naciskają, by były, więc szkoda kłócić się o coś tak błahego jak brak logotypów w opisie). Więcej na temat promocji możesz znaleźć tu lub na stronie rządowej.
Szablon gotowy! 😊
Teraz tylko wprowadzaj dane w arkuszu „Zestawienie Dokumentów” wg podanego wzoru (to jest minimum, ale uwierz mi – przyda się wypełnianie całości, bo i tak to potem wrzuca się do SL2014).
Minimum danych do opisu dokumentu
To tak naprawdę minimalne dane niezbędne, żeby arkusz „Opis” zapełnił się i żeby można było z niego generować pdfy z opisami.
- Numer zadania, np. 1 oznacza w Szybkiej Ścieżce rodzaj zadań wykonywany jako pierwszy w projekcie
- Numer dokumentu, np. Lista płac czy rachunek, faktura
- Numer księgowy lub ewidencyjny
- Data wystawienia
- Uwagi – zalecam wpisywanie nazwy kontrahenta lub pracownika (ułatwia późniejsze szukanie czegokolwiek)
- Kategoria kosztów – Nazwa kosztu (tutaj bazuj na kopiowaniu z arkusza ”nazwyKosztow” nazw do samego „Zestawienia dokumentów”)
- Wydatki kwalifikowalne
- Dofinansowanie
Mając te dane w arkuszu „Opis” w komórce B1 wpisuj odwołanie do danej komórki z dokumentem, dla którego chcesz opis dokumentu. Znajdziesz go w kolumnie C w arkuszu „Zestawienie dokumentów”. Potem drukuj plik do pdf. Możesz też pokusić się o makro, by samo wypluwało pdfy z opisami dokumentów do konkretnego folderu 😊
Powodzenia! 😊
Pobierz wzór opisu dokumentu do rozliczenia dotacji w formacie xlsx
Jeżeli zdobyta wiedza jest dla Ciebie pomocna,
udostępnij ten artykuł, aby i inni mogli z niej skorzystać.
Justyna Pieńko
