Wniosek o płatność końcową złożyłeś a teraz tylko grzecznie czekasz na wypłatę refundacji. Czy można spocząć już na laurach? Niekoniecznie. Projekt UE w rozumieniu instytucji finansującej nie oznacza tylko jego realizację. To również utrzymanie pewnych założeń na danym poziomie, np. zatrudnienie ludzi po projekcie czy wygenerowanie przychodów. Jak już dostałeś ostatnią część dofinansowania musisz pamiętać, że ten dzień wpływu ostatniej kasy oznacza coś ważnego. Dzień po nim rozpoczyna się okres trwałości projektu. To oznacza kolejne obowiązki.
Okres Trwałości – czym jest?
Okres trwałości to nic innego jak pewien czas od-do po zakończeniu projektu (w rozumieniu z umowy => po otrzymaniu ostatniej płatności). W tym czasie masz obowiązek wykazać, że projekt nie umarł. Tzn. nadal to co wytworzyłeś w trakcie projektu, trwa, działa, jest sprzedawane. To wynika z prostego faktu. Projekty mają być dofinansowane te, które deklarują utrzymanie efektów przez jakiś czas. Przez to przyczyniają się do ogólnego dobrobytu społeczeństwa (jeśli ciekawi Cię ta kwestia, zerknij do artykułu o sukcesie projektu UE do części Zakres projektu – czy musi odpowiadać na jakąś potrzebę? wyjaśniającego sedno dofinansowań unijnych).
W zależności od rodzaju/wielkości twojej firmy, okres ten będzie inny:
- 3 lata dla mikro, małych i średnich przedsiębiorstw,
- 5 lata dla przedsiębiorstw innych niż MŚP i jednostek naukowych.
I teraz klucz do tajemnicy – co warunkuje, że mamy 3 lata trwałości czy 5 lat? Otóż deklaracja we wniosku o dofinansowanie i jego aktualizacja przy podpisywaniu umowy. Jeśli okaże się, że we wniosku wpiszę średnie przedsiębiorstwo a przez czas trwania projektu stanę się dużym, to liczy się deklaracja jako średnie przed podpisaniem umowy o dofinansowanie.
Czego dotyczy okres trwałości?
Przede wszystkim utrzymania efektów projektu w określonym czasie. Można to podzielić na kilka różnych aspektów. O nich niżej.
Sprzęt projektowy czy WNiP
Jeśli w projekcie zakupione zostały środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne to je również musisz „utrzymać” w okresie trwałości. To znaczy nic innego jak posiadanie ich na stanie. Może się zdarzyć, że np. maszyna się już nie będzie nadawać do zadań planowanych po projekcie, to informujesz instytucję typu NCBR czy PARP o tym, że chcesz kupić lub już kupiłeś nową. Stara może iść na złom (czy zostać sprzedana), ale dopiero po zgodzie tej instytucji.
EPC
To utrzymanie określonej ilości etatów w ciągu roku. To tzw. EPC. Czyli jeśli założeniem projektu było, że w rezultacie jego realizacji zatrudnię dwóch sprzedawców na pełen etat przez 3 lata to teraz muszę mieć zatrudnione 3 osoby ciągiem przez 3 lata na stanowisku sprzedawcy lub równoważnym. Nie mogę zatrudnić 3 osób po pół etatu, ale mogę zatrudnić 6 osób po pół etatu i to też będzie ok. EPC nie oznacza ilość pracowników tylko ilość etatów w danym roku. To ważne, bo często jest to mylone. Np. przy EPC=20 zatrudnia się 20 osób po ¼ etatu myśląc, że 20 osób to właśnie jest to. Jednak 20 osób na ¼ etatu każdy oznacza EPC=5.
Przychody
Wszelkie założenia z wniosku o dofinansowanie powinieneś na bieżąco monitorować i informować instytucję o konieczności jej aktualizacji najlepiej jeszcze przed zakończeniem projektu. Przynajmniej informować np. we wnioskach o płatność czy pismach odrębnych na temat problemów. Każdy taki fakt, niezależnie czy zostanie zauważony przez opiekuna czy nie, pozwala potem na spokojnie powoływać się na to, chcąc jakkolwiek uzyskać zgodę na zmniejszenie wskaźnika z tym związanego. Rynek potrafi się zmienić w ciągu 2 lat a tu mamy do czynienia z okresem zdecydowanie dłuższym, np. 5 lat od momentu planowania projektu do zatwierdzenia go przez instytucję. Pomijam już okres trwałości. Nieosiągnięcie wskaźnika powoduje konieczność obniżenia dofinansowania proporcjonalnie – cokolwiek to oznacza.
Sprzedaż udziałów/zmiana profilu działalności
Wszelkie zmiany wśród udziałowców czy chociażby w zarządzie również powinny podlegać zgłoszeniu do instytucji. Zmiana ta nie powinna wpływać na utrzymanie efektów projektu. Np. projekt zakładał uruchomienie produkcji cukru, to sprzedaż udziałów nie może zmienić tego profilu działalności firmy tak, że tej produkcji cukru w okresie trwałości nie będzie. Taka sama zasada dotyczy również sytuacji w ogóle chęci zmiany profilu działalności bez sprzedaży udziałów czy zmian w zarządzie. Pomoc została udzielona na dany profil działalności a więc należy go utrzymać w okresie trwałości.
Dokumenty
Ważne jest również zachowanie całej dokumentacji, która dotyczy projektu w czasie okresu dofinansowania jak również po niej. Przechowywanie dokumentów powinno mieć miejsce w siedzibie firmy lub w biurze rachunkowym danej firmy.
UWAGA! Zwykle dokumenty dotacyjne przetrzymuje się nawet do 10 lat od zakończenia projektu czyli otrzymania tej ostatniej płatności tzw. refundacji.
Zgłoszenie do urzędu patentowego
Czasem w projektach B+R zdarza się, że wskaźnik dotyczy zgłoszenia patentowego. Należy o tym pamiętać, bo proces ten może potrwać a tuż przed bada się również stan techniki w tym temacie. Zatem tu wskaźnikiem nie jest uzyskanie patentu, ale samo zgłoszenie do urzędu patentowego.
Miejsce realizacji projektu
Oprócz w/w aspektów, pamiętaj również, aby znacząco nie zmieniać miejsca realizacji projektu. Brzmi absurdalnie, bo w sumie projekt się zakończył a więc dalej powinno się działać gdzie się chce. Otóż niekoniecznie. Adres, pod którym pierwotnie zadeklarowałeś, że będziesz wykonywać projekt powinien być najlepiej taki sam jak na początku prowadzenia projektu. Pomoc udzielona jest na dany region i powiedzmy można nim manewrować np. w ramach województwa. Okres trwałości z kolei również dotyczy regionu, które wsparcie dotyczy. Jeśli jednak musisz zmienić siedzibę, zgłoś ten fakt do opiekuna, z pewnością doradzi Ci co należy zrobić w takiej sytuacji.
Premia z pomocy publicznej – np. rozpowszechnianie wyników (dot. projektów NCBR)
Jeśli jesteś beneficjentem NCBR to zapewne musisz złożyć sprawozdanie z rozpowszechnienia wyników badań przemysłowych i prac rozwojowych. Dokładnie możesz to sprawdzić we wniosku o dofinansowanie. To tzw. premia z pomocy publicznej (dodatkowa kasa). Oznacza jedno z poniższych, które wybierasz we wniosku o dofinansowanie i które znaczą, że rozpowszechniasz wyniki projektu:
– na co najmniej 3 konferencjach naukowych i technicznych (jedna ogólnokrajowa) lub
– publikacja w co najmniej dwóch czasopismach naukowych i technicznych lub
– umieszczenie w bazie danych dzięki czemu umożliwiasz dostęp do wyników projektu lub
– rozpowszechnianie całości za pośrednictwem bezpłatnego oprogramowania albo oprogramowania z licencją otwartego dostępu.
Rozpowszechniać masz w okresie trwałości! Co to znaczy rozpowszechniać? Tzn. nic innego jak np. uczestniczyć w min. 3 konferencjach, targach, meetingach itp. Jedna ma być o randze ogólnopolskiej. Albo opublikować artykuły w czasopismach naukowych i technicznych, udostępnić wyniki badań wszystkim obywatelom itp. Niezależnie czy jesteś na konferencji czy publikujesz artykuł, masz na/w nich podzielić się wynikami projektu (oczywiście zachowując w tajemnicy know how). Nie rób tego w trakcie realizacji projektu, bo nie zaliczy się to do właśnie tego minimum. Zwłaszcza, jeśli miało to być również przedmiotem patentu. Za brak rozpowszechniania wyników oddaje się tą nadwyżkę dofinansowania, które się otrzymało. Np. badania podstawowe – zamiast 65% otrzymujesz dofinansowanie 80% właśnie za taką deklarację, że rozpowszechnisz wyniki projektu. I to 15 punktów procentowych w przypadku braku tego rozpowszechniania będziesz musiał zwrócić z odsetkami. W obecnym czasie odsetki są bardzo wysokie. A co będzie za 3 lata? Pamiętaj więc o tym!
Sprawozdanie z wdrożenia
O tym wspominałam już w artykule o samym wdrożeniu Wdrożenie wyników prac B+R – co się za tym kryje?. Dla projektów, które zakładają wdrożenie (bo nie każde zakłada) musisz dokonać tego wdrożenia najlepiej w dacie deklarowanej we wniosku o dofinansowanie. Jednak graniczna data to do końca okresu trwałości, gdy np. potrzebne są dodatkowe ulepszenia, testy itd. Musisz pamiętać, że czas na raport z wdrożenia to 30 dni od momentu wdrożenia.
Okres trwałości a wskaźniki
Jak wspomniałam wcześniej okres trwałości związany jest również z obowiązkiem zachowania dotychczasowych celów, wskaźników i rezultatów projektu. Te z kolei zostały ustalone przed otrzymaniem dofinansowania. Ważne jest, aby wszystkie założenia spełnić w czasie trwania dofinansowania jak i w okresie trwałości. Np. celem jest wdrożenie danej technologii to teraz nie można nie wdrożyć jej od tak. Oczywiście są sytuacje, kiedy się to nie opłaca, ale o tym informujesz wcześniej i uzasadniasz dlaczego nie ma sensu mimo podjęcia danych działań naprawczych.
Na etapie składania wniosku o dofinansowanie zostały określone wskaźniki zgodnie z instrukcją wypełnienia wniosku. Wskaźniki, które określiłeś mają konkretne ramy czasowe, w których musisz je spełnić. Może to być np. 12 miesięcy po zakończeniu dofinasowania projektu. Dlatego tak ważne jest, aby na etapie składania wniosku o dofinasowanie zwrócić uwagę do kiedy obowiązują wskaźniki oraz czy jesteś je w stanie spełnić. Zazwyczaj realizacja jest na koniec projektu. W skrócie zasada jest taka – w dniu, kiedy kończysz projekt masz mieć zrealizowane wskaźniki rezultatu albo w pierwszym roku okresu trwałości.
Od kiedy obowiązuje okres trwałości?
Okres trwałości liczy się od daty ostatniej płatności rozumiane jako datę przekazania środków w ramach wniosku o płatność końcową lub jako data zatwierdzenia ostatniego wniosku o płatność. Zerknij do zapisów Twojej umowy, aby się upewnić 😊
Dlatego tak ważne jest spełnienie wszystkich obowiązków dotyczących trwałości projektu, aby nie ponieść kary jaką jest obowiązek oddania części lub całości dofinansowania wraz z odsetkami. Kary najprawdopodobniej wyliczane będą wg dnia, kiedy nastąpiło naruszenie okresu trwałości w stosunku do całości okresu trwałości. Czyli jeśli zaczniesz mieć 3-letni okres trwałości 01.01.2023 r., a w dniu 01.01.2024 r. naruszysz trwałość projektu poprzez np. dokonanie sprzedaży środka trwałego zakupionego w ramach projektu, to zwrócisz kwotę najprawdopodobniej 2/3 wartości dofinansowania na tej środek trwały. A więc wyliczenia będą wynosić do zwrotu za 2 lata (2024 r. i 2025 r.) w stosunku do deklarowanych 3 lat (2023 r, 2024 r. i 2025 r.). Oczywiście wylicza się wg dni.
Jak sprawozdawać się w okresie trwałości?
Spełnienie okresu trwałości musisz wykazać co roku poprzez złożenie oświadczenia do 20 lutego danego roku. Jeśli o tym zapomnisz, z pewnością instytucja się o to upomni 😊
Podsumowanie
Okres trwałości to nie tylko dbałość o utrzymanie efektów projektu. Pomoc unijna nie ma być sztuką dla sztuki, a więc warto reagować na zmiany rynkowe jak również informować o tym instytucję finansującą. Wiele może się zdarzyć, np. dotychczas Covid-19 czy wojna na Ukrainie, która może Twoje ustalenia sprzed tego okresu, obalić. Wtedy kalkulację robi się na nowo i ocenia scenariusze.
Pamiętaj więc – każda zmiana, która wpływa na zapisy okresu trwałości projektu należy zgłosić do instytucji. Nawet najmniejsza zmiana w przedsiębiorstwie czy w branży może być znacząca na trwałość projektu. Poza tym warto mieć różnego rodzaju podkładki, jeśli obawiasz się niedotrzymania zapisów umowy.
Wzory oświadczeń, formularzy czy sprawozdań dla okresu trwałości w przypadku projektów POIR NCBRowych znajdziesz pod linkiem tutaj. Sama wzmianka o okresie trwałości dla projektów PARPowych jest tu. Sposób wyliczenia kwoty do zwrotu pokazano tu.
