Poradnik Beneficjenta:

Nieprawidłowości w projektach UE – jak ich uniknąć

opublikowano:

Prowadząc projekt współfinansowany ze środków UE musimy zwrócić uwagę na szereg kwestii. Jedną z nich jest unikanie nieprawidłowości.

Czym jest nieprawidłowość?

Jak wynika z definicji prawnej, nieprawidłowość oznacza: „każde naruszenie prawa unijnego lub prawa krajowego dot. stosowania prawa unijnego, wynikające z działania lub zaniechania podmiotu gospodarczego zaangażowanego we wdrażanie funduszy unijnych (realizację projektu), które ma lub może mieć szkodliwy wpływ na budżet Unii poprzez obciążenie budżetu Unii nieuzasadnionym wydatkiem. Zatem, aby powstała nieprawidłowość w rozumieniu Wytycznych (tj. Wytycznych w zakresie sposobu korygowania i odzyskiwania nieprawidłowych wydatków oraz zgłaszania nieprawidłowości w ramach programów operacyjnych polityki spójności na lata 20214-2020) muszą zaistnieć jednocześnie 3 przesłanki:

  1. naruszenie prawa unijnego lub prawa krajowego dotyczącego stosowania prawa unijnego,
  2. działanie lub zaniechanie podmiotu gospodarczego,
  3. realna albo potencjalna szkoda dla budżetu UE, polegająca na finansowaniu ze środków tego budżetu nieuzasadnionego wydatku.

W praktyce oznacza to po prostu, że każde działanie, np.

  • źle wyliczona lista płac,
  • źle wyliczona delegacja,
  • wyższa kwota we wniosku niż wynika to z planu i jego późniejszych zmian,

może zostać uznane za nieprawidłowość. Wynika to z faktu, że praktycznie zawsze spełniać będzie przesłanki nr 1 i 3.

Co ważne, nie zawsze będzie spełniona przesłanka nr 2. Wtedy już w rozumieniu wspomnianych wcześniej Wytycznych nieprawidłowości nie będzie. Wystarczy więc przed Instytucją Weryfikującą (Kontrolującą) powiadomić o fakcie wystąpienia zdarzenia mogącego być tą nieprawidłowością. Za to, że poinformujemy Instytucję o pomyłce albo przeoczeniu, wówczas nie będzie nieprawidłowości.

Co oznacza finansowo „nieprawidłowość”?

Zasadniczym pytaniem dla nas jest czym skutkuje nieprawidłowość? W wielu umowach nieprawidłowość pomniejsza dofinansowanie, ale spójrzmy na to z perspektywy Wytycznych. Otóż wszystko zależy od tego, kiedy została ona wykryta przez Instytucję. Jeśli wniosek o płatność nie został zatwierdzony to zgodnie z Wytycznymi nieprawidłowość istnieje, ale nie pomniejsza dofinansowania.

Dla przykładu

Realizujemy projekt o dofinansowaniu w wysokości 1 mln zł. Doszło do dość absurdalnej pomyłki edytorskiej dla kwoty kwalifikowalnej na 200 000,00 zł zamiast 100 000,00 zł. Wówczas mamy nieprawidłowość w wysokości 100 000,00 zł. Przemnożone przez % dofinansowania (np. 60%) – daje nam 60 000,00 zł nieprawidłowości.

Wariant 1 I teraz przy wniosku tzw. „otwartym” (nadal podlegającym ocenie) oznacza to, że to 100 000,00 zł nieprawidłowości możemy uznać jako oszczędność. Nadal dysponujemy dofinansowaniem w wysokości 1 mln zł.

Wariant 2 Inaczej ma się sytuacja w przypadku wykrycia nieprawidłowości po zatwierdzeniu wniosku o płatność. Wtedy z naszego przykładu wynikałoby, że do dyspozycji mamy już niestety, ale 940 tys. zł dofinansowania. 60 tys. zł zostało uznane za nieprawidłowość i pomniejsza wartość dofinansowania z umowy. Takie sytuacje często mają miejsce np. w NCBR, gdzie dokumenty sprawdzane są na próbie a nie na bieżąco. Inne podejście cechuje PARP czy instytucje regionalne, które dokumenty sprawdzają regularnie. Z reguły 1-sza Instytucja (NCBR) uznaje więcej nieprawidłowości, bo wykrywane są po czasie, np. podczas kontroli. Tu już wchodzą w grę odsetki od nieprawidłowo wydatkowanych środków. Instytucje, sprawdzające wszystkie dokumenty od razu (PARP, regionalne) dają możliwość ewentualnego wykorzystania środków jeszcze w trakcie realizacji projektu.

Obszary wrażliwe na wystąpienie nieprawidłowości

Mając na uwadze dotychczasowe doświadczenia w zarządzaniu projektami dofinansowanymi, zwracamy szczególną uwagę na następujące obszary wrażliwe na wystąpienie nieprawidłowości:

  1. zamówienia w projekcie, w tym w szczególności zastosowanie niewłaściwego trybu zamówienia (stosowanie trybów niekonkurencyjnych), niedochowanie warunków związanych z udzieleniem zamówienia, np. błędne ogłoszenie lub brak publikacji ogłoszenia o zamówieniu, nierówne traktowanie wykonawców, nieuprawnione zmiany istotnych warunków umowy z wykonawcą;
  2. przyznanie dofinansowania nieuprawnionemu beneficjentowi, w szczególności wskutek przedstawienia przez beneficjenta fałszywych dokumentów lub oświadczeń;
  3. refundacja wydatków niekwalifikowalnych, w tym w szczególności: podwójne sfinansowanie tego samego wydatku np. zrefundowanie podatku VAT podlegającego zwrotowi, zrefundowanie wydatku podlegającego finansowaniu w ramach innego programu współfinansowanego ze środków publicznych, wydatków niezwiązanych z realizowanym projektem, wydatków nieuzasadnionych (związanych z realizowanym projektem, lecz zbędnych), wydatków zawyżonych,
  4. przedstawianie we wniosku o płatność niekompletnej, nieprawidłowej lub sfałszowanej dokumentacji potwierdzającej poniesienie wydatków;
  5. brak realizacji przez beneficjenta działań przewidzianych w projekcie;
  6. realizacja projektu niezgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, np. realizacja przedsięwzięcia bez pozwoleń (decyzji) wymaganych przepisami prawa budowlanego.

Konsekwencje wystąpienia nieprawidłowości

Sankcje karne i administracyjne

W przypadku popełnienia przez Beneficjenta przestępstwa będzie on ponosił odpowiedzialność karną na zasadach i warunkach wynikających z właściwych przepisów. Reszta to tak naprawdę proces opisany wyżej przy wyjaśnieniu co oznacza finansowo „nieprawidłowość”.

Zwrot środków

Wystąpienie  nieprawidłowości zawsze skutkować będzie obowiązkiem zwrotu środków (jeżeli środki zostały już wypłacone). Jednakże zwrot ten może przyjmować dwojaką formę:

  1. całkowitego zwrotu środków (100%)
  2. wydatek może zostać pomniejszony o korektę finansową.

Udostępnij
Jeżeli zdobyta wiedza jest dla Ciebie pomocna,
udostępnij ten artykuł, aby i inni mogli z niej skorzystać.
O autorze:

Justyna Pieńko

Justyna Pieńko
linkedin
email
telefon
Jako były wieloletni pracownik Narodowego Centrum Badań i Rozwoju od ponad dziesięciu lat zajmuję się projektami finansowanymi z UE z różnych źródeł. W swojej pracy etatowej rozliczałam projekty zarówno z POIG jak i POKL, POIR, 6PR i 7PR, H2020, projekty krajowe, np. celowe, PBS, PBR, międzynarodowe, Eureka!, Eurostars, umowy dwustronne, wielostronne. Były wśród nich zarówno te, które rozliczałam jako opiekun projektu jak również takie, którymi NCBR był koordynatorem czy partnerem. Koordynowałam również projekty finansowane z PARP, LAWR i RIF Mazowsze, Łódź – tym razem już od strony beneficjenta. Zetknięcie tych dwóch światów a także moje właściwe podejście do tzw. „klienta” owocuje w prawidłowo rozliczonych projektach.