Monitorowanie planu finansowego - kilka powodów - Rozliczanie dofinansowań

Monitorowanie budżetu projektu dofinansowanego – kilka powodów jego stosowania

Opublikowano: 2024-07-01 / Ostatnia aktualizacja: 2024-07-01

Monitorowanie finansowe przynosi wiele korzyści, które wpływają na jego sukces i stabilność. To podstawa do szybkiego reagowania na ryzyko. Można porównać to do łódki, która bezwiednie dryfuje na morzu zamiast płynąć w kierunku lądu o nazwie „sukces”.

Oto kilka głównych korzyści monitorowania realizacji budżetu projektu:

Dbałość o płynność finansową

Regularne śledzenie wydatków w porównaniu do zaplanowanego budżetu pozwala utrzymać płynność finansową projektu. Po prostu realnie widzisz, że np. za kilka miesięcy będziesz mieć zator w postaci dużej kwoty do zapłaty. możesz zawczasu zareagować np. szukając kredytu czy innej formy dokapitalizowania przedsięwzięcia. Dzięki temu unikasz sytuacji, w której nagle brakuje funduszy na kontynuację prac. A to z kolei mogłoby prowadzić do opóźnień lub nawet wstrzymania projektu. Przykład monitorowania płynności finansowej znajduje się w tym artykule.

Odpowiednie reagowanie na ewentualne ryzyko

Monitorowanie finansowe umożliwia wczesne wykrycie potencjalnych problemów i ryzyk, takich jak nadmierne koszty czy nieplanowane wydatki. Pozwala to na szybkie podjęcie działań korygujących, takich jak renegocjacja kontraktów w zakresie chociażby terminów płatności, optymalizacja zasobów czy przesunięcia budżetowe, co minimalizuje negatywny wpływ na projekt. Korzystając z tego ostatniego pamiętaj, aby poinformować o tym instytucję finansującą niezależnie czy to NCBR czy PARP!

Spokój przy realizacji projektu

Posiadanie dokładnych i aktualnych informacji finansowych daje menedżerom projektów czy zespołom większy spokój i pewność (oj tak!). Wiedząc, że budżet jest pod kontrolą, możesz skupić się na innych aspektach realizacji projektu, co zwiększa efektywność i produktywność. Nie zajmujesz się piętrzącymi się mniejszymi problemami, bo nie zdążą one się napiętrzyć a czasem nawet pojawić 🙂

Lepsze podejmowanie decyzji

Dokładne dane finansowe pozwalają na bardziej świadome podejmowanie decyzji dotyczących alokacji zasobów, priorytetów projektowych czy zarządzania ryzykiem. Dzięki temu projekt może być realizowany bardziej efektywnie i zgodnie z założeniami. Najprościej mówiąc łatwiej podjąć decyzję w właściwymi danymi niż podjąć ją na podstawie niewłaściwych informacji. Jak miałbyś z tego wybrnąć w oczach opiekuna projektu?

Zwiększenie transparentności i odpowiedzialności

Regularne raportowanie finansowe zwiększa transparentność w projekcie, co jest kluczowe dla zaufania interesariuszy (a instytucja finansująca nim właśnie jest). Dzięki temu wszyscy zaangażowani mogą śledzić postępy i rozumieć, jak wykorzystywane są zasoby. Ponadto masz wręcz gotowca do przedstawienia instytucji – a taki wymóg obecnie istnieje. Raz na trzy miesiące sprawozdajesz postępy pracy projektowej Twojej i całego zespołu.

Umożliwienie lepszej komunikacji

Monitorowanie finansowe dostarcza konkretnych danych, które mogą być używane do komunikacji z instytucją i innymi interesariuszami. Regularne raporty i aktualizacje finansowe pomagają w utrzymaniu wszystkich na bieżąco i zapewniają, że wszyscy są świadomi postępu projektu. Komunikuj nawet te działania, które nie idą zgodnie z planem. Czasem osoba z zewnątrz pokaże Ci rozwiązanie nawet, jeśli masz wrażenie, że już przeanalizowałeś wszystkie scenariusze.

Zapewnienie zgodności z przepisami i regulacjami

Śledzenie finansów pomaga w zapewnieniu zgodności z wszelkimi obowiązującymi przepisami i regulacjami finansowymi (a trochę ich jest ;)). Pamiętaj, że niekiedy niektóre kwestie są możliwe do uzupełnienia, ale jedynie do pewnego czasu… Dotyczy to głównie kwestii księgowych i podatkowych… a czasem i kadrowych.

Podsumowanie

Monitorowanie realizacji projektu pod kątem finansowym jest kluczowe dla jego sukcesu. Dbałość o płynność finansową, odpowiednie reagowanie na ryzyko, zapewnienie spokoju, lepsze podejmowanie decyzji, zwiększenie transparentności i odpowiedzialności oraz zgodność z przepisami to tylko niektóre z korzyści, które przynoszą lepsze zarządzanie projektem i większe szanse na jego pomyślne zakończenie. Monitorując budżet wiele innych aspektów jest łatwiejszych do uwzględnienia a problemy są minimalizowane jeszcze w zalążku.

Bądź na bieżąco z poradami na temat rozliczania dotacji.

Zapisz się do naszego newslettera!

Zapisując się do usługi Newsletter potwierdzam, że wyrażam zgodę na otrzymanie informacji handlowej od Sohaus Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, a zwłaszcza za pośrednictwem podanego przeze mnie adresu e-mail.

Rejestrując się w serwisie wyrażam zgodę na używanie przez Sohaus Sp. z o.o. środków komunikacji elektronicznej oraz telekomunikacyjnych urządzeń końcowych w celu przesyłania mi informacji handlowych oraz prowadzenia marketingu przez Sohaus Sp. z o.o., Moja zgoda obejmuje numery telefonów i adresy e-mail wykorzystywane podczas korzystania z usług Sohaus Sp. z o.o., wyrażoną zgodę można wycofać zgłaszając nam takie żądanie.

Informacje o sposobach przetwarzania danych osobowych znajdziesz w naszej Polityce prywatności.

O autorze:

Justyna Pieńko

Jako były wieloletni pracownik Narodowego Centrum Badań i Rozwoju od ponad dziesięciu lat zajmuję się projektami finansowanymi z UE z różnych źródeł. W swojej pracy etatowej rozliczałam projekty zarówno z POIG jak i POKL, POIR, 6PR i 7PR, H2020, projekty krajowe, np. celowe, PBS, PBR, międzynarodowe, Eureka!, Eurostars, umowy dwustronne, wielostronne. Były wśród nich zarówno te, które rozliczałam jako opiekun projektu jak również takie, którymi NCBR był koordynatorem czy partnerem. Koordynowałam również projekty finansowane z PARP, LAWR i RIF Mazowsze, Łódź – tym razem już od strony beneficjenta. Zetknięcie tych dwóch światów a także moje właściwe podejście do tzw. „klienta” owocuje w prawidłowo rozliczonych projektach.

Shopping Cart
Scroll to Top