Co by było, gdyby projekt rozliczało się poprzez ryczałt? Czy taka forma rozliczenia jest przekleństwem, czy może zbawieniem?
Taki sposób rozliczenia funkcjonuje już w funduszach. Chociażby w Europejskim Funduszu Społecznym albo w mechanizmie SME, albo w przypadku Go to Brand. Pojawiły się również zamysły, aby obecny okres programowania w ramach Horyzont Europa był również finansowany modelem ryczałtowym. A co ta kwestia oznacza dla innych projektów? Skoro zamysł wchodzi w Horyzont Europa, istnieje prawdopodobieństwo przeniesienia tego modelu do funduszy strukturalnych. Poprzednia perspektywa żywcem ściągnęła ryczałt na koszty pośrednie, stąd skoro długofalowo przyspiesza to realizację projektów, które i tak odpowiadają na z góry określone potrzeby kraju, to czemu nie użyć tego do rozliczenia innych? Tylko Polska ma tak zbiurokratyzowany system wdrażania funduszy unijnych, że w Komisji Europejskiej krążą o nas legendy…
Czym jest ryczałt?
To nic innego jak kasa do wydania przyznana na podstawie rozpoznania cen na rynku na wykonanie/dostarczenie czegoś. Powiedzmy chcę stworzyć oprogramowanie/apkę na smartphony wykorzystujące NLP i ogólnie AI do tego, by zbierać dane o uśmiechu ludzi 
Do tego potrzebny mi backendowiec, frontendowiec, grafik itd. Dzielę projekt na zadania, po których są każdorazowo kamienie milowe. Do wykonania zadań potrzebuję takie i takie zasoby (chociażby osobowe czy w postaci chmury). Szacowanie tych kosztów polega na właśnie rozpoznaniu cen rynkowych. Przykład – przeglądam cenniki na stronach. Robię screeny czy pdfy, a potem wybieram najlepiej tą z najniższą ceną. Albo… wysyłam kilka maili z pytaniem o ofertę i potem porównuję. Jak to się ma do ryczałtu? Jeśli mam już cenę oszacowaną to wpisuję ją do wniosku o dofinansowanie. Takiej kwoty trzeba będzie się niestety trzymać realizując projekt. Czyli jak ustalę cenę 50 tys. zł za dane zadanie a dostaję 80% to dostanę tylko 40 tys. zł. Już niezależnie czy będzie mnie to kosztować 200 tys. zł czy 10 tys. zł.
Plusy rozliczania poprze ryczałt
- SKUPIENIE SIĘ NA WYNIKU REALIZACJI PROJEKTU
Gdyby tak było, to z praktycznego punktu widzenia oznacza to nic innego jak skupienie się na wskaźnikach i dokumentowaniu ich realizacji. Uważam, że to najlepsza droga ku temu, aby skupić się na tym, co ma być wykonane, czyli na finalnym produkcie projektu. To zdecydowanie WIELKI PLUS.
- MOŻLIWOŚĆ WYBORU WYKONAWCY JAKIEGO SAM/A CHCĘ
Kolejny to fakt, że wybieram kogo chcę, co chcę itd. Najważniejszy jest wynik projektu, droga jest mniej ważna. Nie stosuję więc Wytycznych w zakresie zamówień – to OGROMNY PLUS.
- MNIEJSZA BIUROKRACJA
To wynika z tego, że nie pokazuje się dokumentów potwierdzających koszt – tylko wynik projektu na podstawie tych dokumentów, jakie wpisuje się we wskaźnikach.
Minusy rozliczania ryczałtowego
- OSZCZĘDNOŚĆ = UTRATA CZĘŚCI DOFINANSOWANIA?
Ryczałt oznacza otrzymanie kasy w formie dofinansowania niezależnie czy zaliczkowo, czy już jako zwrot, w formie z góry ustalonej kwoty. Jeśli wyceniam wykonanie zadania na poziomie 50 tys. zł na dziś i mam dokumenty na taką wycenę, to w przypadku klepnięcia wniosku mam do dyspozycji tylko tę kwotę. Nie mogę jej zwiększyć. Mogę jedynie zmniejszyć. To dość duże ryzyko przy założeniu, że od złożenia wniosku do jego realizacji czekam min. 6 miesięcy (pomijam już czas podpisywania umowy, składania weksla itd.). Przy obecnej inflacji może to rodzić duże ryzyko nieopłacalności wykonania projektu. Szacowanie we wniosku o dofinansowanie musi opierać się na cenie najlepiej najniższej. Wtedy to zapewniam sobie szansę na pozytywną ocenę. Ta cena najniższa to pojęcie względne. Pokazuję szacunek danego wydatku na podstawie trzech wybranych potencjalnych ofert o wartości powiedzmy 15% wyższej niż ta najniższa. Wtedy mam pewne pole manewru, jeśliby ceny wzrosły. Zatem jedyną drogą jest pomanewrowanie szacowaniem już na etapie składania wniosku o dofinansowanie.
- NADAL TRZEBA MIEĆ DOKUMENTY KOSZTOWE PROJEKTU
Kolejna rzecz – dostaję kasę na zadanie 50 tys. zł. Pytanie – skoro udało się coś zrobić taniej to czy resztę mogę wydać na imprezy, piwo itd.? Niekoniecznie. Z księgowego punktu widzenia powinnam mieć dokumenty na to 50 tys. zł jakkolwiek związane z realizacją tego zadania. Na wypadek kontroli KAS czyli byłego UKS muszę mieć dokumenty podpięte pod te koszty. Nie oznacza to wszystkich dokumentów, jakie mam. Muszą to być te, które w jakikolwiek sposób są związane z tym projektem – przykład? Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem). To oznacza, że muszę mieć dokument dobrze zaksięgowany. Potem pokazać na kontroli, że mam koszty minimum tyle, ile wynika z ryczałtu. Pomijam tu kwestie pomocy publicznej.
Podsumowanie
Mimo wszystko model ryczałtowy mógłby zrewolucjonizować podejście do rozliczania projektów. Mógłby też przyspieszyć ich realizację a moment wnioskowania byłby kluczowy pod kątem kwoty ryczałtu (zabezpiecz się dobrym szacowaniem!). Oczywiście nie uniknie się projektów tylko po to, by wyjąć kasę z UE. Jednak sumarycznie podejście przyniesie dużo więcej dobrego niż złego. Która firma chce rosnąć, rozwijać się, to i tak wykorzysta te środki tak jak planowała lub z pewnymi zmianami. Cel będzie dowieziony. No, chyba że zaskoczy nas coś, co zmieni podejście do tematu w danej branży. Dokładnie tak jak np. zrobiła to pandemia, gdzie chociażby spotkania na żywo nie miały racji bytu a te online nadal pasują i są często praktykowane.
