Poradnik Beneficjenta:

Model ryczałtowy rozliczania projektu

opublikowano:

Co by było, gdyby projekt rozliczało się ryczałtem? Czy taka forma rozliczenia jest przekleństwem, czy może zbawieniem?

Taki sposób rozliczenia funkcjonuje już w funduszach, np. w Europejskim Funduszu Społecznym albo chociażby w mechanizmie SME, albo w przypadku Go to Brand. Pojawiły się również zamysły, aby obecny okres programowania w ramach Horyzont Europa był również finansowany modelem ryczałtowym. A co ta kwestia oznacza dla innych projektów? Skoro zamysł wchodzi w Horyzont Europa, istnieje prawdopodobieństwo przeniesienia tego modelu do funduszy strukturalnych. Poprzednia perspektywa żywcem ściągnęła ryczałt na koszty pośrednie, stąd skoro długofalowo przyspiesza to realizację projektów, które i tak odpowiadają na z góry określone potrzeby kraju, to czemu nie użyć tego do rozliczenia innych? Tylko Polska ma tak zbiurokratyzowany system wdrażania funduszy unijnych, że w Komisji Europejskiej krążą o nas legendy…

Czym jest ryczałt?

To nic innego jak kasa do wydania przyznana na podstawie rozpoznania cen na rynku na wykonanie/dostarczenie czegoś. Powiedzmy chcę stworzyć oprogramowanie/apkę na smartphony wykorzystujące NLP i ogólnie AI do tego, by zbierać dane o uśmiechu ludzi 😉 Do tego potrzebny mi backendowiec, frontendowiec, grafik itd. Dzielę projekt na zadania, po których są każdorazowo kamienie milowe. Do wykonania zadań potrzebuję takie i takie zasoby (chociażby osobowe czy w postaci chmury). Szacowanie tych kosztów polega na właśnie rozpoznaniu cen rynkowych np. przeglądam cenniki na stronach i robię screeny czy pdfy, wybieram najlepiej tą z najniższą ceną albo wysyłam kilka maili z pytaniem o ofertę i potem porównuję. Jak to się ma do ryczałtu? Jeśli mam już cenę oszacowaną to wpisuję ją do wniosku o dofinansowanie. Takiej kwoty trzeba będzie się niestety trzymać realizując projekt. Czyli jak ustalę cenę 50 tys. zł za dane zadanie a dostaję 80% to dostanę tylko 40 tys. zł niezależnie czy będzie mnie to kosztować 200 tys. zł czy 10 tys. zł.

Plusy rozliczania ryczałtowego

SKUPIENIE SIĘ NA WYNIKU REALIZACJI PROJEKTU

Gdyby tak było, to z praktycznego punktu widzenia oznacza to nic innego jak skupienie się na wskaźnikach i dokumentowaniu ich realizacji. Uważam, że to najlepsza droga ku temu, aby skupić się na tym, co ma być wykonane, czyli na finalnym produkcie projektu. To zdecydowanie WIELKI PLUS.

MOŻLIWOŚĆ WYBORU WYKONAWCY JAKIEGO SAM/A CHCĘ

Kolejny to fakt, że wybieram kogo chcę, co chcę itd. Najważniejszy jest wynik projektu, droga jest mniej ważna. Nie stosuję więc Wytycznych w zakresie zamówień – to OGROMNY PLUS.

MNIEJSZA BIUROKRACJA

To wynika z tego, że nie pokazuje się dokumentów potwierdzających koszt – tylko wynik projektu na podstawie tych dokumentów, jakie wpisuje się we wskaźnikach.

Minusy rozliczania ryczałtowego

OSZCZĘDNOŚĆ = UTRATA CZĘŚCI DOFINANSOWANIA?

Ryczałt oznacza otrzymanie kasy w formie dofinansowania niezależnie czy zaliczkowo, czy już jako zwrot, w formie z góry ustalonej kwoty. Jeśli wyceniam wykonanie zadania na poziomie 50 tys. zł na dziś i mam dokumenty na taką wycenę, to w przypadku klepnięcia wniosku mam do dyspozycji tylko tę kwotę. Nie mogę jej zwiększyć. Mogę jedynie zmniejszyć. To dość duże ryzyko przy założeniu, że od złożenia wniosku do jego realizacji czekam min. 6 miesięcy (pomijam już czas podpisywania umowy, składania weksla itd.). Przy obecnej inflacji może to rodzić duże ryzyko nieopłacalności wykonania projektu, zwłaszcza że szacowanie we wniosku o dofinansowanie musi opierać się na cenie najlepiej najniższej, by zapewnić sobie szanse na pozytywną ocenę (względnie najniższej, by jednak mieć jakieś pole do manewru wyboru kogoś dobrego – czyli pokazuję szacunek danego wydatku na podstawie trzech wybranych potencjalnych ofert o wartości powiedzmy 15% wyższej niż ta najniższa zatem). Jedyną drogą jest pomanewrowanie szacowaniem już na etapie składania wniosku o dofinansowanie.

NADAL TRZEBA MIEĆ DOKUMENTY KOSZTOWE PROJEKTU

Kolejna rzecz – dostaję kasę na zadanie 50 tys. zł i pytanie skoro udało się coś zrobić taniej to czy resztę mogę wydać na imprezy, piwo itd.? Niekoniecznie. Z księgowego punktu widzenia powinnam mieć dokumenty na to 50 tys. zł jakkolwiek związane z realizacją tego zadania (tutaj na wypadek kontroli KAS czyli byłego UKS muszę mieć dokumenty podpięte pod te koszty, które w jakikolwiek sposób są związane z tym projektem). To oznacza, że muszę mieć dokument, zaksięgować go odpowiednio i potem pokazać na kontroli, że mam koszty minimum tyle, ile wynika z ryczałtu. Pomijam tu kwestie pomocy publicznej.

Podsumowując, jestem przekonana, że mimo wszystko model ryczałtowy mógłby zrewolucjonizować podejście do rozliczania projektów i po prostu przyspieszyć ich realizację a moment wnioskowania byłby kluczowy pod kątem kwoty ryczałtu (zabezpiecz się dobrym szacowaniem!). Oczywiście nie uniknie się projektów tylko po to, by wyjąć kasę z UE, ale sumarycznie podejście przyniesie dużo więcej dobrego niż złego. Która firma chce rosnąć, rozwijać się, to i tak wykorzysta te środki tak jak planowała lub z pewnymi zmianami, ale cel będzie dowieziony. No, chyba że zaskoczy nas coś, co zmieni podejście do tematu w danej branży tak jak np. zrobiła to pandemia, gdzie chociażby spotkania na żywo nie miały racji bytu a te online nadal pasują i są często praktykowane.

Udostępnij
Jeżeli zdobyta wiedza jest dla Ciebie pomocna,
udostępnij ten artykuł, aby i inni mogli z niej skorzystać.
O autorze:

Justyna Pieńko

Justyna Pieńko
linkedin
email
telefon
Jako były wieloletni pracownik Narodowego Centrum Badań i Rozwoju od ponad dziesięciu lat zajmuję się projektami finansowanymi z UE z różnych źródeł. W swojej pracy etatowej rozliczałam projekty zarówno z POIG jak i POKL, POIR, 6PR i 7PR, H2020, projekty krajowe, np. celowe, PBS, PBR, międzynarodowe, Eureka!, Eurostars, umowy dwustronne, wielostronne. Były wśród nich zarówno te, które rozliczałam jako opiekun projektu jak również takie, którymi NCBR był koordynatorem czy partnerem. Koordynowałam również projekty finansowane z PARP, LAWR i RIF Mazowsze, Łódź – tym razem już od strony beneficjenta. Zetknięcie tych dwóch światów a także moje właściwe podejście do tzw. „klienta” owocuje w prawidłowo rozliczonych projektach.