Jak księgować koszty pośrednie w projekcie to kwestia budząca wiele wątpliwości wśród Beneficjentów. Muszą one mieć pokrycie w innych kosztach niż bezpośrednie i najlepiej, aby odnosiły się pośrednio do projektu.
Co do zasady, koszty pośrednie powinny się znaleźć na wyodrębnionym koncie księgowym dla projektu – tak jak koszty bezpośrednie. Zatem ich przypisanie na koncie księgowym zależy od tego, jak skonstruowany jest plan kont w firmie i jak przypisywane są koszty bezpośrednie w zależności od rodzaju badań (badań przemysłowych czy prac rozwojowych). Zasada jest taka, że przypisujemy na koncie projektowym konto analityczne z kosztami pośrednimi. Dla przykładu: 510 to konto projektowe, gdzie dalej w analityce 510-1 to koszty bezpośrednie, a z kolei 510-2 to koszty pośrednie.
Instytucja finansująca, np. NCBR, PARP czy Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych itd., przychodząc na kontrolę poproszą o zapisy na koncie księgowym projektu, gdzie będą wprowadzone koszty wykazywane we wnioskach o płatność.
Obowiązek – Wyszczególnienie kosztów na wyodrębnionym koncie księgowym
Zadaniem kontroli jest sprawdzenie, czy koszty wyszczególnione we wniosku o płatność zostały zaksięgowane na wyodrębnionym koncie. Oznacza to, że mają prawo sprawdzić zaksięgowanie kosztów kwalifikowalnych. Skoro koszty pośrednie są kwalifikowalne to ta część również będzie sprawdzana.
Wniosek jest taki, że analogicznie do kosztów bezpośrednich księgowanych na wyodrębnionym koncie, powinniśmy mieć również zaksięgowane koszty pośrednie.
Przydatna praktyka – Księgowanie kosztów pośrednich w podziale na dofinansowanie UE i wkład własny
Jak zatem ująć koszty pośrednie w księgach?
- Pierwszy sposób – tak, aby na kontroli nie widać było jakie są to dokładnie dokumenty.
Rozwiązanie jest proste – raz na miesiąc jednym poleceniem księgowania (PK) przeksięgowujemy z kosztów bieżących dokumenty odnoszące się pośrednio do realizacji projektu a zatem co miesiąc księgujemy jednym dokumentem czyli PK „worek” z kosztami pośrednimi a kontrola zobaczy PK zamiast poszczególnych dokumentów, np. wynagrodzeń osób obsługujących projekt, sekretarki, księgowej czy biura. - Drugi sposób – księgowanie każdej pojedynczej faktury analogicznie do tego jak księgujemy koszty bezpośrednie.
Wskazówka! Warto zwrócić uwagę na fakt podziału kosztów projektu na zadania: czyli rodzaje prac np. badania przemysłowe i prace rozwojowe. W zależności od rodzaju prac, mamy do czynienia z różnymi % dofinansowania. Stąd koszty pośrednie najbezpieczniej naliczać do czasu zakończenia danego rodzaju prac.
O tym jakie koszty można przypisać do kategorii koszty pośrednie – w poniższym artykule: Koszty pośrednie w projekcie
Zobacz także:
Jeżeli zdobyta wiedza jest dla Ciebie pomocna,
udostępnij ten artykuł, aby i inni mogli z niej skorzystać.
Justyna Pieńko
