Zgodnie z art. 2 pkt 12 ustawy o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności, korekta finansowa jest to kwota, o jaką pomniejsza się współfinansowanie UE dla projektu lub programu operacyjnego w związku z nieprawidłowością (w zasadzie odnosi się to tylko do tych nieprawidłowości, które powstały w związku z udzielaniem zamówień w projektach współfinansowanych).
Pytanie nasuwa się zatem czy korekta może być nałożona jeśli nie wystąpi chociaż jedna z 3 przesłanek dot. „nieprawidłowości”? Warto zatem zawsze przemyśleć, co chcemy uzyskać dokonując zamówienia i jakim kosztem? Kiedy można by ominąć dodatkowy koszt, a kiedy nasze działanie spowoduje jednak naruszenie prawa i z jakimi skutkami prawnymi/finansowymi.
Przejdźmy jednak do sedna. Dokumentem, który określa przyczyny i wysokości korekt jest Rozporządzenie w sprawie warunków obniżania wartości korekt finansowych oraz wydatków poniesionych nieprawidłowo związanych z udzielaniem zamówień
W akcie tym wyodrębniono 3 kategorie korekt:
- Ogłoszenie o zamówieniu i specyfikacje istotnych warunków zamówienia
- Kwalifikacja oferentów i ocena ofert
- Realizacja zamówienia
1-sza kategoria określa nieprawidłowości jakie mogą wystąpić przed i w czasie publikacji zapytania.
Za brak publikacji ogłoszenia zamówienia lub nieuzasadnione bezpośrednie udzielenie zamówienia grozi nam 100% korekty na postępowaniu. Aby uniknąć tej nieprzyjemności, musimy dokonać publikacji zapytania w odpowiednim do tego miejscu. Zgodnie z przepisami miejscami tymi są:
- Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej w przypadku zamówień o równowartości:
- 209 000 euro – dla dostaw lub usług,
- 5 225 000 euro – dla robót budowlanych,
- Biuletynie Zamówień Publicznych w przypadku stosowania ustawy PZP,
- w Bazie Konkurencyjności w przypadku zamówień o szacowanej wartości powyżej 50 tys. netto.
W przypadku sztucznego podziału zamówienia na roboty budowlane lub usługi lub dostawy także grozi nam korekta 100% na opublikowane postępowanie. Głównym powodem sztucznego podziału jest chęć ominięcia konieczności publikacji zapytania w Dzienniku Urzędowym UE, Biuletynie Zamówień Publicznych, Bazie konkurencyjności. Właściwe opracowanie przedmiotu zamówienia oraz szacowanie wartości zamówienia pozwoli nam na uniknięcie tej dotkliwej korekty.
W sytuacji, gdy skrócimy termin na składanie ofert i podamy krótszy termin niż wynika to z przepisów, grożą nam korekty w wysokości od 5% do 100%. Pamiętajmy, że zapytanie powinno być zamieszczone w Bazie Konkurencyjności:
- przez 7 dni na usługi i dostawy
- oraz 14 dni w przypadku zapytań na roboty budowlane
Uwaga! Te terminy nie mogą kończyć się w dniu świątecznym/wolnym od pracy!
Uwaga! W przypadku zamówień o wartości szacunkowej równej lub przekraczającej 5 225 000 euro dla zamówień na roboty budowlane, 209 000 euro w przypadku zamówień na dostawy i usługi, termin wynosi co najmniej 30 dni.
Termin ten liczy się po dniu publikacji zapytania ofertowego, a kończy się z upływem ostatniego dnia. Jeżeli koniec terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa dnia następującego po tym dniu/dniach. Korekta też grozi za brak przedłużenia terminu na składanie ofert po wprowadzeniu istotnych zmian w zamówieniu.
Pytanie, czy dana zmiana jest istotna i jak udowodnić, że jednak nie jest? 🙂
- Wystrzegajmy się publikacji zapytań, które nie zawierają lub mają niewystarczający opis kryteriów udzielania zamówienia i ich wag. Skutkuje to korektą w wysokości 25%.
- Pamiętać także musimy, że zabronione jest stosowanie kryteriów, które są dyskryminujące i obejmują nieuzasadnione preferencje i ograniczają dostęp dla potencjalnych wykonawców.
- Jedną z zakazanych praktyk jest wymaganie od oferenta przedstawicielstwa w Polsce lub naszym regionie lub posiadanie sprzętu na tym terenie. Za takie działanie grozi nam korekta 25%.
- Inną praktyką jaka zawęża krąg potencjalnych wykonawców jest wymaganie poziomu zdolności w nieproporcjonalny sposób do przedmiotu zamówienia. Na przykład, wymaganie posiadania odpowiedniego stopnia naukowego, który nie jest proporcjonalny do przedmiotu zamówienia. W przypadku gdy podczas oceny oferentów kandydatów zastosujemy kryteria kwalifikacji jako kryterium udzielania zamówienia grozi nam korekta 10%.
- Kolejnym dyskryminującym czynnikiem jest wymaganie konkretnych znaków towarowych, marek, norm dotyczących przedmiotu zamówienia. Tworząc opis przedmiotu zamówienia zwróćmy uwagę i unikajmy wskazywania na konkretne modele, marki, normy towarów. W sytuacji, gdy nie jesteśmy w stanie inaczej opisać zamówienia musimy dodać stwierdzenie „lub równoważne” oraz dokładnie opisać zakres równoważności. W innym wypadku mamy gwarantowaną korektę w wysokości 10%.
- Nie możemy tworzyć zamówienia które powoduje, że tylko jeden wykonawca może złożyć ofertę, co nie jest uzasadnione specyfikacją naszego zamówienia. Za taki działanie grozi nam korekta w wysokości 25%.
- Jeśli zastosujemy niewystarczającą lub nie precyzyjną definicję przedmiotu zamówienia narażamy się na korektę w wysokości 10%. Nieprawidłowy opis przedmiotu zamówienia poza odstraszeniem potencjalnych oferentów może skutkować tym, że zostanie nam zaoferowane coś innego niż mieliśmy na myśli.
2-ga kategoria określa nieprawidłowości jakie mogą wystąpić podczas oceny ofert.
W momencie, gdy oceniamy oferty nie możemy dokonywać zmian w kryteriach kwalifikacji lub specyfikacji technicznej w wyniku której:
- zwycięska oferta jest ta, którą należało odrzucić
- odrzucamy ofertę, którą należało przyjąć
Za takie działanie grozi nam korekta 25%.
Pamiętaj, aby ocena ofert odbywała się na podstawie kryteriów jakie są określone w postępowaniu. W przypadku zastosowania dodatkowych, których wcześniej nie podawaliśmy w zapytaniu, narażamy się na korektę w wysokości 10%.
Korekta 25% grozi nam za niewystarczającą dokumentację dotyczącą zamówienia. Pamiętaj o tworzeniu dokumentacji z szacowania wskazującej na zastosowany tryb udzielania zamówienia, publikacji zapytania oraz protokole z wyboru oraz zebraniu ofert jakie do nas wpłynęły.
Zobacz: https://rozliczanie.com/zamowienia-w-projekcie-ue-krok-1-opracowanie-przedmiotu-zamowienia/
Bardzo ważną kwestią przy wyborze oferentów jest unikanie konfliktu interesów wpływających na wynik postępowania. Jeśli nie przypilnujemy tej kwestii narażamy się na korektę w wysokości 100% postępowania. Definicję konfliktu interesów należy analizować dla wybranej instytucji finansującej. NCBR bazuje tylko na Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków. PARP ma dookreślone przypadki uznania za konflikt interesów w ustawie o samym sobie w art. 6c.
3-cia kategoria określa nieprawidłowości jakie mogą wystąpić podczas realizacji zamówienia.
Po wyłonieniu zwycięskiej oferty i zawarciu umowy na realizację zamówienia, pamiętajmy, że wprowadzając zmiany w zamówieniu lub specyfice istotnych warunków zamówienia narażamy się na korektę w wysokości 25%.
Aneksując umowę pamiętajmy, że wartość umowy nie może przekroczyć 50% jej pierwotnej wartości. W innym wypadku narażamy się na korektę w wysokości 25% pierwotnego zamówienia oraz 100% wzrostu cen zamówienia.
O takich rzeczach należy pamiętać wcześniej, czyli już na etapie konstrukcji zapytania. Warto wprowadzić takie zapisy o ewentualnych zmianach dozwolonych na etapie realizacji przedmiotu zamówienia.
Moje rady
Podsumowując, w samych zamówieniach warto przeanalizować to, co chcemy uzyskać udzielając zamówienia. Musimy przemyśleć ryzyka związane np. z przekazaniem realizacji zamówienia pierwszej tańszej firmie. Może jednak warto skonstruować to zapytanie tak, aby mógł go wykonać ten wykonawca, którego chcemy, którego znamy?
Wtedy korekta mogłaby być narzucona (lub nie) i w taki sposób płacimy trochę więcej od siebie za zamówienie, ale o określonej jakości. Pamiętaj, że korekty 100% są możliwe w kilku tylko przypadkach. Najczęściej są to:
- brak wywieszenia zapytania w odpowiednim miejscu,
- nieprzedstawienie dokumentacji przetargowej instytucji finansującej, np. NCBR,
- skrócenie terminów składania ofert,
- sztuczny podział zamówień na roboty budowlane/usługi/dostawy (to dotyczy niewielu beneficjentów, ale również wynika z PZP),
- udzielenie zamówienia podmiotom powiązanym.
Pozostałe korekty wynoszą maksymalnie 25% kosztów kwalifikowalnych i nie są one łączone. Oznacza to, że dostając kilka korekt, kwota pomniejszenia będzie wynikała z najwyższej stawki korekty wg taryfikatora. Korekty nie łączą się – tak jak wyroki w polskim prawie – karę dostaje się tę najwyższą.
