Poradnik Beneficjenta:

Korekta finansowa – czym ona jest i kiedy występuje?

opublikowano:

Zgodnie z art. 2 pkt 12 ustawy o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności, korekta finansowa jest to kwota, o jaką pomniejsza się współfinansowanie UE dla projektu lub programu operacyjnego w związku z nieprawidłowością (w zasadzie odnosi się to tylko do tych nieprawidłowości, które powstały w związku z udzielaniem zamówień w projektach współfinansowanych).

Pytanie nasuwa się zatem czy korekta może być nałożona jeśli nie wystąpi chociaż jedna z 3 przesłanek dot. „nieprawidłowości”? Warto zatem zawsze przemyśleć, co chcemy uzyskać dokonując zamówienia i jakim kosztem? Kiedy można by ominąć dodatkowy koszt, a kiedy nasze działanie spowoduje jednak naruszenie prawa i z jakimi skutkami prawnymi/finansowymi.

Przejdźmy jednak do sedna. Dokumentem, który określa przyczyny i wysokości korekt jest Rozporządzenie w sprawie warunków obniżania wartości korekt finansowych oraz wydatków poniesionych nieprawidłowo związanych z udzielaniem zamówień

W akcie tym wyodrębniono 3 kategorie korekt:

  • Ogłoszenie o zamówieniu i specyfikacje istotnych warunków zamówienia
  • Kwalifikacja oferentów i ocena ofert
  • Realizacja zamówienia

1-sza kategoria określa nieprawidłowości jakie mogą wystąpić przed i w czasie publikacji zapytania.

Za brak publikacji ogłoszenia zamówienia lub nieuzasadnione bezpośrednie udzielenie zamówienia grozi nam 100% korekty na postępowaniu. Aby uniknąć tej nieprzyjemności, musimy dokonać publikacji zapytania w odpowiednim do tego miejscu. Zgodnie z przepisami miejscami tymi są:

  • Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej w przypadku zamówień o równowartości:
    • 209 000 euro – dla dostaw lub usług,
    • 5 225 000 euro – dla robót budowlanych,
  • Biuletynie Zamówień Publicznych w przypadku stosowania ustawy PZP,
  • w Bazie Konkurencyjności w przypadku zamówień o szacowanej wartości powyżej 50 tys. netto.

W przypadku sztucznego podziału zamówienia na roboty budowlane lub usługi lub dostawy także grozi nam korekta 100% na opublikowane postępowanie. Głównym powodem sztucznego podziału jest chęć ominięcia konieczności publikacji zapytania w Dzienniku Urzędowym UE, Biuletynie Zamówień Publicznych, Bazie konkurencyjności. Właściwe opracowanie przedmiotu zamówienia oraz szacowanie wartości zamówienia pozwoli nam na uniknięcie tej dotkliwej korekty.

W sytuacji, gdy skrócimy termin na składanie ofert i podamy krótszy termin niż wynika to z przepisów, grożą nam korekty w wysokości od 5% do 100%. Pamiętajmy, że zapytanie powinno być zamieszczone w Bazie Konkurencyjności:

  • przez 7 dni na usługi i dostawy
  • oraz 14 dni w przypadku zapytań na roboty budowlane

Uwaga! Te terminy nie mogą kończyć się w dniu świątecznym/wolnym od pracy!

Uwaga! W przypadku zamówień o wartości szacunkowej równej lub przekraczającej 5 225 000 euro dla zamówień na roboty budowlane, 209 000 euro w przypadku zamówień na dostawy i usługi, termin wynosi co najmniej 30 dni.

Termin ten liczy się po dniu publikacji zapytania ofertowego, a kończy się z upływem ostatniego dnia. Jeżeli koniec terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa dnia następującego po tym dniu/dniach. Korekta też grozi za brak przedłużenia terminu na składanie ofert po wprowadzeniu istotnych zmian w zamówieniu.

Pytanie, czy dana zmiana jest istotna i jak udowodnić, że jednak nie jest? 🙂
  1. Wystrzegajmy się publikacji zapytań, które nie zawierają lub mają niewystarczający opis kryteriów udzielania zamówienia i ich wag. Skutkuje to korektą w wysokości 25%.
  2. Pamiętać także musimy, że zabronione jest stosowanie kryteriów, które są dyskryminujące i obejmują nieuzasadnione preferencje i ograniczają dostęp dla potencjalnych wykonawców.
  3. Jedną z zakazanych praktyk jest wymaganie od oferenta przedstawicielstwa w Polsce lub naszym regionie lub posiadanie sprzętu na tym terenie. Za takie działanie grozi nam korekta 25%.
  4. Inną praktyką jaka zawęża krąg potencjalnych wykonawców jest wymaganie poziomu zdolności w nieproporcjonalny sposób do przedmiotu zamówienia. Na przykład, wymaganie posiadania odpowiedniego stopnia naukowego, który nie jest proporcjonalny do przedmiotu zamówienia. W przypadku gdy podczas oceny oferentów kandydatów zastosujemy kryteria kwalifikacji jako kryterium udzielania zamówienia grozi nam korekta 10%.
  5. Kolejnym dyskryminującym czynnikiem jest wymaganie konkretnych znaków towarowych, marek, norm dotyczących przedmiotu zamówienia. Tworząc opis przedmiotu zamówienia zwróćmy uwagę i unikajmy wskazywania na konkretne modele, marki, normy towarów. W sytuacji, gdy nie jesteśmy w stanie inaczej opisać zamówienia musimy dodać stwierdzenie „lub równoważne” oraz dokładnie opisać zakres równoważności. W innym wypadku mamy gwarantowaną korektę w wysokości 10%.
  6. Nie możemy tworzyć zamówienia które powoduje, że tylko jeden wykonawca może złożyć ofertę, co nie jest uzasadnione specyfikacją naszego zamówienia. Za taki działanie grozi nam korekta w wysokości 25%.
  7. Jeśli zastosujemy niewystarczającą lub nie precyzyjną definicję przedmiotu zamówienia narażamy się na korektę w wysokości 10%. Nieprawidłowy opis przedmiotu zamówienia poza odstraszeniem potencjalnych oferentów może skutkować tym, że zostanie nam zaoferowane coś innego niż mieliśmy na myśli.

2-ga kategoria określa nieprawidłowości jakie mogą wystąpić podczas oceny ofert.

W momencie, gdy oceniamy oferty nie możemy dokonywać zmian w kryteriach kwalifikacji lub specyfikacji technicznej w wyniku której:

  • zwycięska oferta jest ta, którą należało odrzucić
  • odrzucamy ofertę, którą należało przyjąć

Za takie działanie grozi nam korekta 25%.

Pamiętajmy, aby ocena ofert odbywała się na podstawie kryteriów jakie są określone w postępowaniu. W przypadku zastosowania dodatkowych, których wcześniej nie podawaliśmy w zapytaniu, narażamy się na korektę w wysokości 10%.

Korekta 25% grozi nam za niewystarczającą dokumentację dotyczącą zamówienia. Pamiętajmy o tworzeniu dokumentacji z szacowania wskazującej na zastosowany tryb udzielania zamówienia, publikacji zapytania oraz protokole z wyboru oraz zebraniu ofert jakie do nas wpłynęły.

Zobacz: https://rozliczanie.com/zamowienia-w-projekcie-ue-krok-1-opracowanie-przedmiotu-zamowienia/

Bardzo ważną kwestią przy wyborze oferentów jest unikanie konfliktu interesów wpływających na wynik postępowania. Jeśli nie przypilnujemy tej kwestii narażamy się na korektę w wysokości 100% postępowania. Definicję konfliktu interesów należy analizować dla wybranej instytucji finansującej. NCBR bazuje tylko na Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków. PARP ma dookreślone przypadki uznania za konflikt interesów w ustawie o samym sobie w art. 6c.

3-cia kategoria określa nieprawidłowości jakie mogą wystąpić podczas realizacji zamówienia.

Po wyłonieniu zwycięskiej oferty i zawarciu umowy na realizację zamówienia, pamiętajmy, że wprowadzając zmiany w zamówieniu lub specyfice istotnych warunków zamówienia narażamy się na korektę w wysokości 25%.

Aneksując umowę pamiętajmy, że wartość umowy nie może przekroczyć 50% jej pierwotnej wartości. W innym wypadku narażamy się na korektę w wysokości 25% pierwotnego zamówienia oraz 100% wzrostu cen zamówienia.

O takich rzeczach należy pamiętać wcześniej, czyli już na etapie konstrukcji zapytania. Warto wprowadzić takie zapisy o ewentualnych zmianach dozwolonych na etapie realizacji przedmiotu zamówienia.

Nasze rady

Podsumowując, w samych zamówieniach warto przeanalizować to, co chcemy uzyskać udzielając zamówienia. Musimy przemyśleć ryzyka związane np. z przekazaniem realizacji zamówienia pierwszej tańszej firmie. Może jednak warto skonstruować to zapytanie tak, aby mógł go wykonać ten wykonawca, którego chcemy, którego znamy?

Wtedy korekta mogłaby być narzucona (lub nie) i w taki sposób płacimy trochę więcej od siebie za zamówienie, ale o określonej jakości. Pamiętajmy, ze korekty 100% są możliwe w kilku tylko przypadkach. Najczęściej są to:

  • brak wywieszenia zapytania w odpowiednim miejscu,
  • nieprzedstawienie dokumentacji przetargowej instytucji finansującej, np. NCBR,  
  • skrócenie terminów składania ofert,
  • sztuczny podział zamówień na roboty budowlane/usługi/dostawy (to dotyczy niewielu beneficjentów, ale również wynika z PZP),
  • udzielenie zamówienia podmiotom powiązanym.

Pozostałe korekty wynoszą maksymalnie 25% kosztów kwalifikowalnych i nie są one łączone. Oznacza to, że dostając kilka korekt, kwota pomniejszenia będzie wynikała z najwyższej stawki korekty wg taryfikatora. Korekty nie łączą się – tak jak wyroki w polskim prawie – karę dostaje się tę najwyższą.

Udostępnij
Jeżeli zdobyta wiedza jest dla Ciebie pomocna,
udostępnij ten artykuł, aby i inni mogli z niej skorzystać.
O autorze:

Justyna Pieńko

Justyna Pieńko
linkedin
email
telefon
Jako były wieloletni pracownik Narodowego Centrum Badań i Rozwoju od ponad dziesięciu lat zajmuję się projektami finansowanymi z UE z różnych źródeł. W swojej pracy etatowej rozliczałam projekty zarówno z POIG jak i POKL, POIR, 6PR i 7PR, H2020, projekty krajowe, np. celowe, PBS, PBR, międzynarodowe, Eureka!, Eurostars, umowy dwustronne, wielostronne. Były wśród nich zarówno te, które rozliczałam jako opiekun projektu jak również takie, którymi NCBR był koordynatorem czy partnerem. Koordynowałam również projekty finansowane z PARP, LAWR i RIF Mazowsze, Łódź – tym razem już od strony beneficjenta. Zetknięcie tych dwóch światów a także moje właściwe podejście do tzw. „klienta” owocuje w prawidłowo rozliczonych projektach.