Kontrola projektu – z czym to się je?

Na samo słowo kontrola niektórzy mają ciarki. Czy zawsze musi tak być? Z poniższego artykułu dowiesz się na czym polega kontrola, jakie znamy jej rodzaje, jak się do niej przygotować i kiedy możesz się jej spodziewać! Zapraszam do lektury!

Obok merytoryki projektu, nadrzędnym celem przy dofinansowaniu jest posiadanie w segregatorach dokumentów gotowych do kontroli w każdej chwili. Niezależnie od tego, w jakim jesteś momencie realizacji projektu, warto porządkować wszelkie działania i związaną z nimi dokumentację według pewnych zasad.

Kontrola projektu to dla Ciebie sprawdzian, czy wszystkie działania w Twoim projekcie są realizowane zgodnie z umową o dofinansowanie (w tym z prawem polskim, unijnym). Jej celem jest sprawdzenie poprawności wydatkowania środków publicznych (takimi są środki europejskie). Wykonuje ją pracownik np. Instytucji Finansującej lub podmiot do tego uprawniony.

RODZAJE KONTROLI

Wyróżnić możemy jej kilka rodzajów (prócz systemowej to podział ze względu na moment realizacji projektu):

1. Systemowa – polega na sprawdzeniu, czy instytucja, np. NCBR wykonuje działania zgodnie z przepisami ją obowiązującymi (od ogłoszenia konkursu do przekazania środków – czyli na każdym etapie) – a więc nie sprawdzają bezpośrednio Ciebie tylko instytucję – ufff
2. Weryfikacja wydatków:
   • Weryfikacja wniosków o płatność – weryfikacja wykonywana „na bieżąco” przez najczęściej opiekuna projektu na podstawie dokumentów w SL2014. Innymi słowami – wprowadzamy wniosek o płatność i wraz z nim wszystkie dokumenty do każdej pozycji z zestawienia – i to właśnie jest sprawdzane!
   • Kontrola na miejscu – to ta wykonywana u beneficjenta (czyli u Ciebie 😊) – albo w miejscu realizacji podanym na wniosku o dofinansowanie, albo w twojej siedzibie. Wówczas sprawdzane są oryginały dokumentów. Przeważnie odbywa się ona w trakcie realizacji projektu lub tuż po jego zakończeniu.
   • Kontrola krzyżowa – to ta mająca na celu sprawdzenie, czy nie wykorzystałeś środków unijnych na to samo w ramach jakiegoś innego projektu… (nie mylić z kontrolą krzyżową urzędu skarbowego! Tam sprawdza się, czy jeden drugiemu nie odbija np. faktur i czy one faktycznie mają pokrycie w wykonanych czynnościach)
3. Na zakończenie realizacji projektu – to taka, która następuje po złożeniu ostatniego wniosku o płatność. Ma ona na celu ocenę dwóch kluczowych aspektów realizacji projektu – jego strony finansowej oraz merytorycznej. W tym momencie istotne jest zaprezentowanie wszystkich elementów, które widnieją we wniosku o dofinansowanie (i jego ewentualnych zmianach).
4. Kontrola okresu trwałości – stanowi proces weryfikacji, czy w okresie trwałości projektu, zachowuje się zapisy zawarte we wniosku o dofinansowanie, tj. czy uzyskano ustalone w umowie wskaźniki, sprawdzeniu podlega kwestia promocji oraz sprzęt nabywany ze środków unijnych. Dodatkowo, sprawdza się kontynuację zatrudnienia przez okres 3 lub 5 lat od zakończenia projektu (jeśli masz taki wskaźnik rezultatu). Zazwyczaj sprawdzeniu podlega również osiągnięty poziom przychodów związanych z realizacją projektu (jeśli Twój projekt zakłada w ogóle przychody z tego tytułu).
5. Inne – istnieją kontrole zdolności wnioskodawców do realizacji projektu w ramach trybu pozakonkursowego oraz inne rodzaje kontroli, takie jak sprawdzenie zgodności procedur z wymaganiami dotyczącymi oddziaływania na środowisko lub poprawności przeprowadzenia procesów związanych z zamówieniami publicznymi.

Niekiedy przed rozpoczęciem projektu instytucje takie jak NCBR przeprowadzają tzw. wizyty monitorujące/monitoringowe. W ramach tych wizyt sprawdza się, czy nie skłamałeś we wniosku o dofinansowanie wpisując, że masz 10 maszyn do wykonania danych czynności projektowych lub że Twój zespół to dane osoby (te ocenione, które udźwigną potem realizację projektu).

KONTROLA PLANOWA A DORAŹNA

Te dwa rodzaje różnią się troszeczkę… tak w zasadzie nazwą i powodem jej realizacji.

Kontrola planowana oznacza, że wpadłeś do rocznego planu kontroli tej instytucji. Tak czy owak zawsze ktoś jest kontrolowany przez instytucję 😉 A więc powód – wygrałeś ten los na loterii i poddany jesteś kontroli rutynowej… Moment jej wyznaczenia nie ma znaczenia, bo i tak jesteś tym szczęśliwcem 😉 Nomen omen z doświadczenia wiem, że kontrola daje duże doświadczenie co powinno być a co jest źle, a więc ukierunkuje Cię na dobry tor!

Kontrola doraźna (czyli taka „na wezwanie”) wyznaczana jest, gdy jakkolwiek znajdą się przesłanki, żeby jednak sprawdzić Twój projekt (np. opiekun nie dostaje wniosków o płatność na czas albo jest duży miszmasz w dokumentach, które trudno wyprowadzić).

Kontrola planowa może być na zakończenie projektu lub w okresie trwałości itd. Zatem te poprzednio wymienione rodzaje mogą być zarówno planowe jak i doraźne. Tak samo można je podzielić na te na miejscu jak i online.

PRZYGOTOWANIE DO KONTROLI

Przykładowe sugerowane przeze mnie kroki przygotowujące do kontroli obejmują:

1. Rewizja planu – czyli skontrolowanie, czy wszystko na dzień zawiadomienia o kontroli zostało wykonane.
2. Przygotowanie polityki rachunkowości, polityki bezpieczeństwa, dokumentu potwierdzającego prawo do realizacji projektu w danym miejscu
3. Wydrukowanie wszystkich wniosków o płatność z systemu teleinformatycznego SL2014
4. Skompletowanie odpowiednich dokumentów potwierdzających poniesione koszty
5. Dokładne przeanalizowanie, czy faktury oraz rachunki do umów cywilnoprawnych wystawione są we właściwej kwocie i czy ich treść jest spójna z pozostałymi dokumentami
6. Bardzo ważne są także kwestie związane z zamówieniami. Sugeruję przeanalizowanie, czy posiadamy wszystkie dokumenty związane z zamówieniami.

UWAGA! Moment kontroli jest kluczowy do tego, aby sprawdzić, uzupełnić, wyjaśnić poprawność danych w zamówieniach! Im wcześniej sprawdzisz, tym lepiej!

SŁOWO KLUCZ – SPÓJNOŚĆ DOKUMENTACJI…

O dokumentach, jakie powinieneś mieć do rozliczenia przeczytasz w artykule Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków w Projektach UE z moim komentarzem.

A może chcesz dowiedzieć się o przykładowych wpadkach w realizacji projektu?

MOMENT KONTROLI

A więc czym dokładnie jest moment kontroli… Kontrola może odbyć się przed, w trakcie realizacji projektu albo po zakończeniu projektu.

1. Przed rozpoczęciem realizacji projektu – raczej to wizyta monitoringowa, o której pisałam wyżej.
2. W trakcie realizacji projektu – zawsze istnieje możliwość dokonania uzupełnień, wyjaśnień lub wykonania działań w późniejszym terminie niż sam moment kontroli. To otwiera drzwi do dopięcia sprawy w późniejszym terminie i daje szansę na wyjaśnienie ewentualnych nieścisłości. Oczywiście, pod warunkiem, że nie doszło do istotnych zmian w projekcie, o których opiekun projektu nie ma wiedzy! Ogólnie rzecz biorąc, ten etap oferuje szansę na wypełnienie ewentualnych luk merytorycznych. Przykładowo, jeśli na dzień kontroli pewne elementy sprzętu, które wytwarzasz w ramach projektu, jeszcze nie działają, to istnieje możliwość ich naprawy/wykonania w późniejszym terminie. Oczywiście, jeśli w dniu kontroli jeszcze się nie zakończyło… Warto również zaznaczyć, że wszelkie braki finansowe powinno się eliminować na bieżąco lub przed planowaną kontrolą.
3. Po zakończeniu projektu – Jeśli chodzi o merytoryczne aspekty, istnieje możliwość ich dalszego udoskonalenia. Strona finansowa nie oferuje tej szansy. Niemniej jednak, warto zaznaczyć, że strona finansowa projektu powinna być stale aktualizowana (jednak po zakończeniu projektu może już być za późno). Ważne jest, aby mieć na uwadze, że np. nie będzie możliwości uzupełnienia potwierdzeń przelewów, jeśli ostatnie przelewy zrobisz po upływie okresu kwalifikowalności…

PODSUMOWANIE

Kontrola to słowo, które może kojarzyć się z czerwoną kartką, z problemami, z trudnościami. Ale czy na pewno każda kontrola jest czymś złym? Czy zawsze musi wiązać się z problemami i komplikacjami? Wcale nie! W poniższym artykule odkryłeś, że kontrola wcale nie musi oznaczać katastrofy! Dowiedziałeś się, czym tak naprawdę jest kontrola projektu, jakie istnieją rodzaje kontroli, jak do nich podejść oraz jak się do nich przygotować! Wielokrotnie podkreślałam, że moment kontroli, zarówno w trakcie realizacji projektu, jak i po jego zakończeniu, stanowi kluczowy moment do uzupełnienia ewentualnych braków merytorycznych i finansowych. Mam nadzieję że z tą wiedzą uda Ci się „śpiewająco” przygotować do kontroli – a w razie dodatkowych pytań – służę pomocą merytoryczną!

A jeśli interesuje Cię temat kontroli od strony instytucji, zerknij do Wytycznych w zakresie kontroli realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020.