Każdy projekt realizowany ze środków publicznych ma pewne zasady. Jeśli chcesz, aby dany koszt był kwalifikowany, tj. aby dostać zwrot poniesionych kosztów, musisz się trzymać pewnych reguł. Zwłaszcza w dobie kontroli, afer i innych zdarzeń niezbyt przyjemnych z perspektywy otrzymującego dotację. Tak czy inaczej, analizuj budżet pozycja po pozycji i stosuj te zasady w przypadku projektu z Horyzontu Europa!
Jeśli jesteś zobligowany do stosowania ustawy PZP, stosujesz PZP. W innym wypadku przy zamówieniach dostosowujesz się do zasad wymienionych niżej.
Zasada the best value for money i the lowest price
Niezależnie od kategorii, do której koszt ma należeć, musisz trzymać się dwóch podstawowych zasad. Mówią one o tym, że wybierasz:
- Najlepszy przedmiot zamówienia za określoną cenę (the best value for money)
LUB
- Najtańszy określony przedmiot zamówienia (the lowest price)
Te zasady mogą być nawet połączone!
Zamówienia w HE – zasada nr 1
Najlepszy przedmiot zamówienia za określoną cenę
Ta podstawowa zasada wymusza określenie wstępnego przedmiotu zamówienia, np. maszyna do przeróbki ABC o wymiarach XYZ z oprogramowaniem i innymi parametrami DEF. Wysyłasz zapytania do potencjalnych oferentów i/lub wywieszasz informację na stronie, że taką maszynę szukasz (możesz też zbierać screeny ze stron internetowych w danym czasie, ale pamiętaj, żeby od momentu zrobienia screena nie zmieniono cen na stronie).
Otrzymujesz 3 oferty na 10 000 zł, 10 000 zł i 12 000 zł, gdzie cenowo wygrywa oferent 1 i 2, ale ten pierwszy w cenie przekazuje dodatkowo usługę serwisowania w okresie 2 lat (drugi nic o tym nie wspomina, stąd można sądzić, że taka usługa jest płatna dodatkowo). Wybór oferenta 1 jest więc oczywisty i zgodny z przedstawioną zasadą. Inny przykład – 3 oferty, gdzie tu jednak oferent 3 za całkowitą cenę wyższą o 2000 zł od pozostałych proponuje serwisowanie w okresie 2 lat, a pozostali wyceniają ten koszt dodatkowo na 5000 zł. Oferent 3 mimo wyższej ceny, pokazuje lepszy stosunek wartości do ceny. Wszystko zależy oczywiście od tego, czy to serwisowanie jest niezbędne z punktu widzenia realizacji projektu.
Zamówienia w HE – zasada nr 2
Najtańszy określony przedmiot zamówienia
W praktyce określasz dokładnie parametry tego, co masz kupić, np. maszyny XYZ o danych parametrach. Potem szukasz potencjalnych oferentów analogicznie do zasady the best value for money. Jednak tu patrzysz stricte na cenę niezależnie od tego, czy jest coś dodatkowo. A więc w przykładzie pierwszym oferent nr 1 nie proponuje serwisowania tylko to samo co oferent 2. Powinnieneś poprosić o dodatkową wycenę w związku z tym, że konkurent oferuje to samo w tej samej cenie. Możliwe, że któryś z nich obniży cenę na tyle, że będzie ona zadowalająca dla Ciebie.
Zamówienia w HE a powiązania
Niestety nie ma możliwości zakupu czegokolwiek od osób/podmiotów powiązanych w rozumieniu zapisów („no conflict of interests” wymieniony w Article 12 umowy grantowej). A to znaczy nic innego jak przestrzeganie pewnych zapisów:
Zgodnie z art. 61 Rozporządzenia Finansowego 2018 (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2018/1046 z dnia 18 lipca 2018 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii) konflikt interesów istnieje wówczas, gdy „bezstronne i obiektywne pełnienie funkcji podmiotu upoważnionego do działań finansowych lub innej osoby” uczestniczących w wykonaniu budżetu „jest zagrożone z uwagi na względy rodzinne, emocjonalne, sympatie polityczne lub związki z jakimkolwiek krajem, interes gospodarczy lub jakiekolwiek inne bezpośrednie lub pośrednie interesy osobiste”.
W moich oczach ten przepis jest na tyle szeroki, że może oznaczać powiązania z prawie każdym. Ale ja staram się zawsze patrzeć na to z innej strony – na ile ktoś może zakwestionować bezstronność? Odpowiednie oświadczenie o braku konfliktu interesów podpisane przez obie strony powinno znajdować się w dokumentach zamówienia. Odpowiedzialność na udowodnienie braku konfliktu spoczywa na beneficjencie – czyli oświadczam, że nie ma konfliktu interesów. W ten sposób ciężar dowodu spoczywa na instytucji. Pomijam oczywiste powiązania, które można znaleźć na aleo.com czy w Wywiadowni Gospodarczej albo (najprościej) przeszukując portal z Beneficjentami rzeczywistymi, którego uzupełnienie jest przecież wymagane prawem.
Podsumowanie
Nie da się kupić czegokolwiek w projekcie od tak. Wyjątkiem jest delegacja i wybór hotelu. Co do reszty – powinno się mieć jakiekolwiek dowody na spełnienie chociaż jednej zasady, o których mowa wyżej.
Jeśli interesuje Cię temat rozliczeń i realizacji projektu w Horyzont Europa, zapraszamy do kontaktu!
Koniecznie przeczytaj także:
Informacje o wynagrodzeniach w HE znajdziesz w artykule Wynagrodzenia w programie ramowym Horyzont Europa – kilka wskazówek technicznych
Może cię także zainteresować:
- Zamówienia w projekcie UE
- Zamówienia w projekcie UE – Krok 1 – Opracowanie przedmiotu zamówienia
- Zamówienia w projekcie UE – Krok 2 – Szacowanie wartości zamówienia
- Zamówienia w projekcie UE – Krok 3 – Określenie trybu udzielenia zamówienia
- Zamówienia w projekcie UE – Krok 4: Przygotowanie treści zapytania ofertowego cz.1
