Poradnik Beneficjenta:

Jak zamawiać w Horyzont Europa? Zamówienia w HE

opublikowano:

Każdy projekt realizowany ze środków publicznych ma pewne zasady. Jeśli chcesz, aby dany koszt był kwalifikowany do tego, aby dostać zwrot z tychże środków, musisz się ich trzymać. Zwłaszcza w dobie kontroli, afer i innych zdarzeń niezbyt przyjemnych z perspektywy otrzymującego dotację. Tak czy inaczej, analizuj budżet pozycja po pozycji i stosuj te zasady w przypadku projektu z Horyzontu Europa!

Jeśli jesteś zobligowany do stosowania ustawy PZP, stosujesz PZP. W innym wypadku przy zamówieniach dostosowujesz się do zasad wymienionych niżej.

Zasada the best value for money i the lowest price

Niezależnie od kategorii, do której koszt ma należeć, musisz trzymać się dwóch podstawowych zasad. Mówią one o tym, że wybierasz:

  • Najlepszy przedmiot zamówienia za określoną cenę (the best value for money)

LUB

  • Najtańszy określony przedmiot zamówienia (the lowest price)

Te dwie w sumie mogą być nawet połączone.

Zamówienia w HE – zasada nr 1

Najlepszy przedmiot zamówienia za określoną cenę

Ta podstawowa zasada wymusza określenie wstępnego przedmiotu zamówienia, np. maszyna do przeróbki ABC o wymiarach XYZ z oprogramowaniem i innymi parametrami DEF. Wysyłasz zapytania do potencjalnych oferentów i/lub wywieszasz informację na stronie, że taką maszynę szukasz (możesz też zbierać screeny ze stron internetowych w danym czasie, ale pamiętaj, żeby od momentu zrobienia screena nie zmienili cen na stronie 😉). Otrzymujesz 3 oferty na 10 000 zł, 10 000 zł i 12 000 zł, gdzie cenowo wygrywa oferent 1 i 2, ale ten pierwszy w cenie przekazuje dodatkowo usługę serwisowania w okresie 2 lat (drugi nic o tym nie wspomina, stąd można sądzić, że taka usługa jest płatna dodatkowo). Wybór oferenta 1 jest więc oczywisty i zgodny z przedstawioną zasadą. Inny przykład – 3 oferty, gdzie tu jednak oferent 3 za całkowitą cenę wyższą o 2000 zł od pozostałych proponuje serwisowanie w okresie 2 lat, a pozostali wyceniają ten koszt dodatkowo na 5000 zł. Oferent 3 mimo wyższej ceny, pokazuje lepszy stosunek wartości do ceny. Wszystko zależy oczywiście od tego, czy to serwisowanie jest niezbędne z punktu widzenia realizacji projektu.

Zamówienia w HE – zasada nr 2

Najtańszy określony przedmiot zamówienia

W praktyce określasz dokładnie parametry tego, co masz kupić, np. maszyny XYZ o danych parametrach. Potem szukasz potencjalnych oferentów analogicznie do zasady the best value for money. Jednak tu patrzysz stricte na cenę niezależnie od tego, czy jest coś dodatkowo. A więc w przykładzie pierwszym oferent nr 1 nie proponuje serwisowania tylko to samo co oferent 2. Powinnieneś poprosić o dodatkową wycenę w związku z tym, że konkurent oferuje to samo w tej samej cenie. Możliwe, że któryś z nich obniży cenę na tyle, że będzie ona zadowalająca dla Ciebie 😊

Zamówienia w HE a powiązania

Niestety nie ma możliwości zakupu czegokolwiek od osób powiązanych lub podmiotów powiązanych w rozumieniu zapisów („no conflict of interests” wymieniony w Article 12 umowy grantowej). A to znaczy nic innego jak przestrzeganie pewnych zapisów…

Zgodnie z art. 61 Rozporządzenia Finansowego 2018 (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2018/1046 z dnia 18 lipca 2018 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii) konflikt interesów istnieje wówczas, gdy „bezstronne i obiektywne pełnienie funkcji podmiotu upoważnionego do działań finansowych lub innej osoby” uczestniczących w wykonaniu budżetu „jest zagrożone z uwagi na względy rodzinne, emocjonalne, sympatie polityczne lub związki z jakimkolwiek krajem, interes gospodarczy lub jakiekolwiek inne bezpośrednie lub pośrednie interesy osobiste”. Jak dla mnie ten przepis jest tak szeroki, że może oznaczać powiązania z prawie każdym. Ale… zawsze patrzy się na to z innej strony – na ile ktoś może zakwestionować bezstronność mimo podpisania, że nie ma konfliktu interesów. Odpowiednie oświadczenia o braku konfliktu interesów powinno być zatem w dokumentach zamówienia. Tylko odpowiedzialność na ich udowodnienie spoczywa na beneficjencie. Czyli oświadczam, że nie ma konfliktu interesów. W ten sposób ciężar dowodu, że jednak tak nie jest, spoczywa na instytucji (pomijam oczywiste powiązania, które można znaleźć na aleo.com czy w Wywiadowni Gospodarczej albo najprościej przeszukując portal z Beneficjentami rzeczywistymi, którego uzupełnienie jest przecież wymagane prawem).

Podsumowanie

Nie da się kupić czegokolwiek w projekcie od tak. Wyjątkiem jest delegacja i wybór hotelu 😉 Co do reszty powinno się mieć jakiekolwiek dowody na spełnienie chociaż jednej zasady, o których mowa wyżej.

Jeśli interesuje Cię temat rozliczeń i realizacji projektu w Horyzont Europa, zapraszamy do kontaktu! A informacje o wynagrodzeniach znajdziesz w artykule Wynagrodzenia w programie ramowym Horyzont Europa – kilka wskazówek technicznych

Udostępnij
Jeżeli zdobyta wiedza jest dla Ciebie pomocna,
udostępnij ten artykuł, aby i inni mogli z niej skorzystać.
O autorze:

Justyna Pieńko

Justyna Pieńko
linkedin
email
telefon
Jako były wieloletni pracownik Narodowego Centrum Badań i Rozwoju od ponad dziesięciu lat zajmuję się projektami finansowanymi z UE z różnych źródeł. W swojej pracy etatowej rozliczałam projekty zarówno z POIG jak i POKL, POIR, 6PR i 7PR, H2020, projekty krajowe, np. celowe, PBS, PBR, międzynarodowe, Eureka!, Eurostars, umowy dwustronne, wielostronne. Były wśród nich zarówno te, które rozliczałam jako opiekun projektu jak również takie, którymi NCBR był koordynatorem czy partnerem. Koordynowałam również projekty finansowane z PARP, LAWR i RIF Mazowsze, Łódź – tym razem już od strony beneficjenta. Zetknięcie tych dwóch światów a także moje właściwe podejście do tzw. „klienta” owocuje w prawidłowo rozliczonych projektach.