Projekty unijne to wciąż dla wielu naszych klientów sytuacja całkowicie nowa. Pierwszy projekt dofinansowany, konsultacja wniosku o dofinansowanie, pierwsza styczność w komunikacji z Instytucją Finansującą – na tym etapie często zdarza nam się towarzyszyć klientowi i wyciągnąć pomocną dłoń dobrych praktyk. Niejednokrotnie ułatwia to bezproblemowe realizowanie projektu. Nie wszystkiego dowiemy się z dokumentacji informacyjnej załączonej do konkursu o dofinansowanie. Wielokrotnie to właśnie doświadczenie i identyfikacja dobrych praktyk jest w stanie pomóc nam przy płynnym i skutecznym realizowaniu projektu dotacyjnego.
Uosabiamy podejście urzędnicze, jak i biznesowe, dzięki czemu niejednokrotnie widzimy pewne kwestie szerzej. Zapraszamy zatem do konsultacji swoich projektów w celu uzyskania ekspertyzy wieloletnich doradców działających przy projektach dofinansowanych. Wielokrotnie konsultujemy projekty dotacyjne i staramy się dostosować ich realizację do zbiurokratyzowanego systemu.
Naszym klientom przybliżamy takie kwestie jak:
1. Dobre praktyki w zakresie udzielania zamówień
Praktyki te dotyczą w szczególności:
- Zasady szacowania wartości zamówienia,
- Procedury rozeznania rynku i jej modyfikacji,
- Zasady konkurencyjności i dostosowania jej zapisów do tego, aby oferent zagwarantował nam produkt, na którym nam najbardziej zależy.
Przykład: W procedurze zasada konkurencyjności należy zawsze pamiętać o skutecznym określeniu specyfikacji technicznej przedmiotu oraz określeniu warunków zamówienia. Odpowiednio szczegółowy opis przedmiotu zamówienia przybliża nas do otrzymania produktu czy usługi, która zaspokoi nasze potrzeby. Warunki udziału mają za zadanie „odsiać” część podmiotów niezdolnych do wykonania zamówienia.
2. Regulacje dot. realizacji projektu współfinansowanego – dobre praktyki
- Ocena zapisów wniosku o dofinansowanie w kontekście zobowiązań nakładanych umową dotacyjną,
- Ocena kwalifikowalności projektu i kwalifikowalności wydatków,
- Obowiązkowe procedury i rozwiązania instytucjonalne w zakresie realizacji projektu.
3. Właściwa promocja projektów unijnych
Wymogi w zakresie promocji projektu. obowiązkowe działania informacyjno-promocyjne, dobre praktyki w zakresie dokumentowania działań promocyjnych.
Przykład: Na poczet kontroli warto jest tuż po powieszeniu materiałów informacyjnych wykonać ich zdjęcie i mieć dowód, że dochowało się zapisów umowy.
4. Dobre praktyki w zakresie wyodrębnionej ewidencji księgowej
Umowa o dofinansowanie wymusza na Beneficjencie posiadanie dodatkowego konta na zespole nr 4, 5 lub 6 dla WNiP nazwanego najlepiej numerem umowy.Tam mają się znaleźć dokładnie te koszty, które tyczą się projektu.
Przykład: Dobra praktyka to właściwy opis dokumentu.
5. Skuteczne rozliczanie środków unijnych
- Obowiązki w zakresie sporządzania rozliczeń projektu,
- Zasady i terminy sporządzania wniosków o płatność,
- Typowe błędy w toku procesu rozliczeń,
- Weryfikacja kwalifikowalności wydatków,
- Weryfikacja poprawności dokumentacji rozliczeniowej,
- Ustalanie finalnej wysokości kosztów kwalifikowanych i wysokości należnego dofinansowania.
6. Dobre praktyki w zakresie monitorowania efektów projektu
Monitorowanie efektów projektu to etap zarówno każdorazowego wniosku o płatność, jak i monitorowania tych merytorycznych kwestii projektu.
7. Właściwe przygotowanie do kontroli projektu
Dobrą praktyką jest tak naprawdę rewizja dokumentów zbieranych miesiącami, czy to na potrzeby kontroli projektu czy audytu. Warto jest ponadto odpowiedzieć wówczas na pytanie: A może jest coś, co warto poprawić, bo może wzbudzić wątpliwości w oczach kontrolującego?
Jeżeli zdobyta wiedza jest dla Ciebie pomocna,
udostępnij ten artykuł, aby i inni mogli z niej skorzystać.
Justyna Pieńko
